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                                  Enrique Pampliega
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REUNIONES EFICIENTES
1   Convocatoria y preparación
2   Fecha,, hora de inicio y tiempo estimado de reunión
                                 p
3   Dirección
4   Actitudd
5   Roles
6   Cierre y documentación
7   Segimiento
8   Qué debemos evitar. Lo básico
1. Convocatoria y preparación

 Objetivo de la reunión
   j
   Se deben tener claros los puntos a tratar. Muchos puntos es contraproducente.

 Planificación
   Quién debe asistir. Orden del día anticipado. Qué debe llevar cada cual.

 Logística
   Lugar y material necesario.
2. Fecha, hora de inicio y tiempo estimado de reunión

 La fecha debe ser apropiada
                    p p
 Hay que definir claramente el inicio y la finalización
 Errores clásicos
   Al final de la jornada laboral
   Por la tarde un viernes o en víspera de un puente o festivo
   En la época estival
   En fechas especiales: Impuestos, p
                p           p       puntas de trabajo, cierres, etcétera.
                                                   j
3. Dirección

 Puntualidad en el inicio y a la finalización prevista
 Se seguirá el orden del día establecido
 No se hablará sobre temas ya finalizados
 Impedir interrupciones
   p            p
 Impedir que alguien se extienda
 Los acuerdos se tomarán por consenso
 Obtener acuerdos claros
4. Actitud

 Acepar las normas y reglas acordadas
 Escuchas y analizar puntos de vista diferentes
 Ver lo que ven los demás
 Estar dispuesto a cambiar de opinión
          p                    p
 Justificar nuestras propuestas y solicitar justificación a los demás
 No tener miedo a equivocarse
 No precipitarse en juicios prematuros
5. Roles
 El Luchador: Siempre tiene razones para quejarse y querellarse. Hay que obligarle a argumentar su
       posición desde la lógica.
 El Bueno: Siempre dispuesto a ayudar. Hacerle aportar su contribución.
 El Listillo: Quiere imponer su opinión en todo. Hay que hacer que el grupo no se deje llevar.
 El Tímido: Tiene ideas pero no las formula. Hay que apoyarle y hacerle preguntas fáciles.
 El Di tid Le gusta ll lla contraria. Pesado pero sin ánimo d
    Discutidor:           llevar                 d                 destructivo. Se d b sondear sus
                                                                                   deben d
       motivos.
 El Pícaro: S aprovecha d l resto d compañeros. N aporta nada. H que apartarlo d l equipo.
    Pí      Se       h del        de            No           d Hay                l del i
 El Aristócrata: Mira al grupo por encima del hombro. Se intentará no criticarle y hacerle participar.
6. Cierre y documentación

 Siempre debemos dejar constancia de:
    Fecha de la reunión
    Asistentes
    Ait t
    Temas tratados
    Acuerdos tomados
    Temas pendientes
           p
    Fecha de la próxima reunión
7. Seguimiento

 Los acuerdos deben llevarse a la práctica
 El responsable debe comprobar el inicio, momento y finalización
      de las tareas para lo consecución de los resultados acordados


     Una reunión sin resultados no sirve para nada
8. Qué debemos evitar. Lo básico.
   Convocar una reunión sin asunto que realmente lo justifique
   Invitar a personas que no estén involucradas con el tema a tratar
   Llegar tarde
   Trivializar la reunión
   Monopolizar la reunión
   No ejercer la autoridad que el cargo le confiere
   Abusar d l t id d
   Ab de la autoridad que ell cargo confierefi
   Permitir que la reunión se aleje de su objetivo principal
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Reuniones De Trabajo

  • 1. Reuniones de trabajo Cómo hacerlas operativas y eficaces Enrique Pampliega www.epampliega.tel www epampliega tel
  • 2. REUNIONES EFICIENTES 1 Convocatoria y preparación 2 Fecha,, hora de inicio y tiempo estimado de reunión p 3 Dirección 4 Actitudd 5 Roles 6 Cierre y documentación 7 Segimiento 8 Qué debemos evitar. Lo básico
  • 3. 1. Convocatoria y preparación Objetivo de la reunión j Se deben tener claros los puntos a tratar. Muchos puntos es contraproducente. Planificación Quién debe asistir. Orden del día anticipado. Qué debe llevar cada cual. Logística Lugar y material necesario.
  • 4. 2. Fecha, hora de inicio y tiempo estimado de reunión La fecha debe ser apropiada p p Hay que definir claramente el inicio y la finalización Errores clásicos Al final de la jornada laboral Por la tarde un viernes o en víspera de un puente o festivo En la época estival En fechas especiales: Impuestos, p p p puntas de trabajo, cierres, etcétera. j
  • 5. 3. Dirección Puntualidad en el inicio y a la finalización prevista Se seguirá el orden del día establecido No se hablará sobre temas ya finalizados Impedir interrupciones p p Impedir que alguien se extienda Los acuerdos se tomarán por consenso Obtener acuerdos claros
  • 6. 4. Actitud Acepar las normas y reglas acordadas Escuchas y analizar puntos de vista diferentes Ver lo que ven los demás Estar dispuesto a cambiar de opinión p p Justificar nuestras propuestas y solicitar justificación a los demás No tener miedo a equivocarse No precipitarse en juicios prematuros
  • 7. 5. Roles El Luchador: Siempre tiene razones para quejarse y querellarse. Hay que obligarle a argumentar su posición desde la lógica. El Bueno: Siempre dispuesto a ayudar. Hacerle aportar su contribución. El Listillo: Quiere imponer su opinión en todo. Hay que hacer que el grupo no se deje llevar. El Tímido: Tiene ideas pero no las formula. Hay que apoyarle y hacerle preguntas fáciles. El Di tid Le gusta ll lla contraria. Pesado pero sin ánimo d Discutidor: llevar d destructivo. Se d b sondear sus deben d motivos. El Pícaro: S aprovecha d l resto d compañeros. N aporta nada. H que apartarlo d l equipo. Pí Se h del de No d Hay l del i El Aristócrata: Mira al grupo por encima del hombro. Se intentará no criticarle y hacerle participar.
  • 8. 6. Cierre y documentación Siempre debemos dejar constancia de: Fecha de la reunión Asistentes Ait t Temas tratados Acuerdos tomados Temas pendientes p Fecha de la próxima reunión
  • 9. 7. Seguimiento Los acuerdos deben llevarse a la práctica El responsable debe comprobar el inicio, momento y finalización de las tareas para lo consecución de los resultados acordados Una reunión sin resultados no sirve para nada
  • 10. 8. Qué debemos evitar. Lo básico. Convocar una reunión sin asunto que realmente lo justifique Invitar a personas que no estén involucradas con el tema a tratar Llegar tarde Trivializar la reunión Monopolizar la reunión No ejercer la autoridad que el cargo le confiere Abusar d l t id d Ab de la autoridad que ell cargo confierefi Permitir que la reunión se aleje de su objetivo principal