LOGÍSTICA EFICIENTE

CURSO-TALLER
LOGISTICA ALMACEN Y COMPRAS

CONTENIDO DEL CURSO
1. Fundamentos de Logística.
2. Gestión Rentable de Compras y Abastecimiento.
3. Gestión Eficaz de Almacenes y Centros de Distribución.
4. Administración Moderna de Inventarios y Control de Stock.
5. Gestión Estratégica de distribución y Transporte.
6. Principales Indicadores (KPI) en Logística y Mejora Continua.

FUNDAMENTOS DE
LOGISTICA
 Cadena de Suministros.
 Gestión de la Cadena de Suministros.
 Logística. Logística de Entrada, Logística de Salida.
 Logística Inversa.
 Perfil del Logístico Ideal.

¿Por que es importante la
Cadena de suministros?
5

Análisis del mercado, determinar tamaño del mercado,
sectores, oferta, rangos de precios
Desarrollar el diseño
Planificar las ventas
Planificar los requerimientos de los materiales, lista de
materiales requeridos, tiempo de entrega, cantidad a
pedir, nivel de inventario
Realizar la compra de materiales
Controlar el inventario de materiales
Producir los productos
Almacenar los productos terminados
Realizar las ventas y gestionar los pedidos
Hacer la distribución física
Facturar y cobrar
Servicio de posventa, atención de reclamos,
retroalimentación
MARKETING
INGENIERIA DE PRODUCTO
VENTAS
SUMINISTROS
SUMINISTROS
SUMINISTROS
PRODUCCION
Planificar la producción CONTROL DE LA PRODUCCION
SUMINISTROS
VENTAS
SUMINISTROS
CONTABILIDAD
VENTAS
10

Adquirir los materiales, productos en proceso y
productos terminados (en el Precio, Cantidad, Calidad y
Tiempo correctos), necesarios para el buen
funcionamiento de la empresa y para la fabricación del
producto requerido por el Cliente.
Gestión de Compras
11

Se enfoca en transformar los requerimientos de los
Clientes o la demanda del mercado en órdenes de
producción
Procesamiento de Pedidos
Objetivos del Curso
12

Garantizar la integridad de los insumos, productos en
proceso y productos terminados (incluyendo el manejo
de la información) así como su mantenimiento para
ser usados por la empresa (producción) o entregados
al Cliente.
Gestión de Almacenes
Objetivos del Curso
14

Definir y controlar el stock
(cantidad) de insumos,
productos en proceso y
productos terminados.
Un adecuado manejo de
inventarios consiste en
determinar el equilibrio óptimo
entre demasiada y muy poca
disponibilidad de los
materiales.
Gestión de Inventarios
15

 Planear
 Implementar
 Controlar
Gestión de Distribución
El flujo de materiales y productos,
desde el origen (fábrica/almacén)
hacia los lugares de su utilización con
el fin de satisfacer las necesidades de
los clientes.
16

La Gestión de distribución se apoya en diferentes
canales (intermediarios) que permiten que los
productos lleguen a los Clientes en óptimas
condiciones de tiempo y calidad.
Canales de Distribución
Distribuidor Mayorista Minorista Detallista
Fabricante
Clientes
17

Es el conjunto de
actividades que le
permiten a la empresa
llegar a mercados del
exterior exportando o
importando productos y
materiales ampliando la
cobertura de sus
operaciones.
Logística Internacional
18

El objetivo es encontrar el
mejor precio (materiales, fletes,
almacenamiento, sueldos,
equipos, etc) sin afectar la
Calidad, el Plazo de Entrega, y
el Servicio.
Los indicadores sirven para
controlar, medir y evaluar los
procesos a lo largo del tiempo.
Costos e Indicadores
Logísticos
“Lo que no se
mide no se
controla, ni se
puede mejorar”
19

Administrar, controlar y
mejorar los procesos de la
SCM apoyándonos en los
sistemas de información
que nos permiten tomar
decisiones rápidas y
adecuadas.
Integración y Sistemas de
Control de la SCM
20

LOGISTICA,
COMPRAS Y
ALMACENES
Modulo 1.
Fundamentos de Logística
21

• Es el conjunto de procesos que abarcan desde la
obtención de las materias primas hasta la entrega de los
productos terminados a los consumidores finales.
• En muchos casos está conformada por procesos
pertenecientes a distintas empresas.
Cadena de Suministro
La Cadena es tan fuerte como su eslabón más débil
22

Proveedores Empresa
ManufacturaProveedores Logística
de entrada Transporte Almacenaje Entrega
Minorista
Consumidor
Logística moderna
FFLUJO DE DEMANDA
FLUJO DE BIENES Y/O SERVICIOS
FLUJO DE INFORMACIÓN y DE VALORES
Logística antigua
Empresa
“En el futuro, la competencia no se dará de empresa a
empresa, sino más bien de cadena de suministros a
cadena de suministros” Michael E. Porter
23

Los principales procesos que intervienen en la cadena
de suministro de un juego de comedor de madera
comprado en un gran almacén son:
• Tala de árboles
• Transformación de la madera en planchas
• Transporte de las planchas de madera
• Fabricación de comedor
• Transporte de muebles al gran almacén
• Exhibición y venta del comedor
• Transporte del comedor al consumidor final
• Llegada de comedor a la casa del consumidor final.
Ejemplo
24

• PLANIFICAR
• ORGANIZAR
• DIRIGIR
• INTEGRAR y CONTROLAR
los procesos de la cadena de suministro
para incrementar la COMPETITIVIDAD
de la empresa y de la cadena de suministro.
Gestión de la Cadena de
Suministro SCM
25

• Pronóstico de demanda
• Gestión de Inventarios
• Compras
• Almacenamiento
• Transporte
• Distribución
• Servicio al Cliente
Principales Procesos SCM
26

Importancia de la SCM
• Incrementar las
Ventas.
• Reducir los
Costos.
1. Cumplir los plazos de
entrega.
2. Entregar la cantidad
correcta.
3. Calidad requerida por
los Clientes.
4. Reducir los costos
logísticos.
27

Optimización de la Cadena de
Suministro
 Evitar el desperdicio de recursos.
 Mejorar la relación con los proveedores.
 Administrar mejor los inventarios.
 Reducir el costo de sus operaciones.
Lograr la EXCELENCIA OPERATIVA
28

Logística y la Cadena de Suministro
La administración de la cadena de abastecimiento a tomado
mayor Importancia en el mundo globalizado. La competencia
es mas ardua y solo las empresas que logran importantes
diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su
participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en el.
La administración eficiente de la cadena y el uso de la
tecnología de la información ayudan a lograr este propósito.
Una de las principales actividades en la administración de la
Cadena de Suministros es el área de Logística.
29

• Es la parte del proceso de la cadena de
suministros que planea, lleva a cabo y
controla el flujo y almacenamiento
eficientes y efectivos de bienes y
servicios, así como de la información
relacionada, desde el punto de origen
hasta el punto de consumo, con el fin de
satisfacer los requerimientos de los
clientes.
-Consejo de Dirección
Logística (USA)
Logística
30

• En la cadena de suministros existen dos clases de
Logística :
• Logística de entrada se encarga del abastecimiento de
materiales para producir los productos terminados en
una empresa
• Logística de salida se encarga de la distribución a los
clientes de los productos terminados elaborados en la
empresa.
Logística de Entrada y
Salida
31

La Logística de entrada comprende las siguientes
procesos:
• Procesamiento de Pedidos
• Compras
• Inventarios de materiales e Insumos
• Almacenes de materiales e insumos
Logística de Entrada
32

La Logística de salida comprende los siguientes procesos:
• Almacenes de Productos terminados
• Transporte
• Distribución
Logística de Salida
33

Ejemplo de Logística
Compra de
CD’s
ENTRADAS:
Necesidad
O/C
PC o Teléfono
Comprador
Transporte
Procedimiento
Compras
Oficina, etc.
SALIDAS:
20 cajas de CD’s
10 CD’s x caja
1.44 MB
Viernes en la
mañana
Costo
Atención rápida.
34

Problemas en los procesos
logísticos
• Comprar a destiempo y a precios altos
• Mantener inventarios muy elevados
• Fallas o demoras en las entregas
• Perdida o deterioro de materiales en el
almacén.
• Demora en las exportaciones o
importaciones.
• No se atienden o analizan los reclamos de
los clientes
35

• 1. Compra de computadoras para un instituto de
idiomas.
• 2. Almacenamiento de alimentos en un supermercado
Ejemplo
36

• 3. Importación de repuestos para un taller automotriz.
• 4. Entrega de pizzas al domicilio de los Clientes (delivery)
Ejemplo
37

Ejercicio
Analice las actividades que se realizan en un
supermercado Plaza Vea, y mencione un ejemplo para
cada proceso logístico indicado:
1. Compras
2. Almacenamiento
3. Transporte
4. Servicio al cliente
38

LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
Gerente General
Administración Finanzas Producción Logística Comercialización
Control inventarios
Compras
Almacenes
Transporte
Distribución final
39

LOGISTICA EMPRESARIAL
Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios
que requiere una empresa o institución para cumplir sus
funciones.
OBJETIVO:
Abastecer de materiales y servicios :
- Calidad requerida.
- Momento oportuno.
- Cantidad necesaria.
- Menor costo.
40

LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
PRODUCCIÓN
Actividades
Especificas
-Actividades de
planta
-Manejo de
materiales
-Mantenimiento
de equipos e
instalaciones
MARKETINGIntersección
de
Actividades
Intersección
de
Actividades
-Programación del
producto
-Localización de
plantas
-Aprovisionamiento
-Nivel servicios
-Servicios
clientes
-Embalaje
-Localización de
detallistas
-Flujo de
información
-Promoción
-Investigación
de mercados
-Productos
mixtos
-Precios
LOGISTICA
Actividades
Especificas
-Transportes
-Control de
Inventarios
-Almacenes
-Manufactura
41

Grandes Retos Empresariales
Innovación
Calidad
Reducción de ciclos de tiempo
Nuevos productos, nuevos servicios
Competitividad en costo y diferenciación
¿Como ser el competidor
con el mejor precio?
¿Qué necesito hacer para
reducir realmente los
costos?
¿Cómo hacer crecer el
negocio sin perder el
control?
¿Como puedo mejorar
el servicio?
42

Importancia actual de la Logística
LOS MERCADOS SE EXPANDEN
MARGENES O BENEFICIOS SE
REDUCEN
SE INCREMENTA EL NIVEL DE
SERVICIO
RECONSTRUIR
SISTEMAS
LOGISTICOS
LA COMPETENCIA SE
ENDURECE
43

Estructura del Sistema Logístico
Previsión demanda
Planificación de Requerimientos
Compras
Transporte (Aprovisionamiento)
Inventario de Producción
Almacenes
Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados
Embalaje
Inventario de Distribución
Planeamiento de la Distribución
Procesamiento de Pedidos
Transporte (Distribución)
Servicio a Clientes
Gestión de
Materiales
Distribución
Física
LOGISTICA
44

Perfil del Logístico Ideal
• Generalmente se empieza tomando en
cuenta su honradez.
• El ejecutivo o el empleado de esta área es
un vendedor, debe ser muy empático.
• El sexo y la edad del personal que trabaje
como técnico logístico no es determinante.
• Desde el principio un buen logístico tiene
que pisar el almacén.
45

Perfil del Logístico Ideal
• Metódico y organizado.
• Criterio y sentido común.
• Proactivo.
46

• Es el proceso inverso de la cadena de
distribución .
• Comprende la devolución por el cliente los
productos y el material de embalaje que
fueron comprado al proveedor
 Logistica inversa retira del cliente:
- Productos en mal estado,
- Productos perecibles o vencidos
- Productos obsoletos
- Productos en desecho
• El objetivo es cuidar el medio ambiente y
recuperar el valor del producto devuelto.
Logística Inversa
47

• Permite generar ventajas económicas y
“Cuidado del medio ambiente”
• Logistica inversa es aun un concepto novedoso
para empresas y profesionales nos permite
gestionar eficientemente los procesos de retorno
de productos al final de su vida útil o productos
fuera de uso. De esta forma se recupera el valor
que aun pudiera incorporar o proceder a su
adecuada eliminación
• Palabras claves: reutilización, reciclaje, embalaje
Logística Inversa
48

• La Logística Inversa se encarga:
 Devoluciones de clientes por productos en
mal estado, productos obsoletos o
inventarios estaciónales.
 Procesos de retorno de excesos de
inventario,
 Recuperación y reciclaje de envases,
embalajes
 Residuos peligrosos
• Incluso se adelanta al fin de vida del
producto, con objeto de darle salida en
mercados con mayor rotación.
Logística Inversa
49

Etapas de la Logística Inversa
50

 Reducción de costos de inventarios
 Satisfacción de clientes
 Oportunidades de mejora
 Obtención de información útil para la
empresa
 Cuidado del medio ambiente
 Cumplimiento con normas legales
Importancia de la Logística Inversa
51

¿Que ocasiona la necesidad de
una Logística Inversa?
• Mercancía en estado defectuoso
• Retorno de exceso de inventario
• Devoluciones de clientes
• Productos obsoletos
• Inventarios estacionales
52

LAS SEIS R´s DE LA
LOGÍSTICA INVERSA
Las 6 R´s identifican las principales oportunidades y
responsabilidades de los procesos de la logística
inversa:
 REUTILIZACION
 REVENTA
 REPARACION
 REMANUFACTURA (Reindustrialización)
 REDISEÑO
 RECICLAJE
53

PROCESOS EN
LOGÍSTICA INVERSA
COMPRAS
REDUCCIÓN DE INSUMOS VÍRGENES
RECICLADO
SUSTITUCIÓN DE MATERIALES
GESTIÓN DE RESIDUOS
54

Ejemplos de aplicación de Logistica
Inversa
56
Recuperación
envases de
medicinas vencidas
Segregación repuestos
usados desde almacen
Segregación de
cartuchos de tinta
Tóner para
impresoras

Ejemplos de aplicación de Logistica
Inversa
57
Segregación de
papeles y cartones
para su venta
Destrucción de
congeladores para bebidas
gaseosas
Zona de residuos
peligrosos

• Reciclado en tachos de diferentes colores y contenido ubicados en
el lugar de emisión del material en desecho para hacer una mejor
segregación :
Materiales reciclables
58

• Chatarra metálica
• Envases de vidrio
• Cajas y envases de cartón
• Papel usado de escritorio
• Cilindros bolsas y envases de
plástico, sunchos
• Botellas PET
• Parihuelas de madera
• Llantas usadas
• Baterías
• Aceite quemado de motores
Materiales reciclables
59

Recuperación de tapas de plástico
usadas
60
1- Reciclado de las
tapas desde la
basura
3- Elaboración de
bateas y baldes
4- Venta de bateas
y baldes en el
mercado
2-Molienda por
tipo de tapa de
plástico
Beneficios: reducción de contaminación del ambiente por
tiempo de biodegradación y reducción de costos

Sistemas de información de
la logística inversa.
• Debe ser flexible para manejar la variedad
de casos que se presentan en las
devoluciones, y lo suficientemente
complejo para funcionar bien a través de
las distintas áreas de la empresa. Un
software de logística inversa debe reunir
información que ayude en el seguimiento
de devoluciones y los costos que implican.
62

Mencione ejemplos de aplicación del concepto de logística inversa
para las siguientes situaciones de Logistica inversa : (relacionando
nombre de la empresa y producto).
1. Reclamos del cliente
2. Reducción de costos
3. Características del producto
4. Caducidad del producto
5. Cuidado del medio ambiente
6. Residuo peligroso
Ejercicios
63

LOGISTICA,
COMPRAS Y
ALMACENES
Modulo 2.
Gestión Rentable de Compras y Abastecimiento
64

GESTION RENTABLE DE COMPRAS
Y ABASTECIMIENTO
 Gestión de Compras. Principales Procesos.
 Organización, Clasificación y Métodos de Compras.
 Requerimiento de Compras. Orden de Compra
 Seguimiento de Compras. Etapas
 Evaluación de Cotizaciones. Cuadros Comparativos.
 Mecanismos para Hacer Mas Eficientes las Compras.
 La Ética en Compras.
 Negociación en Compras
 Desarrollo de Proveedores.
 Selección y Evaluación de Proveedores.
 Perfil Básico del Nuevo Proveedor.
 Catalogo y Registro de Proveedores

¿Qué es Comprar?
• Es el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos
terminados), previa negociación sobre el precio
y condiciones de pago, así como el seguimiento
de dicho proceso para garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas.
GESTION DE COMPRAS
66

Gestión de Compras
• Es la función de la empresa
encargada de adquirir los
bienes y servicios necesarios
para garantizar la
elaboración del producto que
será entregado a los clientes,
y el funcionamiento correcto
de la empresa.
67

Función de Compras
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la
función logística mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material
necesario para su funcionamiento.
• Las actividades básicas dentro de este
proceso son las siguientes:
- Calculo de necesidades y adquisición
68

FINALIDAD
Comprar materiales:
-de la CALIDAD adecuada
-de la CANTIDAD necesaria
-en la FECHA oportuna
-al PRECIO correcto
-de la FUENTE adecuada y
-con la ENTREGA en el lugar apropiado
69

NO BUSCAR PRECIOS
MAS BAJOS
SI NO
COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS
70

1. Precios competitivos
(los materiales son uno de los
principales componentes del
precio del producto)
2. Calidad de materiales (bienes
y servicios)
3. Plazos de entrega
4. Lugar de entrega
5. Embalaje
6. Garantías y otros
Importancia de la Gestión de
Compras
71

Importancia de la gestión de
compras
• Las compras usan el 60% de los
ingresos obtenidos a través de la
gestión de ventas.
• Por cada 100 soles de ingresos 60
son usados para realizar compras
que aseguren continuidad en el
establecimiento
72

• La cantidad de productos a gestionar
desde Compras, es tan variada que suele
convertir al gestor de compras en un
simple tramitador de pedidos.
• Las compras deben administrarse
estratégicamente: segmentando o
diferenciando los productos/proveedores
para administrarlos diferenciadamente.
Compras
73

1. Compras de Bienes y
Servicios
2. Evaluación de
Proveedores
3. Planificación de las
Compras
Principales Procesos de
Compras
74

1. MANTENER
CONTINIUDAD EN EL
ABASTECIMIENTO
4. OBTENER COSTOS
BAJOS ACORDES CON:
CALIDAD Y SERVICIO
OBJETIVOS
FUNDAMENTALES
Objetivos de compras
75

Optimizar la función de compras
Minimizar: Costo total de aprovisionamiento
Número de proveedores
Garantizando: Nivel de servicio
Calidad del producto
76

Organización de las
Compras
• El esquema de Organización del Área de
Compras en las empresas es relativo, pues
depende de las necesidades y magnitud de
cada una de ellas, por lo que plantearemos
sugerencias de su organización.
• La Jefatura de Compras normalmente depende
de la gerencia de Logística y esta a su vez de la
Gerencia de Operaciones y otras veces de la
Gerencia General directamente.
77

G. OPERACIONES
PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO
IMPORTACIONTRANSPORTE
PLANEAMIENTO Y
CONTROL
(c. materiales-
programación)
ALMACENESCOMPRAS
78

Criterios de organización de
Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un
Departamento de Compras, mencionamos los
mas importantes:
1.1 Por especialización en el producto:
- Insumos o materias primas
- Químicos
- Repuestos
- Ferretería
- Plásticos, etc.,
79

1.2 Por su importancia económica
-Materiales “A”, “B”, “C”
1.3 Por su procedencia:
- Nacional
- importación
1.4 Por el usuario
- Producción
- Ventas
- Almacén
- Mantenimiento, etc,.
80

1.5 Por proceso administrativo
- Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar
según los requerimientos de la empresa.
Todas las organizaciones son activas, pues se
modifican según los requerimientos de
optimización y no olvidar, que la organización
debe estar acorde a las necesidades de
EFICIENCIA.
81

El criterio de establecer el Perfil Técnico
y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras,
considerando que esta unidad es el reflejo
de la empresa ante los proveedores, por
lo que, el personal a cargo debe estar
técnicamente preparado, con criterio para
tomar decisiones, asumir responsabilidad
y tener honestidad.
82

Métodos de Compra
Órdenes anticipadas
Contratos nacionales
Compras sin existencia
Contratación por sistema
Procedimiento de órdenes pequeñas
Sistema de caja chica
Sistema de órdenes de pago contra entrega
Órdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónico
83

Métodos de compra y abastecimientos
Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.
Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una
cantidad definida de artículos especificados durante un período de
tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe
especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).
Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de
entrega”.
Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque
sí el precio.
Uso:Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado,
generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedor
Consideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el
vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de
calidad a utilizar
84

VENTAJAS PARA EL COMPRADOR
Simplificación del papeleo
Seguridad de un suministro regular
Inversión en inventarios reducida
Liberación de tiempo para otras
actividades
Uso más efectivo de los recursos DESVENTAJAS PARA LOS
PROVEEDORES
Por lo general las órdenes de compra
grandes no se cumplen
Cuando al final del contrato no se
cumplen las previsiones, el proveedor
queda con altos niveles de inventario
85

Contratos nacionales
Aplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples
Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la
institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de
negociación.
Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen,
aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a
primer nivel
86

Compras sin existencia (en consignación)
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera
sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta
responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede
estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor
Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben
trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más
elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados
a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS
El comprador gana al liberar capital ligado al inventario
El papeleo se reduce de forma considerable
Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de
entrega
Para el vendedor mantiene la venta “segura”
87

Contratación por sistema
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se
ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un
mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor
plazo que los otros métodos de compra
Propósito: disminuir gastos de administración y establecer
condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las
cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago
se hace periódico de acuerdo con los consumos.
88

Aplicación: compras no recurrentes y sumas bajas
Definición: Es un método de compra que busca disminuir los
costos asociados a la realización de compras de productos no
recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los
otros métodos
Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de
compra
Sistema de órdenes de pago contra entrega
(COD)
Órdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónico
89

Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y
de pequeño tamaño.
La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.
Sistema de pago contra entrega (COD)
Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado
Órdenes electrónicas (EDI) ó Internet
Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación
Órdenes de pago electrónico
Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque
90

Seguimiento de las Compras
Definición:
* El Seguimiento de Compras,
es el control que debe tenerse para que
los plazos determinados para cada
proceso de adquisición, se cumplan.
91

Pasos para completar una
adquisición de una Requisición
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10. Recepción e inspección de la mercadería.
11. Proceso documentario para pago al proveedor.
12. Mantenimiento de los Registros.
92

• Para realizar convenientemente todos
estos pasos, el comprador necesita de un
TIEMPO, por lo que se deben establecer
los tiempos necesarios para cumplir cada
uno de los pasos señalados
satisfactoriamente.
• La suma total de tiempos empleados en la
adquisición se denomina: “Tiempo típico
de compras” y es la base para el cálculo
del tiempo de reposición llamado: LEAD
TIME
93

 La Unidad Orgánica de seguimiento, debe
tener la información actualizada de la
situación de todas las requisiciones
INGRESADAS a Compras.
 Realizar todos estos pasos, origina un
costo llamado: “COSTO DE
ADQUISICIÓN”
 Por lo que, si el monto estimado de la
Requisición es pequeño, no vale la pena
realizar todos estos pasos, pues se
encarecería la adquisición.
94

• Se sugiere, debido a las existencias de estos
Costos de Adquisición en la empresa, si el
monto estimado de la es 1/3 del costo de
adquisición, comprar sin necesidad de
formular la requisición y cumplir con el
procedimiento.
• Ejemplo:
Se tiene un Costo de adquisición en
compras de $ 150 y un costo estimado de
compras de un material en la empresa de $
50.
¿confeccionaremos la Requisición y
realizaremos el procedimiento de
Adquisición?
95

• A cada uno de estos procesos se les asigna
un plazo denominado: “Tiempo típico de
Compras”.
• La unidad de Seguimiento, controla que para
cada proceso se cumpla con el tiempo típico
de compras, caso contrario origina una:
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al
tiempo establecido, al comprador encargado.
• Los tiempos típicos son establecidos en
forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez
establecidos se comprometen a cumplirlos.
96

• En la unidad de seguimiento de Compras, cada
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los
documentos relacionados con la Adquisición, los
que se mencionan a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén
97

7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las
decisiones tomadas en el proceso de las compras,
sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con la
recepción del material, sino con el pago de la
factura correspondiente al proveedor. Luego del
pago, archiva el File como ATENDIDO.
98

Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar
dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad.
99

Ingreso del Requerimiento al
Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento
de Compras, llega al jefe de compras, el que
luego la deriva al comprador a cargo.
* La Requisición llega al jefe de compras, para
su conocimiento, enterarse de los pedidos
importantes y autorice su tramitación.
Luego pasa a la sección: Seguimiento de
Compras, iniciándose el control de las
Adquisiciones o Requisiciones.
100

Origen de la Necesidad de Comprar
• Materiales de Stock
- Estadístico o en
base a
comportamiento
histórico.
• Proyectos
- Determinísticos o
basado en la
programación del
proyecto (Gantt).
• Contratos
- Determinísticos
- A partir de programa
de renovaciones de
contratos.
• Capacitación
- Determinísticos.
Requerimiento de Compras
101

• Es un documento interno de la
empresa, elaborado por algún
colaborador que requiere la
adquisición de algún bien o
servicio, para el desempeño de
sus funciones.
• Este deberá ser aprobado por el
jefe de área solicitante para ser
procesado por logística.
• Servirá como referencia
importante para la solicitud de
cotizaciones.
• De ser necesario se pueden
adjuntar especificaciones del
producto.
Requerimiento de Compra
102

• En algunos casos para
minimizar la posibilidad de
error en el proceso de
compra es necesario contar
con una muestra de lo
requerido.
La Muestra
103

NECESIDAD CATALOGO
ALMACEN COMPRA DIRECTA
REQUISICION
NO
REQUERIMIENTO
SICAJA
CHICA
OK? COMPRAS
Es necesario?
Especificaciones
Cantidad
Fecha entrega
Inspección
NO
NO
SISI
104

NECESIDADES DE COMPRA
EXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO)
SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC;
NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES
NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS
ACTIVOS
SUBCONTRATACION
105

FECHA DE
ENTREGA
CANTIDADARTICULO
SOLICITADO
SOLICITANTEFECHA
DPTO.
SOLICITANTE
REQUERIMIENTO DE COMPRA
FIRMA DEL
SOLICITANTE
OBSERVACIONES
106

– DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas
del producto a comprar
– Planos
– Especificaciones de calidad
– Proveedor recomendado
INFORMACION ANEXA
107

Orden de Compra
• Fecha
• Articulo
• Cantidad total
• Precio
• Forma de pago
• Lugar de entrega de la mercadería
• Lugar de entrega de Facturas
• Lotes de entrega
• Tipo de embalaje
• Documentación necesaria
108

Area Solicitante
Pide insumos
mediante Vale
de salida
Almacén
Stock
suficiente
Dpto. Compras
Solicita insumos
mediante Orden
de compra
Despacha
insumo
ASolicita insumo
mediante RQ. De
compra
Proveedores
Despacha
insumos
B
B
Almacén
Material
requerido
Despacho
insumo
Area.solicitante
Insumo
requerido
Utiliza
insumos
Origen
del
insumo
Informa
deficiencias al
almacén
Fin
Informa
deficiencias al
Dpto. Compras
A
B
Jefatura de Logística
Procedimiento de adquisición de insumos
DIAGRAMA DE FLUJO
SI
NO
NO
SI
NO
SI Almacén
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración
109

Ventas: Menú eventos envía el
Ppto. Aceptado a producción
Área de producción elabora RQ.
de insumos y solicita al almacén
Verificación de stock en
almacenes
Requerimiento
al Dpto. de
compras
Generación de Orden de
Compra
Enviar Orden de compra al
proveedor
Coordinación Almacén.
Copia de O/C al
Almacén
NO
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE COMPRAS
SI
110

• Es un documento dirigido a un
proveedor, solicitando la entrega
de un bien o servicio.
• Se indica el precio, las
condiciones de pago, el plazo de
entrega, cantidad de unidades,
entre otros.
• Además, puede hacer referencia
a especificaciones del producto a
adquirir.
• Normalmente existe un rango de
aprobaciones para las O/C.
• Ver archivo Excel
Orden de Compra
111

Proveedores
Solicitud de
Cotización
Solicitud de Cotización
Empresa
Evaluación de Cotizaciones
112

Proveedores
Cotizaciones
Cotización
Empresa
114

• Es un documento
enviado por un
proveedor, en donde
indica el precio del
producto que
deseamos adquirir, el
plazo de entrega, las
condiciones de pago,
período de vigencia de
la propuesta, etc.
Cotización
115

EMBALAJE
FORMA DE
PAGO
FORMA DE
ENTREGA
PRECIO
OTROS
ASPECTOS
TIEMPO DE
ENTREGA
Evaluar cotizaciones
119

Cuadros Comparativos
• CUADRO COMPARATIVO TECNICO
CUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
SOLICITADO 1 2 3
MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI
MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI
COLOR: GRIS SI SI SI
ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI
OTROS: C/RUEDAS SI SI SI
FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011
LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI
CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI
GARANTIA: 12 MESES SI SI SI
SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI
120

• CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO
 Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las
cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos.
 Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor actual.
CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
OFERTADAS 1 2 3
RECOGER MATERIAL 500
PUESTO EN ALMACEN 520 550
FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS
INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL
Cuadros comparativos
121

1. Desarrollo de proveedores
2. Clasificar el portafolio de compras
3. Centralización de compras
4. Implementación de procesos e
indicadores
5. Uso de internet y software
especializado, en los procesos
6. Alianzas con proveedores
7. Integración de compras con las
otras áreas de la empresa
Mecanismos para hacer más
eficientes las compras
122

• Las Tendencias Positivas en el proceso
de Compras y Toma de Decisiones
incluyen:
– número reducido de proveedores
– relaciones duraderas con los proveedores
– proveedores localizados cerca del cliente,
para mejorar la rapidez en el suministro
– Infraestructura integrada de información:
EDI, catálogos electrónicos
Tendencias en la gestión de Compras
123

Tendencias Positivas
(2)
– Proveedores considerados como parte
esencial del negocio.
– Proveedores involucrados en programas
de desarrollo de nuevos productos.
124

La ética en Compras
• El comprador no solo debe ser honesto sin
parecerlo.
• Mantener lealtad a su empresa en todo
momento.
• Mantener un intachable nivel de integridad en
todas sus relaciones comerciales, tanto dentro
como fuera de su empresa.
• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las
leyes nacionales e internacionales.
125

• Optimizar el uso de los recursos, de los que son
responsables, con el fin de proporcionar el
beneficio máximo para sus empresas.
• Promover los más altos niveles de calidad
profesional y mantener la altura y el nivel de la
profesión de compras.
• Promover relaciones de beneficio mutuo con los
proveedores, a través de la cortesía e
imparcialidad en todas las fases del ciclo de
compras.
126

• Abstenerse de cualquier negocio propio que
pueda estar o parecer estar en contradicción
con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la
empresa y de los proveedores con a debida
cautela y respeto.
• No aceptar regalos personales que no sean
considerados regalos de cortesía en los
negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.
127

• Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo
del proveedor que puedan disminuir o aparentar
disminuir su capacidad negociadora y su
imparcialidad.
• Mostrar en todo momento Imparcialidad y
Objetividad en la toma de decisiones de
compra.
128

La Negociación en Compras
Principales Características
• Es un ARTE, y como tal requiere de
inspiración
• No hay “fórmulas secretas”
• No hay nada escrito que contenga toda la
verdad, ni la llave para llegar al éxito
• Debe orientarse para lograr a un acuerdo
• La única manera de ser mejor negociador es
con la práctica.
129

La Negociación
Qué se negocia en las Compras ?
• Valores, Precios
• Entregas
• Características y Especificaciones
• Condiciones y Formas de Pago.
130

La Negociación
Puntos Importantes
• Antes de Negociar informarse bien de su
empresa y de los proveedores
• Iniciarla poniendo las cartas sobre la mesa
• Para negociar hay que tener presente:
– Poder de la empresa
– Riesgos existentes
– Límites aceptables o de negociación
– Responsabilidad de decisión
– Metas por alcanzar.
131

La Negociación
Exigencias(1)
• Experiencia
• Criterio para:
– Juzgar a la gente
– Conocer el carácter de las personas
– Sacar provecho de sus conocimientos
– Conocer la situación y cómo cambiarla
– Saber cuándo hablar y cuándo callar
– Percatarse de la honestidad o la deshonestidad
– Confiar o desconfiar de quien negocia con uno.
132

La Negociación
Exigencias(2)
• Capacidad para: Actuar,
Analizar, Aceptar, Persuadir,
Interpretar, Presionar, Ceder
• Sentido común y Juicio claro
• Personalidad
• Reflejos mentales rápidos.
133

La Negociación
Recomendaciones(1)
• Ir por el camino de menor resistencia
• No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre
de alternativas
• Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición
• Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio
• No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso
de acción totalmente nuevo
• No enfocar extremos desde un principio, generalmente
es mejor ser moderado.
134

La Negociación
Recomendaciones(2)
• Mientras más se empuje, mayor será la resistencia
• Utilice la persuasión, no la jactancia
• Evite los ultimatums
• No acose, pregunte con cortesía
• Mantenga la calma, pero no deje de simular un
desagrado o un desacuerdo
• Haga preguntas eficaces
• Prepare preguntas con anticipación
• Pero sobretodo ..... No Mienta !!!
135

• Son las actividades estratégicas realizadas por la empresa para
mejorar el desempeño de un proveedor específico. Con la finalidad
de incrementar la capacidad, mejorar su sistema de calidad,
optimizar sus costos, apoyarlo en la fabricación de un nuevo
producto, entre otros.
• Se pone en práctica mediante auditorias, proyectos en conjunto,
capacitaciones y asesorías.
Desarrollo de Proveedores
136

HOY
• Proveedores locales
• Menores costos
• Más flexibilidad
• Lanzamiento de nuevos
productos y
promociones
Caso: Telefónica
ANTES
• Proveedores extranjeros
• Tiempos de entrega
largos
• Poca flexibilidad
• Dificultad para
desarrollar nuevos
productos y lanzar
promociones
137

HOY
• Proveedores locales
• Menores costos de
productos y transporte.
• Menor riesgo de
deterioro de productos.
Desarrollo de Proveedores – Caso:
ARAMARK-CAJAMARCA
ANTES
• Proveedores fuera de
Cajamarca.
• Alto costo de transporte
• Alto costo de productos
• Riesgo de deterioro de
productos.
138

BARRERAS A ROMPER
• Paradigmas
• Desconfianza y temor al
cambio
• Proceso requiere recursos
(tiempo, equipo del proyecto,
pruebas, etc)
139

Consiste en verificar que el proveedor cumple con
los requerimientos mínimos para suministrar
materiales y servicios a la empresa.
Se evalúan criterios relacionados con:
•Finanzas
•Producción
•Atención al Cliente
•Sistema de Calidad
•Referencias de otros clientes, etc.
Normalmente se realiza antes de iniciar el primer
pedido y luego periódicamente
Evaluación de Proveedores
140

ASISTENCIA TECNICA OPORTUNA.
EMBALAJE
CUMPLIMIENTO ENTREGAS
(tiempo, continuidad, etc)
GARANTIAS
CONSISTENCIA SERVICIO.
INFORMACIÓN
Proveedor antiguo
De manera adicional a lo
visto antes también
evaluaremos:
142

Nombre del
Proveedor
Producto Error Fecha Causa Raíz
Mar Azul
Pescados y
mariscos
Cliente reclamo por
intoxicación
03-Ene Pescado malogrado
Servirápido Limpieza del local
Clientes reclaman por
baños sucios
09-Ene
Ese día llegó un
personal de limpieza
menos
El Valiente Seguridad
Robo de radio de un
vehículo
15-Ene
Descuido del vigilante
por conversar con lava
carros
Distribuidora García Cerveza
Demora de 2 días en la
entrega del pedido
16-Ene
Olvido del personal de
la distribuidora
Mar Azul
Pescados y
mariscos
Jefe de Cocina devolvió
lote de mariscos en mal
estado
20-Ene Mariscos malogrados
Distribuidora García Cerveza
Trajeron 5 cajas menos
de la solicitadas
20-Ene
Error de comunicación
interna en la
distribuidora
Errores de Proveedores -
Restaurante de Comida
Criolla
143

Una buena gestión de Compras se
traduce en una buena y estrecha
relación con los proveedores
• Garantiza el flujo continuo de materiales o
servicios en el abastecimiento
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas
• Mantiene la Calidad de los productos y
servicios
• En épocas de escasez asegura el
suministro.
Selección y evaluación de Proveedores
144

ANALISIS DEL MERCADO DE
PROVEEDORES
Dimensiones y capacidad del mercado.
Estructura competitiva.
Capacidad de crédito.
Estructuras de costos y precios.
145

A dónde queremos llegar
?
• Compartir con Proveedores Socios
• Desarrollar Proveedores Unicos,
Exclusivos
• Mantener a Proveedores Selectivos
• Escoger entre Proveedores Alternativos
® Estoy bien así !!!
146

Qué tenemos que hacer ?
• Clasificar en qué materiales o
servicios podríamos obtener mejores
beneficios y priorizarlos
• Qué proveedores podrían adecuarse
a mis objetivos; y si no los tengo,
dónde debo buscarlos
• Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar.
147

Por qué es tan difícil y compleja esta
relación Cliente - Proveedor ?
Paradigmas del Cliente.-
• “Creemos que sabemos una más que el libro”
• “Somos los mejores negociadores de precio”
• “No puedo confiar ni en mi propia sombra”
• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo
a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender,
que yo en comprar”
• “.... para eso le pago”
® “Yo soy el Cliente”
148

Por qué es tan difícil y compleja
esta relación Cliente - Proveedor ?
Paradigmas del Proveedor.-
• “Me interesa porque se gana dinero”
• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor”
• “Lo que está bien para él, está bien para mí”
• “Por último, hoy le vendo lo más que pueda,
mañana ...... quién sabe......”
® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el
anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....”
149

Qué debemos cambiar ?
Puntos Claves.-
• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta
del futuro
• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar
que otros lo sean en lo suyo
• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas;
y seguramente mejores que las nuestras
• De un interés puntual y temporal a un interés
global y a muy largo plazo
® “Sentarse del mismo lado de la mesa”
..... ambos .....
150

En qué se traduce ....
• El Cliente debe estar preparado y organizado para
poder escoger a sus proveedores
• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta
para la elaboración de los productos que se
necesitan
• El Proveedor busca permanentemente una
superación en la calidad de sus productos
• Supone que el Proveedor está obteniendo
márgenes “justos”
• La importancia de las relaciones entre ambos para
un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo
plazo. 151

EVALUACION Y SELECCIÓN
DEL PROVEEDOR
1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….?
2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS
TRABAJAR…..?
3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS
PROVEEDORES…?
CLIENTE
1 3 5 72 64 8
8 PROVEEDORES
152

La búsqueda del Proveedor
• Investigar fuentes de abastecimiento en
función de productos
• Analizar las fuentes para:
– Calificar las ventajas de cada una
– Establecer una selección mediante una
negociación y una prueba para colocar un
pedido inicial
– Definir el período de experimentación
– Llegar a una conclusión
– Calificar para el futuro.
153

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
OBJETIVOS
Actitud de satisfacción al cliente
Obtener un flujo continuo de Abastecimiento
Obtener un valor agregado a través del
producto o servicio que suministra
Disposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejora
Capacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos
productos o procesos
154

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ESTRATEGIA
Basado en su especialización
Desarrollar estándares de calidad
Establecimiento de niveles de inventario
Desarrollar un sistema de comunicación
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular –
Email – RPC – RPM )
155

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DESARROLLO DEL VINCULO
PROVEEDOR – CLIENTE
Confianza mutua
Beneficio mutuo
Vinculo a largo plazo
156

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DIVERSIFICACION
 Es una práctica generalizada
 Desarrollo de Competitividad
 Seguridad en el abastecimiento al contar
con Proveedores de Contingencia
 No existe dependencia con un solo
proveedor
 Ofrece flexibilidad al Comprador.
157

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
• Los volúmenes de compra despiertan el
interés en invertir
• Eficiencia en la Calidad del producto o
Servicio
• Compras especiales de Equipos o Bienes
de Capital (Distribuidor exclusivo –
propietario de la marca o proceso)
158

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
 Alianza estratégica
 Mejores condiciones comerciales a través
de descuentos, oportunidades de entrega,
transporte etc;
 Garantía en el Producto o Servicio
 Servicio Post-venta
159

Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(1)
• Tipo de
Proveedor
Alternativo Seleccionado Exclusivo
• Historial y Tiempo de actuación
160

• Capacidad de abastecer y negociar
técnicamente
• Situación y
estabilidad
financiera y
de crédito
161

• Resultados técnicos y en el suministro de sus
productos
Calidad
Precio
Garantía
Oportunidad
162

Factores de Análisis y Evaluación
del Proveedor(4)
• Experiencia - Organización - Procedimientos -
Actitudes y Servicios.
Experiencia Organización Procedimientos
Actitudes
Servicios
163

• Sistemas de Información y Comunicaciones
164

• Situación y Relaciones
con su personal
165

• Apoyo técnico
166

• Rapidez de respuesta ante las necesidades
del cliente.
167

PERFIL BASICO DEL NUEVO
PROVEEDOR
1. Organización: oficina principal - afiliados
2. Productos y mercados
3. Clientes
4. Información financiera
5. Personal: ejecutivos - empleados -
contactos
6. Visitas realizadas a nuestra empresa
7. Planes a futuro
8. Historial interno
9. Competidores (proveedores alternativos)
10. Otros materiales y útiles
11. Otras informaciones
168

CATALOGO DE
PROVEEDORES
• Relación ordenada de proveedores, ya sea
por familia de materiales o por artículo.
• Ejemplo: Mantequilla con sal
*De acuerdo al volumen de compra,
escogeré entre otros proveedores , a:
°FABRICANTES
°DISTRIBUIDORES
°EXTRANJEROS
°MINORISTAS
169

FABRICANTES
• NACIONAL
*Gloria
*Laive
*La Preferida Etc;
• Para cada uno de ellos, tendré un archivo,
en el que anote:
*RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS,
FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES
170

REGISTRO DE PROVEEDORES
• Yo debo estar seguro de trabajar con
proveedores legalmente establecidos, que me
brinden garantías por el cumplimiento y calidad
del producto que me proveen.
• Por lo menos necesito conocer:
*LICENCIA MUNICIPAL
*RUC
*CONSTITUCION DE LA EMPRESA
por cada proveedor.
Pero debemos tener un registro, en que figuren
estos datos y otros, para evaluar al Proveedor.
171

REGISTRO DE PROVEEDORES
DATOS PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
 RUC
 RAZON SOCIAL
 DIRECCION OFICINAS ADMINISTRATIVAS
 DIRECCION DE TIENDA
 DIRECCION DE ALMACEN
 TELEFONO
 FAX
 E-MAIL
 CONTACTO
 GERENTE DE VENTAS TLF. DNI
 GERENTE GENERAL TLF. DNI
 REPRESENTANTE LEGAL TLF. DNI
 LICENCIA MUNICIPAL LINEAS AUTORIZADOS
 CONSTITUCION
 EMPRESAS AFINES
RUC
CONSTITUCION
 REFERENCIAS BANCARIAS
 REFERENCIAS COMERCIALES
 CALIFICACION COMO PROVEEDOR
 LINEAS QUE ATIENDE
TIPO DE NEGOCIO(FABRICANTE-DISTRIBUIDOR-MAYORISTA-
IMPORTADOR DIRECTO)
DISTRIBUCIONES AUTORIZADAS
MARCAS REGISTRADAS
 LOCAL (PROPIO O ALQUILADO)
 FORMA DE PAGO APROBADA
 LINEA DE CREDITO
 MONTO DISPONIBLE
 TRANSPORTE (TIPO DE TRANSPORTE, FLOTA PROPIA, OUTSOURCING)
172

1. Elabore un check list con los puntos que
evaluaría en un proveedor que desea
contratar para su empresa.
2. Elija una empresa nacional de éxito y
señale cuatro problemas que se le
presentarían si no evaluase
adecuadamente a sus proveedores.
3. En base a la respuesta de la pregunta
anterior que acciones tomaría usted.
4. Mencione dos indicadores y sus metas
que utilizaría para controlar a los
proveedores de la empresa que ha
elegido.
Ejercicio

CATALOGO DE PRODUCTOS
Relación ordenada de Materiales.
Partes:
CODIGO
DESCRIPCIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
UBICACIÓN
174

CODIGO
oIdentificación sencilla de algo
oCLASES:
*Alfabético
*Numérico
*Alfanumérico
oPASOS:
*Levantamiento de información
*Elección de patron codificador
°EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOS
XX - XX - XX
FAMILIA GRUPO ARTICULO
175

DESCRIPCION
oEs nombre del artículo
oUn artículo puede tener varios nombres
*DEL CATALOGO
*TECNICO
*COMERCIAL
oPropiedades:
*STANDARD PARA UNA FAMILIA
*ABREVIADA
176

UNIDAD DE MEDIDA
oEs la unidad con que decidimos manejar un
artículo en nuestro negocio.
oCRITERIOS:
*Servir al cliente
*Facilidad de despacho
*Facilidad para el control de stock
*Facilidad para el control de consumo
*Aspectos legales
177

Clases de unidades de Medida
oExisten diferentes clases de unidad de medida:
*UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA
*UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION)
*UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA
*UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE
*UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTO
178

LOGISTICA,
COMPRAS Y
ALMACENES
Modulo 3
Gestión Eficaz de Almacenes y Centros de Distribución
179

Gestión Eficaz de Almacenes y
Centros de Distribución
 Los Almacenes Dentro de la Cadena de Abastecimiento.
 Los Almacenes en la Estructura de la Empresa.
 Ubicación y Diseño de Almacenes.
 Clases de Almacenes.
 Gestión de Almacenes. Productividad en Almacenes.
 Almacenamiento de Productos. Control de Productividad.
 Recursos del Almacén.
 Equipos y Materiales Utilizados en el Almacén.
 Capacidad de Almacenamiento. Planeación de la Capacidad.
 Procesos de Almacenamiento. Preparación de Pedidos.
 Técnicas para Mejorar la Eficiencia en los Almacenes.
 Los Costos de la Gestión de Almacenes. Cálculo.

Los almacenes dentro de la cadena de
abastecimiento
Planeamiento
de producción
Cálculo de
demanda
Registro de
Pedidos
Proyección de
necesidades
Requerimientos
de clientes
Mercado de
abastecimiento Mercado
de
demanda
Compras
Almacenaje de
materias primas
TransporteTransporte
Fabricación
Almacenaje de
prod. terminados
Almacenaje de
mercancías
Entregas a
clientes
Transporte
Flujo de información
Flujo de materiales
181

Ejemplo 1:
Los almacenes bajo la responsabilidad de diferentes áreas en la empresa
no permiten lograr una visión de conjunto del flujo de materiales y
promueven el mantenimiento de organizaciones paralelas y consecuentes
sobrecostos
Los almacenes dentro de la
estructura de la empresa
… fuera de la Gerencia de Logística
Gerencia
General
Recursos
Humanos
Legal
Gerencia de
Marketing y Ventas
Gerencia de
Manufactura
Gerencia de
Compras
Gerencia de
Administración
Gerencia de
Finanzas
Planeamiento
Industrial
Almacenes de
Materias Primas
Almacenes de
Suministros
Repuestos Envases
Almacenes de
Distribución
Transportes
Productos
Terminados
CD
Regionales
182

Ejemplo 2:
Los almacenes bajo la responsabilidad de las áreas que
necesitan el inventario, tienden a subir los niveles de servicio,
en perjuicio de los costos de servir, perdiendo el enfoque de
costo/beneficio necesario de controlar a lo largo de la cadena
de abastecimiento
Gerencia
General
Recursos
Humanos
Legal
Gerencia de
Marketing y Ventas
Gerencia de
Manufactura
Gerencia de
Compras
Gerencia de
Administración
Gerencia de
Finanzas
Distribución
Almacenes de
Prod. Terminados
CD
Regionales
Transportes
Planeamiento
Industrial
Almacenes de
Materias Primas
Almacenes de
Suministros
Envases Repuestos
… fuera de la Gerencia de Logística
183

Gestión de almacenes
Ejemplo 3:
La gestión de almacenes asignada a la Gerencia de Logística y
centralizada a nivel empresa en una sola área de responsabilidad
Gerencia
General
Recursos
Humanos
Legal
Gerencia de
Marketing y Ventas
Gerencia de
Logística
Gerencia de
Manufactura
Gerencia de
Administración
Gerencia de
Finanzas
Planeamiento Compras Almacenes Transportes
Materias Primas
e insumos
Suministros Distribución
Envases Repuestos Prod.Term. CD Regionales
Materias Primas
e insumos
Productos
terminados
… como parte de una Gerencia de Logística
184

Gestión de almacenes
Ejemplo 4:
La gestión de almacenes asignada a la Gerencia de Logística y
descentralizada según la naturaleza de los inventarios
Gerencia
General
Recursos
Humanos
Legal
Gerencia de
Marketing y Ventas
Gerencia de
Logística
Gerencia de
Manufactura
Gerencia de
Administración
Gerencia de
Finanzas
Planeamiento Compras Almacenes Distribución
Materias Primas
e insumos
Suministros
Envases Repuestos
Productos
Terminados
CD Regionales Transportes
… como parte de una Gerencia de Logística
185

• Por regla general lo ideal es que
en un solo local estén los dos
clases de Almacenes ( Materiales
y Producto Terminado ) junto a
Producción
• Los Almacenes de materiales
tiene que estar lo mas cerca de
Producción
• Los Almacenes de Producto
Terminado es mas recomendable
que estén lo mas cerca a los
clientes
Ubicación de los Almacenes
Almacenes de Alicorp, en la
avenida Argentina cerca del
puerto del Callao y clientes
186

1. Proximidad a Clientes
2. Proximidad a Proveedores y Recursos.
3. Clima laboral favorable.
4. Calidad de vida para los trabajadores.
5. Proximidad a otras instalaciones de la empresa.
6. Costos de servicios públicos, impuestos y arbitrios sean bajos para
reducir costos .
7. Localización de los competidores
8. Definir si se trata de un Almacén de Materiales o Almacén de
Productos Terminados
Consideraciones para Elegir la
Ubicación
187

Factores a considerar :
• Cercanía con los Proveedores
• Por regla general el costo del
transporte de los materiales o Insumos
comprados son asumidos por los
Proveedores desde su almacen hasta
el almacen del cliente
• Los almacenes deben ubicarse lo mas
cerca a las Plantas de Producción para
evitar gastos en transporte.
Factores para la ubicación del
Almacén de Materiales o Insumos
188

Se consideran dos factores para definir
la ubicación:
• Tarifas de transporte considerando la
ubicación del punto de origen y los
puntos de demanda de los mejores
clientes teniendo en consideración y
tarifas vigentes
• Los volúmenes que se desplazarán
desde el Almacen de Productos
terminados hacia los almacenes de los
clientes teniendo en consideración las
rutas de transporte apropiadas.
Factores para la ubicación del
Almacén de Productos Terminados
189

Dependerá de la Clase de Almacén y
los materiales almacenados
• Almacenes de Materiales
Materia prima, material de embalaje,
materiales consumibles, repuestos,
economato, publicidad, activos fijos,
etc.
• Almacén de Productos
Terminados
Productos elaborados en la empresa
Distribución de Instalaciones
Diseño de Almacenes
190

• En función a la clase de almacén y
materiales a almacenar se
organizadas las áreas dentro de un
almacén, y la organización de los
equipos, personal y materiales
dentro de un área determinada.
• La distribución de las instalaciones
debe permitir que los empleados y
los equipos trabajen con mayor
eficiencia, reduciendo la
probabilidad de errores.
Distribución de Instalaciones
191

1. Facilita el flujo de materiales e
información interna en almacén.
2. Incrementa la eficiencia de los
empleados y los equipos.
3. Mejora las comunicaciones
4. Mejora el animo de los empleados.
5. Reduce los peligros para los
trabajadores
6. Brinda mayor comodidad al cliente
y ayudar a incrementar las ventas.
Importancia de la Distribución de
Instalaciones
192

1. Identificar las áreas necesarias.
2. Determinar el tamaño requerido.
3. Determinar el espacio total
disponible.
4. Calcular los factores de proximidad.
5. Desarrollar un plano de bloques.
6. Diseñar la distribución física
detallada
7. Determinar el sistema de locaciones
en columnas y filas marcadas
alfanumérico para ubicar los
materiales
Método para Determinar la
Distribución Correcta
193

• Recepción
• Despacho
• Producto en Observación
• Producto Rechazado
• Oficinas
• Área de Equipos (Montacargas,
Patines, etc.)
• Área de Almacenamiento en
piso
• Racks de almacenamiento
Áreas Primordiales del Almacen
194

Layout de Áreas Primordiales del Almacen
195

Determinación de las Áreas del Almacen
Determinar el espacio
total disponible
AREA
TAMAÑO
(m2)
Recepción 40
Despacho 30
Observación 150
Rechazado 100
Oficinas 20
Equipos 50
Almacenamiento 1000
Racks 200
1590
196

Existen dos factores a
considerar para ubicar los
materiales mas próximos al
área de despacho :
- La Mayor rotación de los
materiales definido por la
cantidad de despachos que se
realiza por mes
- El peso de los materiales a
despachar.
Factores de Rotación y Proximidad
El área de Picking debe
estar cerca del despacho
197

• A partir del cuadro de bloques final, se
elabora una representación detallada que
muestre la forma y el tamaño exacto de cada
área, y que incluya la distribución de los
elementos necesarios (escritorios, máquinas,
áreas de almacenamiento rotación de
inventario, etc.). Para elaborar esto se
cuenta con software de diseño como
Autocad, entre otros
• Se usa el sistema de locaciones denominado
horario: de izquierda a derecha ,de adelante
hacia atrás y de arriba hacia abajo ,con
ubicaciones alfanumérico
Distribución Física Detallada
198

Es la forma en que están
organizadas las áreas
dentro de un almacén, con
pasillos para movilizar los
equipos, personal y
materiales dentro de un
área determinada por un
Layout ,con locaciones .
Para visualizar y proponer
alternativas buscando la
eficiencia dentro del
almacen
Desarrollar Plano de Bloques- Layout
Layout de un Almacén de Materiales
199

1. Reducción de Costos de
Producción y Transporte
2. Coordinación de Suministro y
Demanda
3. Necesidades de Producción
4. Consideraciones de
Marketing
5. Acopiar los materiales
comprados según
Requerimiento antes de llevar
a cabo el programa de
producción
Razones para el almacenamiento
200

• El tamaño es el contenido
cúbico general del almacén
(Largo, ancho y alto )
• El tamaño es uno de los factores
más importantes en el diseño
del almacén.
• Actúa como una restricción para
las operaciones del almacén.
• La mala planeación del tamaño
puede generar mayores costos o
costos innecesarios.
Dimensionamiento del Almacén
201

• Primero se define el área mínima
necesaria para dar cabida al
inventario almacenado en un
determinado tiempo.
• Luego se agregan otros factores
como: Tipo de materiales a
almacenar, pesos y dimensiones
oficinas, pasillos, áreas
primordiales del almacen etc.
• La cantidad de inventario se
estima con la capacidad de
almacenamiento y el índice de
rotación de inventario.
Dimensionamiento del Almacén
202

• Podemos rentar un almacén u operar un almacén
(propio o alquilado)
• Si los requerimientos de espacio fluctúan en el tiempo
es mejor usar una estrategia mixta.
• El volumen constante de espacio se cubrirá con un
almacén operado por nosotros y los picos con un
almacenamiento rentado.
Dimensionamiento sin Tendencia
203

• La tendencia de requerimiento de
espacio no es constante en el
tiempo.
• Debemos considerar cuando
deberá modificarse el tamaño del
almacén, y en cuanto deberá
hacerse.
• La determinación del mejor
tamaño requiere balancear los
beneficios de contar con un
tamaño particular con los costos
de moverse a otro.
Dimensionamiento sin Tendencia
204

1. No hay cambios importantes en la necesidad de
espacio en el futuro razonable (solo habrán cambios a
corto plazo a medida que varíen las ventas y el
reabastecimiento)
2. Los niveles de inventario promedio cambiarán durante
un período de años.
Tamaño del Almacén en Función al
Inventario
205

1. Altura del Techo
2. Longitud versus Amplitud
3. Distribución del Espacio
4. Diseño de la Dársena o Anden
5. Sistema de Manejo de Materiales
6. Selección de Equipos
7. Ubicación de Existencias
8. Considerar el tipo de
almacenamiento: cautivo o
caótico
Configuración de la Instalación
206

1. Optimizar el flujo de material
2. Minimizar inventario
3. Maximizar eficiencia de espacio
4. Tener alta calidad de
información a tiempo
5. Uso progresivo de tecnología
6. Variar carga laboral
7. Usar expertos en logística
externos
8. Entender elementos de costo
Técnicas para Incrementar la Productividad del
Proceso de Almacenamiento
207

Son las instalaciones de la empresa
adecuadas donde se mantienen los inventarios
por un determinado periodo de tiempo en
función al tipo de material pueden ser :
• Materiales, Insumos, repuestos etc.
• Productos en proceso
• Producto terminado.
Sus características y dimensiones pueden
variar dependiendo de la naturaleza del
material o producto almacenando.
Almacenes
208

Dependiendo de las características de los
materiales o productos a almacenar los
almacenes se dividen en dos clases:
• Almacenes de Materiales:
Se almacenan ,materias primas, material de
embalaje, productos en proceso, repuestos
consumibles para la producción, material de
economato, material de publicidad ,activos fijos
etc.
• Almacén de Productos Terminados:
Se almacenan los productos que elabora la
empresa o compra a otras empresas para
comercializarlos
Clases de Almacenes
209

Es la función de la empresa
responsable de administrar los
almacenes de materiales,
productos en proceso y producto
terminado, con la finalidad de
garantizar su integridad cuidando
que no se deterioren , para que
sean usados o suministrados en el
momento oportuno que lo soliciten
los clientes.
210

Incrementar la satisfacción de los Clientes y
reducir los costos generados en los procesos de
almacenamiento.
• Entrega de los productos solicitados por el Cliente en la cantidad y
en la fecha acordada
• Genera información precisa sobre los inventarios reales mantener
información On Line
• Optimizar el espacio para almacenamiento
• Reducción de los tiempos de recepción y despacho y rotación de
inventario.
• Comunicar con un mes de anticipación a Producción o Compras
los materiales que están por vencer para usarlos o cambiarlos
• Reducción del volumen de material y productos dañados y
vencidos
211

• Nos permite por medio de
indicadores medir la
eficiencia de los almacenes
• El indicador de
Productividad nos permite
evaluar el uso de los
recursos del almacén
(principalmente el
rendimiento del personal y
equipo)
Productividad en almacenes
Cajas recepcionadas por persona
Productividad = Cantidad de Productos
Cantidad de Recursos Utilizados
212

Podemos utilizar diversas unidades para controlar la
cantidad del material o producto de un proceso de
almacenamiento :
• Unidades
• Cajas
• Paletas , etc.
Almacenamiento de Productos
Proceso de almacenamiento
en paletas
213

Para medir la productividad de los almacenes dependerá
de las unidades y los procesos que se este analizando.
• Unidades recepcionadas
• Cajas despachadas
• Paletas Almacenadas
• Ítems inventariados
Control de Productividad en
Almacén
En un proceso de despacho, podemos
considerar como producto las cajas
despachadas
214

1. Personal
2. Sistemas de Computo
3. Equipos de almacén
4. Materiales almacenados
Recursos del Almacén
215

Se considera a las personas
involucradas directamente
en el proceso analizado:
• Jefe de Almacén
• Planners/Seguimiento
• Supervisores
• Asistentes
• Operarios
• Montacarguistas
Personal del Almacén
Montacarguistas
216

• Consiste en dividir los productos del proceso, entre el
número de personas que trabajan directamente en el
proceso, para un periodo de tiempo determinado.
Productividad del Personal
Productividad de un turno de
recepción:
1000 Cajas recepcionadas
por una persona en un turno
de 8 horas de trabajo.
217

Se considera a los equipos que intervienen directamente en
el proceso analizado:
 Montacargas
 Patines manuales
 Racks de almacenamiento
 Camiones
 Paletas o parihuelas
 Strech film
 Lectoras de código de barras
 Mesas elevadoras
 Balanzas
Equipos del Almacén
Transpaletas y montacargas
218

Consiste en dividir los
productos del proceso,
entre el número de equipos
que trabajan directamente
en el proceso, para un
periodo de tiempo
determinado.
Productividad de Equipos
Número de paletas
almacenadas por equipo
en un turno de 8 horas de
trabajo
219

Consiste en determinar la
cantidad de productos que se
pueden generar por una
cantidad determinada de
material utilizado
Productividad de Materiales
Número de paletas
envueltas por cada rollo
de stretch film
220

Productividad del Proceso de
Despacho
Si la curva de
productividad se
incrementa es porque los
operarios están
despachando más cajas
por turno de trabajo y por
mes.
TURNO
PRODUCTIVIDAD
DIARIA
1° 200 Cajas x Persona
Cajas/persona
MesesE F M A M J J
221

• Un almacén de materiales cuenta con
dos turnos de trabajo. La distribución
del personal se encuentra en el cuadro
N° 1.
• Las cantidades recepcionadas
mensualmente (en cajas), por cada
turno, se encuentran en el cuadro N° 2.
• Calcule la Productividad mensual
promedio, por turno de trabajo, del
proceso de recepción en función al
recurso personal.
Ejercicio de Productividad
222

PUESTO
TURNO
1
TURNO
2
Jefe de Almacén 1
Supervisor de Turno 2 1
Planners / Seguimiento 2 1
Operarios de Despacho 4 4
Montacarguistas de
Despacho 3 3
Operarios de Recepción 4 4
Montacarguistas de
Recepción 2 2
CAJAS
RECEPCIONADAS
MES
TURNO
1
TURNO
2
Enero 2200 Caj. 2100 Caj.
Febrero 2400 Caj. 2500 Caj.
Marzo 2500 Caj. 2600 Caj.
Abril 2200 Caj. 2300 Caj.
Mayo 1800 Caj. 1900 Caj.
Junio 1950 Caj. 2100 Caj.
Julio 2100 Caj. 2200 Caj.
Cuadro N° 1 Cuadro N° 2
Ejercicio de Productividad
223

La capacidad es el volumen
máximo de productos que
pueden almacenarse
Puede ser en unidades, cajas o
paletas) que se pueden
mantener en un almacén en
condiciones normales.
Capacidad de Almacenamiento
Capacidad del almacén
5000 paletas
224

Para determinar la capacidad
de almacenamiento hay que
identificar la cantidad máxima
de paletas que se pueden
almacenar en racks y con
apilamiento de unos sobre
otros en temporadas de alta
producción .
Capacidad de Almacenamiento
225

Consiste en determinar el volumen
de espacio requerido para hacer
frente a la demanda de
almacenamiento presente y futura.
Para incrementar la capacidad de
almacenamiento se pueden tomar
diversas medidas: reorganizar el
almacén, ampliar el área de
almacenamiento, adquirir racks o
alquilar almacenes por un
determinado periodo , etc.
Planeación de la Capacidad
Los racks incrementan la
altura de apilamiento y
protegen los productos
226

• Es el espacio promedio que ha
sido ocupado en el almacén,
por un período determinado.
• Se mide en unidades de
producto, cajas o paletas.
Tasa de Almacenamiento
Promedio
227

• La utilización es un
indicador que nos permite
evaluar el espacio
disponible actual, para
almacenar productos
adicionales.
Utilización
Utilización = Tasa Almacenamiento Promedio x 100%
Capacidad Almacenamiento
% Utilización Almacén
20% Materias Primas
60% Material de Empaque
95% Producto Terminado 1
85% Producto Terminado 2
228

• Un almacén cuenta con los siguientes espacios para
almacenamiento En piso (Cuadro 1) y racks en paletas diferentes
niveles (Cuadro 2)
• Cuadro Nª 1 Cuadro Nª 2
Ejercicio de Capacidad de
Almacenamiento
* La Capacidad de almacenamiento se
mide por paletas
Producto
Almacenadas
por cada nivel
de altura
Niveles de Altura
de Apilamiento
en Racks
Ítem A 150 Paletas 3
Ítem B 30 Paletas 2
Ítem C 25 Paletas 3
Ítem D 20 Paletas 2
Ítem E 15 Paletas 2
Ítem F 10 Paletas 3
Producto
Almacenamiento
en piso
Ítem A 100 Paletas .
Ítem B 30 Paletas.
Ítem C 70 Paletas.
Ítem D 60 Paletas.
Ítem E 45 Paletas .
Ítem F 80 Paletas .
229

• La tasa promedio de almacenamiento de los últimos 7 meses ha
sido:
Ejercicio de Capacidad de
Almacenamiento
Tasa Promedio Almacenamiento en Paletas
Mes Ítem A Ítem B Ítem C Ítem D Ítem E Ítem F
Enero 120 80 150 95 55 90
Febrero 130 90 145 85 60 80
Marzo 120 60 90 80 65 70
Abril 125 50 105 75 80 60
Mayo 128 45 98 65 75 65
Junio 129 70 75 85 65 75
Julio 130 65 60 95 70 85
1. Calcule la Capacidad de Almacenamiento promedio mensual actual en
paletas por cada ítem.
2. Calcule el % de Utilización promedio actual x ítem.
230

1. Optimizar el flujo de material
2. Rapidez y seguridad en la recepción / despacho
3. Minimizar inventario
4. Maximizar eficiencia de espacio
5. Tener alta calidad de información a tiempo
6. Uso progresivo de tecnología
7. Entender elementos de costos.
8. Utilizar indicadores de gestión de almacenes
9. Usar expertos en logística externo
10.Visitar otros almacenes
Técnicas para Mejorar la
Eficiencia de los Almacenes
231

1. Recepción de materiales y productos
2. Preparación de pedidos del Cliente (Picking)
3. Despacho de producto terminado
4. Cross Docking
5. Seguridad y cuidado del Inventario
6. Mantenimiento de equipos e instalaciones
Principales Procesos de
Almacenamiento
232

Transporte de Materiales
Almacén de Materiales
Recepción en Almacen
1. Llegada del Material al Almacen
2. Cotejar G/R y O/C con Sistema
3. Verificar el estado del Vehículo ,
4. Conductor y Ayudantes Implementos
de seguridad
5. Revisar el material empaque peso
cantidad
6. Aprobación del material por C.Calidad
o Mantenimiento
7. Locación del material en almacen
8. Elaborar Nota de Ingreso por Compra
9. Sellado de Guías
10. Transportista se retira con G/R
selladas por almacen
233

1. Area comercial recibe Requerimiento o
Orden de compra del Cliente verifica precios
crédito y genera Pedido de Venta
2. Almacen recibe Pedido de venta en sistema
verifica stocks disponibles
3. Coordina el despacho con almacen del
cliente. tamaño vehículo lugar, hora y fecha
4. Prepara material lo embarca y genera Guía
de Remisión
5. Entrega producto al cliente con G/R la
misma que debe regresar la parte de la guía
de destinatario y Sunat sellada y firmada en
señal de conformidad de haber recibido el
material en buen estado y la cantidad
solicitada
.
Despacho de Almacen
Almacén de producto
Terminado
Área Comercial
234

Este proceso consiste en preparar, antes de ser colocados en el
transporte, los productos que serán enviados al cliente según sus
requerimientos (orden de compra).
Área de Picking
Área de Colonias
Área de Detergentes
Área de Desodorantes
Área de Jabones
Almacén de Producto Terminado
Transportista
Orden de
Compra del
Cliente:
5 Cajas de jabones
Camay Floral
10 sacos de
detergente Ariel
250 gr
4 cajas de
desodorante
Rexona Fresh
Preparación de Pedidos del Cliente
(Picking)
O / Compra del
Cliente:
235

• Montacargas
• Patines manuales
• Racks de almacenamiento
• Camiones
• Paletas o parihuelas
• Strech film
• Lectoras de código de barras, Sistemas RFDI
• Mesas elevadoras
• Balanzas
Principales Equipos y Materiales
Utilizados en el Almacén
236

• Son equipos utilizados para el transporte
de paletas con cajas, o para su
almacenamiento en racks.
• Normalmente funcionan con gas,
petróleo o electricidad.
• Capacidad Carga de
• 500 Kg a 75 TN
Montacargas
237

Patines Manuales
• Son equipos manuales, utilizados para
transportar paletas con pocas cajas o
con cajas no muy pesadas.
• Las transpaletas pueden transportar y
apilar paletas a diferentes niveles.
• Los patines (patos) pueden transportar
paletas en forma manual.
Transpaletas y Patines Manuales
238

• Son estructuras metálicas de varios
niveles, en donde se colocan
parihuelas con cajas conteniendo
materiales o productos terminados .
• Sirven para incrementar la
capacidad de almacenamiento de
los almacenes a diferentes niveles
de altura
• Se les denomina Andamios de
Almacenamiento compactado
Racks ( Andamios almacenamiento
compactado )
239

• Son medios de transporte
masivos de productos del
proveedor al almacén y del
almacén a los clientes.
• Pueden ser de diversos
tamaños y características.
• Las capacidades de carga
pueden variar entre 3 a 40 TN
de peso
Camiones
240

• Son plataformas de diversos
materiales (los más comunes
madera , plástico, metal ) utilizados
para el transporte de cajas
• Las parihuelas de madera deben
estar exentas de productos
ignofugos .
• La paleta estándar EAN a unificar
en Perú mide:
1.10 x 1.00 x 0.14 Mt
Paletas o Parihuelas
241

• Es una cinta plástica ancha que
contiene una sustancia adhesiva
en uno de sus lados, utilizada para
envolver y mejorar la estabilidad y
la rigidez de las cajas que son
colocadas sobre una paleta.
Strech Film
242

• Los códigos de barras
permiten administrar
información relativa a los
productos de forma rápida y
segura.
• Las lectoras de códigos de
barras permiten verificar la
información contenida en los
códigos de barras
Lectoras de Códigos de Barras
243

• Los RFID permiten obtener
información por intermedio de
un terminal portátil inalámbrico o
instalado en un vehículo
obteniendo información del
inventario en tiempo real
haciendo uso de la radio
frecuencia .
• Usados en almacenes de
productos terminados y Centros
de distribución acortando
tiempos en proceso de
distribución
Sistemas de Radio Frecuencia
244

• Son plataformas que se elevan
progresivamente mediante
mecanismos eléctricos o
hidráulicos.
• Son utilizadas en el proceso de
colocación de cajas sobre una
paleta, reduciendo los
problemas ergonómicos del
personal de almacen.
Mesas Elevadoras
245

• Son basculas de medición manual o
electrónica donde se controlan por
peso los materiales por recibir o por
entregar.
• Se utilizan para evitar contar los
materiales uno por uno.
• Para establecer este procedimiento
de control por peso previamente se
debe de conocer los pesos unitarios
netos del material los pesos del
material de embalaje y el peso de la
parihuela que los transporta
Balanzas
246

Inventarios
Todos los costos relacionados con
el inventario
Instalaciones
la infraestructura del local
Laborales
el personal que trabaja en el
almacén
Los costos de la gestión de
almacenes
247

Definición de los costos de inventario (1)
DATO BÁSICO: ¿Cuál es el valor del inventario
promedio anual que se mantiene en los
almacenes?
1. INVENTARIOS
248

El valor del inventario promedio mes
S/ 0
S/ 100,000
S/ 200,000
S/ 300,000
S/ 400,000
S/ 500,000
S/ 600,000
S/ 700,000
Promedio mes USD 400,000
Inventario promedio mes = Inv. día 1 + Inv. día 2 + …. + Inv. día 31
# de días del mes
249

El valor del inventario promedio año
S/ 0
S/ 100,000
S/ 200,000
S/ 300,000
S/ 400,000
S/ 500,000
Promedio año USD 280,000
Inventario promedio año = Inv. mes 1 + Inv. mes 2 + …. + Inv. mes12
12 (meses del año)
250

¿Cuál es el valor anual de los productos que se
dañan en los almacenes?
251

¿Cuál es el valor de la cuota anual a la compañía
de seguros para asegurar la mercadería frente a
siniestros naturales, robos, incendios, etc?
252

Componentes del costo del inventario
Costos de inventario por año [% del valor de inventario]
- Costos de capital al año X %
= tasa de interés típica en el mercado de capitales (crédito o ahorro) [por ej .7 - 10%]
= tasa interna de retorno de transacciones operativas comparables [por ej. 15%]
= tasa política de acuerdo a filosofía de la empresa [por ej. 35%]
- Averiados o dañados 0 - 2 %
- Seguro al año 0 - 15 %
253

Inventario promedio año : USD 280,000
Costos de inventario por año [% del valor de inventario]
- Costo de capital al año 10%
- Costo del seguro al año 15%
- Costo de las mermas al año 5%
Costos de inventario por año 30%
Cálculo de costos de inventario : USD 280,000 * 30%
El costo anual del inventario es de USD 84,000
Cálculo del costo del inventario - EJEMPLO
254

Definición de los costos de almacenaje (1)
¿Cuál es el valor de la depreciación anual del local
y los equipos? ... y si el local o equipos del almacén
NO son propios ¿cuál el gasto anual de alquiler ?
2. INSTALACIONES
255

Definición de los costos de almacenaje (2)
¿Cuál es el valor de los costos de mantenimiento del
local y de los equipos para mantenerlos en buen
estado y poder cumplir con las buenas prácticas de
almacenamiento?
256

Cálculo del costo de almacenaje - EJEMPLO
El costo anual de las instalaciones del almacén
es de USD 230,000
Gastos anuales
• Depreciación del local,equipos y software USD 50,000
• Mantenimiento de las instalaciones USD 40,000
• Gastos generales: agua, luz, otros USD 50,000
• Materiales de almacén USD 50,000
• Otros USD 40,000

Definición de los costos laborales
¿Cuál es el valor de los costos relacionados con
el personal como sueldos y salarios, uniformes y
capacitación ?
3. LABORALES
258

En el EJEMPLO, los costos de la gestión de
almacenes suman USD 394,000
INVENTARIO
21%
INSTALACIONES
59%
LABORALES
20%
¿Cómo se calculan los costos de la
gestión de almacenes?
259

Los costos genera la gestión de
almacenes
INSTALACIONES
Depreciación de activo fijo
Gastos de mantenimiento
Seguros de instalaciones
Gastos generales (electricidad,
agua y desagüe, gas, petróleo)
Materiales utilizados (papeles,
útiles de limpieza, etc)
Comunicaciones (teléfono, fax)
Servicios contratados
(vigilancia, limpieza, jardinería,
fumigación)
Servicios de terceros (alquileres
de montacargas, otros
alquileres)
Tributos e impuestos locales
(edificio y equipos de almacenaje,
manipuleo y sistemas)
LABORALES
Sueldos y salarios
CTS
Horas extras
Bonos
Uniformes
Capacitación
Otros gastos
relacionados con el
personal
( los gastos relacionados con
el personal)
INVENTARIO
Costo del capital
invertido
Costo de averías o
producto dañado
Seguro de la
mercadería
(% del valor del inventario
promedio al año)
260

¿Por qué hay preocuparse por los
almacenes?
Proveedores Fabricante
Centro de
Distribución
Grandes clientes
Pequeños clientes
almacenamiento almacenamiento almacenamiento
almacenamiento
almacenamiento
Es necesario controlar que los costos de la gestión de
almacenes se justifiquen en función de que puedan
compararse con otros como los de transporte,
producción y compras
• Costos del inventario
• Costos de las instalaciones
• Costos laborales
261

LOGISTICA,
COMPRAS Y
ALMACENES
Modulo 4
Administración Moderna de Inventarios y Control de Stocks
262

Administración Moderna de
Inventarios y Control de Stocks
 Inventarios. Tipos de Inventario.
 Gestión de Inventarios. Tareas de la Gestión de Inventarios.
 Políticas de Inventario.
 Clasificación. Análisis ABC.
 Pronostico de Demanda.
 Lote Económico. Formula Manual, Formula Matemática.
 Modelos de Reaprovisionamiento.
 Sistemas de Inventarios Máximos y Mínimos.
 Just It time.
 Control de Inventarios. Métodos.

Los inventarios son bienes
(productos tangibles), que la
empresa adquiere para su
posterior venta, o para ser
consumidos en el proceso de
elaboración de bienes y
servicios.
Inventarios
264

1. Materia Prima
Productos comprados para
fabricar otros productos.
2. Producto en Proceso
Productos que se encuentran
en elaboración.
3. Semi-ensamblaje
Partes fabricadas que son
completadas parcialmente y
mantenidas en inventario.
Tipos de Inventarios
265
Materiales Diversos en
Maestro Home Center

4. Productos Terminados
Productos listos para ser
vendidos al cliente.
5. SOMR
Suministros operativos, de
mantenimiento y reparación.
Tipos de Inventarios
266
Materiales Diversos

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU DESTINO:
- Materia prima o insumos
- Material de mantenimiento
- Material de uso administrativo
- Herramientas, repuestos, enseres
- Material en proceso
- Productos terminados
267

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO:
-Inventario activo (Ia): es usado
diariamente.
-Inventario máximo (Imax): nivel máximo
permisible del inventario
-Inventario mínimo (Imin): mínimo
permisible.
-Inventario de seguridad (Ss): protección
contra eventualidades.
268

• Consisten en existencias en tránsito que figuran en los
equipos de transportación que se mueven entre los
puntos donde se mantienen los inventarios.
• Su manejo es sólo cuestión de controlar el tiempo de
tránsito, principalmente mediante la selección de
transporte.
• Los inventarios en tránsito pueden ser muy altos, y un
buen manejo puede producir impresionantes
reducciones en los costos.
Inventarios en Tránsito
269

• Disminuir los niveles de stock.
• Reducir los costos operativos:
– Capital inmovilizado
– Costos de mantenimiento
– Deterioros y re-elaboración
• Aumentar la calidad de servicio al
cliente final.
Objetivos de un almacén
270

Proceso de fabricación de Vino
271
Vinos Tabernero
Inventario de
Materia Prima
Inventario de
Producto en
Proceso
Inventario de
Producto
Terminado

Consiste en determinar la
cantidad adecuada de
inventarios (materiales,
producto en proceso y
producto terminado) que la
empresa debe mantener.
272
Encontrar un equilibrio
entre demasiado y
muy poco.

Decidir sobre:
• Inventarios de seguridad .
• Turnos de producción para
reaprovisionamiento.
• Exceso de inventarios.
Tareas de la Gestión de
Inventarios
273
Encontrar un equilibrio
entre demasiado y
muy poco.

274
Beneficios Desventajas
Demasiado
Inventario
Más rapidez para atender
pedidos de clientes.
Mayor capacidad para
negociar precios con
proveedores.
Capital inmovilizado en los
almacenes.
Mayor probabilidad de daño
o pérdida de materiales y
productos.
Muy Poco
Inventario
Menos endeudamiento.
El capital se puede usar en
otros fines más
productivos.
Riesgo de no cumplir con
plazos de entrega.
Menos flexibilidad frente a
pedidos de clientes.

1. Que no existan roturas de stock que
puedan afectar los plazos de entrega
pactados con los clientes.
2. No afectar la liquidez de la empresa,
manteniendo demasiado dinero
guardado en los almacenes, que
podría destinarse a nuevas
inversiones.
3. No obligar a la empresa a realizar
prestamos para adquirir más
productos.
Inventarios
275

Los Inventarios se sitúan en cada nivel
de la Cadena de Suministros
276

POLÍTICAS DE INVENTARIOS
• Dependerá:
- Exportadores
- Importadores
- Industriales
- Comerciales
- Servicios
• “Justo a tiempo”
• Inventario Cero
277

Políticas mas usadas
1. Horario de atención a los proveedores
2. Autorización de ingreso al Almacén
3. Con respecto a las devoluciones.
4. Autorización de emergencias.
5. Acciones con productos que no tienen
rotación.
6. FIFO (1° en entrar 1° en salir).
7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar)
8. Definir quien será responsable de
reponer por consumo.
278

CLASIFICACIÓN DE STOCKS
PRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS
• Por su procedencia (local, nacional, importado)
• Por su demanda (regular, irregular, estacional)
• Importancia operativa (estratégico, normal, no
operativo)
• Por su obtención (preparados, fabricación)
• Por su movimiento (activo, no activo, agotados)
• Por su importancia económica (clasificación
ABC)
279www.corporacionsesar.com

CLASIFICACIÓN ABC
Ayuda a identificar los items más
importantes.
APLICACIONES:
• Por volumen de compra
• Por proveedores
• Valor – consumo o cantidad - valor
• Volumen de venta
• Por margen de utilidad
• Por cliente

CLASIFICACIÓN ABC
Ley de Alfredo Paretto
• Cuando se aplica a los inventarios obedece a la
necesidad de identificar dentro del conjunto
global de las existencias a tres tipos o clases de
existencias, agrupadas según su valor y su
movimiento en el almacén.
• Determina una cantidad del inventario que
siendo relativamente pequeña comparada con
el total de existencias en el almacén, resulta
ésta concentrando la mayor cantidad de valor
monetario del mismo.

CLASIFICACIÓN ABC
• CLASE A: a los artículos que se
encuentran en esta clase se les presta
mayor atención (mantenimiento, seguro y
niveles de inversión). Representan el 85%
del consumo anual valorizado y sólo son
el 15% del inventario.
• CLASE C: se les podrá tener en mayor
cantidad porque su inversión no afecta
mayormente a las finanzas de la empresa
(10% vs 80%)

¿Cuáles son las necesidades
de información del inventario?
• Los responsables del manejo y monto de los inventarios
requiere tener por lo menos un conocimiento continuo
respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de inventarios
2. Localización
3. Antigüedad
4. Existencias actuales
5. Consumo ó venta anual
6. Lote óptimo de compra
7. Máximos y mínimos
8. Costos actuales
9. Precios de las materias primas principales
10.Abastecimiento, etc.
283

Rotación del
inventario
• Representa cuántas veces en el año
habría que renovar el stock disponible
para atender las necesidades de la
institución . Como referencia, se estima
que una institución eficiente debería
rotar su inventario más de 4 veces en el
año.
Rotación = Consumo anual
Stock disponible
284

• Rotación
– Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4
– Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3
– Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74
Valor
unitario Stock Stock
Cons.
Anual
Cons.
Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000
285

Duración de los inventarios
• Representa el número de días en que se
agotaría el nivel de stock disponible a la tasa
de consumo promedio de la institución. Como
referencia, se estima que una institución
eficiente debería tener menos 90 días de
inventarios.
Duración = Nivel de inventario * 365 (días)
Consumo Anual
– Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej.
cajas). También se puede calcular, en forma aproximada,
utilizando montos valorizados.
286

Ejemplo
• Duración
– Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días]
– Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días]
Valor
unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000
287

1. Cuántas unidades deben ordenarse (o producirse) en
un momento dado?
2. En qué momento debería ordenarse (o producirse) el
inventario?
3. Qué artículos del inventario merecen una atención
especial?
4. Cómo podemos protegernos contra los cambios en los
costos de los artículos del inventarios
Decisiones Importantes
288

• Existen diversos tipos de materiales y se repone el stock
en función al tipo de material
• El Producto terminado se repone en función a la
demanda de los clientes
• La materia prima y embalaje en función al consumo del
producto terminado
• Los repuestos se reponen en función a los
mantenimientos preventivos, correctivos y predictivos
Pronóstico de demanda
en función del tipo de material
289

• Los Materiales de economato y limpieza en función al
consumo histórico
• El Material de Publicidad en función a las campañas
publicitarias que prepara Marketing
• Los activos fijos retornables se reponen en función a la
depreciación
• Los materiales consumibles en función al incremento de
la producción
Pronóstico de demanda en
función del tipo de material
290

1) En forma automática en función a
los MRP (Programas de
requerimientos de materiales)
2) Según los consumos históricos
3) Reposición cuando llega al punto
de reorden considerando el stock
de seguridad
4) Reposición cuando llega al stock
cero
5) Reposición manual a solicitud de
los usuarios
Formas como se reponen los
Inventarios
291

1. Modelo de Lote Económico (WILSON)
2. Lote Económico con producción y consumo
simultáneo
3. Modelo con descuento en todas las unidades
compradas
4. Modelo con descuentos según incrementos en la
cantidad
Modelos Deterministas de
Inventarios para un solo Artículo
292

• Demanda conocida y constante.
• Tiempo de espera conocido y constante (entre emisión y
almacenamiento)
• Costo de mantenimiento del inventario lineal
• El precio de compra (fabricación) no depende de la
cantidad comprada (fabricada)
Modelo de lote
económico
293

Modelo de lote económico
294
Tiempo
Q
Qp
Nr
te
Qp : Cantidad del pedido
Nr : Nivel de reaprovisionamiento
Nr = d x te
Te : Tiempo de espera

Costo de los Inventarios
295
1. Costo de Aprovisionamiento:
1.1 Costo del Pedido
1.2 Costo de Emisión
1.3 Costo de Almacenaje
2. Costo asociado a la existencia de la demanda no
servida (costo x no entregar el material a
tiempo)

Costos de los Inventarios
296
Fórmula
Costo de Emisión
Costo del Pedido
Costo de
Almacenamiento
CE = Ce x D/Q
CP = D x P
CA = Ca x Q/2
Costo de emitir una orden de compra
por la demanda total entre la cantidad
que incluye cada pedido.
La demanda total por el precio de
compra unitario.
Descripción
Costo almacenamiento unitario por
la cantidad que incluye cada pedido
entre dos.

Costos de los inventarios de
computadoras
297
Costo de Pedido
Costo de
Almacenamiento
Costo de Emisión

La ecuación que rige este modelo es:
Ecuación del Modelo de
Wilson
CT = D P +
D
Q
Ce
Q
2
Ca  + 
CT= Costo Total
P= Precio de compra unitario
Q= Cantidad comprada
Ce=Costo de emisión de una orden
de compra
Ca= Costo de almacenamiento anual por unidad

Cantidad Optima a Pedir – Modelo
de Wilson
299
Q
2 D C
COP
e
a
=
 

Una tienda de electrodomésticos vende mensualmente 50
memorias portátiles USB. El distribuidor que entrega este producto
cobra por pedido S/. 500, y por cada memoria S/. 100. El costo de
almacenamiento por año es de S/. 100.
Encuentre la solución a este problema utilizando el modelo de
Wilson (o de cantidad fija de pedido)
1) ¿Cuántas memorias se deben pedir?
2) ¿Cuántos pedidos deben hacerse por año?
3) ¿Cuál es el tiempo optimo entre pedidos?
4) Si el plazo de entrega son 15 días, ¿Cuál es el punto de pedido?
5) ¿Cuál es el costo total anual de administrar el inventario de
memorias portátiles
Ejercicio
300

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