O documento resume os principais pontos sobre a classificação e ordenação de documentos de arquivo. A autora Janice Gonçalves discute sua formação acadêmica e experiência na área de patrimônio arquivístico. Ela explica que a classificação e ordenação são procedimentos essenciais e devem ser realizados juntos para permitir um melhor acesso aos documentos. A autora fornece exemplos de como classificar e ordenar documentos de acordo com suas funções e atividades.

1. JANICE GONÇALVES
Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo
1

2. Objetivos
‣Informações da Autora;
‣Objetivos do Texto;
‣Principais Idéis e Conceitos;
‣Exemplo de arranjo; e
‣Considerações finais.
2

3. Janice Gonçalves
3

4. Janice Gonçalves
Graduação em História (1986);
Mestrado em História Social (1995);
Doutorado em História Social (2006);
É professora da Universidade do
Estado de Santa Catarina - UDESC.
Experiência na área de Memória e
Patrimônio Cultural, com ênfase nas
questões relacionadas ao patrimônio
arquivístico.
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5. Janice Gonçalves
Graduação em História (1986);
Mestrado em História Social (1995);
Doutorado em História Social (2006);
É professora da Universidade do
Estado de Santa Catarina - UDESC.
Experiência na área de Memória e
Patrimônio Cultural, com ênfase nas
questões relacionadas ao patrimônio
arquivístico.
Nos últimos anos tem também realizado estudos sobre historiografia em Santa Catarina.
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6. Janice Gonçalves
Graduação em História (1986);
Mestrado em História Social (1995);
Doutorado em História Social (2006);
É professora da Universidade do
Estado de Santa Catarina - UDESC.
Experiência na área de Memória e
Patrimônio Cultural, com ênfase nas
questões relacionadas ao patrimônio
arquivístico.
Nos últimos anos tem também realizado estudos sobre historiografia em Santa Catarina.
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7. A Publicação
4

8. A Publicação
‣Instalação do Arquivo do Estado
de SP
‣Parcerias:
‣Arquivo do Estado
‣Imprensa Oficial do Estado –
I.O
‣Associação dos Arquivistas
Brasileiros – AAB/SP
4

9. A Publicação
5

10. A Publicação
‣O presente manual
aborda privilegiadamente
dois procedimentos
técnicos arquivísticos de
fundamental importância:
‣a classificação; e
‣a ordenação
5

11. Principais Idéias e Conceitos
6

12. Principais Idéias e Conceitos
‣No meio arquivístico brasileiro, foi
consagrada a distinção entre
“classificação” e “arranjo”
‣“classificação” corresponderia
às operações técnicas destinadas
a organizar a documentação de
caráter corrente,
‣ o “arranjo” englobaria as
operações técnicas destinadas a
organizar a documentação de
caráter permanente.
6

13. Principais Idéias e Conceitos
7

14. Principais Idéias e Conceitos
Em ambos os casos, porém, o
procedimento básico é o mesmo:
‣definir grandes classes
abstratas que correspondam,
de forma coerente e
articulada, às funções e
atividades do organismo
em questão, no período
recoberto pela documentação
a ser organizada.
7

15. Principais Idéias e Conceitos
8

16. Principais Idéias e Conceitos
‣É POSSÍVEL CLASSIFICAR
SEM ORDENAR?
‣SIM(não recomendado)
‣Acesso é mais difícil
8

17. Principais Idéias e Conceitos
9

18. Principais Idéias e Conceitos
‣É POSSÍVEL ORDENAR
SEM CLASSIFICAR?
‣separados por tipo ou
espécie(Comum no Brasil)
‣ordenados
cronologicamente,
alfabeticamente ou
numericamente
9

19. Principais Idéias e Conceitos
10

20. Principais Idéias e Conceitos
‣Classificação é condição
para a compreensão plena
dos documentos de
arquivo;
‣Acesso bem sucedido à
documentação está
associado à ordenação
10

21. Problemas e Soluções
11

22. Problemas e Soluções
Problema 1
11

23. Problemas e Soluções
Problema 1
Suponhamos que um volume imenso de
documentos seja encontrado em depósito de uma
determinada Prefeitura Municipal. As condições
em que se encontram não são animadoras:
amarrados, em sacos plásticos ou soltos, e
aparentemente sem nenhuma ordem. Serão
documentos de arquivo? Como podemos ter
certeza?
11

24. Problemas e Soluções
12

25. Problemas e Soluções
Procedimentos possíveis1
12

26. Problemas e Soluções
Procedimentos possíveis1
Bem, um encaminhamento possível e recomendável
para a situação seria, primeiramente, identificar os
documentos. Nessa tarefa, conviria aproximar os
documentos segundo as espécies e, sobretudo,
segundo os tipos documentais. Pois os tipos
documentais estão intimamente relacionados às
atividades que os geraram, e oferecem pistas
significativas, conseqüentemente, sobre suas
condições de produção.
12

27. Problemas e Soluções
13

28. Problemas e Soluções
Problema 2
13

29. Problemas e Soluções
Problema 2
Tentando identificar os documentos encontrados,
constatamos a existência de balancetes mensais,
guias de arrecadação de taxas, folhas de
pagamento e livros-razão, todos originais, e todos
gerados pela Prefeitura Municipal.
Estamos diante de um conjunto de documentos de
arquivo relacionados à administração de finanças
da Prefeitura Municipal!!
13

30. Problemas e Soluções
14

31. Problemas e Soluções
Procedimentos possíveis 2
14

32. Problemas e Soluções
Procedimentos possíveis 2
A espécie, o tipo, a forma, o formato e o próprio
conteúdo do documento são muito importantes. Todos
estes elementos ajudam a esclarecer o contexto de
produção do documento.
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacioná-las
a funções mais abrangentes já significa reunir elementos
para a classificação dos documentos. A reunião lógica de
funções e atividades, com a percepção de sua maior ou
menor autonomia ou subordinação interna, permitirá a
elaboração do plano de classificação.
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33. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
15

34. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional
15

35. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional Estrutural
15

36. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional Estrutural Assunto
15

37. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional Estrutural Assunto
‣menos freqüente
‣mais complexa
15

38. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional Estrutural Assunto
‣menos freqüente ‣mais adotada
‣mais complexa ‣alterações constantes
‣não correspondem à
totalidade
‣são confusas
15

39. Principais Idéias e Conceitos
Classificação
Funcional Estrutural Assunto
‣menos freqüente ‣mais adotada ‣polissemia
‣mais complexa ‣alterações constantes
‣não correspondem à
totalidade
‣são confusas
15

40. Planos de Classificação
rísticas
Caracte
16

41. Planos de Classificação
rísticas
Caracte
Elaboração
16

42. Planos de Classificação
rísticas
Caracte
Elaboração Aplicação
16

43. Planos de Classificação
rísticas
Caracte
Elaboração Aplicação
16

44. Planos de Classificação
rísticas
Caracte
Elaboração Aplicação
Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade
16

45. Planos de Classificação Ex:
Administração
Material
Patrimônio Educação
Pessoal Saúde
Educação Infantil
Protocolo Assistência Médico-
Ensino Fundamental
Transporte Odontológica
Ensino Superior
Manutenção Vigilância Sanitária
Merenda Escolar
Agricultura Serviços Municipais
Esportes
Cultura Abastecimento
Finanças
Equipamentos Água e Esgotos
Contabilidade
Eventos Cemitério
Orçamento
Desenvolvimento Recursos Energéticos
Tesouraria
Urbano e Rural Limpeza Pública
Representação
Habitação Segurança
Assessoria Jurídica
Meio Ambiente Telecomunicações
Eleições
Obras Particulares Trânsito
Publicidade
Obras Públicas Transportes
Uso e Ocupação do
Solo
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46. Planos de Classificação Ex:
Administração Assistência Social
Defesa de Condições de Formação Sindical
Tomada de decisão Auxílio-funeral Trabalho Conferências
Assembléia Auxílio-natalidade Acompanhamento de Congressos
Reunião de diretoria Bolsas de estudo casos individuais Cursos
Campanhas Acompanhamento de Debates
Reunião do Conselho de casos coletivos Publicações
Convênios
Base Financiamento de
Campanhas Lazer I Recreação
Suporte às atividades-fim específicas / gestões Baile da Imprensa
casa própria Campanhas salariais
Recursos financeiros Colônia de Férias
Fundo-desemprego Organização das Shows
Recursos humanos Fundo de greve redações Relações Sindicais
Recursos patrimoniais Defesa do Exercício
Comunicação Campanhas
Profissional
Recursos informacionais Boletim do Sindicato Campanhas
Congressos
Recursos documentais Café Jornal Denúncias junto à DRT Debates
Jornal Unidade (Delegacia Regional do Entidades
Escolha de dirigentes Relações Sociais
Liberdade Sindical Trabalho)
Assistência Jurídica Pareceres sobre Campanhas
Acompanhamento de Mural Congressos
registro profissional
Cultura Fiscalização da Debates
processos trabalhistas
Biblioteca Aplicação do Código de Entidades
Homologação Sindicalização
Cineclube Ética
Pedidos de Aposentadoria Conferências Sindicâncias Admissão / demissão
Assistência à Saúde Cursos
Formação Profissional de sócios
Campanhas Campanhas
Atendimento ambulatorial Palestras Cursos Sindicâncias
Convênios Prêmios
LO SCHIAVO, Rita de Cássia Martinez. Roteiro para organização de arquivos de entidades de classe. São Paulo,
1997. Dissertação de mestrado apresentada à FFLCH/USP.
18

47. Ordenação
19

48. Ordenação
Considerar os tipos de buscas
19

49. Ordenação
Considerar os tipos de buscas
rio
suá
‣U
19

50. Ordenação
Considerar os tipos de buscas
rio
suá
Elementos Informativos: ‣U
19

51. Ordenação
Considerar os tipos de buscas
rio
suá
Elementos Informativos: ‣U
‣Nº do Documento(atribuído pelo Emissor ou Receptor)
‣Data
‣Local e Procedência
‣Nome do Receptor ou Destinatário
‣Objeto ou Tema Específico do Documento
19

52. Classificação e Ordenação nos
Arquivos Correntes
‣* Classificação: Classificados durante a tramitação (entrada ou saída).
‣* Ordenação: deve servir as buscas do usuário, mas também ao
processo de avaliação.
20

53. Classificação e Ordenação nos
Arquivos Correntes
‣Prepara para integração com os demais
documentos.
‣Auxilia na atualização do plano de classificação.
‣Instrumentaliza a gestão de documentos.
‣* Classificação: Classificados durante a tramitação (entrada ou saída).
‣* Ordenação: deve servir as buscas do usuário, mas também ao
processo de avaliação.
20

54. Classificação e Ordenação nos
Arquivos Permanentes
21

55. Classificação e Ordenação nos
Arquivos Permanentes
‣Classificação: Caso essa tenha sido feita na fase
corrente, deve apenas passar por revisão e
adaptação.
‣Ordenação: Somente sofrerá adaptação se for
aberto à consulta pública. Assim há, também, a
opção de elaboração de instrumentos de
pesquisa.
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56. Arranjo Exemplo (Cúria)
Registro Cúria Registro Paróquia Paróquia
173 1 C
201 1 A
209 2 C
245 2 B
254 1 B
276 2 A
289 3 C
308 3 A
337 3 B
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57. Arranjo Exemplo (Cúria)Recomendado
Paróquia Registro Paróquia Registro Cúria
A 1 201
A 2 276
A 3 308
B 1 254
B 2 245
B 3 337
C 1 173
C 2 209
C 3 289
23

58. Surpresa
+ =
Janice
Gonçalves
24

59. Video
25

60. Video
25

61. Questões
26

62. FIM
27

63. FIM
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