El documento define los conceptos básicos de gestión de proyectos. Explica que un proyecto se caracteriza por su singularidad, objetivos claros y limitaciones de tiempo, coste y recursos. Además, describe los tipos de proyectos, las fases clave de un proyecto (definición, planificación, ejecución, revisión y cierre), y factores importantes como el análisis de riesgos, la organización del equipo y la importancia de marcar hitos.

1. GESTIÓN DE
PROYECTOS

2. Definición
El término proyecto puede ser definido de varias formas:
Según DIN 69901,
“se caracteriza principalmente por su singularidad incluyendo
objetivos, tiempo, coste, personas y otras limitaciones, grado de
diferenciación de otros sistemas, organizaciones especificas de
producto…."
Según el Project Management Institute (PMI),
“es un esfuerzo temporal asumido para crear un único producto o
servicio. Temporal significa que tiene un comienzo y final definido.
Único significa que el producto o servicio es diferente de algún modo
de otros productos o servicios similares."

3. Definición
Un proyecto es una tarea que se caracteriza principalmente por su
singularidad de condiciones, objetivos, tiempo, coste y calidad.
Es un esfuerzo en el que personas, materiales y recursos financieros
se organizan de forma novedosa para emprender una singular objetivo
de trabajo.
Un proyecto se caracteriza por:
• Estar orientado a objetivos (claros objetivos)
•Limitado en el tiempo
•Recursos limitados (tiempo, coste y personas)
•Singular objetivo de trabajo (nuevo producto, planta singular,
proyecto único)
•Equipo multidisciplinar
•Complejidad (resultados y causas no claras)

4. Tipos de proyectos
•Estudios de factibilidad ( ofertas)
•Desarrollo de un producto
•Desarrollo de proceso
•Proyectos de inversión
•Proyectos organizacionales ( formación, procesos de reajuste)
•Proyectos IT ( comprenden a otro tipo de proyectos)

5. Factores de éxito
•Apoyo de la dirección
•Líder del proyecto
•Miembros del proyecto
•Objetivos claros
•Participación
•Comunicación
•Planificación y control

6. Factores de éxito
Influencia Coste
Real
Sobrecoste
100% 100%
Toyota
Plan Retraso
Apoyo de t t
la dirección SOP SOP
100%
Reuniones
periódicas
Falta
comunicació
n t
SOP

7. Fases del proyecto
•Factibilidad y definición
•Planificación
•Ejecución y control
•Revisión y entrega
•Cierre

8. Fases del proyecto
•Estudio de factibilidad y definición
•Definición del proyecto, objetivos, condiciones iniciales
•Análisis de entorno, selección del equipo
•Definición de la organización del proyecto
•Realizar estudio de riesgos
•Plan inicial WBS, MSP, cronograma aproximado

9. Definición del proyecto
Objetivos SMART:
S especificos, concretos, escritos, simples.
M medibles, con objetivos intermedios, con
rangos(min, bueno, excelente).
A orientados a la acción, activadores, aceptables,
como si ya se hubieran alcanzado
R realistas, coherentes, proactivos.
T Limitados en tiempo, verdadero objetivo para mi

10. ANÁLISIS DE ENTORNO
El entorno es dado por:
•Influencias externas.
(sociales, culturales, políticas, financieras, legales, tecnológicas,…)
•Implicados
(cliente, propietario, líder proyecto, equipo de proyecto, prensa,
bancos,…)

11. ANÁLISIS DE ENTORNO
•Realizar una lista de personas necesarias o que afectan al proyecto
•Representar gráficamente como están relacionadas con el proyecto
acercándolas tanto como influyentes sean
•Descripción emocional de cada miembro del proyecto (proactiva)
•Indicar que aporta y que recibe
Pepito-PL
Fallo
Esfuerzo “Fantastico”
Juan-
Miembro P.
“Experto”
Proyect Ascenso
Experiencia o

12. Organización
Matricial
•Cada integrante del equipo de proyecto tiene dos o más
superiores jerárquicos (dependencia funcional , departamental y
de proyecto)
•Se debe establecer un calendario de asistencia a los proyectos
Proyectos Departamentos

13. Organización
Funcional
•Organización eficiente si se admiten los roles del equipo de
proyecto, ya que un mando puede llegar a depender de un líder
de proyecto subordinado jerárquicamente.
•El líder del proyecto debe consultar a cada responsable de
departamento sobre la disponibilidad de los miembros del
equipo.
B
P
A L C D

14. Organización
Departamento de proyectos
•Existencia de un departamento cuyo único objetivo es el
desarrollo de proyectos
•Actividad muy enfocada a objetivos del proyecto
•Problemática del retorno de los miembros a la organización tras
la finalización del proyecto

15. Organización
Hibrida
Organización
funcional
Líder de proyecto,
equipo de proyecto
40%
Organización por
proyectos
60%

16. Estudio de riesgos
•Realizar un brainstorming para obtener riesgos
potenciales
•Definir probabilidad de ocurrencia
•Definir la severidad de la consecuencia
•El mayor impacto determina el 100% de
severidad
•Realizar gráfico de los riesgos (severidad x
probabilidad)

17. Estudio de riesgos
Plan de acciones para:
% Severidad
Eliminar riesgo
1
5 Reducir probabilidad
Asegurar riesgo
Transferir
Aceptar
2
4
3
% Probabilidad

18. Fases del proyecto
•Planificación
•Miembros del proyecto seleccionados
•Definición de roles
•Recursos evaluados para ser liberados
•Especificaciones detalladas
•WBS, análisis del camino crítico
•MSP, Cronograma detallado(planificación hasta 3 meses)
•Plan de acciones (tareas de las próximas semanas)
•Reunión arranque del proyecto y aceptación de condiciones

19. Definición de roles
Roles
TAREAS AUTORIDAD RESPONSABI
LIDAD
Decisor / ? ? ?
comité control
Lider de ? ? ?
proyecto
Equipo de ? ? ?
proyecto
Otro staff ? ? ?
TAREAS AUTORIDAD
RESPONSABILIDAD

20. WBS
•Establecer si la estructura del proyecto es orientada a
funciones o a partes.
• Para empresas complejas y productos simples
orientado a funciones, para compañías lean y
productos complejos orientado a partes.

21. WBS
Orientado funcional
Bicicleta
Gestión Producció
Calidad Desarrollo Compras Ventas
proyectos n
Proto.
Funcional
1ºTest

22. WBS
Orientado a partes
Bicicleta
Gestión Transmisió
Ruedas Cuadro Dirección Frenos
proyectos n
Caja
pedalier
Triangulo
ppal

23. WBS
•Realizar brainstorming para detallar acciones a
realizar en el proyecto.
• Deben generarse entre 50 y 100 tarjetas
•Si hay menos de 20% de tarjetas dobles Ok, si hay
más se debe restablecer el equipo.
•Balancear datos, las estimaciones deben tener el
mismo orden de magnitud, si hay alguna mayor
subdividir
•El número de columnas deba ser mayor que el de

24. WBS
Tarjetas
Clasificación Nº personas
decimal día
ACCIÓN
Nombre de Recursos
persona externos /
gasto

25. MSP
•Los hitos establecen objetivos a corto plazo
•Establecer hitos con frecuencia >1 mes y <3 meses
•Planificar detallado a tres meses vista tras cerrar la
fase anterior
•Equilibra la motivación a lo largo del proyecto
Euforia Influencia
Mucha 100%
variación
Moderada
variación
t t
Desmotivación H1 H2 H3 H4 SOP
SOP

26. MSP
•Equilibra la carga de trabajo y define el camino para
conseguir el objetivo final
Y Y
Objetivo final
Objetivo final
H3
H1 H4
H2
X X

27. MSP
•Limita nivel de responsabilidad. Existe una descarga
de responsabilidad en cada hito ya que hay una
aceptación del estado del proyecto.
Responsabilidad Responsabilidad
t t
H1 H2 H3 H4 SOP
SOP

28. MSP
Nº Nombre Criterio exito Fecha Decisión Participante
s
1º Preparación Estudio factibilidad 19.05.09 Go/ No go Decisor
y Kickoff acabado PL
Miembros P.
2º Planificació WP 1.1>1.6 19.06.09 Avance Decisor
n realizada 9.1>9.4 PL
acabados
….. …. ….. …. ….. ….
Nº SOP Test de aceptación 20.05.10 Aceptar / Cliente
aceptar con Decisor
restriccione PL
s Miembros P.
N+1 Cierre del OPL cerrada 20.08.10 Decisor
º proyecto Calculos realizados PL
Lecciones Miembros P.

29. Planificación
•Para proyectos medianos y pequeños es necesario WBS, MSP y plan
de acciones
•Para proyectos grandes es necesario WBS, MSP, Cronograma
detallado y plan de acciones.
•En proyectos grandes es aconsejable tener un segundo responsable
del proyecto.
•Si la lista del plan de acciones es muy largo, deberíamos corregir el
diagrama de Gannt, y si este es muy largo deberíamos corregir los hitos
del proyecto

30. Reunión de arranque
•Nombre y logo del proyecto
•Definir lo que se conoce y lo que no se conoce
•Definir cual es el objetivo principal
•Definir los subobjetivos
•Criterios para alcanzar los objetivos ( en caso de
conflicto entre objetivos y subobjetivos definir
prioridad)

31. Fases del proyecto
•Ejecución y control
•Delegación de tareas de los WP
•Reporte de progreso de los WP
•Reuniones con frecuencia establecida
•Reuniones extraordinarias para resolución de desviaciones
según necesidad, gestión de crisis
•Documentación del proyecto

32. Estilo de liderazgo
•Autocrático cuando hay riesgos
•Democrático está bien en ciertos casos
•El equipo debe sentirse dirigido, sino alguien
cogerá la responsabilidad
•Motivar al equipo
•Paso atrás para observar
•Cuando hay un fallo hay que parar y observar

33. Fases del proyecto
•Revisión y entrega
•Todos los implicados, especialmente el cliente, deben
estar informados del progreso del proyecto
•El proyecto debe incorporar un plan de entrega con:
alertas, consultas, formación, seguimiento,
entrenamiento,….