1. "".~':~'
_ .. __. C-'aJ:=-/?_l__ L_a_a_d_m_í_n_ís_tl_.a_cí_ó_n_h_oy _
Por qué estudiar administración
La primera razón para estudiar esta disciplina es tener interés en mejorar la forma
de administrar las organizaciones, porque, dentro de éstas, "todos interactuamos
con todos", todos los días ..
¿Acaso alguien no se sentina fastidiado de pasar tres horas en la aduana sólo
para sacar su equipaje?
¿Alguien no se sentina perplejo si ninguno de los vendedores de una tienda
de departamentos pareciese interesado en participar en la compra/venta'? Cuando
alguien escucha que el gobierno desperdicia millones de dólares en acciones sin
resultado alguno, ¿qué percibe'?
Éstos son algunos ejemplos de los problemas que ocasiona una "mala admi-
nistración". Las organizaciones bien administradas adquieren estabilidad crecen y
prosperan; las mal administradas decaen y, muchas veces, mueren.
Algunas consiguen recuperarse de la decadencia, sin lugar a dudas, porque
utilizan recursos administrativos sumamente eficaces.
~'~~'G~:~~~i:¡~~7:8G~·:'~~·~fá·~0~~·~·~~~;;;;'¿tdif¡~¡i';~~~~~·~·~·~s~·):~::;~~G~¿i6~~s··~·~·gt¡
que quiere decir que la decadencia equivale, cada vez más, a la muerte deIa
orqanización.
Históricarnente han existido tres enfoques principales para estudiar la admi-
nistracióri, la cual era vista como: a) un conjunto de funciones, b) una serie de
papeles y c) la aplicación de ciertas habilidades específicas. Todas estas posiciones
se enfocaban en el comportamiento del administrador, pero cada una de ellas lo
definía de manera diferente.
La posición funcional sostiene que los administradores se dedican a realizar
ciertas funciones o actividades cuando llevan a cabo su trabajo. La corriente de los
papeles es similar, pero se enfoca en otro conjunto de acciones administrativas.
La de las habilidades afirma que si los administradores desean tener éxito en sus
cargos deben ser capaces de poner en práctica una serie concreta de cualidades.
Debería estar claro que ninguna de estas posiciones es independiente de
las otras dos. Es más, ahora resulta evidente que las funciones, los papeles y las
habilidades que requieren los administradores sufren un profundo proceso de
cambio.
Los administradores aplican las teorías de la administración para tomar
buenas decisiones en sus esfuerzos dianas por planear, organizar, dirigir y contro-
lar la productividad de las organizaciones. Una teoría de la administración explica
y predice el comportamiento de las organizaciones y de sus miembros.

2. Conceptos de la administración ••
----------------------~--------~
~.-':~,.~~~~~~,;~'Sf(~~~-~~~.m~~~~r;.::!?::-:,'J·~~:p.~~~~~~~ltm:~¿¡,i.:;1 ~,';:-
Una teoría esun conjunto de conceptos e ideas que-explica y ·prediCefe"flómeoos€i>:
;;:. sociales y físicos. .. -:'l::tit
~:'i'.fg;;;'¡}'!2j7.;:y.:.:a'ii~~}1.:.~~.f::l;}t1'i~~frr::':.ta~íW?i?(""g··:}·:i!·~~~·¡iM~~~·:kkii=&gc;;:¡.;~~~~~. ";"~:~~~, .. ~~~~
-'~';.~~i:'-~-:;<¡
Algunos de estos enfoques son teorías de configuración, es decir, han sido
desarrolladas por los propios estudiosos o, con el tiempo, han sido aprendidas
de otros o como resultado de experiencias propias. Otras son teorías científicas,
que han sido desarrolladas por medio de métodos científicos. El valor de estos
dos tipos de teorías es relativo. La experiencia sola puede no ser válida; por su
parte la metodología, huérfana de otros apoyos, no garantiza el éxito.
Las personas adquieren conocimientos teóricos y experiencia práctica al
mismo tiempo, tal vez por medio de programas de trabajo-estudio o de diversos
tipos de capacitación.
La figura 1.1. describe, en términos básicos, el proceso para adquirir los cono-
cimientos teóricos y prácticos necesarios para administrar las organizaciones.
Conceptos de la administración
Existen casi tantos conceptos de administración como libros sobre el tema. No
obstante, la gran mayoría de las definiciones comparten una idea básica: la admi-
nistración está relacionada con el logro de los objetivos por medio de los esfuerzos de
otras personas.
Figura 1.1 El proceso para adquirir habilidad administrativa por medio de la unión de la teoría y la práctica. (Adaptado
de Kreitner, Robert, Management 7a. ed., Houghton Miflin, Bastan, 1998, p. 25).
---------------------------------------------~~
r ..

3. :.. ! ... "':;;H·~·O.·o,o
-. o.
"..,0";"'"1"4
Cap. 1 La administración hoy
Las diversas definiciones de nuestra disciplina pueden ser clasificadas con-
venientemente en cinco categorías:
l. La escuela funcional contiene las visiones de McFarland, Henri Fayol y
¡ George Terry,' que pueden ser consolidadas así:
i.
. La administración es un proceso claro que consiste en planear, organizar, actuar
¡: y controlar con el propósito de determinar y alcanzar los objetivos de la orga-
:.
L.
1 :.
nización mediante el empleo de personas y recursos para ello (G. Terry).
1:
,.
i .: 2. La escuela de las relacioné s humanas considera que la administración es un
¡ ;
...
l'
, '.
proceso social, porque las acciones administrativas se refieren principalmente
'¡'
!t a las relaciones entre personas, más que a dirigir sus actividades:
111
l·!
rL- 3.
La administración significa alcanzar resultados por medio de los esfuerzos
de otras personas (L. A. Appley).'
La escuela de la toma de decisiones contiene, principalmente, la visión de sus
l· . I
más destacados exponentes, Peter Drucker y Stanley Varice, según la cual:
ii
¡
1: La administración es simplemente el proceso de tomar decisiones y de con-
trolar los actos de los individuos, con el propósito manifiesto de alcanzar
metas previamente determinadas (P Druckerl.'
4. La escuela de los sistemas, con base en la teoría que le da su nombre, sostiene
que las organizaciones son sistemas orgánicos y abiertos, "que consisten en
la interacción y la interdependencia de las partes que tienen toda una serie
de metas".
5. La escuela de las contingencias afirma que la administración es situacio-
nal, pues no existe un modo mejor de proyectar las organizaciones y adrni- -
nistrarlas; los administradores deberían "diseñar las organizaciones, definir las :~.
metas y formular las políticas y las estrategias de acuerdo con las condiciones ~'
prevalecientes en el entorno.
De todo lo anterior, podemos formular la siguiente definición:
Tres elementos fundamentales de esa definición merecen atención especial.
En primer lugar, el trabajo del administrador involucra actividades, es decir,
además de pensar, también deben oír, hablar, leer, escribir, observar y participar, es
decir, sus responsabilidades implican mucha acción. En segundo, la administra-
ción exige el uso eficiente y eficaz de los recursos, los cuales pueden ser .materíales
..

4. •
Conceptos de la administración
Recursos Recursos
. materiales financieros ..
Actividades Utilización eficiente y eficaz
administrativas -: de los recursos . ..... , _
;:<~.-:.:.. <." :.~,~l~:jj~~~':t;
. , -::) ~;..- '"'.:,. :~.¡:;..:::.. ::-+1'.t.:.'- ~ :;;~t'i.<?4P~
. Recursos
!:~:~:~~formáticos.;~,:!;;
Figura 1.2 Elementos del concepto de administración. (Fuente: Van Fleet & Peterson, Contemporary Management
3a. ed., Houghton Miflin, Boston, 1994, p. 3).
o físicos, financieros, informáticos y humanos. En tercero, la definición de nues-
tra disciplina considera la importancia de las metas organizacionales, es decir, la
importancia de los blancos que se pretende alcanzar. Estas metas, que deben ser
desarrolladas para diversos niveles y áreas de la organización, se convierten en
uno de los puntos más importantes del trabajo del administrador.
La figura 1.2 presenta los elementos del concepto de administración.
Necesidades y aspectos de la administración
La administración es necesaria siempre que varias personas trabajan juntas en una
organización. Las funciones gerenciales deben ser desempeñadas por quienquiera
que sea responsable de algún tipo de actividad organizada, funciones que son
desempeñadas en todos los niveles de la organización, independientemente del
tamaño o tipo de ésta. .
Los servicios administrativos, que son necesarios en las actividades de todas
las organizaciones, tienen las características siguientes:
l. La administración tiene un propósito: realizar actividades con otras per-
sonas o por medio de ellas mediante el uso adecuado de los recursos dis-
ponibles;
2. La administración se refiere a ideas, cosas y personas: se orienta hacia
metas y se enfoca en la acción para alcanzar los resultados planeados;
3. La administración es un proceso social: las acciones administrativas se
refieren principalmente a las relaciones entre personas;
ij'
~
I
j .'
.
-.
~ .~ ....------------------------------~--~--~~- I
lO

5. ~~r~"L C~ap~,_l La_ a_d_m_i_nl_s_tr_a_Ci_ón
_ __ h_oy _
4. La administración es una fuerza coordinada: en sus programas, la orga-
nización coordina los esfuerzos de los empleados que tienen, cada uno, sus
propios valores y aspiraciones;
5, La administración está relacionada con los esfuerzos de equipo: alcanzar
ciertos objetivos es más fácil por medio de un equipo que mediante un
individuo que, trabaja solo;
6, La administr~ción es una actividad: que exige del discernimiento para
distinguir los conocimientos y las habilidades que requiere su desempeño;
7. La administración es un proceso compuesto: es decir está conformada
por funciones (planear, organizar, dirigir y controlar) que no pueden ser
desarrolladas en forma independiente; el desempeño de cada una de ellas
influye sobre las demás;
8. La administración actúa como fuerza creativa y vigorizante de la orga-
nización: el resultado de la actividad, en algunas situaciones, es mayor que
la suma total de los esfuerzos realizados por el grupo; en suma, la sinergia
imprime vida en la organización;
9, La administración es una disciplina dinámica: las funciones administra-
tivas, debido a que no son pasivas, están orientadas hacia el crecimiento de
la organización, más que al comportamiento que se ajusta y adapta a sus
necesidades de desarrollo;
10. La administración es intangible: es una fuerza invisible, cuya presencia
queda evidenciada en los resultados de sus esfuerzos, como son, por ejemplo,
el orden, el producto adecuado del trabajo, el clima laboral satisfactorio, la
satisfacción personal de los empleados, etcétera.
Principios de la administración
,',
Un principio representa un elemento básico de conocimiento que explica o rela-
ciona y ayuda a predecir lo que ocurriria si el mismo fuera aplicado.
~:D~!¡;rf{~1ftITz~t1J~á~~fi;~~1~~b~~tr::g~D~~~vªmwdrrftt~d§~T
entendimiento y orientación al pensamiento y a la' práctiái'durante'r~' toma de>"
decisiones,' .. ¿t.;iJ
,~~:Eti1~~~~9;:"!i~~{~~~~:'ill-!::~jt~/illZ~~~~:'~~jJ:..~;r·5;~{'fK:n;~gJ·if~~~~;i!.!;á.r~,a
Los principios son desarrollados con el propósito de ayudar a los ejecutivos
tanto a pensar cómo a actuar.
Se ha logrado desarrollar un grupo de conceptos con base en la experiencia
y las investigaciones correspondientes.
Estos principios, según los concibe ]oseph L. Massie," sólo son "aproxima-
ciones de generalizaciones a partir de la experiencia" y, como tales, no deberían ser
---~~~ ----~-
..

6. .~:'.J.:'
... ,.".
Funciones. de la administración
tratados como reglas rígidas e inflexibles para regular el comportamiento admi-
nistrativo.
Los principios de la administración, por su naturaleza, son:
1. Dinámicos: son flexibles por naturaleza y cambian permanentemente;
2. Generalizaciones: no pueden ser establecidos con tanto rigor como los de
las ciencias físicas, porque los seres humanos se comportan de forma más
errática que los fenómenos naturales;
3. Relativos: son relativos y no leyes absolutas que pueden ser aplicadas cie-
gamente en todas las situaciones;
4. Inexactos: están relacionados con el caos y procuran imponer orden en
él, mediante la regulación del comportamiento humano en cualquier situa-
ción;
5. Universales: la mayoría de ellos puede ser aplicada a cualquier tipo de
organización; es decir, se pueden aplicar a los negocios, los gobiernos, las
universidades y otras organizaciones no lucrativas, en todo el mundo.
Según George Terry, la utilidad de los principios se funda en la premisa
de que su observancia permite llevar a cabo una conducta eficiente. Por medio de
ellos un gerente puede evitar errores básicos en su trabajo y predecir con confianza
los resultados de sus acciones.
Según Harold Koontz" los principios ayudan a las organizaciones a:
a) Aumentar la eficiencia: prestan apoyo al pensamiento y a la acción;
b) Cristalizar la naturaleza de la administración: consolidan el conocimiento
y el pensamiento, siempre crecientes, en el campo de la administración;
e) Mejorar las investigaciones sobre la administración: esta disciplina actúa
sobre seres humanos cuyo comportamiento es en gran medida, imprevisible;
-",
" -' los principios ayudan en razón de las generalizaciones de los tests del com-
- portamiento, que permiten entender y predecir los hechos que ocurrirán en
el futuro;
d) Alcanzar las metas sociales: desempeñan un papel importante en la mejoría
de la calidad y de los niveles de vida de las personas.
Sin embargo, no debemos olvidar que Henri Fayol, un ingeniero de minas
francés, fue el primero en establecer, de modo ordenado y coherente, un conjunto
de 14 principios de la administración. (Veáse capítulo 5).
Funciones de la administración
Las funciones de la administración son las actividades básicas que deben desempeñar
los administradores para alcanzar los resultados determinados y/o esperados por las
organizaciones. Estas funciones, que constituyen el proceso administrativo son:
lO

7. • Planeación: procedimiento para determinar los objetivos y las metas del
desempeño futuro de la organización así como las tareas y los recursos que
se usarán para alcanzarlos;
• Organización: proceso para asignar tareas, agrupar actividades en departa-
mentos y destinar recursos a los departamentos;
• Dirección: influencia para que otras personas realicen sus tareas de modo
que se alcancen los objetivos establecidos, lo cual incluye energizar, activar
y persuadir a esas personas;
• Control: función que se encarga de comparar el desempeño real con los
parámetros determinados previamente, es decir, con lo planeado.
Algunos investigadores se refieren a la función de la dirección llamándola
liderazgo, como ocurre ahora en la mayoría de los libros estadounidenses. Sin
embargo, debemos entender que el liderazgo es una condición de la dirección,
una calificación de ella que no puede ser sustituido por dicha función. Es posible
dirigir sin liderar, lo cual no representaría la mejor de las condiciones; se debe
liderar y dirigir con aptitudes para que la función de dirección sea más eficaz.
Las funciones de la administración tienen las siguientes características:
1. Planeación 3. Dirección
• establecer los objetivos y la misión • conducir y motivar a los empleados
• estudiar las alternativas en sus intentos por alcanzar las metas
• determinar los recursos necesarios de la organización
• generar estrategias para alcanzar • establecer comunicación con los
los objetivos : - .. trabajadores
• ofrecer soluciones para los conflictos
• administrar los cambios
2. Organización 4. Control
• diseñar los cargos y las tareas • medir el desempeño
específicas • establecer la comparación
• crear la estructura de la organización del desempeño con los párámetros
• definir las posiciones del staff • tomar medidas necesarias para
• coordinar las actividades laborales mejorar el desempeño
• establecer políticas y procedimientos
• definir la asignación de recursos
Cuadro 1.1 Las funciones de la administración y sus características.