Präsentation der Planungsphase eines Reorganisationsprojetkts mit Bildung einer Schnittestelle und Integration eines Kommunikations- und Dokumentationswesens

1. Reorganisationsprojekt
Einrichtung einer neuer
Schnittstellen
Einführung eines geeigneten
Kommunikations-&
Dokumentationswesens
22.03.12 Fiona Casey

2. Projektauftrag
Ausgangslage:
Entwicklung von Testgeräten für die Reifenindustrie; die einzelnen
Abteilungen werden von hoch spezialisierten Fachkräften in Linie geführt
Das Unternehmen hat zwei große technische Abteilungen: -Maschinenbau
und –Elektrotechnik die beide dem Leiter Ingenieurwesen aus der
Maschinenlinie unterstehen (Probleme hierdurch zu wenig Beachtung für
die elektronische Steuerung der Testgeräte trotz deren Verantwortlichkeit
für den Wettbewerbsvorteil)
• Interabteilungskonkurrenzkampf
• Fertigung – Entwicklung/Konstruktion – Kundendienst, Fertigung-
Verwaltung
• fehlende Kommunikation, fehlende Dokumentation
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3. Projektauftrag
Zielsetzung:
Bildung und Koordination der Schnittstellen zur Erfolgreichen
Durchführung der Projekte und des Kundendienstes sowie Aufbau eines
geeigneten Kommunikations- und Dokumentationssystems
Aufgabenstellung:
- Auf und Ausbau eines geeigneten Dokumentationswesens
- Auf und Ausbau eines geeigneten Kommunikationswesens
- Aufbau einer Unternehmensinternen Schnittstelle die das langfristig
regelt, mit den nötigen Kompetenzen und Befugnissen
- Bildung eines funktions- und bereichsübergreifenden Teams mit sehr
guter Besetzung, ausgestattet mit Entscheidungs- und
Umsetzungskompetenz
- Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zuteilen
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4. Projektauftrag
Zu erarbeitendes Ergebnis:
• Bildung der Schnittstellen
• Reibungsfreier Ablauf, qualitative und quantitative Verbesserung der
Zusammenarbeit
• Gute Kommunikation und Dokumentation für gute Ergebnisse
• Einführen einer Intranetlösung zur Gewährleistung einer guten
Kommunikation
Restriktionen:
• Unterstützung durch Geschäftsführung und Linienführung
• technische Möglichkeiten
• Personal begrenzt
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5. Projektauftrag
Projektabgrenzung:
Es gehört nicht dazu die technischen Komponenten zu verbessern oder in
die Produktions- bzw. Konstruktionsvorgänge einzugreifen oder in den
Kundenservice sondern ausschließlich um die Einrichtung der
Schnittstellen zur besseren Koordinierung
Projektorganisation:
Matrixprojektorganisation
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6. Projektauftrag
Budget: 65.000 €
Projektstart: 14.03.12
Endtermin: 16.04.12
Abstimmungsbedarf:
Innerhalb der Organisation, zwischen den Linienvorgesetzten, mit dem
laufenden Tagesgeschäft

7. Projektauftrag
Informations- und Berichtswesen:
• Alle Vorgänge werden schriftlich laut Protokoll in Berichtsheften
festgehalten
• (Was ist gewesen, wer war daran beteiligt, wie lang hat es gedauert,
worum ging es, was war das Ergebnis, welcher Handlungsbedarf ist
entstanden oder aufgezeigt worden, wer darf was an wen Kommunizieren)
• Es wird mit MS Office gearbeitet und alle Infos und Vorgänge sind im
Projektordner abzulegen, Frau Maier ist für die EDV Ablage verantwortlich
und Frau Klom für die Implementierung eines Intranet sowie der
Integration der Infos ins Intranet
• Die Infos und Dokumente werden zunächst vom Pl. geprüft und dann
nach Kompetenzen gestaffelt und gestückelt weiter gegeben.
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8. Stakeholder-Analyse
22.03.12 Fiona Casey 8

9. Stakeholder-Analyse
Stakeholder-Analyse
6
Beeinflussbarkeit des Stakeholders
Gesetzte Spielmacher
Partnerfirmen
5
Geschäftsführung
4 betroffene Abteilungen
Kunden
3
Projektteam
2 Lieferanten
Projektleiter
1
Sonstige
Randfiguren Joker
0
0 1 2 3 4 5 6
Einfluss des Stakeholders
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10. Risiken-Analyse
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11. Risiken-Analyse
Risiken-Analyse
6 Ausfall projektleiter
mögliche Schadenhöhe bei Einztritt
mittleres Risiko sehr hohes Risiko
fehlende
5 Managementunterstützung
Projektteam / Mitarbeiter
4 boykott
Kundenwegfall
3
Zuliefererausfall
2 Umwelt
1 Kaufmänische Risiken
geringes Risiko mittleres Risiko Technische und Terminrisiken
0
0 1 2 3 4 5
Eintrittswarscheinlichkeit des Risikos
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12. Kommunikationsmatrix
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13. Phasenplanung
Einführung des neuen Nachbereitung und
Planung/ Vorbereitung Systems Kontrolle
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14. Projektstrukturplan
Einführung des neuen Nachbereitung und
Planung / Vorbereitung 1
Systems 2 Kontrolle 3
Dokumentations- Aufbau Projektabschluss-
modalitäten 1.1 Schnittstellen 2.1 sitzung 3.1
Kommunikations- Kommunikations- Abschlussbericht
modalitäten 1.2 3.2
wesen 2..2
Dokumentations-
Team bilden 1.3 Projektlernen 3.3
wesen 2.3
Fortschrittsberichte
Budget festlegen 1.4 Projektanalyse 3.4
2.4
Geeignete Räume Programmierung
suchen 1.5 Intranert 2.5
Durchführung
vorbereiten 1.6
EDV Ressourcen 1.7
Personal briefen 1.8
Krisen/Konflikt-
management 1.9
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15. Ablauf- und Terminplanung (Überwachung)
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16. Projektfortschrittsbericht Restrukturierung der Organisationsform
Projektfortschrittsbericht AP 1.2 /
Planung Kommunikationswesen
per 22.03.12
Projektkrise 1) Gesamtstatus
 Fertig geplantes und Implementierungsfähiges
Projekt in Schwierigkeiten Kommunikationskonzept, mit festgelegten Personalressourcen
Projekt planmäßig 
2) Status Ziele Maßnahmen:
 Planung abgeschlossen  keine
 Implementierung und Programmierung  delegieren und beobachten damit es in der Zeit bleibt
3) Status Leistungsfortschritt Maßnahmen:
 Planung abgeschlossen  keine
 Programmierauftrag an Frau Klom gegeben  beobachten lenkend eingreifen
 Kommunikationskonzept fertig  im Meeting erklären, in der Implementierungsphase die
 Mit der Geschäftsführung abgeklärt Umsetzung beobachten gegebenenfalls lenkend eingreifen
 keine
4) Status Termine Maßnahmen:
 Planungsphase abgeschlossen  keine
 Einführung des Kommunikationssystems  überwachen und steuern
begonnen
 Implementierung des Programms offen  Im Blick haben
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17. Projektfortschrittsbericht Restrukturierung der Organisationsform
5) Status Kosten Maßnahmen:
 Genau im Plan  keine
 Personalkosten für PL und Frau Maier sowie
EDV
6) Status Kontext Maßnahmen:
 Die Aufgaben die sich aus dem  Im Meeting kommunizieren und bei der Umsetzung beobachten
Kommunikationskonzept ergeben haben und gegebenenfalls lenkend eingreifen
werden noch delegiert
 Der Programmierauftrag ist schon  Fortschritt des Programms und dessen Inhalte auf Anwendbarkeit
kommuniziert worden und Zielorientierung prüfen und kontrollieren
7) Status Organisation Maßnahmen:
 Dokumentation der Konzepte im Berichtsheft  Stichpunktliste an Frau Maier geben und das Ergebnis
und Ablage in Ordnern, Frau Maier pflegt das kontrollieren ; ob die Dokumentation vollständig und in Papier und
Dokumentationswesen und die Berichte in die EDV identisch und auch identisch abgelegt ist
EDV ein
 Kopien der Dokumente an Frau Klom geben  Kontrollieren ob die Integration der Dokumentation gelungen ist
damit sie diese in die Intranetlösung
integrieren kann
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18. Projektabschluss
geregelter Projektabschluss:
– Das Projekt „Restrukturierung der Organisationsform“ gilt als
abgeschlossen, wenn die Projektabschlusssitzung erfolgt ist und die
messbaren Ergebnisse dokumentiert sind
– die Kommunikationssoftware programmiert und implementiert ist
– das Kommunikations- und Dokumentationswesen klar definiert und
Implementiert ist
– die Schnittstellen gebildet sind und die Mitarbeiter ihre neuen
Zuständigkeiten kennen
– Erforderlich Prüfungen und Reviews sind durchzuführen
– Leistungen und noch zu erledigende Aufgaben sind zu dokumentieren
und ggf. die Zuständigkeiten zu klären
– Projektlernen hat über die Projektanalyse auf der Sach- und
Beziehungsebene zu erfolgen
– Das Projektteam ist aufzulösen und eine Abschlussparty ist zu
organisieren
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