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Presentacion uso eficaz del correo electr

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Presentación para el curso USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

Publicado en: Educación
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Presentacion uso eficaz del correo electr

  1. 1. “Dime cómo escribes y te diré quién eres”Uso eficaz del correoelectrónico USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  2. 2. SUMARIO 1. Punto de partida 2. Cuándo escribir 3. A quién escribir 4. El asunto 5. El estilo 6. El formato 7. Ortografía y gramática. 8. La gestión del correo. 9. Un decálogo “Dime cómo escribes y te diré quién eres” USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  3. 3. Punto de partida El 33% de los trabajadores manifiestan estar estresados por la cantidad de correo electrónico recibido. El 28% cree que el volumen de correo electrónico es fuente de presión. Solamente el 38% se manifestó despreocupado Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora. Otro 35% cada cuarto de hora. Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡! 4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  4. 4. Cuándo escribir ¿Es realmente necesario escribir ese correo?•A veces una llamada telefónica consigue lo mismo de formamás rápida.•Si hay que felicitar a alguien, igual el correo electrónico no esla mejor opción. Nunca envíes un correo cuando estás enfadado •Tómate tu tiempo. •Adquiere cierta distancia. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  5. 5. A quién escribirAl menor número de personas posible.•Incluir sólo a las personas que tienen realmente que ver con elcorreo.• Procura no enviar correos masivos, pueden colapsar el servidor.• Utiliza con cuidado la copia oculta, puede dar lugar a malentendidos.• Utiliza la copia oculta cuando haya que mantener confidencialidad con las direcciones de correo. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  6. 6. El asuntoEl objeto o asunto es la partemás importante del mensaje• Es lo primero que lee el destinatario y es lo que le anima o no a abrirlo.• Se utiliza para búsquedas.• Mejor una frase corta y relevante. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  7. 7. El estilo• Piensa que los correos se leen, cada vez más, en dispositivos móviles.• Utiliza un grado de formalidad que se ajuste al destinatario. Piensa que siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.• Evita el sarcasmo y la ironía, es fácil que se malinterprete.• Céntrate en un solo tema por correo.• Emplea un estilo sencillo y escueto, y procura “ir al grano”. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  8. 8. El formato A B C• Utiliza un formato austero. D• Cuida la organización de los párrafos para facilitar la lectura. • Huye de los fondos y letras de colores, de los sonidos, de las animaciones… salvo que te dediques a un sector relacionado con estos recursos. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  9. 9. La ortografía y gramática ir. Se lo que quieres dec to va muy bien. A nivel de cliente, el proyec eras irán a la huelga. Los médicos y las enferm selección de Esta semana vamos a realizar la candidatos. dinero En los primeros añ os del alcalde había r cosa. para pagar cualquie con tanto trabajo. Última mente no doy abasto “La corrección gramatical y ortográfica no es discrecional” USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  10. 10. La gestión del correo• Clasifica los mensajes en carpetas.• Lee tu correo, como máximo, cada dos horas.• No pongas sonido cuando recibes un correo.• El Para… es lo último que hay que escribir.• Marca los correos pendientes como tareas o arrastrarlos a tareas. • Puedes poner correos de una persona en un color determinado • Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos, así evitamos leer dos veces o cometer errores. USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  11. 11. Un decálogo de buenas prácticas es 4D: • Toma de decision ate,• Gestiona el correo cada Delete, Do it, Deleg 2/3 horas. Defer it. s que nte por • Escribe los correo • No envíes lo urge te gustaría recibir.. correo. idos, orreo • No utilices ni son • No discutas por c ni otro tipo de aviso s.. electrónico. • L unca envíes un N • e ensaje cuando estás m e fadado. en eos • Gestiona los corr u tos. e • Regla de los 2 min cada día.. l c o r USO EFICAZ DEL CORREO r ELECTRÓNICO
  12. 12. En resumen… “Menos correos enviados, menos líneas aleer y menos personas a les que se dirige el correo significan más tiempo disponible, más concreción y más eficiencia.” USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO
  13. 13. ¿Qué podemos conseguir? • Reducción de un 32% del tiempo en el correo electrónico. • Reducción de un 33% del tiempo dedicado a la búsqueda de información. • Reducción del número de interrupciones de hasta un 61% USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

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