Şirketlerde etkili toplantı yapabilmek için verilecek eğitim sunumu.

1. ALPHA GROUP
ETKİLİ TOPLANTI EĞİTİMİ
ŞEHMUS ORAN

2. ETKİLİ TOPLANTI EĞİTİMİ

3. TOPLANTI NEDİR?
• Birden çok kişinin, bir
sorun, bir olay veya
olgu üzerinde görüşme
yapmak amacıyla bir
araya gelmelerine
denir.

4. TOPLANTI NİÇİN
BAŞARISIZ OLUR
• İletişim Kopukluğu, Hazırlıksız Gelmek
• Söz Kesmek, Kendi Arasında Konuşmak
• Toplantı Adabına Uymamak,
• Saygısızca ve Ukalaca Davranmak
• Toplantıyı Yönetememek
• Toplantıya İnanmamak
• Gündemsiz Toplanma, Yanlış Katılımcılar
• Toplantı Zamanı, Toplantı Süresi
• Beklenmedik Misafir, Eksik Katılım

5. NEDEN ETKİN BİR TOPLANTI
• Karar almak,
• Plan yapıp, İşleyişi kontrol etmek
• İyi bir iletişim aracı olarak
• Sorun, problem çözme aracı olarak
• Ekip çalışmasını sağlamak
• Motive olmak/ Etmek
• Yönetime katılma
• Kurum kültürünü öğrenme
• Grup kararı aldırmak
• Çalışanları yönlendirmek
• Bilgi alışverişi ve durum değerlendirmesi.
• Yeni düşünceler geliştirmek

6. BAŞKAN

7. TOPLANTI TÜRLERİ
1.Bilgi verici Toplantılar(Konferans tipi toplantı)
2.Sorun Çözücü Toplantılar
3.Sorun tanımlama toplantısı
4.Kurul (karar) toplantısı
5.Koordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır)
6.Komisyon toplantıları (uzman toplantıları)
7.Müzakere toplantısı
8.Eğitici toplantılar
9. Yönlendirici toplantılar
10.Mesleki toplantılar

8. BILGI VERICI TOPLANTILAR;
• Bilgi verici toplantının amacı personeli sürekli eğitmek lider veya çalışanları sürekli
bilgilendirmektir.
• Bu tür toplantılarda sorun çözmeye girişilmemeli, katılımcı sayısı da sınırlandırılmamalıdır.
Bilgi verici toplantılar şu durumlar için uygundur:
• Başkan veya yönetim kurulu üyeleri, bir konferansta ya da bilgi görgü gezisinde
öğrendiklerini aktarmada,
• Başkanın bir üst yönetimde alınan karaları ve bu çerçevede oluşturulan hareket planlarını
kendi üyelerine aktarılmasında vb. durumlar için bu tür toplantılar uygundur.
• Bilgi verici toplantıların sonunda katılımcılara soru sorma fırsatı verilmeli
• Konunun anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilmeli tepkilerinin ne olduğu ölçülmelidir

9. 2. SORUN ÇÖZÜCÜ TOPLANTILAR
• Bu tür toplantılar;
• Bünyemizde görülen sorunların
çözümü için
• Ortak noktaları ve çözüm yollarını
ortaya koymak amacıyla yapılır
• Bu toplantılar bünyemizde bulunan
ilgili ve bilgili elemanlarınca yapılır
• Mesela; uzun telefon görüşmelerini
nasıl azaltabiliriz ?
• Giderleri nasıl azaltabiliriz ?
• Personelin işe geç gelmesini nasıl
önleyebiliriz ?
• Motivasyonu nasıl sağlayabiliriz ? gibi

10. 3. SORUN TANIMLAMA TOPLANTISI:
• Amacı, kuruluşta dile getirilen veya getirilemeyen sorunları tespit etmektir.
• Her sorun üst yönetime ulaşmayabilir bu sebeple yönetim sorunların getirilmesini
beklemek yerine sorunlara gitmelidir.
• Toplantıya katılanların kuruluşta yaşanan sorunları tespit etmesi şeklinde uygulanır.
• Bu tip toplantılarında herkesin görüşü önemlidir. Hiçbir görüş yargılanmaz,
ayıplanmaz ve kınanmaz.
• Çözüm önerileri listelenir. Öneriler tek tek ele alınarak değerlendirilir. Bir konsensüs
sağlanmaya çalışılır.
• Bu tür toplantılarda herkesin bir sorun olduğunu kabul etmesi, bir çözüm bulunması
gerektiğini düşünmesi ve çözümün birlikte alınacak kararlarla sağlanabileceğine
inanması gerekir.

11. 3. SORUN TANIMLAMA TOPLANTISI:
• Toplantı öncesi toplantıya katılacaklara
yazılı olarak gündem bildirilmeli ve bu
yazışma;
• Sorunun açık seçik tanımını
• O güne kadar yaşanan olumsuz durumları
• Daha önce denenen çözüm önerilerini ve
• Gerekli diğer ek bilgileri içermelidir.
• Bu tür toplantılara mutlaka sorunun
yaşandığı bölüm çalışanlarının katılımı
sağlanmalıdır.

12. TOPLANTI TÜRLERİ
• 4. KURUL TOPLANTISI
Değerlendirme ve Karar Verme Toplantısı
• Saptanan sorunların ve bu sorunlara karşı üretilen çözümlerin değerlendirildiği
toplantılardır.
• Esnaf ve sanatkar meslek kuruluşlarında yönetim veya yürütme kurullarının üyelerinden
oluşur.
• Meslek kuruluşları ilgili idari-mali - hukuki ve teknik konularda karar almak amacıyla
yapılır.
• 5. Koordinasyon toplantıları ( Müdürler Toplantısı)
• Aynı Düzeyde yöneticiler katılır. Toplantıya sunulan bilgiler değerlendirilir. Uyum ve işbirliği
hedeflenir

13. TOPLANTI TÜRLERİ
• 6. Komisyon toplantıları (uzman per.)
• Aynı Düzeyde bilgi ve beceriye sahip uzmanlar
arasında yapılır.
• Bir konuyu incelemek ve karara bağlanmasını
kolaylaştırmak amacıyla yapılır.
• 7. Müzakere toplantısı
• İki ya da daha fazla grup arasında yapılır.
• Tarafların karşılıklı görüşme ve tartışma yoluyla
ortak bir noktaya varmaları amaçlanır
• 8. Eğitici toplantılar
• Katılanlara bir yönetim veya uygulamanın
benimsetilmesi amacıyla yapılır.

14. TOPLANTI TÜRLERİ
• 9. Yönlendirici toplantılar
• Yöneticiler bu toplantılarda astlarını
belli konularda harekete geçirmeyi
hedeflerler.
• 10. Mesleki toplantılar
• Aynı uzmanlık dalında çalışanların
bir konuda karar almaları ya da
tartışmaları gerektiğinde başvurulur.

15. NE ZAMAN TOPLANTIYA
İHTIYAÇ VARDIR ?
•İşleyişi takip edip işletmenin varlığını sürdürmek
•Nerede olduğunuzu, nereye gittiğinizi görmek
•Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmanız
gerektiğinde,
•Bir karar almanız gerektiğinde,
•Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç olduğunda,
•Koordinasyona ihtiyaç varsa,
•Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa,
• Toplantıya ihtiyacınız var demektir.

16. NE ZAMAN TOPLANTIYA
İHTIYAÇ YOKTUR ?
• Tartışmaya gerek bir konu yoksa,
• Tartışmanın sonuç vermeyeceği
düşünülüyorsa,
• Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin
dediği kabul edilecekse,
• Başkalarını işe katmak konuyu
bulandıracaksa toplantı için harcanan
paranın karşılığında olumlu bir sonuç
alınmayacaksa
• toplantının yapılmasına ihtiyaç yoktur

17. TOPLANTIYA KİMLER ÇAĞRILMALI
• Katılımcı Sayısı
• Toplantılara daha az sayıda insanın katılması tercih edilir. Büyük gruplarla yapılan
toplantılarda gündem dağılabilir. Tartışmalar çok zaman alabilir.
• Sorun çözme Toplantılarına
• Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır. Ayrıca sorunun
yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.
• Bilgi Toplantıları için;
• Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Veya kimden bilgi edinebilirim? Sorularına
verilecek cevap katılımcıları belirler.

18. TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ
• Katılımcıların toplantı öncesi görevleri;
• Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler
alın.
• Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin.
• Toplantıya hazırlık yapın, raporlarınızı, maddelerinizi oluşturun, bildirin,
• Gündeme koyduracağınız maddeleri toplantıdan önce bildirip koydurun,
unutmayın.
• Gündem maddenizle ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verin.
• Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıklarınızı gözden geçirin.
• Toplantıya katılamayacaksanız sizin yerinize katılabilecek varsa bu kişiyi
belirleyin ve toplantıyı düzenleyen Başkana bildirin.

19. TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ
• Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri;
• Söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı
• Karşılıklı konuşmamalı, toplantı başkanına hitaben konuşun.
• Az ve öz konuşulmalı, Önceden hazırlıklı olunmalı, laf uzatılmamalı,
• Sık sık söz almamalı, söz geldiğinde net ifade edilmeli,
• Konudan konuya geçilmemeli, madde madde ilerlenmeli,
• Fikir alış verişlere pozitif katılmalı, seyirci kalmamalı
• Görüşler veya itirazlar gerekçeleriyle birlikte söylenmeli

20. TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ
• Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri;
• Nutuk çekilmemeli, doğal konuşulmalı
• Konuşulanlar iyi dinlenmeli, not alınmalı
• Kabul edilmeyecek teklifler sunulmamalı
• Başka biri kabul edilmeyecek bir fikri ileri sürerse
açıklaması istenmeli
• Ses tonuna dikkat edilmeli,
• Kaba ve adaba aykırı kelimeler kullanılmamalı,
• Saygılı, Sevgili, Yapıcı, Motive ve teşvik edici olunmalı
• Saygısız, Seviyesiz, Kırıcı, Yıkıcı, Moral bozucu
olunmamalı,

21. BAŞKANININ TOPLANTI SIRASINDA
GÖREVLERI
• Toplantı duyurusu yapmalı
• Toplantının amacı, konusu bildirilmeli
• Toplantının nasıl yapılacağı katılımcılara iletilmeli
• Toplantıya geleceklerden istenen hazırlıklar
söylenmeli
• Toplantıya zamanında ve hazırlıklı gelmeli
• Toplantıyla ilgili dokümanları getirmeli
• Toplantıyı yapıcı ve olumlu bir tavırla açmalı
• Esprili, açık, sade ve anlaşılır olmalı
• Toplantı kurallarını uygulamalı
• Otoriter olmalı

22. BAŞKANININ TOPLANTI SIRASINDA
GÖREVLERI
• Katkı sağlamalı, soru sormalı
• Farklı görüşlerin ortaya çıkmasını sağlamalı
• Tarafsız olmalı
• Adil söz hakkı vermek
• Bir maddeyi bitirmeden diğerine geçmemeli
• Her maddenin amacı netleşmeli
• Zamana uymalı,uydurmalı
• Alınan kararlar özet geçilmeli
• Toplantı tutanaklarına geçirilmeli
• Tutanakları paylaşılmalı
• Alınan kararlar takip edilmeli

23. YAPILACAKLARA YÖNELIK
KARAR ALIRKEN
• Muhtemel masraflar
• Mevcut kaynaklar
• Ne zamana yapılır
• Kim takip edecek
• Neye karar verildiği ve
• Bir sonraki aşamayı özetleyin

24. TOPLANTININ VERİMLİ GEÇMESİ İÇİN
•5N 1K
• NE?
• NASIL?
• NE ZAMAN?
• NEREDE?
• NIYE?
• KIM?
• NE TOPLANACAK
• NEDEN TOPLANACAK
• NE ZAMAN TOPLANACAK
• NEREDEN TOPLAYACAK
• NASIL, HANGI YÖNTEMLE
TOPLANACAK
• KIM TOPLAYACAK

25. TOPLANTININ VERİMLİ GEÇMESİ İÇİN
• ALTI ŞAPKALI DÜŞÜNME TEKNİĞİ

26. ALTI ŞAPKALI DÜŞÜNME TEKNİĞİ
• BEYAZ ŞAPKA Beyaz, tarafsız ve objektiftir. Net bilgiler ve sayısal
ispatlar sunar. Beyaz şapka düşünmesi, olgu ve rakamların tarafsız ve
objektif bir şekilde ortaya konmasını istemenin kolay bir yoludur. Beyaz
şapka takan birey, sorulara olgulara dayanan cevaplar verir ve önsezi,
sezgi, deneyime dayalı yargı, duygu, izlenim ve kişisel görüşlerden
kaçınır.
• KIRMIZI ŞAPKA Kırmızı öfke, tutku ve duyguyu çağrıştırır. Kırmızı
şapka, duygusal bir bakış açısı verir, duygusal fikirler öne sürer. Buna
göre; tarafsız ve objektif bilginin karşıtıdır. Düşüncelerini savunurken,
gerekçe ya da temel gösterme gereksinimi yoktur. Duygular ve
sezgilerle hareket ettiğinden, düşünmenin akılcı olmayan yönleriyle
ilgilidir.
• SİYAH ŞAPKA Siyah renk, karamsar ve olumsuzdur. Siyah şapka
düşünmesi de kötümserliği taşır ve mantıklı olumsuzluğu yansıtır.
Negatif düşünceler üretir. Siyah şapka bir şeyin neden işe
yaramayacağını ortaya koyar. Olaylara ya da konuya eleştirel yargı ve

27. ALTI ŞAPKALI DÜŞÜNME TEKNİĞİ
• SARI ŞAPKA Sarı, güneş gibi aydınlık ve olumludur. Tavır olarak sarı şapka,
siyah şapkanın tam tersidir. Siyah şapka olumsuz değerlendirmelerle, sarı şapka
ise olumlu değerlendirmelerle ilgilenir. Sarı şapkada olumlu düşünme, iyimserlik,
faydalara odaklanma, yapıcı düşünme hâkimdir. Konu hakkında avantaj yaratılır.
• YEŞİL ŞAPKA Yeşil, üretkenliğin, gelişmenin rengidir ve küçücük tohumlardan
serpilen bitkileri çağrıştırır. Yeşil, bu nedenle, özellikle yaratıcılıkla ilgili olan
düşünme şapkasını simgeleyecek renk olarak seçilmiştir. Yeşil şapka düşünmesi,
özellikle yeni fikirlerle ve yeni bakış açıları ile ilgilidir. Daha iyi bir fikir
bulabilmek için eski fikirlerden uzaklaşmayı gerektirir. Aynı zamanda bu
düşünme şekli; değişim ve değişim yönünde bilinçli ve yoğun çaba harcamak
demektir.
• MAVİ ŞAPKA Mavi serinkanlılığı temsil eder ve aynı zamanda her şeyin üstündeki
göğün rengidir. Mavi şapka, düşünme sürecinin düzenlenmesi ve kontrolü ile
uğraşır. Ayrıca, diğer şapkaların kullanımı ile de görevlidir. Serinkanlı ve durumu
analiz ederek sonuçlar bulmaya çaba gösteren düşüncelere sahiptir..

28. TOPLANTIYI VERİMLİ HALE GETİRMEK;
• Toplantının Süresi,
• Toplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır.
• Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı
yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır.
• Fiziksel Düzenlemeler ve Materyaller
• Yazı tahtası bulundurulmalı,
• Üyelerin birbirlerini rahatlıkla göreceği şekilde ortam düzenlenmeli,
• Lider her toplantıda seçtiği oturma şekli ile statü farkını en aza indirmeli,
• Gerekli diğer yazılı materyaller çoğaltılarak katılımcılara dağıtılmalıdır

29. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Bulldog
Saldırgan, katı, kavgaya
meyilli,
gol atma derdinde,
uyarmadan saldırıya geçer
Bulldog
Kemirmeleri için bir kemik
verin.
Söyledikleri ile söyleme
şeklini birbirinden ayırın.
Soğukkanlı davranın.

30. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
At
Her şeyi kitabına göre yaparlar.
Zekidir ama her zaman
tökezleyebilir
At
Onları suya götürün:
Yapmaları için bir şeyler verin.
Yeniden tekrarlayarak ve
özetleyerek görüşlerinden
faydalanın.

31. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Tilki
Üçkağıtçı, toplantının altını
oyar.
Çok fazla dedikodu yapar.
Potansiyel bir sabotajcı.
Tilki
Görüşlerini açık seçik ortaya
koymaları için onları zorlayın.
Gizli gündemlerini ortaya
çıkarın.
Bulldogları üzerlerine salın

32. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Maymun
Çok bilmiş, her konuda uzman,
çaktırmadan dedikodu yapar.
Daldan dala atlar.
Her şeye gönüllü olarak
balıklama dalar,
Maymun
Prosedürü kontrol edin.
Kapalı sorular sorun.
Yapmaları için onlara zor bir iş
verin.

33. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Kirpi
Dikenli, devamlı mızmızlanır.
Herkesi küçümser, muhtemelen bir
kaç kez ezilmiştir.
Şüpheci, yardımı sevmez, işleri
karıştırma eğilimi vardır.
Kirpi
Onları gıdıklayın.
Uzmanlık alanlarına saygı gösterin.
Yardım etmelerini isteyin.
Sorumluluk vererek onlara belli bir
statü kazandırın (ve tabii ki bir
bardak sıcak süt).

34. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Ceylan
Korkak ve içine kapanık, genç
olabilir.
Kaçmaya yatkın, sessiz bir
savaşçı.
Kendi ayakları üzerinde
durmaktan yoksun.
Ceylan
Sorabilecekleri direkt sorular
yöneltin
Onları övün ve cesaretlendirin.

35. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Kurbağa
Geveze, düşünmeden konuşur,
yan iş bilgilendirilmiştir, her
yere burnunu sokar, tilkinin
kurbanıdır.
Kurbağa
Gündemden uzaklaşmalarına
izin vermeyin, gaflarını
görmemezlikten gelin.
Zamana riayet etmelerini
isteyin.

36. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Suaygırı
Debelenir, zamanın çoğunda
yarı uykulu bir haldedir.
Belirsizlikleri sever. Hemen
hemen her şeyde hemfikirdir.
En sevdiği söz ‘niçin ben?’dir.
Suaygırı
Uyandırmaya çalışın, aniden
sözü ona verin, onları
zorlayın.

37. SORUNLU İNSANLAR VE BAŞA ÇIKMA
YÖNTEMLERİ
Zürafa
Çok kolay dikkati dağılır,
devamlı hayal kurar.
Oldukça duygusaldır.
Başarısız olmamak için her
şeyi yapar.
Zürafa
Ayaklarının yere basması
için onları cesaretlendirin
Saygı gösterin. Açıklarını
aramayın.

38. TOPLANTILARDA KATILIMCI TİPLERİ
GENELDE ŞUNLARDIR:
• Toplantıyı Engelleyen Tipler;
• 1- Saldırgan;
• Başkalarına saldırgan bir tavırla karşı çıkar.
• Kırıcı söz ve davranışlarda bulunur.
• Herkesi küçük görür ve eleştirir. Kimseyi beğenmez.
• 2- Engelleyici;
• Her şeye itiraz eder. Başkalarının görüşlerini reddeder.
• 3- Çekimser;
• Tartışmalara katılmaz. Kendi kendine not alır veya hayale dalar.
• 4- İhtiraslı;
• Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşur.

39. TOPLANTIYI ENGELLEYEN TIPLER;
• 5- Uçarı;
• Konuyu Sürekli Değiştirir.
• 6- Aceleci;
• Toplantının bir an önce bitmesini ister.
• Acil ve önemli işlerinin olduğunu belirterek
toplantıdan erken ayrılır.
• 7- Tuzakçı;
• Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürmeye,
hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarmaya çalışır.
• 8- Yakınmacı;
• Her şeyden ve herkesten şikayet eder.

40. TOPLANTIYI ENGELLEYEN TIPLER;
• 9- Savunucu;
• Kendisini, kendi birimini sürekli savunur.
• Hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmez.
• 10- Despot;
• Sık sık söz alır. Baskıcı konuşur.
• 11- Oyuncu;
• Fıkralar anlatır, espriler yapar,
grubu eğlendirir ve yerli yerinde oynamazsa zaman kaybettirir.
• 12- Uykucu;
• Toplantılarda uyuklar.

41. TOPLANTIYI DESTEKLEYEN TİPLER
• 1- Girişimci;
• Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır.
• 2- Önerici;
• Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir.
• 3- Destekleyici;
• Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler.
• 4- Deneyimli;
• Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler.
• 5-Özetleyici;
• En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve
konuyu toparlar.

42. TOPLANTIYI KAYNAŞTIRAN TİPLER
• 1-Rahatlatıcı;
• Olumsuz duyguları gidermek için, gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesini ister.
Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar.
• 2-Uzlaşmacı;
• Karara varılması için gerekli yerlerde makul tavizler verir.
• 3- Moral Verici;
• Başkalarını över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir.
• 4- Arabulucu;
• Tartışmalarda birbirlerine ters düşen karşıt fikirli kişilerin arasına girerek arabulucu
fikir ve önerilerde bulunur. Karşıt görüşleri kaynaştırır.

43. TEŞEKKÜRLER