[BPM DAY RJ 2012] FIRJAN – Escritório de Processos

2. Escritório de Processos
Palestrante: Marcelo Breyer Amorim
Gerente do Centro de Serviços Compartilhados

3. Agenda
1 O que é o Sistema FIRJAN
4
3
2 Fatores para implantação
Histórico de Processos
Missão e Visão
5 Serviços do Escritório de Processos
6 Planejamento
7 Metodologia
8 Dificuldades
9 Lições Aprendidas
10 Próximos Desafios

4. > O Sistema FIRJAN foi instituído em 1998 sendo composto por
5 organizações (FIRJAN, CIRJ, SESI-RJ, SENAI-RJ e IEL-RJ).
> Todas as organizações, sem fins lucrativos, trabalham de
forma integrada pelo desenvolvimento sustentável do estado
do Rio de Janeiro.
> Serviços: promoção da Competitividade Empresarial,
Educação e Qualidade de Vida do trabalhador e da sociedade.
> Mais de 6.000 colaboradores em 62 unidades (no RJ e DF).
> Congrega 104* sindicatos industriais.
> Possui 9.842* empresas associadas juntamente com o CIRJ
(Centro Industrial do Rio de Janeiro).
O que é o Sistema FIRJAN
*Fontes CIRJ e Movimento Sindical. Dados coletados em fevereiro de 2012.

5. Fatores para Implantação
> Fórum Executivo dezembro/07: avaliação dos executivos -
objetivos estratégicos com menor grau de sucesso em sua
implementação
> Dentre os 5 objetivos com avaliação mais baixa estava: “Otimizar
processos internos”
> Avaliação dos funcionários na Pesquisa de Clima
Organizacional 2010.
> Avaliação do Desenvolvimento dos Objetivos Estratégicos no
Fórum Executivo de Resende – 2011:
Alinhamento Estratégico Objetivo 11 - Otimizar processos operacionais e decisórios

6. Histórico de ProcessosMomento1
Três áreas do
Sistema
FIRJAN,
realizando:
Qualidade,
Normas,
Instruções
Operacionais
Momento2
Área de
Normas
absorve
elaboração
das Instruções
Operacionais –
2008
Momento3
Área de
Qualidade
acaba e a Área
de Normas
passa a
trabalhar com
a visão de
processos –
2009
Momento4
Formalização
do Escritório
de Processos –
2011

7. Missão e Visão
Missão
Assessorar as áreas do Sistema FIRJAN na
gestão por processos, disseminando as
melhores práticas do mercado em
consonância com a cultura
organizacional e o nível de
desenvolvimento de cada área, gerando
ampla divulgação dos processos e
promovendo a cultura da otimização
contínua desses processos.
Ser reconhecida pelas demais áreas do Sistema FIRJAN como
importante apoio para o avanço da gestão por processos.
Visão

8. Serviços do Escritório
Consultoria
Interna
Projetos de
Melhoria de
Processos
Elaboração e
acompanha-
mento dos
resultados dos
ANS
Documentos
Normativos
(NA, IO,
Formulários,
Resoluções,
etc.)
Treinamento
em Gestão de
Processos

9. Planejamento
• Consolidação
da Metodologia
de Gestão de
Processos pela
DINOD.
• Aumento do
reconhecimento
da DINOD como
referência em
processos no SF.
• Formalização da
área de Processos.
• Atuação focada
em consultoria
interna e processos
de automação.
• Definir o mapa de
processos e
identificar todos os
processos de
negócios do SF.
• Aumento do
número de
processos
mapeados e
documentados.
• Capacitação dos
gestores das Áreas
trabalhadas para
rodar o ciclo PDCA.
• Atuação nos
processos chave da
DSC focado na
construção do
modelo de CSC.
• Início da
adequação da
Estrutura
Organizacional por
processos na DSC.
• Implantação de
ferramenta de
medição e
acompanhamento
dos indicadores de
Processos da DSC.
• Aumentar a
interação da DIESC
com os usuários de
processos.
• DSC Estruturada
por processos
• Grande parte dos
processos
automatizados.
• Avaliação de
desempenho
atrelada a
processos.
2014
• Cultura de
Processos
assimilada por
toda empresa.
• Organização
Estruturada por
Processos.
2013201220112010

10. Metodologia

11. Metodologia
> Envolvimento de todos os stakeholders;
> Facilidade no acompanhamento dos projetos;
> Padronização dos trabalhos;
> Engajamento dos executores;
> Definição de pré-requisitos para o início dos projetos.
Principais ganhos com a metodologia:

12. Dificuldades
> “Descolamento” da imagem de área de elaboração de
documentações para otimização de processos;
> Educação da demanda por serviços pelos clientes internos;
> “Entrada” nas áreas – engajamento dos gestores;
> Falta de indicadores para tangibilizar resultados obtidos;
> Encontrar e manter bons profissionais de processos;
> Gerar resultados no curto prazo (dar visibilidade ao
Escritório);
> Gargalo para automatização de processos na TI.

13. Lições Aprendidas
> Definir primeiro os processos do Escritório de Processos;
> Comprometimento dos Donos dos Processos e Patrocinador;
> Mensurar indicadores da situação atual;
> Objetivo dos trabalhos bem definidos;
> Trabalhos de longo prazo mas com entregas rápidas;
> Compartilhar os resultados com os donos dos processos;
> Acesso a todos os envolvidos (clientes, fornecedores e
executores);
> Cuidado com soluções pré-definidas;
> Não começar mais projetos do que conseguimos concluir.

14. Próximos desafios
> Implantação do CSC;
> Atuação Escritório de Processos X Gestão do CSC;
> Consolidação da nova imagem do Escritório de Processos.

15. Marcelo Breyer Amorim
Gerente do Centro de Serviços
Compartilhados
mamorim2@firjan.org.br
“Não se gerencia o que não se mede, não se
mede o que não se define, não se define o que
não se entende, não há sucesso no que não se
gerencia.”
Deming