Fundamentación Archivística

1. FUNDAMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA
EDNA CLARENA GOMEZ DIAZ
Aprendiz
HILDA ROCIO ASTUDILLO
Instructora
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
NEIVA – HUILA
2022

2. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE.
 ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL.
-Si claro jefe tengo su documento.
-si claro en 5 minutos se lo entrego.
a. Describe la situación que observas en la gráfica.
Evidentemente es una persona que está en su sitio de trabajo, pero tiene mucho desorden
y por consiguiente se encuentra estresado.
¿Qué Crees que está pasando?
 En la gráfica podemos observar que su archivo no está organizado, y su espacio de trabajo
tampoco, además no considero que en medio del desorden pueda encontrar rápidamente
el documento que le están solicitando.

3. También puede que sea una persona deshonesta al decir que en 5 minutos le tiene el
documento que le solicitan si es evidente que no sabe dónde está.
b. Responde las preguntas planteadas y justifica tu respuesta.
¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?
o Los archivos son vitales y más que necesarios porque sin ellos no tendrían ni
pasado ni futuro tanto una persona, como una empresa, un país y la sociedad en
general.
No existiría un registro y vivirían sin tener conocimiento alguno sobre sus
actuaciones o la de los demás. Es importante que todo el mundo conozca su
historia y desee siempre estar informado y documentado.
Los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento,
custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico,
dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad
Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión
documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de
cuentas, además dan agilidad en la localización de la información y de los
diferentes procesos.
¿Los archivos son esenciales para proteger los derechos de los ciudadanos?
o El derecho de acceso a la información es un derecho fundamental. Es esencial
para el funcionamiento democrático de las sociedades y para el bienestar de las
personas. Los Archivos están disponibles para ejercer ese derecho y para que
ellas, sin discriminación alguna, puedan acceder a su documentación, siendo de
utilidad para defender los vigentes y necesarios derechos de la ciudadanía.

4. ¿Los documentos evidencian los eventos del pasado para la toma de decisiones en el
presente?
o Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del
pasado como para la toma de decisiones en el presente.
Un archivo organizado y bien gestionado contribuye al avance de cualquier
sociedad, desarrollándose de manera plena.
Los documentos son importantes para cualquier aspecto de la vida, facilitando
los procesos de educación e investigación y son la base importante para la toma
de decisiones en el presente.

5.  ACTIVIDAD RECONOCIMIENTO DE SABERES PREVIOS
Actividad: responda las preguntas planteadas a partir de sus conocimientos, y escriba
en la casilla del centro de la tabla el número de la pregunta que le corresponde a la
respuesta correcta.
Ítem Pregunta
Aquí
Numero
Respuesta
1 ¿Clasificar un documento
significa?
3 Establecer una secuencia
cronológica, alfabética o numérica
dentro de cada grupo y situarlo
físicamente en un espacio.
2 ¿Qué es un documento de
archivo?
5
Unidad documental constituida por
uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite de
una dependencia o entidad
3 ¿Ordenar un documento
significa?
1 Agrupar por conceptos o asuntos
concretos
4 ¿Archivo es? 2 Instrumento de carácter
contemporáneo que es creado por

6. individuos y organizaciones en el
desarrollo de sus actividades
5 ¿Expediente es? 4 Conjunto ordenado de documentos
que una sociedad, una institución o
una persona elabora en el marco de
sus actividades y funciones.
Control de
documento:
Nombre completo de quien elabora el cambio y centro
de formación al que pertenece
Fecha
Rocío Astudillo Escobar, Instructor. SENA CIES-
REGIONAL HUILA
Febrero de
2022

7. ACTIVIDAD CONOCER LA APLICACIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS
Taller de Legislación documental y Conceptos básicos de gestión documental
ACTIVIDAD
Indicaciones:
Consulta en fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos) y a partir de la consulta y
de tu quehacer, amplía los conceptos relacionados a continuación y explica:
a) Que es archivo: Según ley 594 del 2000: Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden,
para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
También es el depósito donde se guardan organizada y ordenadamente los
testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier institución
pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los derechos de los
administrados o de servir de fuentes para la investigación.

8. b) La Importancia de los archivos: Los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en
función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier
otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos
de computadora, microfilmas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,
por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico
de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir
del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la
consolidación de la identidad nacional.
c) Clases de archivo: Existen tres tipos de archivo los cuales responden a las
necesidades de almacenamiento de las entidades, lo anterior depende en gran medida
de la utilidad, tramitología y tiempo de ciclo de vida de los documentos.
Archivos de Gestión: También conocidos como archivos activos, los cuales, por su
relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en
constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la
empresa.
Archivo Central: También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por
conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su
vigencia y utilidad.

9. Archivo Histórico: Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los
documentos que se encuentran aquí, son provenientes de los archivos central y de
gestión, ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se
conservan por su valor añadido a la investigación y a la solidificación de la cultura.
d) Ciclo vital del documento: Representa las etapas o fases sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su
disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente,
selección o eliminación).
Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso
integral de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos tienen una
condición y una serie de valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de
su trámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).

10. e) Categorización de los archivos (Según ley 594 de 2000 AGN, Ley general de
archivos):
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en
su ciclo vital.
f) Que es fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una
institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen
la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.
g) Clases de fondo documental: De acuerdo con la vigencia administrativa en las
instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:
 Fondos abiertos: Documentación de entidades administrativamente vigentes Fondos
cerrados: Documentación de entidades suprimidas.
 Fondos acumulados: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.
h) Definición de Fondo Documental Acumulado: Un fondo documental acumulado
(FDA) es una agrupación de documentos guardados y conservados por una entidad,

11. sin un criterio de ordenación adecuado de carácter archivístico, y/o que no cuenta con
instrumentos técnicos de archivo que hagan posible el acceso y consulta de la
información.
 Elaborar una infografía que explique los siguientes conceptos:
a) Que es la administración documental
b) Que es la Gestión documental
c) Que es la Administración de la Información.
 Realice las lecturas indicadas:
Realice la lectura de los artículos 15, 20 y 23 de la Constitución Política Colombiana de 1991,
y de acuerdo con la lectura, responda la siguiente pregunta y expóngala a manera de
conclusión en un documento Word de mínimo 1 página.
¿Cuál es la responsabilidad de los funcionarios, para garantizar el acceso a la información y
dar respuesta oportuna a las peticiones de información de los usuarios?
Respuesta:
o Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas
y privadas.
o Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial,
y la de fundar medios masivos de comunicación.

12. o Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Como bien lo sabemos, los colombianos tenemos derechos fundamentales, que están
expresamente señalados en la constitución política y por lo tanto su vulneración implica
grandes consecuencias. Uno de esos importantes derechos es aquel que se refiere a la
Intimidad.
Por ser parte de los derechos fundamentales, este derecho lo encontramos en el artículo 15
de la constitución política de Colombia
Como bien vimos en Colombia la privacidad es un derecho fundamental, reconocido en la
Constitución, y en el mismo artículo se establecen otros dos derechos conexos como son el
de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el del Buen Nombre. Por lo tanto, estos
son límites del derecho a la intimidad.
Los ciudadanos generalmente entregamos información personal (teléfonos, número de
cedula, fotos, correo electrónico, etc.) a diferentes entidades (bancos, universidades, centros
comerciales, lugares de trabajo etc.), en caso de que su nombre o su información personal
sea expuesta, la respuesta es muy sencilla: La ley General de Protección de Datos Personales,
establece entras cosas lo siguiente “Nadie puede acceder a mis datos si yo no he dado la
autorización para que los conozcan”.
Esta ley establece requisitos mínimos que debe cumplir las empresas para el tratamiento de
datos personales, no importa al sector que pertenezca, ni su tamaño; el incumplir la norma
acarrea sanciones.
Para cualquier persona registrada en una base de datos, el uso inadecuado de su información
personal puede generarle riesgos en su reputación, en el ámbito financiero, en su buen
nombre, peor aun cuando la información circula en la web y no puede ser controlada con
facilidad.

13. Es por eso que la Superintendencia de Industria y Comercio a todas aquellas entidades que
violen este derecho, las sanciona con multas de hasta $ 100.000.000 según sea el caso más la
correspondiente indemnización por perjuicios causados.
También el Artículo 20 que se trata del derecho a la libertad de expresión, como derecho
humano de gran significación, abarca más que el concepto de opinión: es el derecho del
individuo de manifestar su pensamiento e idea, a no ser perseguido por ello y a buscar, recibir
e impartir informaciones sin más limitaciones que las de carácter legal y los medios por los
cuales se imparta, ya sea oral, escrita, etc. No obstante, también es preciso reconocer que la
libertad de información y la libertad de prensa no son derechos absolutos, debido a que deben
coexistir con otros fundamentales como el derecho a la intimidad.
Según el Articulo 20 toda persona tiene derecho a hacer peticiones y a recibir una respuesta
rápida y completa.
El derecho de petición Es la facultad que tiene toda persona para presentar solicitudes
respetuosas ante las autoridades o entidades, ya sea por motivos de interés general o
particular. Y sirve para solicitar información, documentos o copias de documentos, pedir que
se preste un servicio, reclamar sobre un servicio recibido, quejarse sobre el servidor o
funcionario que lo atendió y sugerir mejor calidad en el servicio.
El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar
proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada,
veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación
de producir o capturar la información pública.
 Realice la lectura de los artículos 70, 71, 72 y 74 de la Constitución Política Colombiana
de 1991, y de acuerdo con la lectura, responda la siguiente pregunta y expóngala a manera
de conclusión en un documento Word de mínimo 1 página.
¿De qué manera los archivos garantizan el acceso al conocimiento y la cultura en una
institución?
Respuesta:

14. o Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura
de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación
permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las
etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas
manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y
dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación,
la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo
71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de
desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y
fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá
estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.
o Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad
nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.
La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos
de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos
étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
o Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.
El artículo referido establece el marco general constitucional que posibilita al Estado la
creación de programas con el objeto de incentivar y estimular las actividades desarrolladas
por personas e instituciones del sector cultural.
En el Artículo 72 plantea un debate trascendental en el tema de los bienes de interés cultural
como bienes públicos, discusión que hasta el momento no ha sido objeto de una atención
considerable por parte de la doctrina nacional en derecho administrativo. A partir de
pronunciamientos jurisprudenciales, este trabajo busca precisamente interrogarse sobre el

15. carácter de inalienables y sobre la vocación final que tienen este tipo de bienes de ser
adquiridos por el Estado, mutando su naturaleza a la de bienes públicos.
El Articulo 74 de La Constitución Política, el Código Contencioso Administrativo y algunas
leyes, establecen la obligación que les asiste a los funcionarios públicos de permitir el acceso
a la información oficial que no cuente con reserva legal. El régimen disciplinario, contenido
en la Ley 734 de 2002, dispone que a todo servidor público le está prohibido no dar oportuna
y completa respuesta a los derechos de petición y, adicionalmente, el artículo 1, numeral 1,
establece los deberes de todo funcionario Régimen disciplinario para los funcionarios
públicos: artículos 6 y 123 de la Constitución Política.
Toda persona tiene derecho a acudir al derecho de petición con el fin de acceder a la
información pública, y en caso de resultar inconforme con la respuesta puede hacer uso de
los recursos administrativos de vía gubernativa contenidos en el Código Contencioso
Administrativo -recurso de reposición, apelación y queja- los cuales tienen como finalidad
permitir a la propia administración resolver las controversias relacionadas con sus actos
administrativos y revisar los posibles errores en los que tales actos hayan incurrido.
Los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y
preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los
ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la
investigación histórica y científica.
 Realice la lectura de los artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16, 17,19 y 20 de la ley 594 de 2000
y de acuerdo con la lectura, responda la siguiente pregunta y expóngala a manera de
conclusión en un documento Word de mínimo 1 página.
¿En qué consiste la responsabilidad de los funcionarios en los archivos en una entidad?
Respuesta:
Artículo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000, y el cual fue ampliado en el acuerdo
038 del 2002 donde este último establece que los servidores públicos al desvincularse, ya sea
de forma temporal o definitiva, de las funciones titulares deberá entregar debidamente

16. inventariado, toda clase de documento y archivo que tenga a su cargo de acuerdo a las normas
y procedimientos que establezca el archivo general de la nación.
Este mismo Artículo, establece también, que estos documentos y archivos son indispensables
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Se considera también como deber de todo servidor público, custodiar y cuidar toda
documentación e información que por razón de su cargo o función conserve bajo su cuidado
o a lo que tenga acceso.
Igualmente se señala que a los servidores públicos les está totalmente prohibido destrozar o
dar lugar a perdida, de elementos, documentos o expedientes que por razón de sus funciones
lleguen a su poder. Por tanto, siendo la documentación de la administración pública, producto
y propiedad del estado, no podrá el servidor público al desvincularse de sus funciones
titulares retirar documento o archivo alguno; ya que esto al igual que la destrucción,
ocultamiento y supresión de documento público, es "delito contra la fe pública" sancionado
por el código penal colombiano.
El acuerdo 038 de 2002 nos documenta acerca de la responsabilidad del servidor público
frente a los documentos y archivos; valiéndose del instructivo formato único de inventario
documental para que, en caso de vinculación o desvinculación, se recibirá o entregara según
el caso, los archivos y documentos públicos, debidamente inventariados para garantizar la
continuidad de la gestión pública.
El procedimiento normal se hará por intermedio de los secretarios generales o de quien haga
sus veces que deberá garantizar que en los manuales de funciones se regule la responsabilidad
de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos.
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y
manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
 Realice lectura de:

17. 1. El Artículo 79 de la Ley 190, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa.
2. Código único disciplinario: El Artículo 39. Numeral 8, 12 y 18 de la Ley 1952 de 2019
3. Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información.
Articulo 4 y 29.
De acuerdo con la lectura, responda la siguiente pregunta y expóngala a manera de conclusión
en un documento Word de mínimo 1 página.
¿De qué manera aportan estos artículos a crear nuevos hábitos frente al manejo y control de
la documentación en las entidades públicas y privadas?
Respuesta:
Como nos dice el Artículo 79 de la Ley 190 Será causal de mala conducta el hecho de que
un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la
ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos
que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el
cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.
La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base
en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya
la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía.
Ninguna de las disposiciones consagradas en esta Ley podrá utilizarse como medio para
eximirse de las responsabilidades derivadas del periodismo.
También teniendo en cuenta el Artículo 39. Numeral 8, 12 y 18 de la Ley 1952 de 2019 que
señala:
Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

18. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas
de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.
12. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos
que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
18. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.
La Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 consagró el Derecho de Acceso a la
Información Pública como un derecho fundamental que tienen todas las personas para
conocer de la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los
sujetos obligados, consiste en la posibilidad real que tiene toda persona para conocer acerca
de la existencia y poder acceder a la información pública que tengan en posesión o bajo
control los sujetos obligados.
o Artículo 4. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a
la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la
información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a
la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones
serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la
Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.
o Artículo 29. Responsabilidad Penal. Todo acto de ocultamiento, destrucción o
alteración deliberada total o parcial de información pública, una vez haya sido objeto
de una solicitud de información, será sancionado en los términos del artículo 292 del
Código Penal.
4. Elabore una presentación en PowerPoint donde explique; cómo se evidencia en el
entorno laboral, la responsabilidad y obligaciones de las entidades y los funcionarios con
respecto a la organización y conservación documental. Cite ejemplos.

19. BIBLIOGRAFICA:
 https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/
 https://www.archivogeneral.gov.co/
 https://www.funcionpublica.gov.co/