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EJE TEMÁTICO II
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DIANA MARITZA GARCÍA
DIEGO ANDRÉS RÍOS
ELIANA MARÍA POSADA
Docente
JORGE MARIO ZULUAG...
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
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I. DEFINICIÓN
Su código es digital.
«Documento creado de forma electrónica»
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DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos,...
● Contenido : son los
datos informativos, el
mensaje pueden ser;
letras, números,
imágenes entre otros.
II. COMPONENTES
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...
● Contexto: es la relaciòn
que tiene el documento
con otros datos o
metadatos.
● Presentación: Es la
apariencia final con ...
III.CARACTERÍSTICAS
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De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 estas son las características
AUTENTICIDAD
Es lo que afirma ...
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FIABILIDAD
Su contenido es una representación
completa y precisa de las operaciones,
actividades o los hechos de los que...
● Nativos electrónicos:
Elaborados desde el principio en
un medio electrónico,
permaneciendo así durante todo su
ciclo vit...
● Documentos electrónicos
digitalizados :
Se toman documentos en soportes
tradicionales (papel) y se escanean o
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2. Por su origen
Pudiendo ser creados o producidos por :
-Administración pública
-Ciudadanos
-Empresas
-Organizaciones
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...
Entre ellos encontramos
documentos ofimáticos,
cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, vídeos,
audio, mensajes de d...
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Al momento de conservar los documentos electrónicos se debe
tener en cuenta:
● La ...
14
La conservación implica también
el desarrollo de procedimientos
de control de los documentos
electrónicos desde el mome...
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Objetivos de la conservación:
Asegurar la legibilidad e integrabilidad de los documentos electrónicos
conservados
Conse...
● ACUERDO No. 027-2006. [en línea]. Disponible en:
http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/...
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  1. 1. 1 EJE TEMÁTICO II DIANA JIMENA ARIAS DIANA MARITZA GARCÍA DIEGO ANDRÉS RÍOS ELIANA MARÍA POSADA Docente JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO Gestión de Documentos Electrónicos UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2015
  2. 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 2
  3. 3. I. DEFINICIÓN Su código es digital. «Documento creado de forma electrónica» 3
  4. 4. 4 DOCUMENTO ELECTRÓNICO Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de Magnetización. http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electronico
  5. 5. ● Contenido : son los datos informativos, el mensaje pueden ser; letras, números, imágenes entre otros. II. COMPONENTES 5 ● Estructura: Es la forma organizada en la cual se encuentra la informaciòn.
  6. 6. ● Contexto: es la relaciòn que tiene el documento con otros datos o metadatos. ● Presentación: Es la apariencia final con la cual se presenta el documento. 6 COMPONENTES
  7. 7. III.CARACTERÍSTICAS 7 De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 estas son las características AUTENTICIDAD Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado. Ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma INTEGRIDAD El documento está completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.
  8. 8. 8 FIABILIDAD Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades DISPONIBILIDAD Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. CARACTERÍSTICAS
  9. 9. ● Nativos electrónicos: Elaborados desde el principio en un medio electrónico, permaneciendo así durante todo su ciclo vital. IV. CLASIFICACIÓN 9 1. Por su forma de creación:
  10. 10. ● Documentos electrónicos digitalizados : Se toman documentos en soportes tradicionales (papel) y se escanean o convierten a un formato para su utilización en medios electrónicos. 10 IV. CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN
  11. 11. 2. Por su origen Pudiendo ser creados o producidos por : -Administración pública -Ciudadanos -Empresas -Organizaciones 11 CLASIFICACIÓN
  12. 12. Entre ellos encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, vídeos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. 12 3. Por su forma y formato CLASIFICACIÓN
  13. 13. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Al momento de conservar los documentos electrónicos se debe tener en cuenta: ● La renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementos formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del original ● La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del documento, pero cambia la configuración y el formato. 13
  14. 14. 14 La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, en el sentido de proteger su integridad. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  15. 15. 15 Objetivos de la conservación: Asegurar la legibilidad e integrabilidad de los documentos electrónicos conservados Conservar la autenticidad e integridad de los mismos Problemas de la conservación: La obsolescencia del hardware Dependencia del software Deterioro del soporte de almacenamiento
  16. 16. ● ACUERDO No. 027-2006. [en línea]. Disponible en: http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUERDO_No_27_2 006_Glosario.pdfhttp://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4- expediente-electronico-v1.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015]. ● La gestión de los documentos electrónicos como función archivística [en línea]. Disponible en: https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015]. ● http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos- electronicos-v1.pdf [Consultado el 20 de febrero de 2015] ● http://derechoinformaticoudefa.blogspot.com/2012/11/tipos-de-documentos-electronicos.html ● http://es.slideshare.net/Anyelita83/documentos-electronicos-g1cidba5 ● El documento electronico: un enfoque archivistico; María de Hontanares Redondo Herraz tomado de http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID1010110391A/9090 el 17 de febrero del 2015 16 CIBERGRAFÍA

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