Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

Modul pengendali dokumen iso

  • Sé el primero en comentar

Modul pengendali dokumen iso

  1. 1. Modul Pengendali Dokumen Sistem Manajemen Mutu (ISO ) oleh: dr. Devi Triyadi
  2. 2. PENYUSUNAN DOKUMEN STRUKTUR DOKUMEN Pedoman Mutu Kebijakan, Tujuan dan I Tanggung jawab Prosedur Gambaran & Definisi II ProsesInstruksi Kerja/ Formulir Petunjuk Kerja secaraRekaman III Detail Hasil Kegiatan IV
  3. 3. PedomanLevel 1 Mutu Prosedur Prosedur Prosedur PemeriksaaLevel 2 Pendaftaran Pengambila n Sampel n IK IK IK IK IK PengambilaLevel 3 Penerimaan Pembayara Phlebotomy n Sampel Pemeriksaa Pasien n n Hematogi FNA Informed Nota, Buku Buku Kerja FPP Consent Kwitansi Sampel Hematologi FNA Data Data Data Data DataLevel 4 Base Base Base Base Base
  4. 4. PROSEDURProsedur Mutu adalah pedoman kerja berisi mekanismedan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas padasatu unit dalam rangka menunjang penerapan sistemmanjemen mutu.Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/bagian/prosesdi unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebutdiberlakukan. Misal: Bagian penerimaan dan pendaftaran,Marketing dsb
  5. 5. Format Penyusunan Prosedur Sistem Mutu Dokumen : Halaman: PROSEDUR SISTEM MUTU (no LOGO Dokumen) Judul: Rev. : (nama Dokumen) Tanggal:<ALUR PROSES …….> BAGIAN / DIVISI BAGIAN / DIVISI BAGIAN / DIVISI
  6. 6. 1. TUJUAN2. RUANG LINGKUP3. TANGGUNG JAWAB4. PENGERTIAN5. PENGUKURAN HASIL KERJA6. PROSEDUR7. DOKUMEN TERKAIT8. RUJUKAN Dibuat oleh : Disetujui oleh :Jabatan: (Manajer Bagian) (Kepala Cabang) (tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)Tanda Tangan :Tanggal : (tgl di sahkan dokumen) (tgl di sahkan dokumen)
  7. 7. Simbol-Simbol Proses Konektor Terminal (ke hal lain) KonektorKeputusan Dokumen (dari hal Lain) Data
  8. 8. Tahap Menyusun Prosedur1. Tentukan jenis prosesnya2. Tentukan ruang lingkupnya (Input-Proses- Output)3. Gambarkan urutan interaksinya4. Sesuaikan dengan simbol-simbol flowchart5. Tuliskan dalam bentuk uraian
  9. 9. Instruktur KerjaDokumen mekanisme kerja yang mengatursecara rinci dan jelas urutan suatu aktifitasyang hanya melibatkan satu fungsisaja sebagai pendukung Prosedur Mutuatau Prosedur Kerja
  10. 10. Instruktur KerjaInstruksi kerja dapat didokumentasikan atautidak didokumentasikanInstruksi kerja sebaiknya menguraikan bahan,perlengkapan dan dokumentasi yangdigunakanJika relevan, instruksi kerja mencakup kriteriapenerimaan
  11. 11. Format Instruktur Kerja Dokumen : Halaman: INSTRUKSI KERJA No Dokumen Judul: Rev. : Nama Dokumen Tanggal:1. PELAKSANA2. PRINSIP3. LANGKAH KERJA4. HASIL5. CATATAN Dibuat oleh : Disetujui oleh :Jabatan MANAGER PELAYANAN / KEPALA CABANG /: PELAKSANA MANAGERTanda Tangan : (Manajer Bagian/ Pelaksana terkait) (Kepala Cabang/Manajer terkait)Tanggal : (tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)
  12. 12. REKAMAN/CATATANDokumen yang menyatakan hasil yangdicapai atau penyediaan bukti dari aktifitasyang dilaksanakan.
  13. 13. PROSEDURPENGENDALI DOKUMEN
  14. 14. PENGENDALIAN DOKUMENDokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan danprosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk:a) Menyetujui dokumen sebelum diterbitkanb) Mengkaji dan memutakhirkan dokumenc) Menjamin perubahan dan status revisi diketahuid) Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di tempat penggunaane) Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenalif) Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendalig) Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa
  15. 15. Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadapdokumen dan data yang dikeluarkan dan memastikan : Dokumen dan data yang dipakai tersedia di seluruh lokasi tempat operasi untuk memastikan pelaksanaan sistem mutu berjalan dengan efektif. Dokumen dan data yang dikeluarkan telah diberi kode sesuai dengan sistem kode dokumen yang telah ditetapkan untuk masing-masing bagian. Dokumen yang sudah kadaluarsa diberi stempel “Kadaluarsa”. Dokumen yang sudah kadaluarsa yang berhubungan dengan keperluan hukum dan pengetahuan teridentifikasi dengan jelas.
  16. 16. Pembuatan dokumen baruMengisi Formulir Usulan Perubahan / PenambahanDokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)Membuat dokumen/isi dokumenMembubuhkan stempel”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhanMembubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kodebagianMendistribusikan dokumen sesuai bagian
  17. 17. Me-revisi/Merubah dokumen• Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)• Me-revisi dokumen sesuai dengan revisi terakhir• Membubuhkan stempel ”MASTER” dan meng-copy dokumen sesuai dengan kebutuhan• Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kode bagian• Mendistribusikan dokumen sesuai bagian• Menarik dokumen kadaluarsa dan memmusnahkan• Catatan : Dokumen “MASTER” disimpan dan dibubukan stempel “KADALUARSA”
  18. 18. Penarikan dokumen• Penarikan dokumen dilakukan apabila dokumen itu sudah tidak dipakai atau direvisi.• Dokumen Master yang sudah kadaluarsa harus di simpan dan dibubuhi stempel “KADALUARSA”• Dokumen copy yang sudah kadaluarsa harus di musnahkan
  19. 19. Formulir Usulan perubahan dan penambahan dokumen• Formulir untuk memambah atau merubah dokumen• Formulir ini harus di setujui oleh WM
  20. 20. Daftar Induk Dokumen• Daftar semua dokumen internal maupun eksternal• Mencantumkan Tanggal dokumen baru maupun dokumen revisi
  21. 21. Daftar Riwayat Perubahan Dokumen• Merekap semua dokumen yang telah dirubah/ tambah, agar lebih terkendali
  22. 22. Daftar distribusi• Media untuk mendistribusikan dokumen• Berisi : - tanggal pendistribusian - tandatangan penerima dokumen - tanda tangan penarikan dokumen
  23. 23. PROSEDURPENGENDALI REKAMAN/CATATAN
  24. 24. Pengendalian Catatan mutu Catatan harus ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasional SMM Catatan harus mudah dibaca dan mudah mendapatkannya Ada prosedur terdokumentasi yang mengharuskan untuk menetapkan kendali terhadap: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman (DP-P.01-WM04-001)
  25. 25. Tugas lain Pengendali Dokumen• Membuat rekap tindakan koreksi dan pencegahan (FTKP yang telah di keluarkan)• Membuat rekap Monitoring Sasaran Mutu (DP-P.01-WM02/003)• Merawat Semua dokumen yang dikumpulkan ke Pengendali Dokumen (sasaran mutu, survei pelanggan, rekap customer complain)
  26. 26. Audit Internal
  27. 27. Yang harus disiapkan• Formulir Program Audit (DP-P.01-WM01/001)• Formulir Jadwal Audit (DP-P.01-WM01/002)• Formulir Checklist Audit (DP-P.01-WM01/003)• Formulir Daftar Auditor Internal (DP-P.01- WM01/004)• Formulir Laporan Audit (DP-P.01-WM01/005)
  28. 28. Tugas lainnya• Memberikan informasi pelaksanaan Audit internal/eksternal kepada karyawan• Menyiapkan rapat pembuka/penutup Audit internal/eksternal• Menyiapkan absensi rapat pembuka/ penutup Audit dan dokumen lainnya• Membuat rekap Laporan Audit internal
  29. 29. Thank You

×