La gestion organique des associations. blog

LA GESTION ORGANIQUE D’UNE ASSOCIATION
SOMMAIRE
1. INTRODUCTION
1.1. LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901
La Loi de 1901 définit l’associationcomme "la convention par
laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun,
d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur
activité dans un but autre que de partager des bénéfices".
La formation d’une associationest, donc, dominée par un principe de
liberté. Chacun peut, librement, avec un tiers consentant, constituer une
association. En outre, une grande liberté est laissée à l’association pour
rédiger ses statuts.
Les caractéristiques principales sont :
l’associationest une convention, un contrat de droit privé entre
adhérents.
Le texte de référence, ce sont les statuts ;
pas d’obligation de déclarer l’association, mais dans ce cas, pas de
capacité juridique ;
l’associationest un groupement permanent, c’est à dire que même si
les membres changent, l’associationpoursuit son fonctionnement (les
contrats restent valides,on ne réécrit pas tous les contrats) ;

non lucrativité : l’objet principal de l’associationn’est pas la recherche
du profit ;
non partage des bénéfices : les gains que l’associationréalise ne doivent
pas permettre l’enrichissement personnel de ses membres, ni pendant la
vie de l’association, ni à la dissolution ;
l’objet est sans limite : liberté totale de l’objet associatif, sauf porter
atteinte à l’ordre public et être contraire aux bonnes mœurs ;
l’associationdéclarée obtient le statut de personne morale lors de la
parution au Journal Officiel.
Les différents types d’associations
La loi de 1901 en donne trois :
Les associations non déclarées
Rien n’oblige les dirigeants d’une association à procéder aux formalités de
déclaration à la préfecture. Des associations non déclarées peuvent exister.
Cependant, l’associationn’a pas de capacité juridique et agit sous la
responsabilité personnelle de chacun de ses membres.
Les associations déclarées
C’est la structure la plus courante. Plus de un million six cent mille
associations ont été déclarées en France depuis 1901. Le simple fait de
déclarer une association crée une personnalité morale et permet d’acquérir
une capacité juridique. Elle peut alors :
- Exercer une action en justice, tant en demande qu’en défense,
- Recevoir des cotisations, des dons, des subventions,
- Acheter, posséder, administrer des biens, dès lors que ces biens
servent directement l’objet social de l’association,
- S’engager par contrat : convention, affiliation, contrat de travail
pour le personnel, ouverture d’un compte en banque, emprunt, contrat
d’assurance...

les associations reconnues d’utilité publique
L’agrément de reconnaissance d’utilité publique s’obtient après une
procédure assez longue et ne concerne que quelques "grandes associations"
qui doivent faire preuve de leur capacité à remplir une mission d’intérêt
général. On en dénombre un peu plus de deux mille en France
actuellement. Il faut qu’elles appliquent des statuts types et les conditions à
remplir sont très strictes. Leur principal avantage, outre la notoriété, sont
de pouvoir recevoir des legs.
2. LES ACTEURS DE L’ASSOCIATION
Les acteurs d’une association sont au nombre de trois :
Les adhérents, Les bénévoles, Les salariés.
2.1. LES ADHERENTS
Un adhérent adhère à la vocation de l’association ainsi il paye sa
cotisation chaque année. Il a un devoir moral auprès de l’association, il
se doit de participer à la vie associative. Il a le droit s’il le souhaite de
devenir administrateur.
2.2. LE BENEVOLE
Le bénévole est une personne qui adhère à la vocation de l’association
ainsi il s’engage librement pour mener à bien une action non salariale
en direction d’autrui. Le bénévole réalise ses actions en dehors de son
temps professionnel et familial. Le bénévole agit sans obligation et à
titre gracieux.
2.2.1. LES CARACTERISTIQUES D’UN BENEVOLE

Le bénévole n’est pas soumis aux sanctions car il n’a pas de hiérarchie
officielle, il ne perçoit pas de salaire, ne bénéficie pas de couverture, il
n’a pas d’horaire et ne bénéficie pas d’un plan de carrière.
2.2.2. LES OBLIGATIONS D’UN BENEVOLE
Le bénévole a tout de même des obligations à respecter.
Le bénévole se doit de respecter les statuts de l’associationainsi que son
règlement intérieur. Il doit payer sa cotisation chaque année. Le
bénévole doit respecter les normes de sécurité dans son activité.
2.3. LE SALARIE
Il exerce son activité dans les conditions générales de l’article L.311-2 du
code de la Sécurité Sociale. Le salarié est soumis à un lien de
subordination, il ne supporte aucune forme de risque économique, il
bénéficie d’une convention sociale et perçoit un salaire en lien avec les
conventions collectives.
2.3.1. LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE
Le salarié perçoit un salaire pour son travail rendu, il peut être
sanctionné car il a une hiérarchie officielle, il bénéficie d’une
couverture sociale et son employeur est son conseil d’administration.
2.3.2. LES OBLIGATIONS DE SALARIE
Le salarié se doit d’accepter son lien de subordination avec sa
hiérarchie, il a des horaires et il se doit de les respecter. Il doit exécuter
consciensement son travail. Il a l’obligation de loyauté et de respect
envers son employeur.

3. REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS
3.1. CONTENU DES STATUTS
La première fonction des statuts est d’affirmer la raison d’être de
l’association. La deuxième, c’est de réguler le fonctionnement de
l’association: en cas de désaccords, voire de conflits, c’est le texte de
référence qui doit permettre de dépasser ces difficultés. Chaque association
a un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls des statuts propres à cette
association peuvent fournir des règles adéquates de fonctionnement
En principe, le contenu des statuts est totalement libre, la loi 1901
n’impose que les articles suivants : titre, buts et siège social. Mais sur le
fond ils doivent :
Ø rappeler l’objet de l’association,
Ø préciser les moyens d’action de l’association,
Ø indiquer les différentes catégories de ses membres,
Ø faire état du versement des cotisations,
Ø respecter la liberté d’adhésion et de retrait,
Ø prévoir l’élection des administrateurs par l’assemblée des membres
composant le groupement.
Les statuts-types n’étant qu’un guide de rédaction, il est recommandé de
ne pas se contenter de les reproduire, mais de les rédiger en fonction des
besoins de l’association.
Les statuts peuvent être courts ou longs :
Ø trop brefs, ils risquent de laisser la porte ouverte à des contestations,

Ø trop précis,ils obligent à procéder à des modifications statutaires trop
fréquentes.
Aussi, il est conseillé de n’y faire figurer que les grands traits de
l’association, et de renvoyer pour le reste, à un règlement intérieur
plus aisément modifiable.
Cf statuts commentés en annexe
3.2. LA MODIFICATION DES STATUTS
Les statuts fixent librement les conditions dans lesquelles peuvent être
prises les décisions modificatives. A défaut, cette décision est de la
compétence de l’assemblée générale.
Les associations sont tenues de faire connaître les modifications
apportées à leurs statuts.
La déclaration modificative incombe à ceux qui sont chargés de
l’administration ou de la direction de l’association, et doit être opérée
auprès de la Préfecture.
Doivent être déclarés :
Ø les modifications apportées aux statuts,
Ø les nouveaux établissements fondés,
Ø les changements d’adresse du siège social.
La déclaration est établie par écrit, sur papier libre, et signée par le
Président et le Secrétaire.
Doivent être annexés à la déclaration :
Ø deux exemplaires des nouveaux statuts,

Ø un extrait du procès-verbal.
Les associations ont trois mois pour faire connaître les modifications
apportées à leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insérer au
Journal Officiel.
L’autorité administrative doit délivrer un récépissé de cette déclaration
dès lors qu’elle est accompagnée des pièces requises.
Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un
registre spécial coté et paraphé, qui doit être tenu au siège du
groupement, aussi longtemps que l’association existe.
Sont sanctionnés d’une amende de 1.500,00 € au plus, les personnes
chargées de l’administration ou de la direction de l’association, pour :
Ø l’absence de déclaration modificative,
Ø toute déclaration modificative irrégulière ou incomplète,
Ø le défaut de consignation des modifications sur le registre spécial,
Ø toute consignation irrégulière ou incomplète sur le registre spécial,
Ø la non-présentation de ce registre spécial aux autorités
administratives ou judiciaires en ayant fait la demande.
L’administration peut sanctionner l’absence de déclaration, ou une
déclaration incomplète, par la suppression d’une subvention.
4. LE REGLEMENT INTERIEUR

4.1. CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR
Les statuts peuvent être complétés par un ou plusieurs règlements
intérieurs portant sur les modalités de fonctionnement interne de
l’association, comme par exemple :
Ø les différentes catégories de membres et leurs conditions
d’adhésion,
Ø le fonctionnement des assemblées générales et des organes de
direction,
Ø les conditions d’exercice de l’activité de l’association,
Ø la procédure disciplinaire et les sanctions possibles.
Le règlement intérieur a pour objet de compléter et préciser les statuts.
Il ne doit, donc, ni les modifier, ni les contredire.
Un règlement intérieur ne fait l’objet ni de déclaration, ni de
publication.
En l’absence de dispositions statutaires, c’est l’organe qui a élaboré le
règlement intérieur qui est compétent pour le modifier.
Modèle type de règlement intérieur
1- COMPOSITION DE L’ASSOCIATION
- Quelles seront les différentes catégories de membres ?

- Quelles sont les conditions nécessaires pour qu’une personne puisse
être membre d’honneur ou bienfaiteur ?
- Quelles conditions doivent être remplies pour qu’un membre puisse
être admis (souscription d’un bulletin d’adhésion, doit d’entrée,
parrainage…) ?
2- COTISATION
- Comment sera établi, chaque année, le montant de la cotisation ?
- Comment sera-t-elle calculée lorsque plusieurs membres de la
même famille sont adhérents ?
3- MOYEN D’ACTION DE L’ASSOCIATION
Il peut être prévu un article pour chaque type d’activités, où le règlement se
bornera à une énumération des diverses activités et à renvoyer, pour
chacune, d’elles à une note de service établie par le président de
l’associationou le responsable délégué.
4- RADIATION
Si les statuts ne précisent pas, dans le détail, la procédure à suivre, le
règlement intérieur aura à indiquer :
- comment sera avisé l’adhérent fautif de sa comparution devant le
conseil,
- quel délai devra lui être laissé pour préparer sa défense,
- s’il pourra ou non se faire assister d’un autre associé ou de toute
autre personne,

- la notification de la décision,
- le délai imparti pour former un recours devant l’assemblée générale,
- la forme de ce recours, etc.
5- LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Il pourra être donné des précisionde détail concernant la périodicité des
réunions, leur lieu, la fixation de l’ordre du jour, les discussions, le vote, la
rédaction des procès- verbaux, les frais de mission.
6- ORGANISATION DU SECRETARIAT
Des précisions pourront être apportées concernant le personnel salarié à
employer et les tâches de chacun, les registres à tenir, l’imputation des frais
de bureau, de correspondance de téléphone.
7- COMPTES
- Comment sera tenue la comptabilité ?
- Quels registres seront ouverts, qui aura la signature des chèques ?
- Comment seront mandatées les dépenses ?
Etc.
8- ASSEMBLEES GENERALES
Il pourra être apporté des précisions concernant :
- la fixation de l’ordre du jour,
- les modalités de convocations,

- les votes par correspondance,
- le délai d’envoi des convocations,
- la forme des pouvoirs,
- la computation des voix,
- la représentation possible,
- la rédaction des procès-verbaux, le tout à condition de ne pas se
mettre en contradiction avec les statuts.
A noter que, outre le règlement intérieur, qui a une portée générale et
s’applique à tous les membres, le bureau ou son président peut rédiger des
notes de service applicables à des questions nettement déterminées et
n’intéressant qu’un secteur de l’activité de l’association.
5. LES ORGANES DE DIRECTION D’UNE
ASSOCIATION
La loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et
l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle
particulière concernant la composition, le fonctionnement des pouvoirs
des organes de l’association. La seule exigence, c’est qu’il faut des
dirigeants dont un sera le représentant légal de l’association.
5.1. L’ASSEMBLEE GENERALE
C’est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres
dont la présence est prévue par les statuts. On distingue principalement
deux sortes d’assemblées générales.
L’assemblée générale ordinaire

Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année
écoulée et se prononce sur les projets.
Les points abordés le plus souvent sont :
- l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année
écoulée sur présentation d’un rapport moral (relatif à la vocation de
l’association), d’un rapport d’activité (ensemble des activités réalisées)
et d’un rapport financier (résultat financier et patrimoine) ;
- le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de
l’associationpour la nouvelle année et les directives à suivre par toutes les
instances de l’association,
- le vote du budget de l’année à venir quand ce pouvoir n’est pas
attribué au conseil d’administration, ce qui est généralement le cas ;
- le renouvellement éventuel, par élection, des membres
du conseil d’administration ;
- parfois l’assemblée générale ordinaire élit directement le président
de l’association ;
- le montant des cotisations.
L’assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil
d’administration ou exceptionnellement à la demande d’un certain nombre
d’adhérents déterminé par les statuts, à n’importe quel moment de
l’année.
Elle peut d’ailleurs être réunie en même temps que l’assemblée ordinaire.
Le plus souvent, il s’agit de décider de modifications dans les statuts, voire
de se prononcer sur la dissolution de l’association. Cependant, certaines
associations convoquent des assemblées générales extraordinaires pour des
situations exceptionnelles. En absence de dispositions statutaires
spécifiques, elles fonctionnent comme des assemblées générales ordinaires.

5.2. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
C’est l’instance dirigeante de l’association. C’est un lieu de réflexion, de
proposition, de décision. Les membres du conseil d’administration
reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires
courantes et le bon fonctionnement de l’association. Le conseil
d’administration rend compte de son mandat lors de l’assemblée générale
suivante.
Il est composé de membres de l’association, généralement élus
par l’assemblée générale. Tout membre du conseil
d’administration est considéré comme dirigeant de l’association
et peut voir sa responsabilité personnelle mise en cause.
Des salariés de l’association peuvent faire partie du conseil
d’administration. Toutefois, le caractère non lucratif exige, sur le plan du
droit, que les salariés ne puissent avoir une part prépondérante (exclure les
postes clés et une représentation majoritaire) à la direction de l’association.
L’usage le plus courant est leur présence à titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil d’administration
se réunit plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour de la
réunion. Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs
des administrateurs.
Le rôle du conseil d’administration est avant tout d’organiser et de veiller à
l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions
utiles à la bonne marche de l’association, dans le cadre des statuts et de
l’objet de l’association,

mais aussi dans la limite des missions que lui a confié
l’assemblée générale et dans le respect du budget adopté par
celle-ci.
Les compétences habituelles du conseil d’administration sont les suivantes
:
- Programmation et suivi des activités ;
- Préparation de l’assemblée générale, du budget annuel ;
- Embauche et licenciement des salariés ;
- Avis sur les admissions et les exclusions des membres.
5.3. LE BUREAU
Le bureau est l’organe permanent de l’association. Il peut se composer
d’un président, d’un secrétaire,d’un trésorier, éventuellement d’adjoints,
élus parmi les membres du conseil d’administration. Ces postes ne sont
toutefois pas obligatoires, la loi n’exigeant qu’un représentant légal.
Le rôle du président ou de la présidente
o animer l’association, coordonner les activités ;
o assurer les relations publiques, internes et externes ;
o représenter de plein droit l’associationdevant la justice ;
o diriger l’administration de l’association: signature des contrats,
embauche du personnel, représentation de l’associationpour tous les actes
engageant l’associationà l’égard des tiers ;
o faire le rapport moral annuel à l’assemblée générale.

Le rôle du vice-président ou de la vice-présidente Il ou elle supplée au
président ou à la présidente en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci.
Le rôle du trésorier ou de la trésorière Le trésorier a la responsabilité de
gérer le patrimoine financier de l’association. Il effectue les paiements,
perçoit les sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le
compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où
il rendra compte de sa mission.
Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire Le secrétaire tient la
correspondance de l’association. Il est responsable des archives, établit les
procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire (modification
des statuts et changement de composition du conseil d’administration). Il
peut jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de
l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des
partenaires, des médias, des fournisseurs...
5.4. LA SECTION
La section est un mode d’organisation interne à l’association. La section
n’existe pas juridiquement : on ne dépose pas de statuts de la section à la
préfecture, il n’y a pas de publication au Journal officiel. Elle n’a donc
aucune capacité en son nom propre, sinon celle que lui accorde
l’association"mère".
Ainsi, toute décision prise à l’intérieur de la section engage
l’association, et celle-ci doit être informée de ces décisions. Dans certains
cas, c’est l’associationelle- même qui approuvera les décisions de la
section et qui les mettra en œuvre : signature de contrat, ouverture de
compte en banque.
6. CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE
ASSEMBLEE GENERALE
6.1. LES FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE
GENERALE :

Qui peut convoquer une Assemblée Générale ?
En principe, les statuts ou le règlement intérieur précisent qui a le pouvoir
de prendre l’initiative de convoquer une assemblée.
par exemple, le conseil d’administration, un certain nombre
de membres, …
Les personnes à convoquer ?
Les statuts fixent la composition des assemblées. Ils peuvent exclurent
certaines catégories de sociétaires :
Par exemple les membres honoraires, les membres ayant adhéré
depuis trop peu de temps à l’association, les membres qui ne
sont pas à jour de leurs cotisations, …
Si les statuts ne précisent rien, les assemblées générales doivent être
composées de tous les membres de l’association, c’est à dire ;
- les membres à jour de leurs cotisations,
- les membres dispensés d’en verser (membres honoraires),
- les membres n’ayant pas encore versé leur cotisation et n’ayant pas
encore démissionné.
Fixation de l’ordre du jour ?
La convocation doit indiquer l’ordre du jour de la réunion.
L’ordre du jour = ce dont il sera débattu.
La fixation de l’ordre du jour est primordiale, car le débat ne portera
que sur ces seules questions lors de l’assemblée générale.
Modalités de la convocation ?

délai
Le délai minimum légal de convocation est de 15 jours francs : on ne
compte pas le jour de la présentation de la lettre de convocation et le
jour de l’assemblée générale, sinon, la convocation serait nulle.
Ex : une assemblée générale, se tenant le 30 septembre, doit
être convoquée au plus tard le 14 septembre, les 15 jours
s’écoulant du 15 au 29 septembre.
périodicité
L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an, dans les six
mois de la clôture de l’exercice en vue, notamment de l’approbation des
comptes annuels et du vote du budget.
C’est ce que l’on appelle une assemblée générale ordinaire.
Lieu de la réunion
Les statuts ou un règlement intérieur fixent le lieu de la réunion.
En général, il s’agit du siège de l’association.
Modes de convocation
Les statuts ou un règlement intérieur fixent le mode de convocation de
l’assemblée, en stipulant par exemple :
- Une convocation individuelle, formulée verbalement ou
par écrit (lettre simple ou recommandée)
- Une convocation collective par annonce dans la presse, ou
par affichage dans les locaux du groupement, à la mairie,
etc…
Pour éviter toute contestation, nous conseillons donc :

- de préciser dans les statuts ou un règlement intérieur le ou les
modes de convocation des assemblées ;
- de ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas d’apporter
la preuve irréfutable que tous les membres ont bien été convoqués) ;
- d’utiliser un procédé permettant d’être sûr de respecter un délai
raisonnable
entre la convocation et la tenue de l’assemblée.
Contenu de la convocation
La convocation doit indiquer :
- le jour,
- l’heure,
- le lieu de l’assemblée,
- les questions inscrites à l’ordre du jour,
- les conditions dans lesquelles les membres peuvent se faire
représenter(si prévu dans les statuts),
- les conditions dans lesquelles le rapport sur la situation financière,
de l’exercice en cours peut être consulté au siège de l’association jusqu’à
la tenue de l’assemblée générale
Préalable à la tenue de l’assemblée
- signature de la feuille de présence
- pouvoirs
6.2. LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE

le bureau
Les statuts ou un règlement intérieur déterminent la personne
chargée d’assurer la Présidence de l’Assemblée.
En pratique, il s’agit le plus souvent du président de l’association. Ils
peuvent lui adjoindre un secrétaire de séance.
Il est d’usage que le bureau de l’assemblée soit celui du conseil.
A défaut de précisions, toute assemblée doit élire son Président et son
bureau : c’est un moment clé de l’assemblée, on donne le ton de ce qui
va se passer par la suite.
Fonctions du président, du secrétaire :
Le président a un rôle primordial :
- il vérifie les pouvoirs qui ont été donnés,
- il certifie la feuille de présence,
- il fait procéder à la nomination du secrétaire,
- il ouvre la séance et présente les points inscrits à l’ordre du
jour,
- il dirige la discussion avant le vote d’une décision,
- il soumet les résolutions au vote,
- il proclame les résultats,
- il authentifie le Procès-Verbal en le signant.
Le président doit être organisateur, agent de cohésion.

Il devra, en résumé, essayer de développer les échanges en évitant les
digressions.
Le secrétaire a également un rôle important, puisqu’il est en charge de
rédiger le Procès-Verbal.
6.3. LE DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE
GENERALE
L’assemblée générale se déroule généralement en plusieurs étapes :
Présentation de l’ordre du jour
L’assemblée doit statuer sur toutes les questions portées à l’ordre du
jour. Elle ne peut pas prendre une décision sur une question qui n’y
figurerait pas.
Il convient, donc, lors de l’ouverture de l’assemblée générale, de
présenter
l’ordre du jour définitif, qui est en fait l’ordre du jour initial ainsi que les
questions complémentaires éventuellement apportées.
Rapports moraux et financiers
Les dirigeants présentent devant l’assemblée un compte rendu de la
gestion de l’année écoulée en s’appuyant sur le rapport d’activités, le
rapport financier, ainsi que les projets de budget pour l’année à venir.
Il n’existe aucune obligation légale quant à la forme ou au fond de ces
rapports. Mais très souvent les statuts précisent que l’assemblée générale
les approuve et les valide par un vote dont le résultat est mentionné dans le
procès- verbal de la séance. Et même si vos statuts ne le prévoient pas, il

est toujours intéressant de présenter aux adhérents le bilan de l’année de
cette façon et ainsi de leur donner l’occasionde s’exprimer.
LE RAPPORT MORAL
Ce rapport fait le bilan des objectifs passés et introduit le débat des
adhérents sur les orientations futures. C’est un bilan « politique » qui
exprime les différentes orientations proposées par les dirigeants de
l’associationet soumises aux adhérents. Le président présente souvent ce
rapport qui s’attache plus à la vie de l’association dans ses objectifs
généraux, passés et à venir, qu’aux activités réalisées. Synthétique, il doit
aller à l’essentielet dégager les idées fortes de l’année écoulée.
Plusieurs questions peuvent être évoquées :
- la poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref
aperçu économique et social pour resituer le projet (besoin de la
population, mise en place d’un nouveau service par la mairie, nouveaux
financements du département, etc.) ;
- le climat social et la culture associative : l’ambiance au sein de
l’association, les relations avec les éventuels salariés,le nombre de
bénévoles, leurs remarques et demandes, etc. ;
- l’évocation des nouveaux projets ;
- le choix et l’évolution des partenaires, institutionnels, privés ou
associatifs,
- les difficultés apparues ;
- les départs, les arrivées.
LE RAPPORT D’ACTIVITE
Ce rapport ne doit pas être long. Il s’agit de décrire les projets, les
actions menées tout au long de l’année écoulée. Celles qui ont bien
marché, celles qui ont dû être abandonnées. Au-delà de la simple
description des activités réalisées,qui reste néanmoins un bon indicateur, il
faut aussi analyser leur impact. Cette évaluation doit être faite aussi bien en
termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que symboliques
(articles de journaux, soutiens exprimés).

- L’analyse permettra aux adhérents de mieux réagir aux projets.
- Par ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont été utilisés
les fonds reçus et ce que la structure a produit au cours de l’année.
- Les supports explicatifs doivent être adaptés au public et aux
différentes actions menées.
- Une petite présentation synthétique est nécessaire mais ne négligez
pas d’autres modes de présentation complémentaires : transparents projetés
avec tableaux et graphiques - expositions photos pour donner un aperçu
plus vivant des activités témoignages…
Dans tous les cas, pensez vos supports pour qu’ils soient le plus informatifs
possible et qu’ils suscitent le débat.
RAPPORT FINANCIER
A défaut de précision dans les statuts, chaque membre de
l’association dispose d’une voix.
Le mode de scrutin :
- vote à main levée (cas le plus fréquent),
- vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.
A défaut de précision dans les statuts, l’assemblée doit décider
du mode de scrutin.
N’oubliez pas que l’information comptable est illisible pour la majorité des
participants. Aussi pensez à commenter le bilan ou le budget, en insistant

sur les grands équilibres, l’ordre de grandeur des chiffres étant plus
important ici que l’exactitude comptable.
Délibération
Le président donne la parole aux différents membres de
l’assemblée qui désirent exprimer leur opinion sur la question
débattue.
Quand il estime que la discussion n’apporte plus d’élément nouveau, il
décide de passer au vote sur chaque question.
Mandats et mandataires
Quand un membre ne peut lui-même se rendre à une assemblée générale, il
peut donner un pouvoir ou un mandat à une personne de son choix
même étrangère à l’association.
Le mandat peut être écrit ou verbal.
Toutefois, en cas de nécessité de prouver son existence,il convient
d’établir un document écrit et signé du mandant indiquant l’association
concernée, le lieu et la date de la réunion.
Les règles de majorité
Qui peut voter ? Comment voter ?
les modalités du vote.
1- la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucun quorum (c’est à dire aucun
nombre minimum de membres présents ou représentés) pour que
l’assemblée puisse délibérer.
2- les statuts ou un règlement intérieur fixent le nombre de voix
reconnues à chaque membre ; ils peuvent ainsi accorder des voix
supplémentaires à certaines catégories d’adhérents.
Elles sont au nombre de 4 :

- la majorité simple (ou relative). Les votes favorables devant être
plus nombreux que les votes défavorables ;
- la majorité absolue (la moitié des voix plus une) ;
- une majorité qualifiée (2/3, 3/4, etc.) ;
- l’unanimité.
La clôture de l’assemblée générale
Une fois tous les points de l’ordre du jour épuisé, le président de
l’assemblée lève la séance.
6.4. LE PROCES VERBAL
À la fin de l’assemblée générale, l’établissement d’un procès-verbal est
vivement conseillé, même s’il n’est pas obligatoire (sauf pour les
associations soumises à des conditions particulières) de le rédiger et de le
conserver. Mais cela apparaîtrait fort utile pour éviter toute contestation par
la suite. Ce compte rendu de la réunion sera d’autant plus facile à rédiger
que des notes auront été prises au cours de la réunion. À partir de cette
prise de note, le secrétaire élabore un procès-verbal qu’il soumet au
président. Tous deux doivent le signer conjointement.
FORME
Nous conseillons d’établir un procès-verbal et de la conserver de façon
systématique pour pouvoir apporter la preuve de la régularité des
délibérations de l’assemblée et de l’adoption des résolutions qui seraient
éventuellement contestées.
7. LES REGISTRES OBLIGATOIRES
7.1. DROIT DU TRAVAIL

7.1.1. REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
Il doit être tenu par les associations qui emploient du personnel salarié.
Sont portés de manière indélébile dans ce registre tous les salariés dans
l’ordre chronologique de leur embauche. Pour chaque salarié sont
consignées, notamment, les informations suivantes : la nationalité, la date
de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée (et, le cas
échéant, de sortie), la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement
(ou d’autorisation de licenciement).
Pour servir pleinement de preuve, le procès-verbal doit être
établi avec une grande rigueur formelle, sans blancs ni ratures,
sur des feuillets ou un registre numérotés et conservés au siège
de l’association.
CONTENU CF ANNEXE
Ils doivent préciser :
- la dénomination de l’association,
- la date et le lieu de l’assemblée,
- le mode de convocation et son auteur,
- les membres présents et représentés,
- les autres personnes assistant éventuellement à la réunion,
- l’éventuel quorum,
- les documents et rapports éventuellement mis à la disposition des
membres,
- l’ordre du jour de la réunion,
- le texte des délibérations mises aux voix,

- le résultat des votes délibération par délibération.
Ce registre est tenu au siège de l’association (si l’associationa des
établissements, chacun d’entre eux doit tenir un registre du personnel).
Il est conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ des
salariés.
7.1.2. DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES
PROFESSIONNELS
Issue du décret de novembre 2001, applicable depuis novembre 2002, le
Document unique constitue un inventaire détaillé des risques liés à
chaque poste de travail de l’établissement : choix des procédés de
fabrication, des matériels et équipements de travail, produits, aménagement
des locaux, etc…
Ce document doit :
- Être mis à jour au moins une fois par an et systématiquement
révisé à l’occasionde chaque événement modifiant les conditions
d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail.
- Être tenu à la disposition du CHSCT, des délégués du personnel
ou, à défaut, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur
santé.
- Il doit également être tenu à la disposition des
inspecteurs du travail ou des agents des services de prévention
des organismes de sécurité sociale.
Il s’agit ainsi d’assurer la « traçabilité » des résultats de l’évaluation des
risques que
l’employeur est dans l’obligation de mener, sous peine de
sanctions pénales.

Il n’existe pas de format imposé pour sa réalisation. Vous trouverez en
annexe un modèle.
SANCTIONS
- Contravention de 1500 € pour l’absence de réalisation
du Document Unique.
- Délit d’entrave à l’action de l’inspecteur du travail, puni d’une
amende de 450 €.
- La responsabilité du président en cas d’accident du travail et la
faute inexcusable peuvent être retenues. Les peines d’emprisonnement
et les conséquences financières (responsabilité sur les biens propres du
chef d’entreprise) risquent alors d’être extrêmement importantes.
7.2. COMPTABILITE
Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement
tenir un livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les
autres associations, la tenue de ces documents est donc facultative, bien
que fortement recommandée.
7.2.1. LIVRE JOURNAL
Il enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque
dépense, sa date, son libellé,son montant et la référence de la pièce
justificative qui s’y rattache. Pour les associations qui tiennent une
comptabilité en partie double (par opposition à la comptabilité en partie
simple ou recette - dépense), plusieurs types de journaux sont tenus :
journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse,
journal des opérations diverses (OD).
7.2.2. GRAND LIVRE
Il centralise les opérations du livre-journal (ou des différents journaux)
par opérations de même nature dans chacun des comptes prévus par le plan
comptable des associations et fondations.
7.2.3. LIVRE D’INVENTAIRE

Il regroupe les comptes annuels c’est-à-dire le compte de résultat, le bilan
et l’annexe ainsi que les données d’inventaire.
7.2.4. LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF
Depuis 2000, la tenue des comptes d’une association selon le Plan
Comptable Associatif est Obligatoire. Cette démarche a la particularité,
d’imposer :
- la valorisation financière du bénévolat
- la valorisation des dons et mises à disposition en nature.
La tenue d’un registre du bénévolat est donc conseillée.
7.3. JURIDIQUE
7.3.1. REGISTRE SPECIAL
Toute association simplement déclarée ou reconnue d’utilité publique,
quelle que soit son objet ou sa activité, a l’obligation de tenir un « registre
spécial ».
FORME
Le législateur emploie l’expression « registre » : on peut en conclure qu’il
s’agit bien d’un registre au sens matériel du terme, c’est-à-dire d’un
document contenant des feuillets blancs reliés de façon indissociable.
Idéalement, le registre comporte une pagination. Comme l’écritM. Robert
Brichet, « ce registre peut être un simple cahier ». En tout cas, il ne semble
pas possible à une association d’utiliser comme
« registre spécial » des feuilles mobiles et indépendantes même enliassées
par la suite dans un classeur ou dans tout autre système de reliure
mécanique.
Ce registre spécial doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la
personne habilitée à représenter l’association. C’est donc généralement
au président de l’associationqu’incombe cette formalité.
TENUE

Le registre spécial doit être tenu au siège de l’association. Les mentions
qui y sont portées doivent l’être de façon chronologique et sans aucun
blanc. Il faut ajouter que pour conserver à ce registre sa valeur probante, il
convient d’éviter toute rature et toute surcharge. La tenue d’un véritable
registre rend impossible l’utilisation de l’informatique ; cette conséquence
résulte également de l’emploi du terme
« inscription » qui laisse à penser qu les mentions doivent être manuscrites.
La pratique utilise parfois le procédé qui consiste à saisir
d’abord le texte sur informatique puis à coller l’édition « papier
» sur le registre lui-même. Aucun texte, aucune réponse
ministérielle ni aucune décision judiciaire n’a, à notre
connaissance, interdit ce procédé. Signalons toutefois qu’en
matière de sociétés ce procédé (en fait son équivalent
dactylographié de l’époque) a été condamné. Il convient donc
de se méfier d’une telle pratique d’autant que le contenu de ce
registre la rend le plus souvent inutile.
CONTENU
En effet, et contrairement à ce que croient et font de nombreux dirigeants
d’associations, il n’est aucunement obligatoire de transcrire sur le registre
spécial les délibérations intégrales des organes de direction (bureau,
comité, conseil d’administration) et des assemblées générales, ni
systématiquement toutes les délibérations. Seuls sont à transcrire les
changements survenus dans l’administration ou la direction de
l’association et les modifications apportées aux statuts. Concrètement, il
suffit donc de porter dans le registre spécial la mention selon laquelle, aux
termes de la réunion du conseil d’administration en date du
…Monsieur X a été nommé président en remplacement de Monsieur Y, ou
celle indiquent qu’a la suite du vote de l’assemblée générale du …, la
rédaction de l’article n°…des statut à été modifiée. Ces mentions tiennent
en quelques lignes seulement.
Doivent également être portés sur le registre spécial : la fondation de
nouveaux établissements, le changement d’adresse du siège social,

l’achat et la vente d’immeubles de l’association, l’adhésion de
nouvelles associations au sein d’une union d’associations.
Outre le fait que la reproduction de l’intégralité des procès-verbaux n’est
pas obligatoire, celle-ci ne nous paraît pas opportune. En effet, ce registre
peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’autorité administrative ou
judiciaire.
Dès lors, même si l’association n’a rien à cacher, pourquoi soumettre
à un contrôle éventuel des informations et des décisions qui n’ont pas
à l’être et qui peuvent être complètement étrangères au changement
de dirigeants ou à la modification des statuts (approbation des
comptes par exemple). Contrôle et liberté d’association ne font pas
bon ménage : pourquoi étendre volontairement le premier au
détriment de la seconde ?
Notons enfin que doivent être mentionnées obligatoirement dans ce
registre spécial, au regard des modifications transcrites, les dates des
récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfectures à la suite des
déclarations desdites modifications. Rappelons à cet égard que le
législateur impose aux associations de déclarer à la préfecture ou sous-
préfecture, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur
administration ou direction ainsi que toutes les modifications apportées à
leurs statuts.
RÔLE
Ce registre spécial a essentiellement pour rôle de permettre un contrôle
des autorités administratives ou judiciaires sur les principales
modifications concernant le fonctionnement de l’association. Il doit être
présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en
font la demande, et cette présentation s’effectue sans déplacement, au siège
social.
On remarquera que la tenue du registre spécial fait double emploi avec les
déclarations modificatives à la préfecture ou sous-préfecture puisque les
mentions transcrites et les mentions déclarées sont les mêmes. Le contrôle
pourrait donc s’exercer uniquement sur les déclarations modificatives.

Deux précautions valent mieux qu’une mais les contrôles de registres sont,
pour l’instant, relativement rares.
Par ailleurs, la tenue du registre spécial peut constituer une mesure de
publicité interne. Le sociétaire fera ainsi l’économie d’une démarche à la
préfecture ou sous- préfecture en consultant le registre spécial de son
association. Encore faudra-t-il que les dirigeants veuillent bien lui en
donner une copie.
SANCTIONS
L’inobservation des obligations concernant le registre spécial peut donner
lieu a trois types de sanctions : civiles, pénales et administratives.
Sanctions civiles :
La dissolution peut être prononcée à le requête de tout intéressé ou du
ministère public pour défaut de consignation des changements et
modifications sur le registre spécial. Il s’agit ici d’une dissolution
judiciaire facultative. C’est là la seule sanction civile prévue par les textes.
En conséquence, l’absence de registre, l’absence de cotation ou de paraphe
ou la non-reproduction d’un procès verbal sur le registre ne saurait
entraîner la nullité de la délibération prise par un conseil d’administration
ou par une assemblée.
Sanctions pénales :
Sont punies d’une amende de 1500 €, doublée en cas de récidive, l’absence
de registre spécial,sa tenue irrégulière ou incomplète et sa non-production
aux autorités administratives et judiciaires. L’infraction étant une
contravention de police, la bonne foi de l’auteur est indifférente.
Sanctions administratives :
Le non - -respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier
la suppression de la subvention accordée par les pouvoirs publics ou son
non – renouvellement. La tenue du registre spécial permet d’exercer un
contrôle sur le bon fonctionnement de l’association, contrôle d’autant plus
important lorsque celle-ci reçoit des fonds publics. Si ce contrôle ne peut

plus s’exercer, les pouvoirs publics peuvent alors retirer leur appui
financier.
7.3.2. REGISTRE DES DELIBERATIONS
Ce document, à l’instar des registres uniques du personnel et du
registre spécial n’est pas obligatoire.
Néanmoins, il est recommandé aux associations de tenir un registre sur
lequel elles consigneront les délibérations de leurs divers organes
collégiaux. Mais même si la tenue de cet outil n’est pas encadrée
légalement, elle garantit une gestion saine et transparente de
l’association.
FORME
Comme il n’existe aucune obligation légale, les associations peuvent
donc utiliser le support matériel de leur choix : véritable registre mais
aussi, de façon plus pratique, un classeur à feuilles mobiles dans lequel
sont insérées et numérotées les éditions informatiques des procès-verbaux.
Il est possible également de reproduire par photocopie sur les feuilles
mobiles déjà paginées du registre les procès-verbaux saisis sur
informatique. Pour conférer à ce registre une valeur probante, il
convient qu’il soit coté et paraphé, comme le registre spécial,par la
personne habilitée à représenter l’association, le plus souvent son
président.
TENUE
On ne saurait trop conseiller aux dirigeants d’associations d’adopter, pour
la tenue du registre des délibérations, les mêmes règles que celles
imposées par la tenue du registre spécial : la valeur probante de ce
registre en sera renforcée.
A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne pouvant jouer aucun rôle
en cas de contestation interne ou judiciaire ?
Ce registre doit donc être tenu au siège de l’association. Les délibérations
qui y sont reproduites doivent l’être de façon chronologique, sans aucun
blanc, sans rature ni surcharge.

CONTENU
Seront consignées sur ce registre, sous forme de procès – verbaux, toutes
les délibérations des assemblées générales et il sera prudent d’y
mentionner le jour, l’heure et le lieu de la réunion, les noms et prénoms des
membres du bureau de l’assemblée, les questions soumises au vote et le
résultat obtenu pour chacune d’elles.Le procès-verbal sera signé par le
président et un membre du bureau faisant office de secrétaire pour
attesterde l’exactitude des mentions portées.
Si les sociétaires sont peu nombreux, il conviendra d’énumérer directement
sur le procès-verbal les présents, les représentés et absents, avec le nombre
de voix possédé par chacun d’eux. Dans le cas contraire, il est souhaitable
d’utiliser une feuille de présence qui sera annexée au procès-verbal.
Il faut conseiller aux associations de faire même pour les
comptes rendus des réunions de leurs organes de direction :
bureau, comité, conseil d’administration. Elles peuvent le faire
sur le même registre dès lors que ce dernier est tenu à jour de
façon chronologique. Il n’est ni utile ni souhaitable d’ouvrir par
exemple un registre des délibérations pour le conseil
d’administration et un autre pour les assemblées générales :
temps et argent sont ainsi économisés sans dommage juridique.
RÔLE
Le registre des délibérations est certes facultatif mais il rend de tels
services et peut être amené à jouer un rôle si déterminant en cas de
litige qu’il est indispensable.
Ce registre constitue d’une part la mémoire de l’association ; c’est son
fonctionnement, son évolution, sa vie qui sont ainsi retracés page par page.
Les sociétaires peuvent éventuellement en prendre communication et
même copie, à leurs frais : il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu
dans les statuts ou dans le règlement intérieur.
Ce registre constitue d’autre part un moyen de preuve fondamental. Un
sociétaire conteste-t-il le régularité formelle de telle ou telle décision de
l’assemblée ou du conseil ? Le registre peut lui être opposé et fera foi

jusqu’à preuve du contraire. Il arrive de plus en plus fréquemment que les
décisions des assemblées générales ou des organes de direction soient
attaquées en justice. Comment l’association pourra-t-elle se défendre si elle
ne présente pas aux juges la preuve matérielle de la réalité de la réunion
litigieuse et de sa régularité formelle ?
SANCTIONS
Ce registre n’étant pas imposé par la loi, aucune sanction n’est
envisageable. Il existe cependant une sanction importante qui résulte de
l’impossibilité pour l’association de prouver la régularité d’une
réunion du conseil ou de l’assemblée générale en cas de litige
judiciaire.
Un minimum de formalisme assure donc à la fois sécurité juridique pour
l’associationet tranquillité d’esprit pour les dirigeants.
7.4. FICHIER DES ADHERENTS
Toute association ayant un nombre quelque peu important de membres
peut avoir recours à des traitements informatisés pour gérer les adhésions,
ses cotisations ou les dons de ses membres. La constitution bet l’utilisation
d’un fichier informatique comportant des informations nominatives sont
réglementées.
7.4.1. INFORMATIQUE OU PAPIER ?
Un registre des adhérents sous la forme d’un simple cahier peut suffire à
lister les noms des adhérents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd à
utiliser qu’un fichier qu’un fichier informatique de type tableur, base de
données ou service Internet. En effet, la souplesse du traitement
informatique vous permettra d’effectuer plus aisément les mises à jour et
corrections (changements d’adresse ou de téléphone…)
Surtout, elle permet d’automatiser un certain nombre d’opérations : tri
et classement, consultation simplifiée, édition d’étiquettes pour le courrier,
envoi automatisé de courriers électroniques pour certains systèmes, etc. Si
vous vous limitez à une ou deux convocations par an et que vous êtes
peu nombreux, il peut être préférable d’adopter une formule papier,
avec inscription manuscrite des noms, car vous n’aurez pas à effectuer
de déclaration à la CNIL.

7.4.2. FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION
S’IMPOSE
De manière générale, tout fichier informatique, contenant des informations
normatives, permettant l’identification de personnes physiques (la simple
consignation du nom, du prénom et de l’adresse des personnes est
considérée comme suffisante) – y compris l’enregistrement d’un fichier
dans un logiciel de messagerie – doit être déclaré auprès de la Commission
nationale de l’informatique et des libertés.
Cette déclaration consiste à préciser les conditions d’utilisation du fichier
(finalité, type d’informations, personnes y ayant accès, durée de
conservation, etc.) afin d’éviter les atteintes à la vie privée ou aux libertés.
Les associations doivent donc effectuer une déclaration auprès de la CNIL
pour leurs fichiers d’adhérents informatisés. Un formulaire de déclaration
simplifiée, CERFA n°99001, est à leur disposition. Vous pouvez le retirer
gratuitement auprès de la CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris
Cedex 07, Tél. : 01 53 73 22 22, Fax : 01 53 73 22 00) et le retourner en
recommandé avec accusé de réception ou effectuer une déclaration en ligne
sur www.cnil.fr.
C’est seulement à partir de la réception d’un récépissé de la CNIL que vous
pourrez mettre en œuvre votre fichier d’adhérents. Par ailleurs, vous êtes
tenus d’informer les personnes figurant dans ce fichier de leur droit à
consulter et à corriger les informations les concernant.
Nouveauté ! Depuis mai 2004
La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique, fichiers et libertés" est en
cours de modification devant le Parlement.
Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra
à la CNIL de dispenser de déclaration les fichiers les plus courants et
qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux
libertés. Il ne fait pas de doute que des traitements aussi courants et
standardisés que ceux permettant la gestion des opérations de paie auront
vocation à bénéficier d’une telle dispense.
Dans l’attente de l’adoption définitive de ce texte, la Commission nationale
de l’informatique et des libertés a décidé, lors de sa séance plénière du 27

mai 2004, la suspension de l’obligation d’adresser à la CNIL une
déclaration de conformité à la norme simplifiée n° 28 ou n° 36 concernant,
respectivement pour le secteur privé et le secteur public :
- la gestion de la paie,
- la gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires,
- ainsi que la tenue informatisée des registres obligatoires
(registre unique du personnel notamment).
Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de l’une de ces deux
normes ne nécessitent plus d’adresser préalablement à la CNIL une
déclaration (ou une télédéclaration) de conformité.
Bien entendu, la CNIL n’engagera, à compter de cette date, aucune action à
l’encontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n°28
ou 36 du simple fait de leur non- déclaration.
Ce premier pas vers la suppression de certaines formalités déclaratives
auprès de la CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes
pour les salariés et les agents publics concernés : l’ensemble des droits de
ces employés (droit d’opposition, d’accès et de rectification) et des autres
obligations des responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier,
information des employés, confidentialité des données, conservation
limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.
Qui gère le fichier ?
C’est la personne qui signe le formulaire de déclaration
qui est juridiquement responsable du fichier. Il s’agit généralement du
président de l’association, mais il peut tout à fait désigner d’autres
personnes, salariés,bénévoles ou même une commission spéciale,pour
administrer concrètement le fichier. Dans ce cas, cela doit être notifié dans
la déclaration. Prenez garde également à ce que vos statuts autorisent
bien cette délégation de gestion des adhérents.
Le responsable doit, dans tous les cas, s’assurer que le traitement
informatique respecte les dispositions légales : le fichier ne doit pas servir
à autre chose qu’à l’administration des membres, la collecte d’informations

doit s’accompagner d’une bonne information des personnes, les
informations ne doivent pas être communiquées à des personnes non
autorisées, le délai de conservation des données doit être respecté. Par
ailleurs, les différents responsables doivent avoir le souci d’effectuer une
mise à jour régulière du fichier.
v Le fichier des adhérents peut-il être cédé, loué ou échangé à
des fins commerciales ?
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux
libertés n’interdit pas de le faire. Mais il faut au préalable en avoir averti
les adhérents qui doivent pouvoir être en mesure de s’y opposer avant
toute cession, location ou échange, par exemple au moyen d’une case à
cocher figurant sur le bulletin d’adhésion (voir page suivante).
7.4.3. PRESENTATION DU FICHIER
Ce qu’il faut y mettre : exemple de fichier :
Adresse
Téléphone
E-mail
Fonction
Bénévole
Activités
Cotisations
2004

7.4.4.
LA COLLECTE DES INFORMATIONS
Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de
l’adhésion ou à l’occasionde l’envoi d’un questionnaire aux membres.
Sachez que l’adhérent est en droit de demander à l’association de lui
communiquer toutes les informations du fichier le concernant. Ce droit
lui permet de vérifier les informations enregistrées et, le cas échéant, de
faire rectifier les informations erronées. Vous devez informer les personnes
dont les coordonnées vont être enregistrées, de l’existence du fichier, de
l’usage qui en sera fait et du lieu où s’exerce le droit d’accès et de
rectification. Une mention sur le bulletin d’adhésion ou le questionnaire est
alors nécessaire.
Exemple de mention d’information
« Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion.
Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au
secrétariat de l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6
janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux
informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit
et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez
vous adresser à …. (Indiquer le service). Vos coordonnées pourront
être cédées à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez
pas, veuillez cocher la case ci-contre ».
Un des atouts de l’informatisation est de pouvoir créer des catégories utiles
non seulement pour contacter les membres de manière sélective (on ne
convoque pas les mêmes personnes à une AG ou à la réunion d’une
commission spécifique) mais aussi pour réaliser des statistiques ou des
listes thématiques. Vous pouvez aussi définir des catégories pour repérer
par exemple les bénévoles actifs, ceux qui ont un véhicule, etc. à joindre en
cas de mobilisation des bonnes volontés. Si vous avez différents statuts de
membres au sein de l’associationc’est aussi l’occasion de les lister.
Distinguer les différentes activités de l’association auxquelles
participe chacun des adhérents permet aussi d’analyser leur
succès et d’envoyer des informations spécifiques à chaque
activité et aux intérêts de chaque membre ou de donner à

chaque responsable d’activité les contacts des personnes
intéressées.
Le paiement ou non de la cotisation est une information importante et
bien utile au moment des relances ou des problèmes de trésorerie.
ATTENTION !
Votre fichier d’adhérent ne doit pas, en principe, comporter
d’informations sensibles, c’est-à-dire susceptibles de faire apparaître,
directement ou indirectement, les origines raciales ou les opinions
politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales
ou les mœurs des personnes (article 31 de la loi du 6 janvier 1978). De
telles données ne peuvent en effet être recueillies que si elles sont justifiées
au regard de l’objet statutaire de l’associationet avec l’accordexprès
(c’est-à-dire écrit) des personnes concernées.
En règle générale, le fichier des adhérents ne peut pas non plus contenir
d’informations concernant les infractions, condamnations ou mesures de
sûreté (article 30 de la loi), ni d’informations relatives à la santé des
personnes concernées, ou aux difficultés sociales et économiques des
personnes ni le numéro de Sécurité sociale des personnes (article 18 de la
loi).
Classement et archivage des documents
Pendant toute la durée de vie de l’association
o les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il existe).
o les coordonnées des membres du conseil d’administration.
o l’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de
constitution.
o le registre spécial dont la tenue est obligatoire pour la transcription des
modifications statutaires, ainsi que les changements dans l’administration
de l’association.

o tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services
préfectoraux lors de chaque dépôt.
o le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées
générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe.
o les baux, les factures de travaux ou réparations importantes.
Pendant dix ans
Article 16 (loi n° 89-353, art. 2-11) "... les documents
comptables et les pièces justificatives sont conservés
pendant 10 ans..."
o si l’associationréalise des opérations de nature commerciale de
façon régulière ou non, ou emploie du personnel, l’administration peut
alors vérifier sa comptabilité dans les mêmes conditions que s’il s’agissait
d’une société commerciale.
Le droit commercial impose l’obligation de conservation pendant dix ans
des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du code du
travail), ainsi que toutes pièces justificatives.
o si l’associationa effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple,
construction d’un local,équipement sportif..., elle devra conserver les
factures des travaux afin de pouvoir revendiquer la garantie décennale
auprès de l’architecte, de l’entrepreneur et de toute personne liée au maître
d’œuvre (art. 1792 et 2270 du code civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978)
;
o l’associationdevra garder les quittances de gaz et d’électricité.
Pendant six ans

Délai de six ans pendant lequel les services fiscaux ont un droit de
communication (art. 2002 bis du code général des impôts et livre des
procédures fiscales - LPF. art.
82) :
o toutes les pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des
activités de l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis
d’imposition, les feuilles d’impôts locaux ;
o souches de billetterie, factures de l’imprimerie.
A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par
l’Etat), les services fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables
depuis l’origine du crédit, qui peut être supérieure à six ans.
Pendant cinq ans
o les quittances de loyer.
Pendant trois ans
o les souches de chéquiers, bancaires et postaux
8. QUESTIONS DIVERSES
8.1. ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE
DISTINCTION
Adhésion et cotisation désignent en général la même chose. L’adhésion et
la cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique.
Il n’en a pas toujours été ainsi. L’adhésion désignait un acte sans
limitation de durée. On adhérait, souvent par un droit d’entrée, à une

association, jusqu’au moment où l’on en repartait. On payait tous les ans
sa cotisation pour financer l’association.
Actuellement l’usage est de renouveler son adhésion tous les
ans, par le paiement de la cotisation.
La cotisation constitue une source de financement pour l’association et
sert à matérialiser l’acte d’adhésion.
Toute association peut demander à ses membres le versement d’une
cotisation. La cotisation est obligatoire si cela est précisé dans les statuts.
Il existe des associations qui n’exigent pas de cotiser, ce qui est tout à fait
possible. Il faudra quand même prévoir de fournir une carte d’adhérent à
tous ceux qui sont membres de l’association, pour matérialiser le contrat
qui les lie les uns aux autres, et prévoir un fichier des adhérents tenu à jour.
Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre :
actif, de droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé lors de
l’assemblée générale. Dans le prix de cette cotisation sont souvent inclues
les publications de l’associationou de la fédération s’il y a lieu, et
l’assurance pour les activités. Il est bon d’en informer les adhérents. Dans
le milieu sportif, la cotisation s’appelle licence et comprend également une
affiliation à la fédération ; elle permet l’accès aux compétitions (à la
condition de présenter également un certificat médical).
8.2. TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ?
La liberté d’association est un principe constitutionnel. Cela implique
nécessairement le droit pour chacun d’adhérer ou non à une association.
Mais en contrepartie, cela donne la possibilité pour toute association
de choisir ses adhérents.
Liberté d’adhésion Chacun est libre de choisir son association et on ne peut
forcer quiconque à adhérer à une association. Par exemple, un lycéen ne
peut pas être obligé d’adhérer au foyer socio-éducatif.
L’adhésion
Le nouveau membre peut signer une carte d’adhérent ou remplir un
bulletin d’adhésion, dans lequel il sollicite son admission à l’associationet

s’engage à respecter les stipulations des statuts et du règlement intérieur,
s’il existe. Ces documents doivent être portés à la connaissance de
l’adhérent. Il peut à tout moment cesser d’être adhérent en signifiant sa
démission, mais il devra solder sa situation vis à vis de l’association.
Liberté pour l’association de choisir ses membres L’admission de
nouveaux membres est habituellement prévue par les statuts. Il n’y a
aucune règle précise définissant les conditions à remplir pour être admis.
Par ailleurs, l’associationétant un contrat, l’accord des associés est souvent
nécessaire, celui-ci est généralement donné par le conseil d’administration
ou le bureau conformément aux dispositions statutaires s’il y en a. Les
statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres aux droits et
obligations différents.
LIEN GOOGLE DRIVE :
https://drive.google.com/file/d/1kScogdZIadTYZTcimGRGNC64duUscv5o/view?usp=sharing
BLOG :
https://dgayraud.blogspot.com/2018/05/la-gestion-organique-dune-association_72.html
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