Información sobre sistemas de información gerencial

1. Sistemas de
información
gerencial (SIG)
Prof. Ing. Edith Urdaneta

2. INTRODUCCIÓN

3. Organización Real

4. Aspectos implicados con los SI:
• Los gerentes o administradores dependen de medios formales
e informales para obtener los datos que requieren para tomar
decisiones.
• La información formal llega a manos de los gerentes mediante
informes administrativos y estadísticas de rutina.
• Estos informes son estandarizados, se producen regularmente
y constituyen la parte más visible de lo que se denomina
Sistema de Información Gerencial (SIG).
• La información informal incluye rumores y discusiones no
oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación,
sentido común, intuición y conocimiento del medio social y
político, son parte de los medios informales de recolectar
datos.

5. Aspectos implicados con los SI:
• Se ha convertido con el tiempo, en otra área funcional de la
empresa, tal como la contabilidad, finanzas, mercadeo, o
producción.
• Toda organización exitosa se ha concientizado de la
importancia del manejo de las tecnologías de información (TI)
como elemento que brinda ventajas comparativas con
respecto a la competencia.
• Un sistema de información necesita justificar su
implementación desde el punto de vista costo / beneficio,
partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la
información dentro de una organización.

6. Aspectos implicados con los SI:
• El éxito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en
términos de minimizar costos.
• El éxito también debe medirse por la efectividad de la TI en
respaldo de las estrategias empresariales de una organización
• Facilitando procesos empresariales
• Intensificando estructuras y su cultura organizacional
• Incrementando el valor comercial de la empresa en un
entorno empresarial dinámico.
• Respaldar las operaciones empresariales.
• Respaldar la toma de decisiones gerenciales.
• Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

7. Aspectos implicados con los SI:
• Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las
empresas.
• Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las
instancias de la empresa que así lo requieran.
• Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento
dado.
• Dar elementos de juicio para realizar pronósticos para la
empresa.

8. Retos de los SI
• Reto estratégico de los negocios:
• Los negocios deben de usar la tecnología actual para diseñar
organizaciones que sean más competitivas y eficaces, con el
objetivo de ser competitivas en términos de productividad, el
potencial de la tecnología de la información ofrece muchas
oportunidades como las que ofrece internet, por lo que las
organizaciones necesitan realizar una re ingeniería en la forma
en que diseñan, producen, entregan y mantienen los bienes y
servicios

9. Retos de los SI
• Reto de la globalización:
• El rápido crecimiento del comercio internacional y el
surgimiento de una economía global exigen sistemas de
información capaces de apoyar tanto la producción como la
venta de bienes en muchos países distintos.
• Es importante desarrollar sistemas de información
multinacionales integrados, así como el desarrollar hardware,
software y nuevos medios de comunicación globales y a la vez
existen la necesidad de crear estructuras de contabilidad e
informes multiculturales

10. Retos de los SI
Reto de la arquitectura de información:
• Es la forma específica que la tecnología de información adopta
en una organización para lograr metas o realizar funciones
selectas. Se trata de un diseño para los sistemas de aplicación
de negocios que sirve a cada especialidad funcional y nivel de
la organización, estos sistemas nuevos requieren rediseñar la
organización y desarrollar una nueva arquitectura de
información.
• La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina
infraestructura de tecnología de información y consiste en el
hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento,
redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo.

11. Reto de los SI
Reto de la inversión en sistemas de información:
• Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con
la esperanza de posicionar estratégicamente a una compañía
es complicado y costoso, pero las organizaciones reciben en
cambio una inversión rentable en el tiempo.

12. Reto de los SI
Reto de la responsabilidad y control:
• Los sistemas de información son tan indispensables que las
organizaciones deben tomar medidas especiales para asegurar
que sean exactos, confiables y seguros.

13. Relación SI - Organización
• La relación bidireccional: Los sistemas de información y las
organizaciones, tienen una influencia mutua. Por una parte,
los sistemas de información, deben estar alineados con la
organización, para proporcionar la información que necesitan
importantes grupos dentro de ellas. Por otra parte, la
organización debe ser consciente y debe abrirse a las
influencias de los sistemas de información, si es que quiere
beneficiarse de las nuevas tecnologías.

14. Valor de la información
• El valor de la información proporcionada por el sistema, debe
cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad
•Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel
reflejo de la realidad planteada.
Oportuni-
dad
•Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser
necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran
desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad
•Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben
verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar
a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia
•La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada
con sus tareas y responsabilidades.

15. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL (SIG)

16. SIG = MIS
SIG (Sistemas de
información
gerencial)
MIS (Management
Information
Systems)

17. Raíz de los SIG
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e
informales para obtener los datos que requieren para tomar
decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes
mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos
informes son estandarizados, se producen regularmente y
constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema
de Información Gerencial (SIG).

18. Los SIG son el resultado de…
Procedimien-
tos
Tecnolo
gías
Personas
Interacción colaborativa entre:

19. Definición
Sistema basado en un conjunto
de subsistemas que proporciona
información confiable y
oportuna facilitando los
procesos de planeación, toma
de decisiones y control de las
operaciones en la organización

20. El SIG es…..1 de los 5
subsistemas de los CBIS*
Sistemas de
información
basados en
computadora
Sistema de
información
gerencial
Sistema de
información
contable
Sistema de
apoyo a
decisiones
Sistema
basado en
conocimiento
Oficina
virtual
* Computer-based Information Systems

21. Objetivo
• Proporcionar información para el soporte a la toma de
decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y
objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente
• Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un
determinado nivel, se espera que el SIG apoye a todos los
niveles de gestión en la realización de las operaciones de
negocio

22. Impacto de los SIG
• Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización,
Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño
organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son
necesarios para apoyar estas funciones, en especial la
Planificación y el Control.

23. A quién sirve un SIG?
• Un SIG proporciona información a usuarios que tienen
necesidades similares
Entidad organizacional
formal : Compañía o
Subunidad
Información  describe a la
compañía o a uno de sus sistemas
principales en términos de:
Pasado
Presente
Futuro

24. La información en los SIG
• La información se presenta en forma de:
• Informes periódicos
• Informes especiales
• Salidas de simulaciones matemáticas
Información es utilizada para tomar
decisiones que resuelven los problemas
de la compañía

25. Necesidad de los SIG
Los sistemas de información gerencial son una necesidad
hoy en día, ya que las empresas manejan grandes
cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de
tal manera que se pueda encontrar información relevante
para tomar diferentes cursos de acción
Los SIG actualmente son conocidos como Business
intelligence (Inteligencia de negocios), esto es debido a
que influyen la toma de decisiones

26. SIG en las PyMEs
• En gran parte de las pequeñas y medianas empresas
existe una necesidad urgente de la incorporación a
proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG),
como síntomas o pruebas de ello tenemos:
• falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran
parte a la tendencia cultural de las organizaciones),
• inadecuada utilización de las tecnologías y
conocimientos, propiciando pérdidas de recursos,
debilidad financiera y deficiencias en toda la
organización.

27. SIG en las PyMEs
• Gran número de empresas carece de ventajas para tener
una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar
un SIG, debido a varias razones como:
• costos elevados,
• carencia de recursos,
• falta de acceso a la información, etc.
• Además las PyMEs tienen que responder al mercado en
forma rápida y creativa, siendo difícil aplicar y mantener
un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de
decisiones para poder competir y crecer en su ramo.

28. SIG en las empresas
En un ambiente de evolución tecnológica,
el reto es lograr que la mayoría de los
usuarios aprovechen las opciones
disponibles para producir eficiencia e
innovación en su trabajo cotidiano. Por
ello las Tecnologías de Información
forman un factor determinante para dar
lugar al crecimiento tanto de las PyMEs
como de cualquier empresa.

29. Nuevo rol de los SIG en las
organizaciones
Administración
• Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información, porque estos desempeñan un rol crucial en las
organizaciones contemporáneas. La tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los sistemas
actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y en
muchos casos hasta que bienes y servicios se producen.
Alcance amplio de los SIG
• Existe una interdependencia entre: Estrategia, reglas y procedimientos de negocios y el software, y hardware, bases de
datos y las telecomunicaciones de los sistemas de información.
Tecnología de computación
• Las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus
actividades en el espacio y el tiempo.
Redes
• Están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocios, e incluso de la sociedad.
Internet
• La red más grande y más usada del mundo es Internet, que es una red internacional de redes de propiedad tanto pública
como privada.

30. Componentes de un SIG

31. Un modelo de SIG
Base de
Datos
SW para
redactar
informes
Modelos
matemáticos
Personas
encargadas de
resover los
problemas
SIG
Entorno
Entorno
Información
Datos

32. Software para redacción de
informes
• Consiste en programas que producen informes tanto
periódicos como especiales. Lo que distingue a estos 2 tipos
de informe es la forma en que se dispara su generación.
Un informe periódico se produce con una frecuencia pre-
establecida.
• Ej.: Análisis de venta mensual por cliente
Un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo
ordinario. Este tipo de informe puede describir algo que todavía
está sucediendo o que acaba de suceder y puede abordar un
tema de interés especial para el usuario en ese momento.
• Ej.: respuesta a una consulta no frecuente a una BD.

33. Software para redacción de
informes: Admón. por excepción
• El contenido de información de los informes puede mejorarse
incorporando el concepto de administración por excepción =>
el procesador de información compara el desempeño real
contra los estándares y avisar al gerente cuando el desempeño
se sale del intervalo aceptable.
• Puede incorporarse en los informes de 4 maneras:
1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones
2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones
3. Agrupar las excepciones
4. Mostrar la variación respecto a la norma

34. Modelado matemático
• Un modelo es una abstracción de algo y representa algún
fenómeno: objeto o actividad.
• El fenómeno se denomina entidad
• Ejemplos.:
• Si un modelo representa a una compañía, la compañía es la
entidad.
• Si un modelo representa la fluctuación del volumen de ventas de
la compañía, el volumen de ventas es la entidad
• El modelo matemático desempeña un papel muy importante
en los SIG

35. Modelo matemático
Influencia del
tiempo
Grado de
certidumbre
Capacidad para
lograr una
optimación
Los modelos matemáticos
se pueden clasificar en
términos de 3
dimensiones:

36. Modelado matemático:
Influencia del tiempo
Modelo estático
• No incluye el tiempo como variable
• Se refiere al escenario en un momento dado
• Podríamos compararlo con una foto instantánea
Modelo dinámico
• Incluye el tiempo como variable
• Representa el comportamiento de la entidad a lo
largo del tiempo
• Podríamos compararlo como una película de cine

37. Modelado matemático: Grado
de certidumbre
Modelo Probabilístico
•Incluye probabilidades
Modelo Determinista
•No incluye probabilidades

38. Modelo matemático: Logro de
optimación
Modelo optimador
• El modelo se selecciona la mejor solución
entre las alternativas
Modelo suboptimador o satisfactor
• El modelo no identifica las decisiones que
producen el mejor resultado sino la que es
satisfactoria y suficiente

39. Simulación
El acto de usar un
modelo se denomina
simulación
La simulación se
efectúa en un
escenario específico
y predice el efecto
que tendrá la(s)
decisión(es) de quien
resuelve el problema

40. Modelado matemático:
Ventajas
• El proceso de modelado puede ser una experiencia de
aprendizaje
• La rapidez del proceso de simulación permite considerar un
mayor número de alternativas porque confiere la capacidad
de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto.
Por ej.: en minutos podemos simular varios meses, trimestres
o años de operación
• Los modelos proporcionan una capacidad de predicción que
no ofrece ningún otro método de producción de información
• Los modelos son menos costosos que el método de ensayo y
error

41. Modelo matemático:
Desventajas
• La dificultad para modelar un sistema de negocios produce un
modelo que no captura todas las influencias sobre la entidad
• Se requiere un alto grado de habilidad matemática para crear
personalmente modelos más complejos. También se
requieren habilidades para interpretar correctamente las
salidas

42. Salidas gráficas
• Tanto los informes las salidas de los modelos se pueden
producir en forma tabular o gráfica
• Se recomienda el uso de gráficas cuando:
• Se desea un resumen rápido de los datos
• Se intenta detectar tendencias en el tiempo
• Se pronostican actividades
• Se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una
cantidad muy grande de información

43. Pasos para analizar un SIG
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
departamento o punto de prestación de servicios.
Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores
de campo, supervisores, administradores, etc.)

44. Pasos para analizar un SIG
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles
a los diferentes trabajadores
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o
preparar nuevos instrumentos si es necesario.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no
requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes
trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

45. Pasos para analizar un SIG
Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué
observar, qué verificar.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los
datos.

46. El SIG y las consideraciones de
factores humanos
• Las influencias que pueden afectar el desempeño de los
empleados durante el desempeño de sus tareas relacionadas
con la computadora son consideraciones de factores
humanos
• Los diseñadores de SI deben ser conscientes de la forma en
que el temor por parte tanto de los empleados como de los
gerentes puede afectar el éxito o fracaso de los proyectos de
desarrollo y de los sistemas operacionales

47. El SIG y las consideraciones de
factores humanos
• La gerencia de la compañía ayudada por los especialistas en
información puede minimizar el temor y sus efectos
perjudiciales tomando las siguientes 4 medidas:
Usar la computadora como mecanismos para mejorar el trabajo
Usar comunicaciones formales para mantener a los empleados
enterados de las intenciones de la compañía
Forjar una relación de confianza entre los empleados, los
especialistas en información y la gerencia
Hacer que las necesidades de los empleados y los objetivos de la
compañía sean congruentes

48. SIG y la resolución de
problemas
• El SIG y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la
resolución de problemas de 2 formas básicas:
• Recursos de información que abarcan toda la organización, el
SIG es un esfuerzo que abarca toda la organización y busca
proporcionar información para resolver problemas. El SIG prepara
el terreno para obtener logros en las otras áreas: DSS, la oficina
virtual y los sistemas basados en conocimientos.
• Identificación y compresión de problemas, la idea principal en
que se basa el SIG es mantener un flujo continuo de información
hacia el gerente. Éste usa el SIG primordialmente para detectar
problemas actuales o inminentes y luego para entenderlos
determinando sus causas y su ubicación.

49. Beneficios de usar SIG
Acceso rápido a la información.
Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los
requerimientos de las directivas.
Generación de informes e indicadores, que permiten corregir
fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales
soportados en sistemas de información que presentan
elementos claros y sustentados.
Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está
almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

50. Beneficios de usar SIG
Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación
debido a la facilidad para encontrar y manipular la
información.
Soluciona el problema de falta de comunicación entre las
diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la
comunicación.
Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios
informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele
conferencia, acceso directo a bases de datos y redes
nacionales e internacionales.

51. Importancia de los SIG
Los SIG son fundamentales
dentro de las organizaciones
dado que apoyan la toma
decisiones que pueden
resolver problemas dentro
de la organización