GTD. Cómo mejorar tu productividad en tu trabajo con gtd y herramientas digitales

1. Cómo mejorar tu productividad en tu trabajo con GTD y herramientas digitales Eli Garcia/Miguel Fernandez Mondragon Unibertsitatea

2. https://www.flickr.com/photos/wiertz/10248755515 // CC-BY 2.0

3. Motivación ¿Has tenido alguna vez alguna de estas sensaciones?

4. Son las 12:00 y no he adelantado nada de trabajo. La próxima hora perdida en una reunión Toda la tarde reservada para un cliente Voy tarde ¿En qué se me ha ido el tiempo? https://unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0 4

5. httpshttps://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day- heres-how-to-avoid-them///unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0 Estamos inmersos en un trabajo y… Una llamada de teléfono Tengo que terminar el informe (pensamiento) Notificación de un nuevo mail Tengo que recoger a mi hija (pensamiento) Nuevo whatsapp en el móvil (dar-dar) (llega alguien) ¿Tienes un minuto? 5

6. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:KranzConsole.jpg // CC0 1.0 ¿Y ahora que tarea hago? ¿Qué es lo más urgente? 6

7. Objetivos del curso Conocer la metodología GTD. Comenzar a aplicar GTD de manera rápida y efectiva en nuestro trabajo, con herramientas digitales.

8. ¿Qué es GTD?

9. GTD: Getting Things Done

10. Objetivo Despejar la mente de tareas pendientes y registrarlas en un sistema que facilite cumplirlas.

11. Getting Things Done, David Allen. 2001

12. GTD: metodología basada en fases Recopilar Procesar y Organizar Revisar Hacer

13. Recopilar

14. Recopilar Recoger las tareas pendientes en una bandeja de entrada

15. Inbox, bandeja de entrada

18. Y, por supuesto…

19. También…

20. Y también…

21. Recopilar ¿Dónde recopilar?

22. Creando una bandeja de entrada en Wunderlist

23. Recopilar • Registrarse en Wunderlist • Hacer el tour por la herramienta • Añadir las tareas vistas previamente • Lista INBOX

24. Procesar y Organizar

25. Procesar y organizar Para Organizar: • Ya conocemos la lista INBOX • Ahora necesitamos las listas: – PRÓXIMO – EN ESPERA – ALGÚN DÍA

26. Procesar y organizar ¿Cómo proceso la lista INBOX?

27. Procesar y organizar Para cada elemento de la bandeja de entrada, preguntarse si requiere acción o no.

28. Procesar y organizar • Requiere acción: – Hacer inmediatamente si requiere menos de 2 minutos de dedicación. – Diferir para acciones que requieran más de dos minutos de dedicación. •Bandeja “Próximo”, calendario… – Delegar cuando la acción corresponde a otros. •Bandeja “En espera”.

29. Procesar y organizar • No requiere acción (documento, enlace recomendado…) – Archivarlo – Eliminarlo – Bandeja “Algún día”

30. Procesar y organizar El objetivo de esta fase: Dejar la bandeja de entrada vacía.

31. Listas en Wunderlist

32. Procesar y Organizar • Crear las listas GTD (próximo, en espera, algún día) • Mover elementos entre listas

33. Procesar y organizar • El material procesado como diferido se organiza en: – Próximo – Calendario • También podemos crear bandejas para proyectos determinados – Un proyecto es una lista de acciones concatenadas.

34. Buenas prácticas • Etiquetas (#): • Temas: GTD, Indusmedia,Analítica,… • Empresas: ED, Orkli, MU, Izar, Guardian… • Acciones: call, mailto, revisar, corregir, ... • Asignaciones: @jesus

35. Buenas prácticas • Crear tareas en Inbox utilizando el concepto de etiquetas • O bien modificar las tareas ya procesadas y organizadas en el resto de listas

36. Revisar

37. Revisar • Bandeja de entrada • La bandeja Próximo • La bandeja En espera • Calendario • (La bandeja Algún día también hay que revisar con cierta peridiocidad)

38. Hacer

39. Hacer • GTD propone seguir este orden: – Contexto – Tiempo disponible – Energía – Prioridad

40. Algunos ejemplos • Reunión del equipo de trabajo. 27 de marzo, a las 18:00 horas. – Está programada para un día y una hora determinados. – Se registrará en el CALENDARIO.

41. Algunos ejemplos • Devolver una llamada perdida a Iñaki. – Estimo que esta tarea llevará un tiempo aproximado de dos minutos. – Por tanto, se realizará ahora mismo y se eliminará de la bandeja de entrada.

42. Algunos ejemplos • Redacción de una propuesta para un cliente. Se la he encargado a mi compañero Urko. – Se guardará esta acción en la lista de tareas EN ESPERA, con una nota que recuerde quién es la persona que la realiza, en qué fecha se le delegó y para qué fecha se espera tener acabada la tarea.

43. Algunos ejemplos • Preparar el informe de calidad mensual. – Esta tarea es habitual en el trabajo, y hay que realizar en los próximos días. – Se puede planificar en el CALENDARIO.

44. Algunos ejemplos • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando. – No tiene una fecha concreta, hay que acabarla a lo largo de las próximas dos semanas. – Por tanto, se moverá a la lista PRÓXIMO.

45. Algunos ejemplos • Viaje a Londres el 14 de septiembre. – Hay que acudir a Londres para asistir a dos reuniones importantes – Independientemente de lo que se registre en CALENDARIO, esta tarea está compuesta de varias acciones: • Buscar vuelos. • Buscar hotel. • Concretar reuniones. • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión. • Preparar presentaciones. • Preparar documentación. – Por tanto, se creará un proyecto llamado ”REUNIONES LONDRES 14/09"

46. GTD – Metodología con el correo electrónico • Contesta inmediatamente si te va suponer menos de 2 minutos. • Clasifica los mensajes que recibas en carpetas o etiquetas: – Próximo: requiere una acción que supone más de 2 minutos. – En espera – Algún día – Proyectos: una carpeta por proyecto importante.

47. GTD – Correo electrónico

48. GTD - Tareas

49. GTD – Creando eventos de calendario desde el correo

50. GTD – Creando tareas desde el correo

51. Uso productivo del correo • Haz una comprobación rápida del correo a primera hora, para descartar que tengas algo urgente • Reserva espacios de tiempo para atender al correo. – Ej.: 15 minutos a las 10:00, 13:00 y 17:00. • Cierra la aplicación de correo cuando no la estés usando. – Elimina también las notificaciones.

52. Combinando el correo con Wunderlist • Extensión para el navegador: – Add to Wunderlist • Útil para crear tareas en Wunderlist desde el correo electrónico. • También para capturar en Wunderlist cualquier página web.

53. Instalando “Add to Wunderlist” en Firefox

54. Instalando “Add to Wunderlist” en Chrome

55. Add to Wunderlist

56. Combinando el correo con Wunderlist • También podemos enviar correos a: – me@wunderlist.com • Desde la cuenta de correo con la que nos hemos registrado en Wunderlist. • Es muy útil para crear tareas desde el correo cuando estamos usando el móvil.

57. Combinando el correo con Wunderlist Hay que habilitarlo en: https://www.wunderlist.com/account/mailtowunderlist

58. Combinando el correo con Wunderlist

59. Sincronizando Wunderlist con el calendario • Podemos sincronizar las fechas de vencimiento de las tareas de Wunderlist con nuestro calendario. • Wunderlist ofrece un feed del calendario que podemos incorporar a nuestra aplicación de calendario. • La sincronización se hace cada 8 horas, en el caso de Google Calendar

60. Sincronizando Wunderlist con el calendario

63. Integración de Wunderlist con Outlook https://www.wunderlist.com/blog/wunderlist-for-outlook-add-in

64. Cómo organizar mi información

65. Cómo organizar mi información GO

66. Trello - https://trello.com/

67. Toodledo- http://www.toodledo.com/

68. Referencias • Técnicas – GTD: •http://gettingthingsdone.com/ – ZTD: •http://zenhabits.net/zen-to-done-ztd- the-ultimate-simple-productivity-system/ – GED •http://markforster.squarespace.com/ – Pomodoro •http://pomodorotechnique.com/

69. Referencias • Tareas – Wunderlist: https://www.wunderlist.com/ – Kanbanflow: https://kanbanflow.com – Toggl: https://www.toggl.com/ – Hightrack: http://www.hightrack.me – Remenber the milk:https://www.rememberthemilk.co m/ – Trello: https://trello.com/ – Asana: https://asana.com/

70. Referencias • Correo y documentos – Google Apps •http://www.google.es/intx/es_es/work/ap ps/business/ – Office 365 •http://office.microsoft.com/es- es/business/office-365-empresa- premium-FX103037625.aspx • Medición productividad – RescueTime •https://www.rescuetime.com/

71. Referencias

72. The end Eli Garcia egarcia@mondragon.edu