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Proyecto DocumentaImplantación de un sistema de gestión de documentoselectrónicos para el Sistema de Garantía Interna de C...
AUTORESJosé Alberto Alonsoebla Gestió Documental | jalonso@eblagestiodocumental.catM. Rosa Lloveras i Morenoebla Gestió Do...
RESUMENImplantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos para el Sistema deGarantía Interna de Calidad de l...
MAPA DE PROCESOSProyecto Documenta
CUADRO DE MANDO DOCUMENTALProyecto DocumentaTítulo Tipo Definición Modo de gestión Evidencias Acceso Conservación[02.03] D...
ESQUEMA DE METADATOS >> Perfil de aplicación de documentoProyecto DocumentaNombre del elemento Definición ValoresTipo deda...
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EVIDENCIAS ELECTRÓNICASEstablece:a) Responsables de la gestión de documentos y sus funciones e...
SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTALFases:a) Definición de los requisitos técnicos y funcionale...
CONCLUSIONES• La elaboración del sistema de gestión de documentos electrónicos a partir de losprocesos de negocio ha facil...
Muchas gracias por su atenciónwww.uoc.edu www.eblagestiodocumental.cat
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Proyecto Documenta de la Universitat Oberta de Catalunya. Implantación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos destinado a dar soporte al Sistema de Garantía Interna de Calidad Rosa Lloveras Moreno, José Alberto Alonso, Montserrat Garcia

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Proyecto Documenta de la Universitat Oberta de Catalunya. Implantación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos destinado a dar soporte al Sistema de Garantía Interna de Calidad Rosa Lloveras Moreno, José Alberto Alonso, Montserrat Garcia

  1. 1. Proyecto DocumentaImplantación de un sistema de gestión de documentoselectrónicos para el Sistema de Garantía Interna de Calidadde la Universitat Oberta de Catalunya
  2. 2. AUTORESJosé Alberto Alonsoebla Gestió Documental | jalonso@eblagestiodocumental.catM. Rosa Lloveras i Morenoebla Gestió Documental | mrlloveras@eblagestiodocumental.catMontserrat Garcia AlsinaUOC - Estudios de Ciencias de la Información y la Comunicación | mgarciaals@uoc.eduIsabel Solà AlbaredaUOC - Oficina de Planificación y Calidad | isola@uoc.eduProyecto Documenta
  3. 3. RESUMENImplantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos para el Sistema deGarantía Interna de Calidad de la UOC.a) Diseño del sistema de gestión de documentos:– mapa de procesos;– cuadro de mando documental (clasificación, acceso y disposición);– esquema de metadatos;– procedimiento de gestión de evidencias electrónicas.b) Selección y puesta en funcionamiento de la aplicación de gestión documental:– requisitos técnicos y funcionales;– especificaciones y parametrización de la aplicación.Proyecto Documenta
  4. 4. MAPA DE PROCESOSProyecto Documenta
  5. 5. CUADRO DE MANDO DOCUMENTALProyecto DocumentaTítulo Tipo Definición Modo de gestión Evidencias Acceso Conservación[02.03] Despliegue,seguimiento, evaluación ymejora del programa [P5]CarpetapadreDocumentaciónsobre el despliegue,seguimiento,evaluación y mejoraanual del programaformativo.Una subcarpetapara cada cursoacadémico.--- M = Planificación yEvaluación /Estudios /Operaciones deGestión DocenteL = General---[…] […] […] […] […] […] […][02.03.03] Seguimientodel programaCarpetatemáticaDocumentaciónsobre elseguimiento delprograma.Se creaautomáticamente.Se pueden crearsubcarpetas paracada programa.-Informes deseguimiento delprogramasemestrales-Informes deseguimiento delprograma anualesM = Planificación yEvaluación /Estudios /Operaciones deGestión DocenteL = GeneralPermanente[02.03.04] Evaluación ymejora del programaCarpetatemáticaDocumentaciónsobre la evaluacióny mejora delprograma.Se creaautomáticamente.Se pueden crearsubcarpetas paracada programa.-Informes deacciones de mejora-Informes delprograma de iniciodel semestre[…]M = Planificación yEvaluación /Estudios /Operaciones deGestión DocenteL = General6 años
  6. 6. ESQUEMA DE METADATOS >> Perfil de aplicación de documentoProyecto DocumentaNombre del elemento Definición ValoresTipo dedatosRepetición Comentarios EjemploIdentificador únicodocumentoCódigo que identifica eldocumento- Texto 1:1 Identificador alfanuméricoexclusivo asignadoautomáticamente por laaplicación-Título Descripción breve deldocumentoLibre Texto 1:1 - -Tipo de documento Identificación de latipología documentalLista controlada detipos documentalesTexto 1:1 Se implementa como listadesplegable en la aplicaciónPlan docenteUnidad elaboradora Nombre de la unidad degestión a la cual pertenecela persona que elabora eldocumentoLista autorizada deunidades de gestiónTexto 1:1 Se implementa como listadesplegable en la aplicaciónEstudios deDerecho y CienciaPolíticaFecha de elaboración Fecha de elaboración deldocumento- Fecha 1:1 Se implementa como uncalendario en la aplicación.La fecha se muestra con elformato <dd/mm/aaaa>15/03/2010
  7. 7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EVIDENCIAS ELECTRÓNICASEstablece:a) Responsables de la gestión de documentos y sus funciones específicas.b) Procesos y controles de gestión documental:– incorporación y registro;– clasificación;– almacenamiento;– acceso;– trazabilidad;– disposición.c) Mecanismos de evaluación y mejora de la gestión de documentos del SGIC.Proyecto Documenta
  8. 8. SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTALFases:a) Definición de los requisitos técnicos y funcionales de la aplicación.b) Selección de la solución informática entre las ofertas presentadas.c) Implantación de la solución informática.d) Revisión del cuadro de mando documental, del esquema de metadatos y delprocedimiento de gestión de evidencias electrónicas.Proyecto DocumentaDocumentación elaborada/revisada– Manual de parametrización– Documento de especificaciones de proyecto– Plan de formación– Manuales de uso– Informe de revisión de las funcionalidades de la aplicación
  9. 9. CONCLUSIONES• La elaboración del sistema de gestión de documentos electrónicos a partir de losprocesos de negocio ha facilitado tanto el desarrollo del proyecto como la utilizacióndel sistema por parte de los usuarios.• La implementación de la aplicación de gestión documentos sobre la base del mapa deprocesos y los instrumentos de gestión de documentos (cuadro de mando documentaly esquema de metadatos) ha hecho posible aunar la consistencia de la informaciónalmacenada y la usabilidad, permitiendo además la integración con otras aplicacionesde gestión de la Universidad.• La mejora continua de las funcionalidades del sistema de gestión de documentoselectrónicos y su adecuación a los nuevos requisitos de las agencias de evaluación decalidad son factores clave para su evolución.Proyecto Documenta
  10. 10. Muchas gracias por su atenciónwww.uoc.edu www.eblagestiodocumental.cat

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