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ACCESS
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FORMULARIOS
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Formulario
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Crear un informe mediante la
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Crear un informe mediante el
Asistente para informes
 Puede utilizar el Asistente para informes
para ser más selectivo ac...
 En el grupo Informes de la ficha Crear, haga
clic en Asistente para informes.
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 NOTA Si desea incluir en el informe campos
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Creación de formularios e informes

  1. 1. CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES ACCESS FABRICIO CAIZA
  2. 2. FORMULARIOS  Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta.  Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar
  3. 3. PARA QUE SIRVE UN FORMULARIO?  Puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
  4. 4. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario  Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
  5. 5. Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario  En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.  En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
  6. 6. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
  7. 7.  Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).  Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro
  8. 8. Crear informes  Elegir un origen de registros Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe.
  9. 9.  Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe.
  10. 10. Crear un informe mediante la herramienta de informes  La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.
  11. 11.  En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.  En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.  Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.  Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe,Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.
  12. 12. Crear un informe mediante el Asistente para informes  Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas.
  13. 13.  En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.  Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.  En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe,
  14. 14.  NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguienteo en Finalizar para continuar.

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