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CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS  BÁSICOS DORA DUQUE MOLINA
FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente .  ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN
SOLUCIÓN A LOS FONDOS ACUMULADOS ,[object Object],[object Object]
FUNCIONES DEL ARCHIVO ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
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ORGANIZACIÓN   DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los  ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS
Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión  Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital .
Conjunto actividades administrativas y  técnicas tendientes  a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación .
Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
[object Object],[object Object],[object Object],Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y  Cultural. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad
[object Object],[object Object],Los principios que rigen la organización de los fondos documentales: ,[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],ARCHIVO DE GESTI Ó N ARCHIVO  CENTRAL ARCHIVO  HIST Ó RICO ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Valores Primario s Valores secundario s Documentación  Activa Documentación  Semi-activa Documentación  Inactiva
[object Object],[object Object]
Administrativo Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones. ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.   Contable
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR  EL COMITÉ DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19:  Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
 
 
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de  Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
 
 
Hoja Nº_____de_____ Unidad Administrativa:  ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE  ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS República de Colombia Archivo General de La Nación FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUME NTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________
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El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.
Con lo anterior en desarrollo del Programa  de Renovación de la Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que  involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los Archivos .
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PREPARACIÓN FISICA DE LA  DOCUMENTACIÓN ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],FASES  ORGANIZACIÓN ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],ORGANIZACIÓN FÍSICA ,[object Object],UNIDAD DE  DIGITACIÓN UNIDAD DE  ALISTAMIENTO
PROCESOS TÉCNICOS
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SERVICIOS CAPACITACIÓN CONSULTA REPROGRAFIA
Consulta y préstamo del Archivo de Gestión   Consulta y préstamo de Documentos del Archivo  Semiactivo SERVICIOS Consulta  de las  Bases de datos Almacenamiento,  Custodia  y  conservación  de la  documentación  Semi e Inactiva Custodia y  conservación  de los Acervos  Administrativos  en Archivo   Inactivo
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  • 1. CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS DORA DUQUE MOLINA
  • 2. FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente . ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN
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  • 4.
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  • 7.
  • 8.
  • 9. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura
  • 10.
  • 11. Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
  • 12. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas
  • 13. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital .
  • 14. Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación .
  • 15. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
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  • 21. ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
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  • 24. El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
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  • 27. Hoja Nº_____de_____ Unidad Administrativa: ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS República de Colombia Archivo General de La Nación FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUME NTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________
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  • 35. El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.
  • 36. Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los Archivos .
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  • 48. Consulta y préstamo del Archivo de Gestión Consulta y préstamo de Documentos del Archivo Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservación de la documentación Semi e Inactiva Custodia y conservación de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo
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