Administración del
Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de
Informática Aplicada
Universidad Politéc...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 2
Necesidad de administrar el
tiempo.
• El tiempo es un recurso especial
• Problemas y...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 3
¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 4
El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 5
¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
rea...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 6
Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Solucione...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 7
Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 8
Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo e...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 9
Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiem...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 10
Síntomas del “stress”
• Fase inicial
– nerviosismo,
– crisis de humor,
– insegurida...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 11
Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 12
Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con persp...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 13
Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridade...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 14
1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la li...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 15
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 16
1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 17
1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas d...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 18
1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
• 1) Principio de Pareto ley...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 19
2) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya”
Planear a medio plazo
Interrupciones:
contr...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 20
3) Identificar las horas más(E)
y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno r...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 21
4) La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 día...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 22
e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Deleg...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 23
f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cua...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 24
¿Como conservar el equilibrio y
control?
• Equilibrio en la vida
• Control de inter...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 25
Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida
– ¿a qué ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 26
Como mantener el equilibrio de su vida
• Social.
• Salud.
• Profesional.
• Educativ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 27
Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3º) Fij...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 28
Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 29
Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades m...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 30
Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan i...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 31
Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Presentacion tiempo

202 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Educación
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Presentacion tiempo

  1. 1. Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003
  2. 2. GpiH-10. Administración del Tiempo. 2 Necesidad de administrar el tiempo. • El tiempo es un recurso especial • Problemas y Causas • Organización • ¿Como conservar el equilibrio y control?
  3. 3. GpiH-10. Administración del Tiempo. 3 ¿Qué es el tiempo? • Salvador Dali, (Surrealismo) – La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. • Gerald Murphy (Cubismo) – Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo
  4. 4. GpiH-10. Administración del Tiempo. 4 El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo.
  5. 5. GpiH-10. Administración del Tiempo. 5 ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos. • De modo que podremos realizar: – Más actividades ??? – Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos
  6. 6. GpiH-10. Administración del Tiempo. 6 Problemas y Causas • Coyuntura • Actitudes • Causas del “stress” • Algunas Soluciones.
  7. 7. GpiH-10. Administración del Tiempo. 7 Coyuntura • Entorno tecnológico – Cambios frecuentes ... – necesidad de tiempo para responder • Economía global – Menos barreras ⇒ downsizing,… » recortes de personal • Empleo – Logrado por habilidad... Técnica – Mantenido por habilidad Organizativa
  8. 8. GpiH-10. Administración del Tiempo. 8 Habilidades Organizativas: • Capacidades – Comunicación • Oral • escrita – Trabajo en equipo • Control eficaz del tiempo
  9. 9. GpiH-10. Administración del Tiempo. 9 Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos ⇒ – “stress”, no tengo tiempo. • Activa: influir sobre el propio destino: – Eficacia. – Tengo tiempo.
  10. 10. GpiH-10. Administración del Tiempo. 10 Síntomas del “stress” • Fase inicial – nerviosismo, – crisis de humor, – inseguridad/desconfianza – dificultad incremental / fatiga mental, – neuralgias, – insomnio. • Fase aguda – Hipersensibilidad, – ansiedad, – Desjerarquización de valores/ “Pasar” • Depresión/Infarto/ Úlceras... – Apatía, – sensación de fracaso, – quejas constantes
  11. 11. GpiH-10. Administración del Tiempo. 11 Causas del “stress”, principales “quita tiempos” • Objetivos inalcanzables – tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. – Falta de planeación y organización personal – Falta de delegación eficaz • Tensiones del propio trabajo – Descontrol de interrupciones, – Reuniones excesivas o ineficaces – comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) • Exceso vida sedentaria.
  12. 12. GpiH-10. Administración del Tiempo. 12 Algunas Soluciones. • Vacaciones • Deporte • Cambiar de actividad • Verlo con perspectiva: Distanciarse • No dejarse llevar por sentimientos negativos • Administración del tiempo – Planificación y Organización personal. – Control de las interrupciones
  13. 13. GpiH-10. Administración del Tiempo. 13 Organización 1) La lista de cosas a hacer, El inventario 2) La matriz de prioridades. 3) Identificar las horas más y menos eficaces. 4) La realidad del tiempo controlable. 5) Usar un plan para organizarse. 6) Vivir con el plan diario
  14. 14. GpiH-10. Administración del Tiempo. 14 1) La lista de cosas a hacer • El inventario. • Origen de muchas urgencias de la lista... • Criterios de importancia.
  15. 15. GpiH-10. Administración del Tiempo. 15 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. Descripción Prioridad Tiempo Importante Urgente Estimado Resolver la inundación de la oficina SÍ SÍ Hacer Ya Plan estratégico nuevos productos SÍ NO Programar ... NO SÍ Delegar/Org. ... NO NO No pasa nada
  16. 16. GpiH-10. Administración del Tiempo. 16 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias • 1. Tareas que encarga el jefe. – Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar • 2. Tareas impuestas por el sistema. – Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo, Organizar (⇓núm. Errores)
  17. 17. GpiH-10. Administración del Tiempo. 17 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias • 3. Acciones derivadas de subordinados – Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación – El rebote del problema • Solución: – ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! – ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado » Salvo falta de cualificación • 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día
  18. 18. GpiH-10. Administración del Tiempo. 18 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. • 1) Principio de Pareto ley 80:20 – “lo más es menos y lo menos es más” – La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: • Causan la mayoría de resultados • Son importantes – El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor – El 20% de agencias venden el 80% del producto – El 20% de los clientes generan el 80% de quejas • 2) Actividades que Añaden Valor – En una fabrica: Proceso  Transporte Stock Esperas Inspección Tareas Resultados
  19. 19. GpiH-10. Administración del Tiempo. 19 2) La matriz de prioridades. Hacer “Ya” Planear a medio plazo Interrupciones: controlarlas Trivial: socializar • Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. • Es clave haber acabado el día habiendo hecho . • No planear más de 6 actividades/día, lo normal ≤ 3, pero ≥ 1 Importancia Mucha Poca Urgencia PocaMucha
  20. 20. GpiH-10. Administración del Tiempo. 20 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). • E: Período del día que uno rinde más. – Para lo difícil, complejo / importante • D: Período del día que uno rinde menos – Leer periódico, – abrir correo – Telefonear – Interrupciones – Entrevistas. 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 100% -50% +50% ←PRODUCTIVIDAD→ HORA → Seiwert,L.J.,Sutiempoesdinero Paraninfo1992
  21. 21. GpiH-10. Administración del Tiempo. 21 4) La realidad del tiempo controlable. • Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. • 5 preguntas clave: • ¿Qué estoy haciendo, • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas? • Buscar la eficiencia: – eliminar… y añadir propio/importante
  22. 22. GpiH-10. Administración del Tiempo. 22 e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas
  23. 23. GpiH-10. Administración del Tiempo. 23 f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez en cuando. • Programar pocas cosas extra (≤3) Toma 1
  24. 24. GpiH-10. Administración del Tiempo. 24 ¿Como conservar el equilibrio y control? • Equilibrio en la vida • Control de interrupciones • Delegar • Reuniones eficaces
  25. 25. GpiH-10. Administración del Tiempo. 25 Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida – ¿a qué dedico el tiempo? – ¿a qué debería dedicar el tiempo?
  26. 26. GpiH-10. Administración del Tiempo. 26 Como mantener el equilibrio de su vida • Social. • Salud. • Profesional. • Educativa. • Familiar. • Espiritual. • Personal. • Económica. • De diversión. • Cómo es • Cómo quiero que sea
  27. 27. GpiH-10. Administración del Tiempo. 27 Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel – Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario.
  28. 28. GpiH-10. Administración del Tiempo. 28 Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo – Mesas en oficina: diagonal – Reloj pared: espalda – Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. – El 70% de las personas acatan las señales.
  29. 29. GpiH-10. Administración del Tiempo. 29 Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. – Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse – En el café de la mañana – visitar, llamar….
  30. 30. GpiH-10. Administración del Tiempo. 30 Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia – Preguntar: ¿Por qué es tan importante? – Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) – Saber terminar una conversación – Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer – si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
  31. 31. GpiH-10. Administración del Tiempo. 31 Bibliografía • 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal.

×