1. Portais Corporativos
biblioteca
MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia
corporativa
Cada vez mais aumenta a demanda por ferramentas que auxiliam a coordenação e organização
de projetos nas corporações. Uma solução de fácil implementação e que é muito bem aceita no
mercado é o Microsoft Office SharePoint Server 2007.
José Cláudio Terra, Bruno Chaves, David Kato,
Fábio Makio e Rodrigo Domingues
InTRODuçãO SharePoint Server (MOSS) 2007 por oferecer
eficiência e versatilidade, disponibilizando
Carlos é gerente de desenvolvimento de produtos diversos serviços e funcionalidades em uma única
de uma empresa multinacional. Para lançar um plataforma integrada.
novo produto no mercado, ele precisa coordenar
o trabalho de centenas de colaboradores em mais O MOSS
de 15 escritórios espalhados em cinco continentes.
Fusos-horário diversos, culturas diferentes, O MOSS é o sucessor do SharePoint Portal
curtos prazos para entregas e expectativa de alta Server 2003. Ele foi desenvolvido para fornecer
qualidade dos produtos finais são os desafios que ferramentas de produtividade para usuários
ele tem que enfrentar. Boa parte da comunicação que lidam com um número muito grande de
e troca de informações é feita através de e- informações. Em outras palavras, ele consegue,
mail: agendamento de reuniões presenciais e de maneira prática, simples e organizada criar
conferências, compartilhamento de documentos, um sistema de trocas de informações com baixo
controle de tarefas e discussões. Resultado: custo de desenvolvimento técnico e de fácil
desencontro de agendas, arquivos com versões utilização para os usuários finais. Corporações
erradas, tarefas fora do prazo e um volume com dificuldades semelhantes à ilustrada no caso
gigantesco de e-mails trocados. de Carlos e que adotaram a plataforma MOSS, ou
com dificuldades relacionadas com a necessidade
O caso descrito acima, não é real, mas reflete de lidar com uma quantidade muito grande de
a forma que diversas organizações trabalham. informações, percebem rapidamente as diferenças
Os problemas são sintomáticos, resultando em de cenários antes e depois da implementação do
atrasos de entregas e perda de produtividade. MOSS, como as demonstradas na tabela a seguir.
Neste cenário, os softwares que ajudam as
pessoas a lidar melhor com um volume crescente
de informação se tornaram as ferramentas críticas
para a rotina e projetos das empresas.
Uma dessas ferramentas que possui grande
aceitação no mercado é o Microsoft Office
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Antes Depois
Construído por meio de diversas Feito pelo Microsoft Office SharePoint
Geração de propostas ou ligações e trocas de e-mail entre muitas Server e InfoPath, controlando cada
solicitações pessoas. passo no fluxo de trabalho.
Conteúdos captados em diversas
Diversos telefonemas, buscas em fontes são centralizados e
Coleta de dados muitos sites relacionados ao tema e organizados por tema em um único
trocas de e-mails ambiente para todos os integrantes
da equipe de trabalho.
Riscos de edição com falhas ou
Coerência e consistência feitas em locais indevidos, versões Totalmente consistentes e escritas
dos documentos nos locais corretos e pré-definidos.
desatualizadas.
Armazenados totalmente distribuído em
Todas as informações, formulários e
Formulários e lugares como máquinas dos usuários,
validações encontrados em um único
informações drives de memória próprios, diretório da
ambiente comum a todos os usuários.
rede ou papel.
Integração com os diversos sistemas
Sistemas diversos sem integração,
presentes na corporação em um
Tecnologia controle único de usuários ou segurança
único modelo de autenticação de
usuários (single sign on).
O MOSS foi criado com base em seis diferentes pilares de sustentação - Colaboração, Portal,
Busca, Gestão de Conteúdo, Formulários e Regras de Negócio e Business Intelligence - o que
garante consistência e uma ampla oferta de solução para problemas recorrentes na produtividade de
trabalhadores que lidam com muita informação.
Fonte: Microsoft
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OS SeIS PIlaReS De SuSTenTaçãO (Word, Excel, Power Point, etc) e também com
DO MOSS o Outlook 2007 facilitam a sua utilização pelos
usuários.
Colaboração
Busca
O pilar Colaboração caracteriza-se por um
conjunto de funcionalidades que permitem aos O pilar Busca diz respeito ao conjunto de
usuários trocar informações de forma mais facilidades do MOSS que permitem aos usuários
eficiente. Como exemplos, podemos citar Wiki, encontrar rapidamente informações relevantes
ferramenta que permite que várias pessoas para seu contexto de trabalho, sejam documentos,
editem um único texto, guardando o histórico das comunidades, informações externas como
alterações; e blogs, que facilitam a troca de idéias notícias ou até mesmo pessoas e especialistas
e informações relevante com a possibilidade de em assuntos específicos. O MOSS permite
todos os usuários comentarem os conteúdos buscas avançadas de acordo com categorias pré-
postados. definidas, e busca em textos dentro dos conteúdos
internos aos documentos como palavras em um
Além desses recursos, é possível integrá-lo com parágrafo específico de um documento Word por
ferramentas de mensageria através do Microsoft exemplo. Oferece também opções avançadas de
Office Communicator Server e Microsoft Exchange parametrização do motor de busca e permite que
integrando funcionalidades e-mails, telefonia IP, conteúdos que não estão sejam encontrados.
videoconferência e mensagens instantâneas
(estilo MSN Messenger). Há também integração Para garantir a segurança das informações, ele
com Outlook 2007, permitindo sincronização entre oferece um sistema que manipula o resultado,
as tarefas e calendários, contatos e documentos filtrando os dados a serem exibidos para os
do usuário com o MOSS. usuários de acordo com as suas permissões no
sistema.
Portal
Gestão de Conteúdo
O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades
que possibilitam a integração de diferentes O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades
aplicações corporativas e entrega de conteúdo que permitem uma melhor criação, organização
customizado e personalizado para os diferentes e apresentação de conteúdos. Em se tratando
usuários. Podemos destacar a flexibilidade de conteúdo corporativo, podemos destacar
a adaptações, controle de privacidade e uma serie de tipos de conteúdos de extrema
possibilidade de personalizar sites como importância para a organização, tais como
características importantes do MOSS. notícias, comunicados, padrão, normativos,
circulares, entre muitos outros.
O MOSS também permite a integração com
sistemas desenvolvidos com outras ferramentas. Através das funcionalidades de gestão de
Essa livre comunicação é de extrema importância conteúdo é possível controlar todo o ciclo
para se melhorar a produtividade dos usuários de vida da informação: construção, fluxo de
centralizando informações que estão em sistemas aprovação e validação, publicação, organização
distintos. A integração com os softwares do Office e apresentação e remoção (regras de expiração
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de informação). É possível desenvolver regras e Além disso, o MOSS oferece completa integração
parâmetros de auditorias através da ferramenta. O do Windows Workflow Foundation com o Office
administrador consegue gerenciar o ciclo de vida InfoPath para a criação e preenchimento de
dos conteúdos com menor esforço. formulários. Utilizando essa ferramenta, a
eliminação de fluxos de trabalho que envolva
O MOSS oferece a possibilidade de os usuários papel se torna extremamente rápida e fácil,
utilizarem ferramentas que já conhecem como permitindo que este trabalho seja realizado
o Word para publicar uma informação no portal. pelas próprias pessoas não técnicas, como as
Além disso, a ferramenta conta com integração secretárias e analistas de processos, sem a
com outros softwares como Access 2007, Excel necessidade de uma equipe de TI específica para
2007, PowerPoint 2007, e Word 2007. Dessa a criação e manutenção de formulários. Assim,
forma, os usuários podem acessar e contribuir há uma desburocratização e maior agilidade em
para o portal utilizando ferramentas com as quais processos das mais diversas áreas da corporação.
já possui familiaridade. Existe também a possibilidade de arquivar em uma
biblioteca os formulários já criados, possibilitando
Formulários e Regras de Negócio novas utilizações ou adaptações.
As funcionalidades de Formulários e Regras de Business Intelligence
Negócio permitem a otimização de fluxos de
trabalho, eliminando a necessidade de papel e O último pilar é o de Business Intelligence
facilitando a realização de tarefas administrativas oferece uma estrutura para acesso a informações
e processuais. O MOSS é construído de forma consolidadas ou detalhadas na hora certa e
integrada com o Windows Workflow Foundation em qualquer lugar. Permite montar painéis
(WF) que permite a criação de fluxos de trabalho de indicadores, com gráficos, informações
para os mais variados contextos. Essa facilidade consolidadas e no caso de precisar de mais
deve-se ao fato de já estar disponível como default detalhes, recursos de “drill-down”.
quatro workflows prontos para serem usados
no processo de aprovação dos seus conteúdos: Os participantes do portal podem compartilhar
Aprovação, Coletor de assinaturas, Aprovação de planilhas de maneira organizada e eficaz,
disposição (análise de expirações) e coletor de permitindo que gráficos sejam montados a partir
comentários. Além desses quatro componentes das informações destas planilhas, mesmo que
oferecidos previamente e que resolvem grande estejam na máquina do usuário. Há a possibilidade
parte dos processos de aprovação e fluxo, o de filtrar informações para que somente as mais
Microsoft Office SharePoint Server 2007 apresenta relevantes sejam exibidas em uma determinada
versatilidade e possibilidade de criação de novos disposição, o que facilita a análise da situação
workflows, de duas formas diferentes: (1) através e a aquisição das informações. Por outro lado,
do SharePoint Designer 2007, para a construção também é possível organizar dados de outras
de fluxos de processos com a simplicidade de fontes, como bancos de dados, cubos no SQL
criação de regras de rotas, totalmente focada no Analisys Server, listas do SharePoint, ou qualquer
usuário, e (2) utilizando o Visual Studio para a outra fonte, conectada pelo BDC (business data
construção de fluxos mais complexos e com um catalog – um recurso extremamente rico e útil para
numero de passos grandes. trazer informações de qualquer fonte de dados que
a empresa necessite) ou fazer consultas a bancos
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de dados que não estejam alocados no portal é extremamente estratégica para o funcionamento
desenvolvido. É possível mapear sites externos e evolução da ferramenta.
para serem consultados, independente de qual
plataforma foi utilizada para seu desenvolvimento. Por fim, outras dificuldades de implementação são
em relação à resistência das pessoas a novas
Outro diferencial que agrega grande valor ferramentas de trabalho. Mitos sobre a segurança
para trabalhos de Business Intelligence Key da informação de sua utilização é um fator em
Performance Indicators (KPIs), que promovem diferentes projetos. Os usuários geralmente
indicadores visuais para a rápida tomada de demoram algum tempo para confiar em trocas
decisão. Esses indicadores darão informações de documentos ou privacidades garantidas por
relevantes ao usuário para acompanhamento alguma ferramenta nova, apesar de tecnicamente
de determinado assunto ou tomada de decisão. essas questões serem facilmente contornáveis por
São oferecidos KPIs padrões, que podem ser meio da utilização de permissionamento para os
customizados e criados de acordo com as diferentes usuários.
necessidades de cada usuário, consolidando
informações de dentro do próprio MOSS, ou de Outra dificuldade ligada a essa resistência é a
fontes externas. mudança de filosofia e forma de trabalho dos
usuários. Apesar de rapidamente perceberem
DeSaFIOS PaRa IMPleMenTaçãO o valor que a ferramenta agrega, Portanto,
um estudo de Gestão de Mudança também é
Uma ferramenta como esta influencia diretamente essencial para o sucesso do projeto. Motivar as
na produtividade das corporações e é um grande pessoas a participarem de forma ativa e aplicar
diferencial competitivo. No entanto, mudanças treinamentos é importante para que a ferramenta
na forma de se trabalhar apresentam desafios tenha um bom grau de aderência das pessoas.
para que sejam implantados de forma a extrair o
máximo dos benefícios. Por outro lado, os desafios param por ai. Um
projeto desse tipo deve de forma constante
Durante a implantação do MOSS é muito procurar melhorias baseadas em críticas e
importante envolver as pessoas, garantindo o sugestões dos colaboradores, monitorar o uso,
alinhamento das necessidades da empresa e das os termos mais pesquisados, e os locais mais
pessoas que serão diretamente influenciadas. Por acessados, estão entre ações necessárias para
meio de metodologias é possível levantar todas que uma ferramenta como o Microsoft Office
as necessidades e adequá-las ao novo portal SharePoint Server 2007 seja aproveitada por
facilitando assim a integração e a familiarização completo,gerando um ganho expressivo de
dos colaboradores. produtividade .
Após a análise da situação atual, a condução
de um planejamento com objetivos claros e
mensuráveis e com o sistema já desenvolvido, ***
o próximo desafio é construir uma governança
bem estruturada. Definir diretrizes e políticas de
publicação e utilização do novo sistema, ter papéis
e responsabilidades claras e definidas. Esta etapa
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Dr. José Cláudio Terra é presidente da TerraForum
Consultores. Atua como consultor e palestrante
no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal, na
França e no Brasil. Também é professor de vários
programas e pós-graduação e MBA e autor de
vários livros sobre o tema.
Seu email é jcterra@terraforum.com.br
Bruno Chaves é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
bruno.chaves@terraforum.com.br
David Kato é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
david@terraforum.com.br
Fábio Makio é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
fabio.makio@terraforum.com.br
Rodrigo Domingues é gerente de TI da
TerraForum Consultores. Seu e-mail é
rodrigo@terraforum.com.br
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a eMPReSa
aRTIgOS RelaCIOnaDOS A TerraForum Consultores é uma empresa
de consultoria e treinamento em Gestão do
Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os
Como não cair nas armadilhas das métricas quantitativas clientes da empresa são, em sua maioria, grandes
Lessons Learned on Corporate and Government Portal Projects e médias organizações dos setores público, privado
e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil
e também no exterior, tendo escritórios em São
Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo
Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência
em Gestão do Conhecimento no país. Além disso,
conta com uma equipe especializada e internacional
de consultores.
PuBlICaçÕeS TeRRaFORuM
Winning at Collaboration Commerce
Gestão do Conhecimento e E-learning na Prática
Portais Corporativos, a Revolução na Gestão do
Conhecimento
Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio
Empresarial
Gestão do Conhecimento em Pequenas e Médias
Empresas
Realizing the Promise of Corporate Portals:
Leveraging Knowledge for Business Success
Gestão de Empresas na Era do Conhecimento
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