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La Intranet corporativa como herramienta de gestión de información y conocimiento

Se realiza un acercamiento a la temática de gestión de información y del conocimiento y a los sistemas de información. Se destaca la importancia de las auditorías como medio idóneo para el diagnóstico de las necesidades y requerimientos de información en las organizaciones, y como elemento clave para acometer el diseño de la una intranet. Se presenta una metodológia para el desarrollo de intranet corporativas, donde se detallan los componentes básicos que deben integrarla. Se describen algunas herramientas de software libre para intranet, con especíal enfasis en el sistema de gestión de contenidos Joomla!. Se presenta como caso de estudio la intranet corporativa de la Consultoría Biomundi.

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La Intranet corporativa como herramienta de gestión de
información y conocimiento

Conferencia dictada en el Centro para el
Control Estatal de Medicamentos, Equipos y
Dispositivos Médicos (CECMED).
Abril 11, 2012.
Fernando Martínez Rivero
Consultoría Biomundi/IDICT
fernando@biomundi.inf.cu
Consultoría BioMundi/ IDICT

Temario

La Gestión de la información y del conocimiento.
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Caso de estudio: La intranet corporativa de Biomundi.
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  • 2. Consultoría BioMundi/ IDICT Temario La Gestión de la información y del conocimiento. Auditorias. La Intranet corporativa. Principios básicos. Metodología para diseño de una intranet Herramientas para desarrollar intranet Joomla! Características básicas. Caso de estudio: La intranet corporativa de Biomundi.
  • 3. Consultoría BioMundi/ IDICT Gestión de Información Gestión de Información Proceso mediatizado por un conjunto de actividades que permite la obtención de información, lo más pertinente, relevante y económica posible, para ser usada en el desarrollo y el éxito de una organización. Ponjuan,2002
  • 5. Consultoría BioMundi/ IDICT Pirámide Informacional. Fuente: Ponjuán G. Gestión de información en las Organizaciones, principios, conceptos y aplicaciones. Santiago de Chile, Chile: CECAPI; 1998. p. 1-5.
  • 6. Consultoría BioMundi/ IDICT Gestión de Información Gestión de Información OBJETIVOS: Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información. Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información. Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de información. Asegurar un suministro continuo de la información.
  • 7. Consultoría BioMundi/ IDICT Sistema de Información Sistema de Información Conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el acceso y tratamiento de los recursos de información, incluye los registros administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los recursos y el público a que se destina. En su evolución el sistema puede manejar la función de inteligencia corporativa y generar productos de inteligencia. Moreiro,1998
  • 8. Consultoría BioMundi/ IDICT Gestión del Conocimiento Gestión del Conocimiento Proceso sistemático - alineado a los objetivos de la organización - orientado a crear, buscar, validar, almacenar, difundir y compartir conocimiento individual y colectivo, para utilizarlos en la toma de decisiones, en el mejoramiento de las funciones de la organización y en las respuestas a los requerimientos del mercado. CITMA 2001
  • 9. Consultoría BioMundi/ IDICT Gestión del Conocimiento Gestión del Conocimiento Utilización de los conocimientos generados y adquiridos en la organización, mediante la gestión adecuada de elementos estratégicos como: El Capital Humano. Humano Los Recursos de Información. Las Tecnología de Información y de las Comunicaciones. TIC´s.
  • 10. Consultoría BioMundi/ IDICT Gestión del Conocimiento Gestión del Conocimiento Identifica y explota, en el trabajo cotidiano, el conocimiento creado en la organización y el adquirido del exterior, generaliza las mejores prácticas, propicia el incremento del Capital intelectual de la organización y su valor de mercado, facilita la generación de nuevos conocimientos y su materialización en mejores productos y servicios.
  • 11. La Auditoría de Información y la Auditoría del Conocimiento y su contribución al diseño de la Intranet Corporativa. Consultoría BioMundi/ IDICT Auditoria de información y de Auditoria de información y de conocimiento conocimiento La Auditoría de Información se centra en la información documentada, flujos, procesos. La Auditoría del Conocimiento, además de tomar en cuenta los resultados de la Auditoría de Información, se centra en las fuentes no documentadas, en el conocimiento tácito de las personas.
  • 12. Las Auditorías de Información y el Conocimiento permiten: •Determinar la mejor composición del diseño de la Intranet y conformar el equipo de trabajo. Consultoría BioMundi/ IDICT •El modo de atender a los usuarios en el proceso de diseño y construcción. •Hacer una selección apropiada de las tecnologías disponibles. •Identificar los beneficios potenciales inmediatos •Asegurar que la Intranet esté realmente alineada a los valores y objetivos Corporativos. •Proveer una mejor indización, categorización y filtrado de los contenidos. •Identificar y expedientar a los expertos del conocimiento. •Proveer grandes niveles de autentificación de información, validación y seguridad. •Atender los requerimientos técnicos de los usuarios finales y sus necesidades de aprendizaje. •Evitar duplicidades en el empleo de las fuentes de información y conocimiento •También constribuye al rediseño y /o actualización de la Intranet
  • 13. Consultoría BioMundi/ IDICT Intranet corporativa Intranet corporativa Sistema para la gestión de información, desarrollado sobre las potencialidades del mundo World Wide Web, que es de acceso limitado a la institución que lo crea o a quien ella autorice.
  • 14. Consultoría BioMundi/ IDICT Intranet corporativa Intranet corporativa Su objetivo fundamental es facilitar de manera eficiente el acceso distribuido a un amplio rango de información y servicios, y la colaboración entre las distintas áreas o departamentos de la organización. Intranet = Red de trabajo + Fuentes de información + Servicios de información
  • 15. Consultoría BioMundi/ IDICT Mecanismos de seguridad en la intranet. • Acta de confidencialidad • Registro para acceder a la inf. • Niveles de acceso restringidos
  • 16. Consultoría BioMundi/ IDICT Enfoque del diseño de la Intranet Centrada en necesidades de usuario y no en tecnologías. Apoyar los objetivos y procesos organizacionales Permitir la colaboración y las comunidades. Promover y distribuir resultados Inspirar y propiciar el aprendizaje, la innovación y nuevos pensamientos Diseñada con la filosofía de “encontrar” y no “buscar” los contenidos que requiere el usuario.
  • 17. Metodología para desarrollar una intranet Consultoría BioMundi/ IDICT 1. Diagnóstico y evaluación de los procesos, flujos y necesidades de información 1.1 Estudio del modelo organizativo y procesos de trabajo 2. Diseño de la arquitectura y estructura de la Intranet. Propuesta de un modelo. 3. Evaluación de las herramientas y selección del personal y los recursos necesarios. 4. Desarrollo e implementación 5. Validación Nota: En caso de que ya exista una intranet se recomienda su evaluación a partir de los contenidos publicados y su nivel de uso y satisfacción.
  • 18. Componentes básicos que deben integrar una Intranet Corporativa Consultoría BioMundi/ IDICT 1 - Elementos de información para la toma de decisiones •Acceso online a memorandums, actas, directivas, circulares, resoluciones, y cualquier otro documento del proceso de toma de decisiones. •Enlaces a los departamentos, grupos de trabajo, planes de trabajo, y otras estructuras organizacionales •Información económica y comercial •Sistema de control interno •Recursos Humanos 2 - Base de conocimiento •Procedimientos de trabajo •Documentación de cursos •Trabajos publicados •Ponencias en eventos
  • 19. Consultoría BioMundi/ IDICT Componentes básicos que deben integrar una Intranet Corporativa (cont.) 3 - Acceso a recursos de información •Artículos sobre temáticas de interés •Base de datos propias •Boletines y revistas digitales •BD online y sitios de interés. 4 - Referencias online •Directorios de fuentes de información externas. •Diccionarios técnicos y glosarios. •Guías y manuales sobre software instalados. •Listas de precios de productos y servicios y convenios. •Materiales técnicos. •Proyectos desarrollados en la organización.. •Soporte técnico.
  • 20. Consultoría BioMundi/ IDICT Componentes básicos que deben integrar una Intranet Corporativa (cont.) 5 - Comunicación dentro de la organización •Foros de discusión, chats, Blogs, encuestas, noticias, •El trabajo de equipos y en proyectos multidisciplinarios e interdepartamentales. 6 - Formación y entrenamientos •Reporte sobre las necesidades de formación. •Materiales sobre cursos •Aviso y posibilidades de acceso a cursos en línea. •Eventos.
  • 21. Herramientas libres para desarrollar una Intranet Consultoría BioMundi/ IDICT Joomla! Drupal Plone PHP Nuke Estas herramientas son soluciones de código abierto (Open Source), gratuitas (con Licencia GPL), y se ejecutan sobre entornos igualmente libres (PHP. Apache, MySQL, Perl). Trabajan con todas las plataformas: Windows, Mac, Linux.
  • 22. Por qué Joomla!? • Es uno de los tres mejores gestores de contenido de código abierto del mundo. Está respaldado por una increíble comunidad y un activo proceso de desarrollo. Aparecen nuevas versiones del software cada seis meses. • Es usado por más de 23.5 millones de sitios en todo el mundo. • Es fácil de usar. Los propios usuarios de Joomla! pueden hacer un sitio completo, realizar cambios, etc. sin necesidad de tener que depender de un desarrollador web o informático. • Es gratuito. • Es el Gestor de Contenidos (CMS) más premiado a nivel mundial.
  • 23. Joomla! Su nombre es una pronunciación fonética para anglófonos de la palabra swahili jumla que significa “todos juntos” o “como un todo”. Se escogió como una reflexión de compromiso del grupo de desarrolladores y la comunidad del proyecto. Su primera versión fue publicada en septiembre del 2005.
  • 24. Facilidades de Joomla! (1) • Organización del sitio web: Joomla está preparado para organizar eficientemente los contenidos de un sitio en categorías y artículos, lo que facilita la navegabilidad para los usuarios y permite crear una estructura sólida, ordenada y sencilla para los administradores. • Publicación de Contenidos: Con Joomla CMS se pueden crear páginas ilimitadas y editarlas desde un sencillo editor que permite formatear los textos con los estilos e imágenes deseados. Los contenidos son totalmente editables y modificables desee. • Escalabilidad e implementación de nuevas funcionalidades: Joomla ofrece la posibilidad de instalar, desinstalar y administrar componentes y módulos, que agregarán servicios de valor a los visitantes de su sitio web, por ejemplo: galerías de imágenes, foros, newsletters, clasificados, etc.
  • 25. Facilidades de Joomla! (2) • Administración de usuarios: Joomla le permite almacenar datos de usuarios registrados y también la posibilidad de enviar E-mails masivos a todos los usuarios. La administración de usuarios es jerárquica, y los distintos grupos de usuarios poseen diferentes niveles de facultades/permisos dentro de la gestión y administración del sitio. • Diseño y aspecto estético del sitio: Es posible cambiar todo el aspecto del sitio web tan solo con un par de clicks, gracias al sistema de templates que utiliza Joomla. • Navegación y menú: Totalmente editables desde el panel administrador de Joomla. • Administrador de Imágenes: Joomla posee una utilidad para subir imágenes al servidor y usarlas en todo el sitio.
  • 26. Facilidades de Joomla! (3) • Encuestas: Joomla posee un sistema de votaciones y encuestas dinámicas con resultados en barras porcentuales. • Feed de Noticias: Joomla trae incorporado un sistema de sindicación de noticias por RSS/XMS de generación automática. • Estadísticas de visitas: con información de navegador, OS, y detalles de los documentos (páginas) más vistos. • Automatización en la publicación: Las páginas y documentos de Joomla pueden programarse con fecha de publicación y fecha de caducidad. Es decir un documento puede programarse para que se publique automáticamente al llegar una determinada fecha, y luego despublicarse también de forma automática en otra fecha.
  • 27. Facilidades de Joomla! (4) • Formatos de lectura: Cada documento es generado automáticamente por Joomla en formato PDF, y en versión imprimible. • Envío por E-mail: Los usuarios del sitio Joomla podrán enviar automáticamente a un amigo por email cada documento publicado. • Valoración de contenidos: Los visitantes del sitio podrán votar la calidad de lo publicado. • Comentarios: (opcional) Los usuarios podrán comentar sus opiniones o expresar sus inquietudes en la misma página de contenidos.
  • 28. Sitios de interés • Sitio oficial de Joomla http://www.joomla.org • Portal Joomla Spanish http://www.joomlaspanish.org • Joomla! Extensions Directory http://extensions.joomla.org • Centro de Extensiones Joomla! Spanish http://extensiones.joomlaspanish.org • Web Empresa http://www.webempresa.com
  • 29. Consultoría BioMundi/ IDICT CASO DE ESTUDIO: La Intranet Corporativa de la Consultoría BioMundi/IDICT
  • 34. Consultoría BioMundi/ IDICT Intranet: Superación profesional
  • 35. Consultoría BioMundi/ IDICT Intranet: Recursos de Información