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Sistema de gestión documental diego

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Sistema de gestión documental diego

  1. 1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Estudiante: DIEGO ARMANDO ROJAS Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
  2. 2. DEFINICIÓN  Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
  3. 3. REQUISITOS DE IMPLEMENTACIÓN  Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de Correspondencia.  Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:  Apoyo de la alta dirección.  Definir el sistema de administración de archivos (centralizado, o descentralizado).  Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas relacionadas con las compras y suministros, las TIC y el presupuesto.  El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y dedicación exclusiva para realizar dicha labor.  Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental, organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos.  En cuanto a las instalaciones se deben seguir las recomendaciones del AGN, en cuanto a: características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.  Económicos: hacen relación al análisis de tipo económico como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.  Archivísticos: Considerados la base del programa, y se refieren al los establecidos en la Ley General de Archivos y la normatividad archivística.
  4. 4. Fases para el sistema de gestión documental Las fases de implementar un PGD deben estar incluidas en el plan estratégico institucional y plan de acción anual, con las siguientes orientaciones: Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales Compilación de la Información Institucional Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad. Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la estructura administrativa. Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las actividades propias de la Institución. Manuales de procedimientos. Compilación de la Información Documental Inventarios documentales. Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales. Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos en la organización, para determinar las series documentales.
  5. 5. Generalidades del DECRETO 2609 DE 2012 a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d)Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (Metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales en series y subseries. f)Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de Archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
  6. 6. CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL •Incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades CONFORMIDAD • Deben mantener la información administrativa en un SEGURIDAD entorno seguro. Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, •Conjunto de actuaciones en forma necesarias de metadatos, para el registro, sin o que la vinculación se altere a un la tramite. autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos. ACCIÓN DE CONTENIDOS INTEROPERABILIDAD METADESCRIPCIÓN DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo basado en el principio de neutralidad tecnológica. Debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos. Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
  7. 7. ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA DE SALUD – SUPERSALUD PERSONA RESPONSABLE: Bibliotecólogo Jorge Moreno Feo Coordinador de Gestión Documental Teléfono: 4817000 ext: 15070 El objetivo de su Sistema de Gestión Documental se dirige a establecer los lineamientos generales para la administración de los documentos y servir como instrumento de guía y orientación a los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud (en adelante Superintendencia) en el manejo de los documentos, así mismo facilitar un efectivo manejo documental, archivístico y de los demás temas relacionados con la gestión documental, que sean necesarios durante el desarrollo de las actividades diarias de la Entidad. Su alcance en el programa de gestión documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud así como por y los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. Los Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que incluyen documentos en papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del sitio web institucional y mensajes electrónicos.
  8. 8. ¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de documentos en ambientes electrónicos? La Superintendencia llevará cabo la política de Cero Papel y lineamientos de la Directiva Presidencial 04 en la Administración Pública u oficina sin papel, con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. •La administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, se apoyará en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. •La política de gestión documental está inscrita en los planes de acción del Grupo de Archivo correspondencia. •La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, sino de la apropiación de nuevas estrategias en la administración de la información para hacer uno racionalizado de este recurso. Lineamientos para el uso de la Firma Digital El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: Es única a la persona que la usa. Es susceptible de ser verificada. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
  9. 9. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección Sistema de Gestión de Documentos? El proceso de conservación documental, debe regularizar y parame rizar todas las actividades y procedimientos que intervienen durante el proceso de preservación de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico La Superintendencia de Salud. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Estos lineamientos están establecidos en el Acuerdo 49 de 2000, emitido por el Archivo General de la Nación. Necesidad de organizar y controlar la documentación. Elaboración anual y mensual de los informes de a las áreas repectivas.
  10. 10. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Se realiza el la digitalización de los documentos para evitar la manipulación de la documentación , además el control de calidad respectivo, agregando los datos correspondientes a la base de datos. Todo esto en una plataforma que de acuerdo a solicitudes que se contestan diariamente y que tiene un encargado garantiza que la información sea verídica y eficaz. Todas las consultas tienen un radicado al cual se le da seguimiento, para que el encargado este en constante consulta para saber en que va.
  11. 11. CIBERGRAFÍA  Disponible en : http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=39 &Search=correspondencia  Disponible en : http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=38  http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5 0958  http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-Caracas. pdf

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