El documento presenta un resumen de un proyecto para desarrollar un sistema de inventario automatizado para el control de repuestos en los almacenes del Comando de Transportes del Ejército de Bolivia. Actualmente el sistema es manual y genera errores. El proyecto tiene como objetivo principal desarrollar un prototipo de sistema de información que brinde información oportuna y precisa para una mejor gestión de los inventarios. Los objetivos específicos incluyen análisis del sistema, diseño, implementación, pruebas y mantenimiento del software.
1. ESCUELA MILITAR DE INGENIERIA
“MCAL. ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
BOLIVIA
SISTEMA DE INVENTARIOS DE REPUESTOS DEL PARQUE
AUTOMOTOR DEL COMANDO DE TRANSPORTES DEL EJÉRCITO
1. Título.
Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Comando de
Transportes del Ejército.
2. Introducción.
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de repuestos y materiales que se
utilizan en un parque automotor para el mantenimiento de vehículos, los mismos que se
guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, siendo entregados a los
supervisores o mecánicos encargados de desarrollar su trabajo sin que se vean
afectados por la falta de continuidad en la adquisición o por la demora en la entrega por
parte del proveedor.
Los inventarios varían en razón de su consumo o la salida de cada artículo (repuesto)
que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de
nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación
de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga
a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de
acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se
renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para
emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para
satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
3. Antecedentes.
La organización del Ejército, se divide en diferentes departamentos, cada uno de ellos
tiene una misión específica, el Departamento IV, en el cual dentro su organización se
encuentra el objeto de nuestro estudio, los Almacenes del Comando de Transportes del
Ejército, los mismos que tienen la misión de: “Ejecutar actividades referidas a pedidos,
recepción, distribución, redistribución y mantenimiento de vehículos a fin de satisfacer
las necesidades de empleo del Ejército” y contribuir de esta manera al mejor
rendimiento operativo de Grandes y Pequeñas Unidades.
Existe asimismo una carencia de técnicas y metodologías que ayuden a manipular la
información existente, en forma oportuna, útil y confiable, ya que el sistema actual
genera pérdida de tiempo e inclusive errores por lo que se recomienda la implantación
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2. de un nuevo sistema de información que satisfaga las necesidades de mencionado
Repartición Militar.
Haciendo referencia a los antecedentes de trabajos realizados con anterioridad de
acuerdo a investigación bibliográfica, se comprobó que existen trabajos de
investigación:
En el anterior semestre fue realizado un Sistema de Inventarios para el batallón de
Transportes II, por el Sgto. 1ro. San. Rudy Marca Nina:
Los repuestos de la base de datos con los cuales trabajó no son estandarizados.
El mencionado proyecto no abarca el campo control de personal.
E proyecto, no toca aspectos relacionados al área de repuestos para vehículos chinos,
brasileros y argentinos.
4. Planteamiento delProblema.
Dentro de cualquier organización actual que trabaje con materiales que se deban
almacenar, es necesario tener un sistema capaz de controlar todos los procesos y
además emitir reportes y consultas a requerimiento, sin embargo la institución armada
solo cuenta con un sistema manual el cual no permite cumplir con todas las
necesidades del Comando de Transportes del Ejército, con respecto al control de sus
diferentes procesos en el control de inventarios.
Efectuando el análisis de dicha institución se ha establecido un problema central, a ser
encausados en el presente trabajo
4.1. Problema Principal.
El actual sistema empleado para el control de inventario de repuestos en el comando de
Transportes del Ejército es llevado en forma manual, lo cual genera lentitud en
mencionado proceso, generando errores en la obtención de información.
4.2. Problemas Secundarios.
Considerando las operaciones de recepción de repuestos en desuso, entrega de
repuestos nuevos, actualización de ingresos y egresos y compras locales.
La cantidad recibida de unidades de repuestos ya sean estas importadas o compras
locales según la cantidad a entregar, así como de la variedad de items (diferentes
unidades) de acuerdo a prioridad deben estar registradas en casillas de estantes o
rimeros para su fácil ubicación.
“La eficiencia de la entrega de acuerdo a prioridad requerida por el mecánico, debe ser
eficiente para la salida de vehículos de mantenimiento”.
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3. La falta de control y actualización de existencias produce un desbalance con los
egresos e ingresos.
“Existen días donde hay más repuestos requeridos por los mecánicos de acuerdo a
prioridad 02 (urgente) y otros con menos unidades requeridas”.
“Mientras haya un buen control y el inventario se sistematice, la eficiencia será mayor”.
Otro problema importante es la falta de una adecuada ubicación de los repuestos a
despachar, ocasionando demora en la salida de vehículos de mantenimiento.
5. Objetivos.
De acuerdo a los siguientes objetivos.
5.1. Objetivo General.
“Desarrollar un prototipo de un Sistema de Información para el control de inventarios de
repuestos en almacenes del Comando de Transportes del Ejército, con el objeto de
brindar información oportuna, útil, precisa y un servicio eficiente a requerimientos de los
Batallones de Transportes dependientes de este Comando”:.
5.2. Objetivos Específicos.
Análisis de Sistema: En esta fase se recabará información, se organizará y se iniciará
la elaboración del Sistema por separado.
Diseño del Programa: Es la fase en donde se realiza la estructura de datos, se
desarrolla la arquitectura de software, las representaciones de interfaz y los algoritmos
necesarios para el cumplimiento de los requerimientos del usuario así como también los
análisis necesarios para saber que herramientas usar en la etapa de Codificación.
Implementación o Codificación: Es la fase de programación o implementación
propiamente dicha. Aquí se implementa el código fuente, haciendo uso de prototipos así
como pruebas y ensayos para corregir errores. Dependiendo del lenguaje de
programación y su versión se crean las bibliotecas y componentes reutilizables dentro
del mismo proyecto para hacer que la programación sea un proceso mucho más rápido.
Pruebas: Los elementos, ya programados, se ensamblan para componer el sistema y
se comprueba que funciona correctamente y que cumple con los requisitos, antes de
ser puesto.
Mantenimiento: Es la última fase, se realiza la corrección de errores no detectados en
la etapa de pruebas, posibles mejoras funcionales debidas a nuevos requerimientos del
cliente, en esta fase se vuelven a aplicar todas las etapas anteriores sobre el software
existente.
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4. 6. Justificación.
6.1. Justificación Institucional.
El desarrollo del presente proyecto permitirá mejorar el sistema de control de
inventarios de repuestos en los almacenes de Parques Automotores del Ejército.
6.2. Justificación Técnica.
Los almacenes de repuestos están bajo la responsabilidad permanente de los
profesionales técnicos militares, para realizar este trabajo de manera eficiente es
necesario que tenga información actualizada sobre repuestos.
La utilización de software permitirá tener información sobre existencias de repuestos,
precios para su compra, control y reportes, hecho que facilitará el desempeño
profesional de los Usuarios finales.
6.3. Justificación Económica.
Al tener almacenes centralizados en cada División del Ejercito, de carácter institucional,
es necesario el uso óptimo de los recursos económicos asignados en presupuesto; por
tanto el sistema de información propuesto reduce los costos administrativos y el tiempo
en el proceso de control de inventario.
7. Alcance.
El sistema de Inventarios propuesto tiene la finalidad de realizar el control de
inventario de manera automatizada, en cualquier almacén de Parque Automotor
del Ejército, el sistema de inventarios se podrá integrar en cualquier otro almacén
de las FF.AA.
8. Planificación del Proyecto.
De acuerdo a los siguientes pasos y al cronograma de actividades
9. Recopilación de Información.
De acuerdo al siguiente modelo de entrevista y encuesta:
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5. MODELO DE ENCUESTA DIRIGIDO A LOS SEÑORES USUARIOS
OPERACIONALES (SUBJEFE Y OPERARIOS) DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE
REPUESTOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DE UN BATALLÓN DE TRANSPORTES
PREGUNTAS.-
E N C U E S T A No. 01
NOMBRE ENTREVISTADO:SGTO. 1RO. CHANIEL LYSON RIVERO QUISPE
ENCUESTA DIRIGIDO A LOS SEÑORES USUARIOS OPERACIONALES
(SUBJEFE Y OPERARIOS) DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE REPUESTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR DE UN BATALLÓN DE TRANSPORTES.
I.- PREGUNTAS.-
1.- Como considera Usted el funcionamiento actual del Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón De
Transportes.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
2.- Como considera Usted la modernización del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
3.- Como considera Usted la implementación del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
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6. 4.- Viendo el actual sistema de Sistema de Inventarios de Repuestos del
Parque Automotor del Batallón De Transportes., considera usted
necesario modernizar el control de inventarios.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
5.- Como considera Usted con la Implementación del Sistema Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón De
Transportes, permitirá la fluidez de entrega y recepción de repuestos,
asimismo para su empleo en forma eficiente el control de ingresos y
egresos.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
6.- Como consideraría usted, el Sistema informatizado de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón de Transportes, permitiría
ganar tiempo y espacio en la salida de vehículos repotenciados de
mantenimiento
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
7.- Usted como considera con la implementación del sistema Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón De
Transportes, Permitirá mayor eficiencia en las labores de reparación de
vehículos por los mecánicos.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
8.- Con la Implementación del sistema Sistema de Inventarios de Repuestos
del Parque Automotor del Batallón de Transportes, Usted consideraría que
podrá ubicar un repuesto en el menor tiempo.
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7. a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
9.- Usted como ordenaría los rimeros o estantes, referente a la implementación del
Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón De
Transportes, viendo imperiosa la modernización del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón de Transportes, con respecto a las
otras Instituciones Civiles Nacionales.
a) Muy Importante
b) Importante
c) Nada Importante
10.- Finalmente, agradecido por su valiosa cooperación en la presente encuesta, muy
sinceramente nos sugiera algunas inquietudes, de cómo se pueda mejorar con
la implementación Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor
del Batallón de Transportes, para así estar condiciones de mejorar el control de
Inventarios a nivel de otras Instituciones.
ENTREVISTA DIRIGIDO AL USUARIO EJECUTIVO (JEFE DE ALMACEN) DEL
SISTEMA DE INVENTARIOS DE REPUESTOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DE UN
BATALLÓN DE TRANSPORTES
PREGUNTAS.-
1.- Como considera Usted el funcionamiento actual del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes.
R.- Considero que es obsoleto y muy conflictivo para toda su operatividad.
2.- Como considera Usted la modernización del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes.
R.- Me parece importante su modernización.
3.- Como considera Usted la implementación del Sistema de Inventarios de
Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes, con respecto a
reportes de ingresos egresos diarios con más fluidez.
R.- Los reportes se serán más fluidos para su presentación.
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8. 4.- Viendo el actual sistema de Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque
Automotor del Batallón de Transportes, considera usted necesario
modernizar el control de inventarios, para la verificación de existencias
actuales además de balances de stock.
R.- Es necesario su modernización ya que los balances de stock serán automáticos
para la creación de demandas.
5.- Como considera Usted con la Implementación del Sistema Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón De Transportes,
facilitará a los operadores la fluidez de entrega y recepción de repuestos,
asimismo para su empleo en forma eficiente el control de entregas de
repuestos y recepción de repuestos en desuso.
R.- Facilitará en gran manera la entrega y recepción de repuestos, asimismo su control.
6.- Como consideraría usted, si el Sistema de Inventarios de Repuestos del
Parque Automotor del Batallón de Transportes, permitiría ganar tiempo y
espacio en la salida de vehículos repotenciados de mantenimiento.
7.- Usted como considera con la implementación del sistema Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón de Transportes,
Permitirá mayor eficiencia en las labores de reparación de vehículos por los
mecánicos.
R.- Por supuesto que facilitará las labores de mantenimiento, asimismo el rendimiento
será mayor.
8.- Con la Implementación del sistema Sistema de Inventarios de Repuestos del
Parque Automotor del Batallón de Transportes, Usted consideraría que podrá
ubicar un repuesto en el menor tiempo.
R.- Si por que los repuestos tendrán su ubicación sistematizada, y solo habrá que
colocar el código o número de parte del repuesto.
9.- Usted como ordenaría los rimeros o estantes, referente a la implementación
del Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón
De Transportes, viendo imperiosa la modernización del Sistema de
Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Batallón de Transportes,
con respecto a las otras Instituciones Civiles Nacionales.
R.- De acuerdo al sistema por orden alfabético y numeral.
10.- Finalmente, agradecido por su valiosa cooperación en la presente encuesta,
muy sinceramente nos sugiera algunas inquietudes, de cómo se pueda
mejorar con la implementación Sistema de Inventarios de Repuestos del
Parque Automotor del Batallón de Transportes, para así estar condiciones de
mejorar el control de Inventarios a nivel de otras Instituciones.
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9. 10. Identificación de Actores.
N° NOMBRE TAREAS PERSONAL
1.- LIDER DEL - SE ENCARGARÁ DE MANEJAR SOF. INCL. CAB.
PROYECTO LOS CONFLICTOS ENTRE LOS NESTOR RIOS RUIZ
DIFERENTES INTERESADOS EN
EL PROYECTO.
- MOTIVARÁ AL PERSONAL QUE
DESARROLLA EL PROYECTO.
- COORDINARÁ EL DESARROLLO
DEL PROYECTO CON EL
USUARIO FINAL DE ACUERDO A
REQUERIMIENTOS
2.- ANALISTA - RECABAR INFORMACIÓN SOF. INCL. CAB.
- ORGANIZAR LOS TRABAJOS DEL JHONI LOZA YUJRA
PROYECTO
- ELABORAR EL PROYECTO POR
SEPARADO
3.- DISEÑADOR - DISEÑAR LA ESTRUCTURA DE SOF. INCL. CAB.
DATOS NESTOR RIOS RUIZ
- DISEÑAR LA ARQUITECTURA DEL
SOFTWARE SOF. INCL. CAB.
- DISEÑAR REPRESENTACIONES JHONI LOZA YUJRA
DE INTERFAZ
- REALIZAR EL DETALLE
PROCEDIMENTAL
(ALGORITMOS)
4.- DESARROLLADOR - GENERARÁ EL CÓDIGO SOF. INCL. CAB.
ENTENDIBLE POR LA MAQUINA NESTOR RIOS RUIZ
- REVISAR LA CODIFICACIÓN
SOF. INCL. COM.
- VERIFICAR LA FASE ULTIMA DE FELIX QUISPE ULO
CODIFICACIÓN
5.- ENCARGADO DE - PROCESO DE DEPURACIÓN DE - LIC. CYNTHIA
PRUEBAS PROGRAMAS RODRIGUEZ
- COMPROBACIÓN DE CANAVIRI
FUNCIONAMIENTO SOF. INCL. CAB.
- CHEQUEO DE VALIDEZ DE NESTOR RIOS RUIZ
SENTENCIAS
- PRUEBAS PARA DETECTAR SOF. INCL. COM.
ERRORES, A PARTIR FELIX QUISPE ULO
DE DATOS QUE GENEREN LA
SALIDA DESEADA
11. Identificación de Procesos.
El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Inventarios se define para
alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al
sistema logístico en los parques automotores del Ejército.
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10. De acuerdo a la tabla de procesos y existencia de repuestos y recursos para el
suministro oportuno de los repuestos requeridos para asegurar las actividades de
mantenimiento, además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las
necesidades del cliente (mecánico).
TABLA DE PROCESOS
No. Procesos
01 Gestión de pedidos
02 Predespacho
03 Despacho
04 Gestión de inventario
05 Recepción de repuestos
06 Registro de ubicaciones y almacenaje,
07 Actualizaciones y reportes
08 Auditoria
12. Análisis de Solución.
El objetivo de este trabajo es establecer el mapa de proceso, que contiene la misión y
la relación de procesos que conforman el sistema de inventarios, además se define los
subprocesos fundamentales que pueden estar presentes en las entidades y bases de
datos, estableciéndose los principales indicadores para determinar el nivel de servicio
que brinda el almacén a sus clientes, de acuerdo a los siguientes DFD’S., Cronograma
de Actividades (Anexo A)y requerimientos de Ingeniería(Anexo C).
12.1 Niveles de DFD’S, del Sistema de Inventarios. (Anexo B)
Diagrama de contexto
Inicio de diseño
Diagrama de nivel 1
Diagrama General
Diagrama de nivel 2
Diagrama (Recibir Pedidos)
Diagrama (Despachar Pedidos)
Diagrama (Actualización de Inventario)
Diagrama (Generar Reportes de Inventarios)
Diagrama (Crear Demandas en Stock)
12.2 Diccionario de Datos.
Serán diseñadas cuatro bases de datos de la siguiente forma:
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11. Palabra Significado
IdJefeAlm Jefe de Almacen
Nombre Nombre
Apat Apellido Paterno
Amat Apellido Materno
IdCliente Identificación de Registro del Cliente
Entidad Ente u objeto
Relación Tipo de características comunes
Numerico De orden Numeral
Caracter De orden Textual
IdProveedor Identificación del Proveedor
DirDom Dirección del domicilio del Proveedor
DirSuc Dirección de la Sucursal de repuestos
TelSuc Teléfono de la Sucursal de repuestos
TelDom Teléfono del domicilio de proveedor
Celular Celular del Proveedor
Empresa Nombre de la Empresa del proveedor
IdRepuesto Identificación del Repuesto
NombreRep Nombre del Repuesto
CodigoRep Código del Repuesto
MSN MSN del Repuesto
NumPart Número de Parte del Repuesto
Ubicación Ubicación del Repuesto
ExistActual Existencia actual del Repuesto
StockMaximo Stock Máximo del Repuesto
StockMinimo Stock Mínimo del Repuesto
El diccionario queda conformado de esta manera para consultas posteriores y/o futuras
reestructuraciones.
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12. 12.3 Estructura de Datos (Diagrama E-R)
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN.
CLIENTE PROVEEDOR
PROVEE
SOLICITA ENTREGA
JEFE DE
GENERA
ALMACÉN REPUESTO
REPORTES
13. Diseño del Sistema.
El diseño de un Sistema de Control de Inventarios para un almacén de repuestos, es
una herramienta que puede ser utilizada por diferentes Almacenes para generar
ambiente de control en todas las actividades desarrolladas por la entidad.
En tal sentido es un mecanismo dinámico y fácil de comprender dado a la estructura
organizada del presente diseño del Sistema de Control de inventarios, que a su vez
está basado en la incorporación de fundamentos profesionales del ejercicio de la
profesión.
Para la formulación y diseño del sistema de Control Interno se evaluaron las etapas o
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13. fases que este debe contener, es así como el sistema debe contemplar los siguientes
procesos:
15. Pruebas.
Se entregarán con el sistema informático.
16. Impacto.
Contribuir al fortalecimiento de los proyectos de Sistemas Informáticos en el Comando
de Transportes del Ejército.
Consolidar los proyectos técnico-científicos, especialmente los generados por los
estudiantes del tecnológicode la EMI.
Contribuir a la especialización y profesionalización de los estudiantes de Sistemas y
Electrónica.
Conformar equipos de trabajo técnico-científicos para el desarrollo de más proyectos
técnico científicos.
17. Conclusiones.
Como hemos visto este primer proyecto es una guía práctica de cómo diseñar
interfaces, conectados a una Base de Datos y las responsabilidades que conlleva el
administrar una base de datos. Desde que fueron creadas en la década de los setentas
han sido de gran ayuda para el manejo de información a todos los niveles, y en
cualquier plano de productos y servicios.
Un buen diseño de Interfaces y bases de datos nos lleva a tener datos confiables,
robustos y que no se requiere de reingeniería en mucho tiempo a menos que así se
decida en algún momento de la vida útil de la base de datos; en otro lado la importancia
de tener un cúmulo del diseño en medios magnéticos y en papel, como este que se
entrega al finalizar, será para tener la información del diseño disponible y que sea
comprensible para otros estudiantes o personas que interactúen con la base de datos, a
través de las interfaces.
Además de conocer la responsabilidad del administrador de base de datos por una
interfaz, pues este es pieza importante en el mantenimiento y aseguramiento de los
archivos que conforman la base de datos, es quien dará la garantía que la información
esté disponible en cualquier momento o bien asesorar en el uso de esta misma.
En la actualidad este tipo de Sistema de Inventario, en el cual se interactúa mediante
ventanas a las bases de datos son vitales para muchas empresas, instituciones,
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14. organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, van desde requerimientos muy
básicos hasta grandes transacciones, un ejemplo de ello son los bancos que realizan
millones de transacciones en un solo día, en los hospitales para tener los expedientes
de los pacientes, en gobierno para pago de impuestos, registros de sus actividades,
agendas electrónicas,
Por último cabe decir que este Sistema aplicado a un Almacén de Cualquier Batallón de
Transportes de nuestra Institución, ayudará a mantener la operatividad del parque
automotor en general.
18. Bibliografia.
Grupo Isaias Carrillos Perez. (2008) Metodología del desarrollo de software.
New York:
Jacaboson, I., Booch, G., Rumbaugh J. (2000) Proceso Unificado de Desarrollo de
Software.
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