Intro Vägledning i Nyttorealisering

E-delegationen
E-delegationenE-delegationen
Introduktion till E-delegationens vägledning i
                nyttorealisering
     Seminarium om nya standarder och riktlinjer i projektverksamhet
               6 april Westmanska Palatset, Stockholm


                            Mårten Janerud
                 marten.janerud@enterprise.ministry.se
                              @MJanerud
Syfte

Presentera
• E-delegationens vägledning i nyttorealisering

Diskutera
• Nyttorealisering i ett sammanhang
• Tillämpning (när?)
• Implementering (hur?)
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Vilka är med i E-delegationen




                                 16 mest IT-intensiva
                                myndigheterna och SKL
Vad gör E-delegationen?
•   Vidareutvecklar framtagen strategi och målbild
•   Koordinerar utvecklingsprojekt
•   Följer upp effekter
•   Koordinerar IT-standardiseringsfrågor
•   Bistår regeringen i internationellt arbete
•   Öppen data (PSI) och sociala medier



     – Delrapporter 2 ggr/år
     – Slutrapport senast den 31 december 2014
Vägledningar

 •   Verksamhetsplanering
 •   Kanalstrategi
 •   Riktlinjer för sociala medier
 •   Webbutveckling
 •   Automatiserad samverkan
 •   Behovsfångst
 •   Terminologi
 •   Nyttorealisering
 •   IPv6, DNSSEC
 •   Vidareutnyttjande av offentlig
     information
 •   m.m.
Förslag till regeringen
•   E-legitimation (En ny myndighet för samordning av e-
    legitimationer startade den 1 januari 2011)
•   Gemensamma servicecenter (inrättas 2010)
•   Utvecklingsansvariga myndigheter


               1. Bolagsverket                Företag och företagande
               2. Skatteverket                Privatpersoner
               3. Lantmäteriet                Geografisk information och
                                              fastighetsinformation
               4. Transportstyrelsen          Fordon och förare



•   Översyn av registerförfattningar och andra viktiga
    regleringar
•   Finansieringsförslag
Så enkelt som möjligt
Vägledning i nyttorealisering
 för så många som möjligt.
Offentlig sektors utmaningar
• Öppenhet och transparens (tillgängliggöra)

• Tjänster till medborgare och företag online

• Ökad samverkan

• Intern effektivisering
Problembeskrivning
•      Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser för att leverera
       förvaltningsgemensamma lösningar höjer kraven på beslutsunderlag som konkret beskriver
       nyttorna och kostnader samt processer som för nyttorealisering och uppföljning också när flera
       organisationer samverkar

•      Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte har lyckats leverera
       förväntade effekter i verksamheten

•      Om K/N-analyser genomförs idag ligger fokus på interna nyttor med syfte att säkerställa
       finansiering. Beslutsunderlaget glöms sedan bort

•      Fokus på att identifiera och värdera nyttor. Realisering och uppföljning är en erkänd utmaning -
       särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter,
       privatpersoner och företag)

•      Fokus är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15)

•      Bristande ägarstyrning?




    Ökade krav på offentliga organisationer att ha kunskap, processer och verktyg för att
          identifiera, specificera, värdera, planera, realisera och följa upp nyttor och
                              kostnader kopplade till olika satsningar
Uppdrag
E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för
strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 &
2010:20):

     – skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering
       av e-förvaltningsprojekt ink. samverkan med tredje part
     – stödja fokus på både intern nytta (produktivitet och effektivitet) liksom den
       samlade nyttan för samhället som helhet – en ”whole-of-society approach”
       (nytta för kommuner, landsting, företagare, ideella organisationer och
       medborgare)
     – omfatta metoder /processer för hur planerade besparingar identifierade i
       myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till
       vara, baserat på avnämarnas behov
En strukturerad ansats till nyttorealisering är en förutsättning för
    framgångsrik verksamhetsutveckling?

•   Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytt av investeringar i IT är de som inför
    en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och
    verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och
    Daniel)

•   ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har
    levererat förväntade nyttor” (UK Cabinet Office)

•   ”Vi ska aldrig starta ett projekt…
     – om vi inte kan specificera nyttorna
     – om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång
     – om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras och vem som är ansvarig för detta”
                                                                                 (OGC, Storbritannien)
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Vägledning i Nyttorealisering

Syfte
• Införa ett Ramverk för Nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för
     –   beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling
     –   realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor


Målgrupp
• Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i
   deras verksamhetsutveckling



    Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller
     –   Komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller
     –   Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera,
         värdera och nyttor hittar förhoppningsvis något användbart
NEDLADDNINGAR
Deltagare

•   Arbetsgrupp                 •   Referensgrupp
•   Arbetsförmedlingen          •   CSN
•   Bolagsverket                •   ESV
•   Försäkringskassan           •   Centrum för e-Hälsa i Samverkan
•   Jordbruksverket             •   Transportstyrelsen
•   Landstinget i Västmanland   •   Statskontoret
•   Migrationsverket            •   Lantmäteriet
•   Skatteverket                •   Särskild referensgrupp kommuner
•   SKL
•   Sveriges Radio
•   Trafikverket
•   Tullverket
•   Vattenfall
Intro Vägledning i Nyttorealisering
Ramverket




            STYRANDE PRINCIPER                    ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
            STYRANDE PRINCIPER                    ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
                (AVSNITT 4)                                (BILAGA 2)


                           PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING
                               (AVSNITT 3.4 OCH BILAGA 2)

        KOSTNADS- OCH            EFFEKTKEDJA FÖR
                                                               GODA EXEMPEL
       NYTTOSTRUKTURER        VERKSAMHETSUTVECKLING
                                                                 (BILAGA 5)
          (AVSNITT 5)               (BILAGA 3)


                                       STÖD
        • BEGREPP (BILAGA 2)             • MOGNADSMODELL (BILAGA 4)
        • CHECKLISTOR (BILAGA 2)         • KALKYLFAKTORER OCH
        • DOKUMENTMALLAR (BILAGA 2)        BERÄKNINGSPRINCIPER (BILAGA 4)
                                         • PRIORITERINGSMODELL (BILAGA 4)
En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs
som positivt av dess intressenter (Bradley)


                          Ekonomisk nytta                          Kvalitativ nytta

                  • Minskade kostnader                • Bättre informationskvalitet
                  • Frigjord arbetstid                • Frigjord arbetstid
      Direkt
                  • Sparade årsarbetskrafter          • Bättre informationsdelning
                                                      • Flexiblare arbetssätt

                  • Undvikta kostnader                • Bättre service
                  • Effektivare resursanvändnnig      • Nöjdare kunder
     Indirekt
                  • Minskade ledtider                 • Ökad tillgänglighet
                                                      • Ökad insyn

                  • Bättre image
   Svårvärderad   •…
       nytta




                       OFFENTLIG                              FÖRETAG &
      INOM                                  PRIVAT-
                        SEKTOR                                 IDEELLA                SAMHÄLLET
   MYNDIGHETEN                             PERSONER
                      (PARTNERS)                            ORGANISATIONER




         HUR VÄRDERAR VI NYTTAN AV ATT IMPLEMENTERA POLITISKA BESLUT?
Nyttorealiseringsprocessen

                              Uppdrag, verksamhetsmål och strategier



                                                                • Beskrivna motiv
                                                                • Önskat börläge
          Behov &                                               • Identifierade mål
          problem
                                   Identifiera
          Krav                Effektmål och nyttor
                                                              Specificera
          Möjligheter                                          lösnings-
          & Risker                                              förslag
                                                                                 • Genomförd
                                                                                   nyttoanalys
        • Verifierad                             Styrning
                               Följ upp        av processen                      • Färdigställt
          nyttorealisering
                                nytto-           för nytto-                        beslutsunderlag
        • Avslutad satsning
                              realisering       realisering                        (Business Case)
        • Tillvaratagna
          erfarenheter                                           Planera
                                                                  nytto-
                                                               realisering


                                            Realisera
                  • Levererade               nyttor
                    möjliggörare
                  • Reviderad
                    nyttorealiseringsplan                        • Fastställd och förankrad
                  • Realiserade nyttor                             nyttorealiseringsplan
Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger
till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs




                                          • VÄRDERINGAR
                                          • INSTÄLLNING/VILJA
              FÖRHÅLLNINGSSÄTT            • ENGAGEMANG
                                          • BEHOV/KRAV




                                          • METOD
                                          • ROLLER
                   PROCESS                • RUTINER/ARBETSFORMER
                                          • VERKTYG
                                          • KRAV
Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning
                                 Definiera motiv till
                                                                                                   Identifiera mål
                                     förändring
Behov, Krav, Möjligheter,                                    Beskrivna motiv och                                                 Identifierade    Besluta om at
  Problem, Risker, Krav                                        önskat börläge                                                         mål            fördjupa
                                                                                                                                                      analys

                                                                                                Ta fram
                            Identifiera och värdera
                                                                                            beslutsunderlag
                                     nyttor
     Beslut om att                                                                          (Business Case)                     Färdigställt   Besluta om att etablera
                                                             Genomförd
   fördjupa analysen                                         nyttoanalys                                                       Beslutsunderlag         satsning




                                  Ta fram                                                                                       Förbereda
                             nyttorealiserings-                                                                              verksamheten för
                                    plan                                                                                        förändring
                                                             Framtagen                                                                                 Fastställd och
     Beslut om att
                                                           Nyttorealiserings- Besluta om            Fastställd                                            förankrad
    etablera satsning
                                                                  plan        genomförande       nyttorealiserings-                                   nyttorealiserings-
                                                                                                        plan                                                 plan




                 Realisera                                   Uppdatera
                                                                                                                               Realisera nyttor
                möjliggörare                               beslutsunderlag
                                         Levererade                                                                                                       Realiserade
                                                                                     Reviderad             Fastställd
                                         möjliggörare                                                                                                        nyttor
                                                                                   Nyttorealiserings-   nyttorealiserings-
                                                                                          plan                 plan




                     Följ upp                                                                                                             Utvärdera
                                                            Synliggör nyttan
                 nyttorealisering                                                                                                         satsning
                                            Progress-
Genomförda                                                                              Budget justerad     Besluta om avslut                                     Uppföljt
                                            rapportering
 förändrings-                                                                            med verifierad        av satsning                                         resultat
  aktiviteter                                                                            nyttorealisering
VERKSAMHETS-
                                                                                   STRATEGI

Begrepp
                                      UPPDRAG

                                                    STÄLLER KRAV PÅ



                                                    VERKSAMHETS-
                                                     UTVECKLING

                                                                        KONKRETISERAS I



                                                   BESLUTSUNDERLAG

                                                                        SPECIFICERAR


                                                                                                                                      BEHOV
                                                      EFFEKTMÅL                                          KRAV
                        LINJEARBETE
                                                                                LIGGER TILL                        DRIVER
                                                                                GRUND FÖR

                   PROGRAM
                                                      SATSNING                                       FÖRÄNDRING             FÖ
                                                                                                                               RU
                                                                                    GENOMFÖRS FÖR                                 TS
                                                                                                                                    ÄT
                              ÄR ARBETSMODELLER                                     ATT ÅSTADKOMMA                                    TE
                                                                                                                                        R




                                                       MÖJLIGGÖRS


                                                                    ANVÄDNER
                             FÖR ATT GENOMFÖRA EN




                                                                                                          KRÄVER
                                                           AV
                   PROJEKT                                                                                                  MÖJLIGGÖRARE



                                               NYTTOREALISERING                                       FÖRMÅGA                SKAPAR
                                                                                         PÅVERKAR                       FÖRUTSÄTTNINGAR
                                                                                                                        FÖR ATT UTVECKLA




                                                                    LEVERERAR
                                                      FÖLJS UPP
                                                        INOM



                                                      EFFEKTER
                                   FÖLJS UPP MED
                                   HJÄLP AV
                                                                                    BESTÅR AV
                       INDIKATORER


                              KAN VARA


                                                                                    KOSTNADER         NYTTOR           ONYTTOR

          PENGAR             TID               KVALITET
Förslag på dokumentstruktur

                                                                                Nytto-
                                                                             realiserings-
                                                                               strategi




                                                                              ger ramar för
                                                                              utformning av




                      ligger till grund för beslut                     ligger till grund för beslut
     Idébeskrivning       om framtagande av          Beslutsunderlag       om framtagande av                Nytto-
                                                     (Business Case)                                  realiseringsplan




                                                                                   stödjer




                                                                               Nyttoregister
Beslutsunderlagets innehåll

                                   SAMMANFATTNING
          (REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN)


                                       MOTIV TILL SATSNING
                           (BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER)



          INTRESSENTER & MÅLGRUPPER                   ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR



                                       LÖSNINGSFÖRSLAG



                                                             EKONOMISKA NYTTOR
     • MYNDIGHETEN                                         (REALISERINGSANSVARIG,
     • ANDRA OFFENTLIGA                                  INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,
       ORGANISATIONER                                       ANSVARIG UPPFÖLJNING)
     • PRIVATPERSONER             KOSTNADER
     • FÖRETAG & IDEELLA                                     KVALITATIVA NYTTOR
       ORGANISATIONER                                      (REALISERINGSANSVARIG,
     • SAMHÄLLET                                         INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,
                                                            ANSVARIG UPPFÖLJNING)


                                           RISK- OCH
            FINANSIERING                                                 BEROENDEN
                                        HINDERANALYSER
Exempel på aktörsmodell

                        PORTFÖLJÄGARE




                        PORTFÖLJLEDARE
  UTVECKLINGSPORTFÖLJ

                                                          EFFEKT-
      PROJEKTKONTOR                                     CONTROLLER




        SATSNING
                           SPONSOR




                                         NYTTOREALISERINGS-
       PROJEKTLEDARE
                                             ANSVARIG
Effektkedja för verksamhetsutveckling




                                                    SATSNING

                  KRÄVER                   DRIVER                REALISERAR            BIDRAR TILL




                           UTVECKLINGS-                                                              VERKSAMHETS-
   MÖJLIGGÖRARE                                       FÖRÄNDRINGAR            NYTTOR
                             INSATSER                                                                    MÅL




             KRAVSTÄLLER                  GENERERAR                  KRÄVER            KONKRETISERAS I
Exempel på effektkedja för ny inköpsprocess
                             UTVECKLINGS-                                                                       VERKSAMHETS-
   MÖJLIGGÖRARE                                         FÖRÄNDRINGAR                      NYTTOR
                               INSATSER                                                                             MÅL
                                                                                      Starkare styrning av
                                                                                         leverantörers
                                                                                        uppfyllande av
                                                                                        överenskomna
                                                         Digital hantering av              åtaganden
                                                       behov, inköpsorder och
                                                            beställningar
                                                                                    Högre processeffektivitet
                                                         Digital registrering av     i inköpsverksamheten
                                                                                                                     Minskad total
                                                       leveranser med hjälp av
                                                              statusnivåer                                      inköpskostnad med X%
                                                                                    Högre grad av avrop mot
                                                              Publicering av             gällande avtal
                          Upphandla och införa ett         inköpsplaner samt                                            Effektivare
                          standardsystem för inköp       tillgängliga avtal och                                  inköpsverksamhet (X%
                                                       inköpsstatistik via portal        Högre grad av          av samtliga inköp ska gå
                                                                                    automatisering i inköps-       via inköpssystemet)
Integrerat inköpssystem
        (COTS)                                          Ökad automatisering         och upphandlingsarbetet
                          Integration ekonomi- och      från inköpsbehov till
                                                                                                                 Bättre efterlevnad av
                           behörighetshanterings-           leverans och
                                                                                                                    lagar och regler
                                    system                fakturabetalning          Ökad styrning mot bästa
                                                                                                                       (X% av total
                                                                                    avtal och produkter med
                                                                                                                inköpsvolym ska bestå
    Ny inköpspolicy                                                                    lägst totalkostnad
                                                        Policys och regelverk                                    av avtalade produkter
                                                        tillgängliga via portal                                       och tjänster )
                                  Utveckla
                              inköpsprocessen                                       Undvika kostnader från
                          (strategiskt, taktiskt och        Ett gemensamt            ej berättigade inköp        Kvalitén på varor och
                                  operativt)             leverantörsregister                                     tjänster ska motsvara
                                                          tillgängligt för alla                                  verksamhetens behov
                                                         berörda användare                                          (Nöjdkundindex)
                                                                                      Sänkta inköpspriser
                                                                                        genom bättre
                                                       Elektroniska attester för         samordning
                                                              olika steg i
                                                        inköpsprocessen och
                                                                                      Större förståelse för
                                                       automatisk kontroll mot
                                                                                         verksamhetens
                                                       gällande förordnanden
                                                                                      inköpsbeteende och
                                                                                       olika varugruppers
                                                                                           karaktär och
                                                                                     besparingsmöjligheter
Några styrande principer…
• Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar
• Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte
  projektledare
• Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade
  nyttor
• Involvera intressenter under hela genomförandet
• Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning
• Anpassa ramverket till verksamhetens behov
• …
Förslag på agenda

•   Uppdrag och bakgrund
•   Ramverket
•   Nyttorealisering i ett sammanhang
•   Tillämpning av nyttorealisering
•   Implementering
•   Fortsatt arbete
Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra
verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt?


                                                             Rapportering
                                      Projektledning             och
                  Program- och                              prognostisering
                 portföljstyrning

                                                                          Kravhantering
    Verksamhets-                                                           och system-
     utvecklings-                                                           utveckling
      processen


                                                                               Upphandling
   Budget- och                                                                     och
                                      Nyttorealisering                         leverantörs-
  verksamhets-
    planering                                                                    styrning



                                                                              Investerings-
        Resultat-                                                               processen
      redovisning


                         Strategisk                               Verksamhets-
                                                Behovs-             arkitektur
                          styrning
                                              inventering
Processen för nyttorealisering och systemutveckling


                          LÖSNINGS-         INITIERING   KRAVHANTERING   KONSTRUKTION     FÖRBERED         PRODUKTIONS-     DRIFT OCH
                           FÖRSLAG                         OCH DESIGN      OCH TEST      PRODUKTIONS-        SÄTTNING      FÖRVALTNING
                                                                                           SÄTTNING


    IDENTIFIERA
(BESKRIV BEHOV, KRAV,
MÖJLIGHETER, NYTTOR)


                        SPECIFICERA                               PLANERA NYTTOREALISERING




                                                                                                        REALISERA NYTTOR




                                                                                                            FÖLJ UPP
                                                                                                        NYTTOREALISERING




                                                                           REVIDERAT                    LÄGESRAPPORTER
                                BUSINESS CASE 1.0
                                                                         BUSINESS CASE                  NYTTOREALISERING
Förslag på agenda

•   Uppdrag och bakgrund
•   Ramverket
•   Nyttorealisering i ett sammanhang
•   Tillämpning av nyttorealisering
•   Implementering
•   Fortsatt arbete
När ska processen för nyttorealisering tillämpas?
•   Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto
    högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas
     – många timmar
     – större förändringar
     – större organisation


•   Tullverket kriterier för när Tullnytta ska användas:
     –   Mer än 1000 mantimmar
     –   Mer än 1 miljon kronor
     –   Sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet
     –   Svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet



                                                                                                    en
                                                                                            rin cip
                                                                                        p
                                                                                alitets
                                                                            tion äller!
                                                                        por     g
                                                                  Pro
Nytta måste vägas mot angelägenhet, kostnad och risk
1. Angelägenhet
                                                            ANGELÄGENHET
    – politisk angelägenhet/efterlevnad av                      5

      regelverk                                                4

    – angelägenhet att förändra/byta ut                        3

      befintliga processer/system              RISK
                                                               2
                                                                                 NYTTA FÖRVALTNING
2. Samhällsnytta                                               1

                                                               0
    – privatpersoner
    – företag och ideella organisationer
    – ”allmänna nyttigheter” (samhällsnytta)
3. Nytta förvaltning                              KOSTNAD                  SAMHÄLLSNYTTA

    – den egna
      myndigheten/kommunen/landstinget
    – andra offentliga organisationer
4. Kostnad

5. Risk
Olika typer av satsningar – olika typer av nyttor?




        STRATEGISKA                               EFFEKTIVITETS-
                       REGELSTYRDA   KUNDSTYRDA
                                                     HÖJANDE




       INFRASTRUKTUR     VIDARE-     SAMHÄLLS-
           (TEKNISK)                               FORSKNING
                        UTVECKLING     NYTTA
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Varför?


                         UTVECKLINGS-
MÖJLIGGÖRARE                                    FÖRÄNDRINGAR               NYTTOR                EFFEKTMÅL
                           INSATSER

                                                                      Högre lönsamhet från
                                                                          genomförda
                                                                            satsningar
                                                     Bättre
                                                 beslutsunderlag
Vägledningen för                                (Business Cases)
  Nyttorealisering                                                         Optimerad
  med tillhörande                                                       utvecklingsportfölj
                                              Utvecklad process för
processbeskrivning                               att följa upp och
    och verktyg                                     rapportera
                        Införandet av en          nyttorealisering           Bättre
                           verksamhets-                                  implementerade
                       anpassad process för                               verksamhets-        Öka värdet av våra
Andra verktyg för         nyttorealisering    Övergång till en mer          strategier            satsningar i
nyttorealisering och                             nyttofokuserad
                                                                                                 verksamhets-
   verksamhets-                                       kultur
                                                                      Bättre underbyggda           utveckling
     utveckling              Utvecklad                                      beslut om
                        intressenthantering     Formaliserad och          verksamhets-
                                                   koordinerad              utveckling
                                                  process för att
                                                    besluta om
   Stödsystem                                     verksamhets-         Färre misslyckade
                                                    utveckling             utvecklings-
                                                                            satsningar
                                               Ökad förståelse för
                                                    konceptet
                                                 nyttorealisering     Ökad transparens av
                                                                       hur offentliga medel
                                                                             används
Mognadsmodell för nyttorealisering
                                                                                                                  NIVÅ 5
                                                                                       NIVÅ 4
                                                            NIVÅ 3                                             OPTIMERAD
                                   NIVÅ 2                                               STYRD
                                                                                                           • Nyttorealisering
        NIVÅ 1                                           DEFINIERAD                                          integrerat med
                                                                                • Ansvariga chefer
                                UPPREPAD                                          säkerställer               strategiprocesser
                                                     • Ledningen engagerar
        INITIAL                                        sig aktivt                 nyttorealisering
                          • Ökad medvetenhet                                                               • Externa krav
• Inget fokus på nyttor                                                         • Strategi för               omhändertas i
                          • Fokus på kostnads-       • Fokus också på
  hos ledning                                                                     nyttorealisering finns     nyttorealiserings-
                            besparningar               kvalitativa nyttor och
                                                                                                             processen
                                                       nyttor för partners
• Enbart för                                                                    • Ökad förmåga till vht-
  införsäljning           • Insikt om nödvändig                                   utveckling               • Kontinuerlig
                            integration med andra    • Gemensam
                                                       nyttorealiserings-                                    erfarenhetsbaserad
• Högst röst vinner         processer                                           • Nyttorealisering           vidareutveckling
                                                       process
                                                                                  integrerad i
• Ad hoc och              • Beslutsunderlag                                       verksamheten             • Löpande koordinering
                            omfattar kostnader,      • Nyttorealisering
  okoordinerat                                         integreras i operativa                                av vht-planer
                            nyttor, risker och KFF                              • Tydliga kopplingar
                                                       verksamhetsplaner
• Mycket prat –                                                                   mellan en satsnings      • Nyttorealisering styr
  begränsad kunskap       • Roll- och ansvars-                                    nyttor,
                                                     • BU omfattar hur                                       vht-utveckling
                            fördelning börjar                                     verksamhetsmål och
                            etableras                  nyttor ska realiseras
• Hur framgång ska                                                                strategier               • Nyttorealisering viktig
                                                       och hinder hanteras
  mätas och följas upp                                                                                       del i strategiutv.
  redovisas sällan        • Viss utbildning                                     • Kvalitativa nyttor
                                                     • Hur framgång ska           dokumenteras
                          • Nyckelpersoner kan                                                             • Erfarenheter
• Inget utdelat ansvar                                 mätas definieras
                            visa på framgång                                                                 redovisas och
  för nyttorealisering                                                          • Systematisk                kommuniceras öppet
                                                     • Utbildning i               uppföljning och
• Inga gemensamma         • Mallar används             orgaisationens egna        etablerad                • Kompetens i
  verktyg                                              processer                  ansvarsfördelning
                          • Gemensam                                                                         nyttorealisering
                            begreppsapparat          • Gemensam                                              värdesätts vid
                                                                                • Verktyg och mallar         rekrytering
                            växer fram                 uppsättning mallar         obligatoriska
                                                       och verktyg
Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov




       Krav på bättre
        styrning och             Konstaterat behov
    resultatredovisning           som växt fram             Brinnande plattform
      av verksamhets-               underifrån
         utveckling


  • Investeringar i            • Eldsjälar" har kunnat    • Man har tappat kontroll
    verksamhetsutveckling        visa på att enstaka        över en verksamhets-
    levererar inte avsedd        satsningar har lyckats     kritisk satsning och
    nytta                        genom att tillämpa         nyttorealisering används
  • Ökade krav på mer            processen för              som ett verktyg för att
    transparanta                 nyttorealisering           försöka styra rätt
    investeringsprocesser
  • Befintliga verktyg
    bedöms som otillräckliga
Exempel på övergripande roadmap för införande av nyttorealisering




                           • TA FRAM     • TA FRAM EN
    • IDENTIFIERA
                      BESLUTSUNDERLAG     ANPASSAD OCH                             • FÖLJ UPP
     DRIVKRAFTER                                          • IMPLEMENTERA
                        • SÄKERSTÄLL       FASINDELAD                           NYTTOREALISERING
• BEDÖM BEREDSKAP
                       LEDNINGENS STÖD   INFÖRANDEPLAN




                                                          • STYRANDE DOKUMENT
                                                                                • STATUSRAPPORTERING
  • BESKRIVNA MOTIV                      • PRIORITERADE            & MALLAR
                        • GAP-ANALYS                                             • NYTTOREALISERINGS-
• ANALYS AV FÖRMÅGA                         AKTIVITETER         • UTBILDNING
                                                                                        RAPPORT
                                                              • PILOTPROJEKT
Kritiska framgångsfaktorer
1.   Ledningens direkta, uttalade, och i handling   7.   Transparent redovisning av realiserade
     bekräftade stöd                                     nyttor

2.   God kvalitet i K/N-analyser och annat          8.   Incitament finns för att aktivt bedriva
     underlag som innebär att resultatet används         nyttorealisering
     i verksamhetens beslutsfattande
                                                    9.   Nyttorealisering integreras och blir en
3.   En tydlig uppdelning av ansvar och                  naturlig del av organisationens ordinarie
     befogenheter med definierade roller                 processer för budgetering, planering,
     kopplade till nyttorealisering                      prognostisering och uppföljning

4.   Tydliga, kommunicerade och förankrade          10. Tillgång till kompetens kopplat till
     effektmål och nyttor definierade för de            nyttorealisering
     satsningar som beslutas
                                                    11. Tillgång till utbildning, stöd och verktyg och
5.   Förmåga att uppskatta utveckling- och              en gemensam begreppsapparat
     förvaltningskostnader på ett korrekt sätt
                                                    12. Kompetenta projektledare och beprövade
6.   Förmåga att identifiera, värdera, mäta,            metoder för utvecklingsarbete och
     prognostisera och följa upp nyttor på ett          riskhantering                               ka
     korrekt och effektivt sätt                                                                ån gs
                                                                                            mg pp!
                                                                                         fra u
                                                                                  gt hur öljas
                                                                              tidi och f
                                                                           äm s
                                                                       Best mäta
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Färdigställande pågår

Uppdatering

•   Inarbetning av remissynpunkter
•   K/N-strukturer
•   Samverkan över
    organisationsgränser där K/N
    fördelar sig olika Riskperspektiv
•   Beslutsprocess
•   Införandeplan (resurser och
    prioritering)
•   Kalkylmodeller & mallar
•   Exempel
•   Mätetal
1 de 45

Recomendados

Nyttorealisering por
NyttorealiseringNyttorealisering
NyttorealiseringE-delegationen
1.7K vistas19 diapositivas
Nyttorealisering! por
Nyttorealisering!Nyttorealisering!
Nyttorealisering!Maria Björk
1.7K vistas39 diapositivas
Varför är nyttorealisering viktigt? por
Varför är nyttorealisering viktigt? Varför är nyttorealisering viktigt?
Varför är nyttorealisering viktigt? E-delegationen
1.5K vistas24 diapositivas
Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014 por
Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014
Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014Maria Björk
1.4K vistas42 diapositivas
Projektverktygsdagen 2012 por
Projektverktygsdagen 2012Projektverktygsdagen 2012
Projektverktygsdagen 2012Maria Björk
531 vistas21 diapositivas
CASE: Folksam har integrerat PPS med Antura Projects por
CASE: Folksam har integrerat PPS med Antura ProjectsCASE: Folksam har integrerat PPS med Antura Projects
CASE: Folksam har integrerat PPS med Antura ProjectsSvenskt Projektforum
819 vistas15 diapositivas

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder" por
Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"
Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"Frontit
3.8K vistas38 diapositivas
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder! por
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!Frontit
2.5K vistas22 diapositivas
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten" por
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"Frontit
1.7K vistas29 diapositivas
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld" por
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"Frontit
3.5K vistas33 diapositivas
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation" por
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"Frontit
2K vistas46 diapositivas
Projektledning teori 6 por
Projektledning teori 6Projektledning teori 6
Projektledning teori 6Peter Nydal
1.2K vistas21 diapositivas

La actualidad más candente(20)

Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder" por Frontit
Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"
Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"
Frontit3.8K vistas
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder! por Frontit
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!
Frontit seminarium: Så lyckas du med införandet av agila metoder!
Frontit2.5K vistas
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten" por Frontit
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"
Frontit seminarium: "Ditt lyckade projekt äventyrar verksamheten"
Frontit1.7K vistas
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld" por Frontit
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"
Frontit seminarium: "Förändringsledning i en agil omvärld"
Frontit3.5K vistas
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation" por Frontit
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"
Frontit seminarium: "Skapa förändringsförmåga i hela din organisation"
Frontit2K vistas
Projektledning teori 6 por Peter Nydal
Projektledning teori 6Projektledning teori 6
Projektledning teori 6
Peter Nydal1.2K vistas
Frontit seminarium: Verksamhetsutveckling från strategi till effekt por Frontit
Frontit seminarium: Verksamhetsutveckling från strategi till effektFrontit seminarium: Verksamhetsutveckling från strategi till effekt
Frontit seminarium: Verksamhetsutveckling från strategi till effekt
Frontit2.7K vistas
Projektledning teori 2 por Peter Nydal
Projektledning teori 2Projektledning teori 2
Projektledning teori 2
Peter Nydal2.1K vistas
Frontit seminarium: Framgångsrik förändring kräver människor som vill! por Frontit
Frontit seminarium: Framgångsrik förändring kräver människor som vill!Frontit seminarium: Framgångsrik förändring kräver människor som vill!
Frontit seminarium: Framgångsrik förändring kräver människor som vill!
Frontit4.2K vistas
Projektledning teori 5 por Peter Nydal
Projektledning teori 5Projektledning teori 5
Projektledning teori 5
Peter Nydal1.5K vistas
Projketledning - En kurs för dig som vill utvecklas por Stephan Philipson
Projketledning - En kurs för dig som vill utvecklas Projketledning - En kurs för dig som vill utvecklas
Projketledning - En kurs för dig som vill utvecklas
Stephan Philipson1.1K vistas
Effektmål - så funkar det, av Jeanin Day, Antrop por Antrop
Effektmål - så funkar det, av Jeanin Day, AntropEffektmål - så funkar det, av Jeanin Day, Antrop
Effektmål - så funkar det, av Jeanin Day, Antrop
Antrop7.6K vistas
Projektledning teori 3 por Peter Nydal
Projektledning teori 3Projektledning teori 3
Projektledning teori 3
Peter Nydal2.6K vistas
Projektledning intro teori 1 por Peter Nydal
Projektledning intro teori 1Projektledning intro teori 1
Projektledning intro teori 1
Peter Nydal2.6K vistas
2015 Verklig och varaktig förändring S2P-summit por Pontus Wadström
2015 Verklig och varaktig förändring S2P-summit2015 Verklig och varaktig förändring S2P-summit
2015 Verklig och varaktig förändring S2P-summit
Pontus Wadström360 vistas
Breakit Impact Challenge Ethos international guide por Carin Roeraade
Breakit Impact Challenge  Ethos international guideBreakit Impact Challenge  Ethos international guide
Breakit Impact Challenge Ethos international guide
Carin Roeraade220 vistas
Projektledning teori 4 por Peter Nydal
Projektledning teori 4Projektledning teori 4
Projektledning teori 4
Peter Nydal810 vistas

Similar a Intro Vägledning i Nyttorealisering

Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet por
Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhetIntroduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet
Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhetSvenskt Projektforum
917 vistas23 diapositivas
Session 17 Dva Ericsson por
Session 17 Dva EricssonSession 17 Dva Ericsson
Session 17 Dva EricssonTransportforum (VTI)
291 vistas17 diapositivas
Linkoping 20130123 por
Linkoping 20130123Linkoping 20130123
Linkoping 20130123E-delegationen
531 vistas47 diapositivas
Nya affarsmodeller och_strategier por
Nya affarsmodeller och_strategierNya affarsmodeller och_strategier
Nya affarsmodeller och_strategierDeloitte Sweden
471 vistas11 diapositivas
Session 13 Patrik Gottfridsson por
Session 13 Patrik GottfridssonSession 13 Patrik Gottfridsson
Session 13 Patrik GottfridssonTransportforum (VTI)
229 vistas18 diapositivas
Doc In Svedese por
Doc In SvedeseDoc In Svedese
Doc In Svedeseguest8d5dfa
1.4K vistas84 diapositivas

Similar a Intro Vägledning i Nyttorealisering(20)

Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet por Svenskt Projektforum
Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhetIntroduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet
Introduktion till nyttorealisering - Projektrevision i offentlig verksamhet
Nya affarsmodeller och_strategier por Deloitte Sweden
Nya affarsmodeller och_strategierNya affarsmodeller och_strategier
Nya affarsmodeller och_strategier
Deloitte Sweden471 vistas
Doc In Svedese por guest8d5dfa
Doc In SvedeseDoc In Svedese
Doc In Svedese
guest8d5dfa1.4K vistas
Vad krävs för att lyckas med Nyttorealisering - erfarenheter från E-delegatio... por E-delegationen
Vad krävs för att lyckas med Nyttorealisering - erfarenheter från E-delegatio...Vad krävs för att lyckas med Nyttorealisering - erfarenheter från E-delegatio...
Vad krävs för att lyckas med Nyttorealisering - erfarenheter från E-delegatio...
E-delegationen631 vistas
Öppna data - nytta och utmaningar för verksamheten por Magnus Kolsjö
Öppna data - nytta och utmaningar för verksamhetenÖppna data - nytta och utmaningar för verksamheten
Öppna data - nytta och utmaningar för verksamheten
Magnus Kolsjö435 vistas
Genomföra komplexa webbprojekt por Fredrik Dolleus
Genomföra komplexa webbprojektGenomföra komplexa webbprojekt
Genomföra komplexa webbprojekt
Fredrik Dolleus2.4K vistas
Eilerth Sjölund, Goodtech och Ola Wallinder, Affecto BC14 por IBM Sverige
Eilerth Sjölund, Goodtech och Ola Wallinder, Affecto BC14Eilerth Sjölund, Goodtech och Ola Wallinder, Affecto BC14
Eilerth Sjölund, Goodtech och Ola Wallinder, Affecto BC14
IBM Sverige592 vistas
Tjänstemannaunderlag till planeringsdirektiv 2011-2013 Katrineholms kommun por Katrineholmskommun
Tjänstemannaunderlag till planeringsdirektiv 2011-2013 Katrineholms kommunTjänstemannaunderlag till planeringsdirektiv 2011-2013 Katrineholms kommun
Tjänstemannaunderlag till planeringsdirektiv 2011-2013 Katrineholms kommun
Katrineholmskommun510 vistas
Alenio Frukostseminarium 20 februari Digital Strategi por Patrik Blomberg
Alenio Frukostseminarium 20 februari Digital StrategiAlenio Frukostseminarium 20 februari Digital Strategi
Alenio Frukostseminarium 20 februari Digital Strategi
Patrik Blomberg954 vistas
Projektledning - Föreläsning Exportsäljare por Stephan Philipson
Projektledning - Föreläsning ExportsäljareProjektledning - Föreläsning Exportsäljare
Projektledning - Föreläsning Exportsäljare
Stephan Philipson1.7K vistas
Detta är Strikersoft por Strikersoft
Detta är StrikersoftDetta är Strikersoft
Detta är Strikersoft
Strikersoft560 vistas
Knowit seminarium 0131 Elisabeth Hagberg por Knowit_TM
Knowit seminarium 0131 Elisabeth HagbergKnowit seminarium 0131 Elisabeth Hagberg
Knowit seminarium 0131 Elisabeth Hagberg
Knowit_TM1.4K vistas
Hur gör man en effektiv it revision av bcm por Transcendent Group
Hur gör man en effektiv it revision av bcmHur gör man en effektiv it revision av bcm
Hur gör man en effektiv it revision av bcm
Transcendent Group1.4K vistas
Digitala strategier - dags att tänka nytt! por Alenio
Digitala strategier - dags att tänka nytt!Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Alenio659 vistas

Más de E-delegationen

Samverkan offentlig och privat sektor por
Samverkan offentlig och privat sektorSamverkan offentlig och privat sektor
Samverkan offentlig och privat sektorE-delegationen
978 vistas26 diapositivas
E-legitimationer por
E-legitimationerE-legitimationer
E-legitimationerE-delegationen
607 vistas5 diapositivas
Samverkan e-hälsomyndigheten por
Samverkan   e-hälsomyndighetenSamverkan   e-hälsomyndigheten
Samverkan e-hälsomyndighetenE-delegationen
693 vistas21 diapositivas
Mina meddelanden por
Mina meddelandenMina meddelanden
Mina meddelandenE-delegationen
635 vistas34 diapositivas
Ett smartare Sverige por
Ett smartare SverigeEtt smartare Sverige
Ett smartare SverigeE-delegationen
891 vistas14 diapositivas
En metod för utveckling i samverkan por
En metod för utveckling i samverkanEn metod för utveckling i samverkan
En metod för utveckling i samverkanE-delegationen
797 vistas7 diapositivas

Más de E-delegationen(20)

Samverkan offentlig och privat sektor por E-delegationen
Samverkan offentlig och privat sektorSamverkan offentlig och privat sektor
Samverkan offentlig och privat sektor
E-delegationen978 vistas
Samverkan e-hälsomyndigheten por E-delegationen
Samverkan   e-hälsomyndighetenSamverkan   e-hälsomyndigheten
Samverkan e-hälsomyndigheten
E-delegationen693 vistas
En metod för utveckling i samverkan por E-delegationen
En metod för utveckling i samverkanEn metod för utveckling i samverkan
En metod för utveckling i samverkan
E-delegationen797 vistas
Digital samverkan och juridik i samspel por E-delegationen
Digital samverkan och juridik i samspelDigital samverkan och juridik i samspel
Digital samverkan och juridik i samspel
E-delegationen638 vistas
Att kunna ta användarens perspektiv por E-delegationen
Att kunna ta användarens perspektivAtt kunna ta användarens perspektiv
Att kunna ta användarens perspektiv
E-delegationen741 vistas
Gemensamt bildspel eftermiddag por E-delegationen
Gemensamt bildspel eftermiddagGemensamt bildspel eftermiddag
Gemensamt bildspel eftermiddag
E-delegationen740 vistas
Gemensamt bildspel förmiddag por E-delegationen
Gemensamt bildspel förmiddagGemensamt bildspel förmiddag
Gemensamt bildspel förmiddag
E-delegationen579 vistas
E seminarium nyttorealisering 111125 por E-delegationen
E seminarium nyttorealisering 111125E seminarium nyttorealisering 111125
E seminarium nyttorealisering 111125
E-delegationen1.9K vistas
Enkelt enhetligt och effektivt informationsutbyte vart är vi på väg por E-delegationen
Enkelt enhetligt och effektivt informationsutbyte   vart är vi på vägEnkelt enhetligt och effektivt informationsutbyte   vart är vi på väg
Enkelt enhetligt och effektivt informationsutbyte vart är vi på väg
E-delegationen716 vistas
Framtidens e förvaltning 20110519 por E-delegationen
Framtidens e förvaltning 20110519Framtidens e förvaltning 20110519
Framtidens e förvaltning 20110519
E-delegationen645 vistas
Enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte - Offentliga Rummet 2011 por E-delegationen
Enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte - Offentliga Rummet 2011Enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte - Offentliga Rummet 2011
Enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte - Offentliga Rummet 2011
E-delegationen494 vistas
Juridik + sociala medier = sant por E-delegationen
Juridik + sociala medier = santJuridik + sociala medier = sant
Juridik + sociala medier = sant
E-delegationen386 vistas
Mina sidor för privatpersoner por E-delegationen
Mina sidor för privatpersonerMina sidor för privatpersoner
Mina sidor för privatpersoner
E-delegationen2.1K vistas

Intro Vägledning i Nyttorealisering

  • 1. Introduktion till E-delegationens vägledning i nyttorealisering Seminarium om nya standarder och riktlinjer i projektverksamhet 6 april Westmanska Palatset, Stockholm Mårten Janerud marten.janerud@enterprise.ministry.se @MJanerud
  • 2. Syfte Presentera • E-delegationens vägledning i nyttorealisering Diskutera • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning (när?) • Implementering (hur?)
  • 3. Förslag på agenda Uppdrag och bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 4. Så enkelt som möjligt för så många som möjligt.
  • 5. Vilka är med i E-delegationen 16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL
  • 6. Vad gör E-delegationen? • Vidareutvecklar framtagen strategi och målbild • Koordinerar utvecklingsprojekt • Följer upp effekter • Koordinerar IT-standardiseringsfrågor • Bistår regeringen i internationellt arbete • Öppen data (PSI) och sociala medier – Delrapporter 2 ggr/år – Slutrapport senast den 31 december 2014
  • 7. Vägledningar • Verksamhetsplanering • Kanalstrategi • Riktlinjer för sociala medier • Webbutveckling • Automatiserad samverkan • Behovsfångst • Terminologi • Nyttorealisering • IPv6, DNSSEC • Vidareutnyttjande av offentlig information • m.m.
  • 8. Förslag till regeringen • E-legitimation (En ny myndighet för samordning av e- legitimationer startade den 1 januari 2011) • Gemensamma servicecenter (inrättas 2010) • Utvecklingsansvariga myndigheter 1. Bolagsverket Företag och företagande 2. Skatteverket Privatpersoner 3. Lantmäteriet Geografisk information och fastighetsinformation 4. Transportstyrelsen Fordon och förare • Översyn av registerförfattningar och andra viktiga regleringar • Finansieringsförslag
  • 9. Så enkelt som möjligt Vägledning i nyttorealisering för så många som möjligt.
  • 10. Offentlig sektors utmaningar • Öppenhet och transparens (tillgängliggöra) • Tjänster till medborgare och företag online • Ökad samverkan • Intern effektivisering
  • 11. Problembeskrivning • Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser för att leverera förvaltningsgemensamma lösningar höjer kraven på beslutsunderlag som konkret beskriver nyttorna och kostnader samt processer som för nyttorealisering och uppföljning också när flera organisationer samverkar • Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte har lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten • Om K/N-analyser genomförs idag ligger fokus på interna nyttor med syfte att säkerställa finansiering. Beslutsunderlaget glöms sedan bort • Fokus på att identifiera och värdera nyttor. Realisering och uppföljning är en erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag) • Fokus är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15) • Bristande ägarstyrning? Ökade krav på offentliga organisationer att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, värdera, planera, realisera och följa upp nyttor och kostnader kopplade till olika satsningar
  • 12. Uppdrag E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20): – skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering av e-förvaltningsprojekt ink. samverkan med tredje part – stödja fokus på både intern nytta (produktivitet och effektivitet) liksom den samlade nyttan för samhället som helhet – en ”whole-of-society approach” (nytta för kommuner, landsting, företagare, ideella organisationer och medborgare) – omfatta metoder /processer för hur planerade besparingar identifierade i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara, baserat på avnämarnas behov
  • 13. En strukturerad ansats till nyttorealisering är en förutsättning för framgångsrik verksamhetsutveckling? • Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytt av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och Daniel) • ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har levererat förväntade nyttor” (UK Cabinet Office) • ”Vi ska aldrig starta ett projekt… – om vi inte kan specificera nyttorna – om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång – om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras och vem som är ansvarig för detta” (OGC, Storbritannien)
  • 14. Förslag på agenda Uppdrag och bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 15. Vägledning i Nyttorealisering Syfte • Införa ett Ramverk för Nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för – beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling – realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor Målgrupp • Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i deras verksamhetsutveckling Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller – Komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller – Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera, värdera och nyttor hittar förhoppningsvis något användbart
  • 17. Deltagare • Arbetsgrupp • Referensgrupp • Arbetsförmedlingen • CSN • Bolagsverket • ESV • Försäkringskassan • Centrum för e-Hälsa i Samverkan • Jordbruksverket • Transportstyrelsen • Landstinget i Västmanland • Statskontoret • Migrationsverket • Lantmäteriet • Skatteverket • Särskild referensgrupp kommuner • SKL • Sveriges Radio • Trafikverket • Tullverket • Vattenfall
  • 19. Ramverket STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING (AVSNITT 4) (BILAGA 2) PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING (AVSNITT 3.4 OCH BILAGA 2) KOSTNADS- OCH EFFEKTKEDJA FÖR GODA EXEMPEL NYTTOSTRUKTURER VERKSAMHETSUTVECKLING (BILAGA 5) (AVSNITT 5) (BILAGA 3) STÖD • BEGREPP (BILAGA 2) • MOGNADSMODELL (BILAGA 4) • CHECKLISTOR (BILAGA 2) • KALKYLFAKTORER OCH • DOKUMENTMALLAR (BILAGA 2) BERÄKNINGSPRINCIPER (BILAGA 4) • PRIORITERINGSMODELL (BILAGA 4)
  • 20. En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley) Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta • Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet • Frigjord arbetstid • Frigjord arbetstid Direkt • Sparade årsarbetskrafter • Bättre informationsdelning • Flexiblare arbetssätt • Undvikta kostnader • Bättre service • Effektivare resursanvändnnig • Nöjdare kunder Indirekt • Minskade ledtider • Ökad tillgänglighet • Ökad insyn • Bättre image Svårvärderad •… nytta OFFENTLIG FÖRETAG & INOM PRIVAT- SEKTOR IDEELLA SAMHÄLLET MYNDIGHETEN PERSONER (PARTNERS) ORGANISATIONER HUR VÄRDERAR VI NYTTAN AV ATT IMPLEMENTERA POLITISKA BESLUT?
  • 21. Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål och strategier • Beskrivna motiv • Önskat börläge Behov & • Identifierade mål problem Identifiera Krav Effektmål och nyttor Specificera Möjligheter lösnings- & Risker förslag • Genomförd nyttoanalys • Verifierad Styrning Följ upp av processen • Färdigställt nyttorealisering nytto- för nytto- beslutsunderlag • Avslutad satsning realisering realisering (Business Case) • Tillvaratagna erfarenheter Planera nytto- realisering Realisera • Levererade nyttor möjliggörare • Reviderad nyttorealiseringsplan • Fastställd och förankrad • Realiserade nyttor nyttorealiseringsplan
  • 22. Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs • VÄRDERINGAR • INSTÄLLNING/VILJA FÖRHÅLLNINGSSÄTT • ENGAGEMANG • BEHOV/KRAV • METOD • ROLLER PROCESS • RUTINER/ARBETSFORMER • VERKTYG • KRAV
  • 23. Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning Definiera motiv till Identifiera mål förändring Behov, Krav, Möjligheter, Beskrivna motiv och Identifierade Besluta om at Problem, Risker, Krav önskat börläge mål fördjupa analys Ta fram Identifiera och värdera beslutsunderlag nyttor Beslut om att (Business Case) Färdigställt Besluta om att etablera Genomförd fördjupa analysen nyttoanalys Beslutsunderlag satsning Ta fram Förbereda nyttorealiserings- verksamheten för plan förändring Framtagen Fastställd och Beslut om att Nyttorealiserings- Besluta om Fastställd förankrad etablera satsning plan genomförande nyttorealiserings- nyttorealiserings- plan plan Realisera Uppdatera Realisera nyttor möjliggörare beslutsunderlag Levererade Realiserade Reviderad Fastställd möjliggörare nyttor Nyttorealiserings- nyttorealiserings- plan plan Följ upp Utvärdera Synliggör nyttan nyttorealisering satsning Progress- Genomförda Budget justerad Besluta om avslut Uppföljt rapportering förändrings- med verifierad av satsning resultat aktiviteter nyttorealisering
  • 24. VERKSAMHETS- STRATEGI Begrepp UPPDRAG STÄLLER KRAV PÅ VERKSAMHETS- UTVECKLING KONKRETISERAS I BESLUTSUNDERLAG SPECIFICERAR BEHOV EFFEKTMÅL KRAV LINJEARBETE LIGGER TILL DRIVER GRUND FÖR PROGRAM SATSNING FÖRÄNDRING FÖ RU GENOMFÖRS FÖR TS ÄT ÄR ARBETSMODELLER ATT ÅSTADKOMMA TE R MÖJLIGGÖRS ANVÄDNER FÖR ATT GENOMFÖRA EN KRÄVER AV PROJEKT MÖJLIGGÖRARE NYTTOREALISERING FÖRMÅGA SKAPAR PÅVERKAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT UTVECKLA LEVERERAR FÖLJS UPP INOM EFFEKTER FÖLJS UPP MED HJÄLP AV BESTÅR AV INDIKATORER KAN VARA KOSTNADER NYTTOR ONYTTOR PENGAR TID KVALITET
  • 25. Förslag på dokumentstruktur Nytto- realiserings- strategi ger ramar för utformning av ligger till grund för beslut ligger till grund för beslut Idébeskrivning om framtagande av Beslutsunderlag om framtagande av Nytto- (Business Case) realiseringsplan stödjer Nyttoregister
  • 26. Beslutsunderlagets innehåll SAMMANFATTNING (REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN) MOTIV TILL SATSNING (BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER) INTRESSENTER & MÅLGRUPPER ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR LÖSNINGSFÖRSLAG EKONOMISKA NYTTOR • MYNDIGHETEN (REALISERINGSANSVARIG, • ANDRA OFFENTLIGA INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ORGANISATIONER ANSVARIG UPPFÖLJNING) • PRIVATPERSONER KOSTNADER • FÖRETAG & IDEELLA KVALITATIVA NYTTOR ORGANISATIONER (REALISERINGSANSVARIG, • SAMHÄLLET INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING) RISK- OCH FINANSIERING BEROENDEN HINDERANALYSER
  • 27. Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE PORTFÖLJLEDARE UTVECKLINGSPORTFÖLJ EFFEKT- PROJEKTKONTOR CONTROLLER SATSNING SPONSOR NYTTOREALISERINGS- PROJEKTLEDARE ANSVARIG
  • 28. Effektkedja för verksamhetsutveckling SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL UTVECKLINGS- VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR INSATSER MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I
  • 29. Exempel på effektkedja för ny inköpsprocess UTVECKLINGS- VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR INSATSER MÅL Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna Digital hantering av åtaganden behov, inköpsorder och beställningar Högre processeffektivitet Digital registrering av i inköpsverksamheten Minskad total leveranser med hjälp av statusnivåer inköpskostnad med X% Högre grad av avrop mot Publicering av gällande avtal Upphandla och införa ett inköpsplaner samt Effektivare standardsystem för inköp tillgängliga avtal och inköpsverksamhet (X% inköpsstatistik via portal Högre grad av av samtliga inköp ska gå automatisering i inköps- via inköpssystemet) Integrerat inköpssystem (COTS) Ökad automatisering och upphandlingsarbetet Integration ekonomi- och från inköpsbehov till Bättre efterlevnad av behörighetshanterings- leverans och lagar och regler system fakturabetalning Ökad styrning mot bästa (X% av total avtal och produkter med inköpsvolym ska bestå Ny inköpspolicy lägst totalkostnad Policys och regelverk av avtalade produkter tillgängliga via portal och tjänster ) Utveckla inköpsprocessen Undvika kostnader från (strategiskt, taktiskt och Ett gemensamt ej berättigade inköp Kvalitén på varor och operativt) leverantörsregister tjänster ska motsvara tillgängligt för alla verksamhetens behov berörda användare (Nöjdkundindex) Sänkta inköpspriser genom bättre Elektroniska attester för samordning olika steg i inköpsprocessen och Större förståelse för automatisk kontroll mot verksamhetens gällande förordnanden inköpsbeteende och olika varugruppers karaktär och besparingsmöjligheter
  • 30. Några styrande principer… • Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar • Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte projektledare • Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade nyttor • Involvera intressenter under hela genomförandet • Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning • Anpassa ramverket till verksamhetens behov • …
  • 31. Förslag på agenda • Uppdrag och bakgrund • Ramverket • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning av nyttorealisering • Implementering • Fortsatt arbete
  • 32. Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt? Rapportering Projektledning och Program- och prognostisering portföljstyrning Kravhantering Verksamhets- och system- utvecklings- utveckling processen Upphandling Budget- och och Nyttorealisering leverantörs- verksamhets- planering styrning Investerings- Resultat- processen redovisning Strategisk Verksamhets- Behovs- arkitektur styrning inventering
  • 33. Processen för nyttorealisering och systemutveckling LÖSNINGS- INITIERING KRAVHANTERING KONSTRUKTION FÖRBERED PRODUKTIONS- DRIFT OCH FÖRSLAG OCH DESIGN OCH TEST PRODUKTIONS- SÄTTNING FÖRVALTNING SÄTTNING IDENTIFIERA (BESKRIV BEHOV, KRAV, MÖJLIGHETER, NYTTOR) SPECIFICERA PLANERA NYTTOREALISERING REALISERA NYTTOR FÖLJ UPP NYTTOREALISERING REVIDERAT LÄGESRAPPORTER BUSINESS CASE 1.0 BUSINESS CASE NYTTOREALISERING
  • 34. Förslag på agenda • Uppdrag och bakgrund • Ramverket • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning av nyttorealisering • Implementering • Fortsatt arbete
  • 35. När ska processen för nyttorealisering tillämpas? • Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas – många timmar – större förändringar – större organisation • Tullverket kriterier för när Tullnytta ska användas: – Mer än 1000 mantimmar – Mer än 1 miljon kronor – Sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet – Svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet en rin cip p alitets tion äller! por g Pro
  • 36. Nytta måste vägas mot angelägenhet, kostnad och risk 1. Angelägenhet ANGELÄGENHET – politisk angelägenhet/efterlevnad av 5 regelverk 4 – angelägenhet att förändra/byta ut 3 befintliga processer/system RISK 2 NYTTA FÖRVALTNING 2. Samhällsnytta 1 0 – privatpersoner – företag och ideella organisationer – ”allmänna nyttigheter” (samhällsnytta) 3. Nytta förvaltning KOSTNAD SAMHÄLLSNYTTA – den egna myndigheten/kommunen/landstinget – andra offentliga organisationer 4. Kostnad 5. Risk
  • 37. Olika typer av satsningar – olika typer av nyttor? STRATEGISKA EFFEKTIVITETS- REGELSTYRDA KUNDSTYRDA HÖJANDE INFRASTRUKTUR VIDARE- SAMHÄLLS- (TEKNISK) FORSKNING UTVECKLING NYTTA
  • 38. Förslag på agenda Uppdrag och bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 39. Varför? UTVECKLINGS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR EFFEKTMÅL INSATSER Högre lönsamhet från genomförda satsningar Bättre beslutsunderlag Vägledningen för (Business Cases) Nyttorealisering Optimerad med tillhörande utvecklingsportfölj Utvecklad process för processbeskrivning att följa upp och och verktyg rapportera Införandet av en nyttorealisering Bättre verksamhets- implementerade anpassad process för verksamhets- Öka värdet av våra Andra verktyg för nyttorealisering Övergång till en mer strategier satsningar i nyttorealisering och nyttofokuserad verksamhets- verksamhets- kultur Bättre underbyggda utveckling utveckling Utvecklad beslut om intressenthantering Formaliserad och verksamhets- koordinerad utveckling process för att besluta om Stödsystem verksamhets- Färre misslyckade utveckling utvecklings- satsningar Ökad förståelse för konceptet nyttorealisering Ökad transparens av hur offentliga medel används
  • 40. Mognadsmodell för nyttorealisering NIVÅ 5 NIVÅ 4 NIVÅ 3 OPTIMERAD NIVÅ 2 STYRD • Nyttorealisering NIVÅ 1 DEFINIERAD integrerat med • Ansvariga chefer UPPREPAD säkerställer strategiprocesser • Ledningen engagerar INITIAL sig aktivt nyttorealisering • Ökad medvetenhet • Externa krav • Inget fokus på nyttor • Strategi för omhändertas i • Fokus på kostnads- • Fokus också på hos ledning nyttorealisering finns nyttorealiserings- besparningar kvalitativa nyttor och processen nyttor för partners • Enbart för • Ökad förmåga till vht- införsäljning • Insikt om nödvändig utveckling • Kontinuerlig integration med andra • Gemensam nyttorealiserings- erfarenhetsbaserad • Högst röst vinner processer • Nyttorealisering vidareutveckling process integrerad i • Ad hoc och • Beslutsunderlag verksamheten • Löpande koordinering omfattar kostnader, • Nyttorealisering okoordinerat integreras i operativa av vht-planer nyttor, risker och KFF • Tydliga kopplingar verksamhetsplaner • Mycket prat – mellan en satsnings • Nyttorealisering styr begränsad kunskap • Roll- och ansvars- nyttor, • BU omfattar hur vht-utveckling fördelning börjar verksamhetsmål och etableras nyttor ska realiseras • Hur framgång ska strategier • Nyttorealisering viktig och hinder hanteras mätas och följas upp del i strategiutv. redovisas sällan • Viss utbildning • Kvalitativa nyttor • Hur framgång ska dokumenteras • Nyckelpersoner kan • Erfarenheter • Inget utdelat ansvar mätas definieras visa på framgång redovisas och för nyttorealisering • Systematisk kommuniceras öppet • Utbildning i uppföljning och • Inga gemensamma • Mallar används orgaisationens egna etablerad • Kompetens i verktyg processer ansvarsfördelning • Gemensam nyttorealisering begreppsapparat • Gemensam värdesätts vid • Verktyg och mallar rekrytering växer fram uppsättning mallar obligatoriska och verktyg
  • 41. Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov Krav på bättre styrning och Konstaterat behov resultatredovisning som växt fram Brinnande plattform av verksamhets- underifrån utveckling • Investeringar i • Eldsjälar" har kunnat • Man har tappat kontroll verksamhetsutveckling visa på att enstaka över en verksamhets- levererar inte avsedd satsningar har lyckats kritisk satsning och nytta genom att tillämpa nyttorealisering används • Ökade krav på mer processen för som ett verktyg för att transparanta nyttorealisering försöka styra rätt investeringsprocesser • Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga
  • 42. Exempel på övergripande roadmap för införande av nyttorealisering • TA FRAM • TA FRAM EN • IDENTIFIERA BESLUTSUNDERLAG ANPASSAD OCH • FÖLJ UPP DRIVKRAFTER • IMPLEMENTERA • SÄKERSTÄLL FASINDELAD NYTTOREALISERING • BEDÖM BEREDSKAP LEDNINGENS STÖD INFÖRANDEPLAN • STYRANDE DOKUMENT • STATUSRAPPORTERING • BESKRIVNA MOTIV • PRIORITERADE & MALLAR • GAP-ANALYS • NYTTOREALISERINGS- • ANALYS AV FÖRMÅGA AKTIVITETER • UTBILDNING RAPPORT • PILOTPROJEKT
  • 43. Kritiska framgångsfaktorer 1. Ledningens direkta, uttalade, och i handling 7. Transparent redovisning av realiserade bekräftade stöd nyttor 2. God kvalitet i K/N-analyser och annat 8. Incitament finns för att aktivt bedriva underlag som innebär att resultatet används nyttorealisering i verksamhetens beslutsfattande 9. Nyttorealisering integreras och blir en 3. En tydlig uppdelning av ansvar och naturlig del av organisationens ordinarie befogenheter med definierade roller processer för budgetering, planering, kopplade till nyttorealisering prognostisering och uppföljning 4. Tydliga, kommunicerade och förankrade 10. Tillgång till kompetens kopplat till effektmål och nyttor definierade för de nyttorealisering satsningar som beslutas 11. Tillgång till utbildning, stöd och verktyg och 5. Förmåga att uppskatta utveckling- och en gemensam begreppsapparat förvaltningskostnader på ett korrekt sätt 12. Kompetenta projektledare och beprövade 6. Förmåga att identifiera, värdera, mäta, metoder för utvecklingsarbete och prognostisera och följa upp nyttor på ett riskhantering ka korrekt och effektivt sätt ån gs mg pp! fra u gt hur öljas tidi och f äm s Best mäta
  • 44. Förslag på agenda Uppdrag och bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 45. Färdigställande pågår Uppdatering • Inarbetning av remissynpunkter • K/N-strukturer • Samverkan över organisationsgränser där K/N fördelar sig olika Riskperspektiv • Beslutsprocess • Införandeplan (resurser och prioritering) • Kalkylmodeller & mallar • Exempel • Mätetal