Referent Martin Bialas zeigte den Teilnehmern die besten Tipps und Tricks, wie ein Projektleiter bereits zu Beginn seines Projektes den Grundstein für einen erfolgreichen Abschluss legen kann. Die strukturierte Aufnahme der Auftraggeberwünsche, verbunden mit einer Klärung der relevanten Begrifflichkeiten und einer gemeinsamen Formulierung der Projektziele, ist die notwendige Voraussetzung, dass der Auftragnehmer im Sinne des Auftraggeber handeln kann. Diese Projektauftragsklärung ist im Verlaufe des Projektes periodisch zu hinterfragen und bei entsprechendem Erkenntnisfortschritt in Abstimmung mit dem Auftraggeber strukturiert fortzuschrieben. Sämtliche Ergebnisse der Projektarbeit sind an diesem Auftrag zu messen und liefern die Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme mit allen Projektbeteiligten.

1. Digicomp 1
Kursleitung:
Herzlich Willkommen
Auftragsklärung im Projektmanagement
@learningZ. 14. Mai 2014. Digicomp, Zürich
Martin Bialas, diventis GmbH

2. 2Digicomp
Sage mir, wie ein Projekt
beginnt und ich sage Dir,
wie es endet.

3. 3Digicomp
Agenda
 Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
 Klärung der relevanten Begrifflichkeiten
 Vorgehen der Auftragsklärung
 Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement (ausgewählte Techniken)
 Vision, Gestaltungsbereich, Restriktionen, Ziele, Annahmen, Business Anforderungen,
Vorgehensmethodik, zeitlicher Ablauf, Projektorganisation, Nutzenanalyse, Kostenanalyse,
Risikoanalyse
 Strukturierte Fortschreibung
 Grundlage für eine zufriedenstellende Projektabnahme

4. 4Digicomp
Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
 Schaffung einer gemeinsamen Vision
 Etablierung von Transparenz
 Klärung der Beteiligten und deren Rollen
 Eindeutige Aufgabenstellung für sämtliche
Beteiligte
 Identifikation der relevanten Projekt-
rahmenbedingungen
 Vermeidung von Reibungsverlusten
während der Projektdurchführung
 Strukturierter Projektabschluss

5. 5Digicomp
Klärung der relevanten Begrifflichkeiten - Projektauftrag
 Definition wikipedia
Der Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes
formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von
einer Managerin oder einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag
wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben.
Der Begriff 'Projektauftrag' ist nicht normiert und wird unterschiedlich verwendet. Teilweise wird
allgemein von 'Auftrag' oder von 'Projektvereinbarung' gesprochen. Synonym wird häufig der
Begriff 'Projektleitervereinbarung' benutzt, wobei Umfang und Funktion des Projektauftrages über
eine bloße Benennung des Projektleiters hinausgehen. Bei Projekten mit externen Dienstleistern
wird der Projektauftrag oft durch einen formellen Vertrag ersetzt.

6. 6Digicomp
Vorgehen der Auftragsklärung
Projektantrag
Projektidee
Projekportfolio-
management
Projektsteckbrief Auftragsklärungs-
dokument
Projektidee
Auftragsklärungs-
dokument
Projekt-
initiierung
Projektauftrag
Fortschreibung
Fortschreibung
Phasen

7. 7Digicomp
Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement
 Allgemeine Vision
 Ausgangslage
 Vision
 Gestaltungsbereich
 Restriktionen
 Budgetrestriktionen
 Terminrestriktionen
 Zielformulierung
 Zielträger
 Zielformulierung
 Annahmen
 Business
Anforderungen
 Allgemeine
Anforderungen
 Schnittstellen
 Vorgehensmethodik
 Zeitlicher Ablauf
 Projektorganisation
 Grobe Nutzenanalyse
 Grobe Kostenanalyse
 Risikoanalyse

8. 8Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Vision
 Kurze, prägnante Beschreibung über die
geplanten Verhaltensweisen der
Projektbeteiligten zur Erreichung ihrer Ziele.
 Dies sollte noch kein detailliert ausgearbeiteter
Plan sein, sondern eher eine «mitreissende und
faszinierende» Idee hinsichtlich des
gewünschten Zielzustandes.

9. 9Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Gestaltungsbereich
Nach Prof. Dr. G. Schmidt, ibo
• Abgrenzen des Systems nach aussen: Wie soll das zu untersuchende System
von der Systemumwelt abgegrenzt werden? Welche Sachverhalte sollen /
dürfen organisatorisch verändert werden, welche nicht?
S
• Einflussgrössen sind - aus der Sicht des Projektes - nicht lenkbare Faktoren
E
• Abgrenzung von Systemen nach innen: Welche kleineren Einheiten können
abgegrenzt werden, um sie isoliert zu bearbeiten? Was gehört im Innern zum
Projekt? Konzentration auf Unter- und Teilsysteme, die nacheinander geplant
werden.
U
• Welche Schnittstellen sind zwischen den Unter- bzw. Teilsystemen und zu den
relevanten Umsystemen zu beachten?S
• Ermittlung und Ordnung der Elemente, Beziehungen und Dimensionen in den
Unter- und Teilsystemen.A
• Ermittlung gemeinsamer Elemente und Beziehungen in den abgegrenzten
Unter- und Teilsystemen.G
Systemgrenze

10. 10Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Zielformulierung
 Definition «Ziel»
Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine gewünschte Wirkung verstanden. Ziele
beschreiben künftige Ereignisse, welche durch definierte Massnahmen und/oder Lösungen
erreicht werden.
Sie definieren den Qualitätslevel für die Beurteilung der Ergebnisse.

11. 11Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Lösungen vs. Ziele
Lösung:
Was soll erreicht
werden?
Ziel:
Auf welchem Weg soll
es erreicht werden?
Mit zunehmender Detaillierung - im Projektfortschritt – werden die Ziele
immer lösungsnäher.

12. 12Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Motivation für Ziele
Zwecksetzung Beschreibung
Koordination Durch Ziele werden die Leistungen
mehrerer Beteiligter bzw. Projekte
abgestimmt
Steuerung Entscheider steuern durch Zielvorgaben
Lösungssuche Ziele stossen die Suche nach Lösungen an
Bewertung / Entscheidung Ziele sind Kriterien für die Eignung von
Lösungen
Messung Ziele erlauben die Messung von Resultaten
der Projektarbeit
Motivation Realistische Ziele fördern die Leistungs-
bereitschaft

13. 13Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Ziele: Anforderungen
strategiever-
träglich
lösungs-
neutral
redundanz-
frei
wider-
spruchsfrei
realisierbar beurteilbar vollständig relevant
aktuell

14. 14Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Zielformulierungsprozess
Zielträger identifizieren Ziele sammeln
Ideen sammeln
Zielstruktur aufbauen
Lösungen beseitigen Restriktionen trennen
Projektbezug prüfen Konflikte aufzeigen
Redundanzen streichen Oberbegriffe finden
Unter Oberbegriffen vervollständigen
Ziele operationalisieren
Ziele priorisieren
Ziele entscheiden und dokumentieren

15. 15Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog
Projektziel
Wirtschaftliche
Ziele
…
…
…
Leistungs
Ziele
…
…
…
…
…
Personelle
Ziele
…
…
…
Vorgehens
Ziele
…
…
…
15

16. 16Digicomp
Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog mit Priorisierung
Projektziel
Wirtschaftliche
Ziele
…
…
…
Leistungs
Ziele
…
…
…
…
…
Personelle
Ziele
…
…
…
Vorgehens
Ziele
…
…
…
30 50 20
20
8
2
28
2
5
10
5
5
12
3
16

17. 17Digicomp
Strukturierte Fortschreibung
Auftragsklärungsdokument
wird bei jedem Phasen-
übergang neu geprüft
Erkenntnisfortschritt fliesst in
die Überarbeitung/
Fortschreibung ein
Kooperative Bearbeitung des
Auftragsklärungsdokumentes
Bewusster und formaler
Entscheid über aktuelle
Version des Auftrags-
klärungsdokumentes
Sicherstellung der
Versionierung des
Dokumentes

18. 18Digicomp
Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme
Ein Abnahme der
produzierten Projekt-
ergebnisse ist nur anhand
einer entsprechenden
Bezugsgrösse möglich
Das Auftragsklärungs-
dokument muss hierzu
ausreichend
operationalisiert sein
Die Beteiligten müssen sich
dem exakten Vergleich von
Ergebnis und Vorgabe stellen
Eine Entlastung der
Projektbeteiligten erfolgt
anhand des
Projektauftragsklärungs-
dokumentes
Ein Bestandteil von Lessons
Learned ist der Abgleich von
Projektbeauftragung zu dem
gewählten Vorgehen sowie
weiteren geplanten
Projektinhalten

19. Digicomp 19
Vielen Dank!
Welche Fragen kann ich heute und hier beantworten?
Martin Bialas