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1La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
La nueva ISO 9001:2015
Estrategias para abordar el cumplimiento
de los requisitos de la información documentada
con el apoyo de la norma ISO 30301
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2La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Requisitos de la documentación de los sistemas de gestión
Las normas de sistemas de gestión ISO requieren documentar el sistema para:
> dar soporte a la realización de los procesos y tener la seguridad de que los procesos se
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3La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
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Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato o medio de soporte y provenir
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4La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Creación y actualización
Cuando se crea o actualiza la información documentada la organización debe garantizar
adecuadamente:
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papel, electrónico);
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5La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Control de la información documentada (i)
La información documentada requerida por el sistema de gestión y por esta Norma
internacional debe estar controlada para garantizar que:
a) está disponible y es apropiada para su uso, dónde y cuándo se necesite;
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Para el control de la información documentada, la organización debe plantearse las
siguientes actividades, según corresponda:
1) distribución, acceso, recuperación y uso;
2) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
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6La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Control de la información documentada (ii)
La información documentada de origen externo que la organización determine que es
necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión debe ser identificada
según proceda y controlada.
NOTA El acceso implica una decisión con respecto al permiso para solamente ver la información
documentada, al permiso y la autorización para ver y cambiar la información documentada, etc.
7La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (i)
A.1 Creación
A.1.1 Determinar qué documentos, cuándo y cómo deben ser creados y capturados
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A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben crear y capturar los documentos
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8La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (ii)
A.2 Control
A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los
procesos de gestión de documentos y cómo se vinculará con los documentos y
gestionará al largo del tiempo
A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del
tiempo
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A.2.4 Establecer la disposición/eliminación autorizada de los documentos
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aplicaciones de gestión de documentos
9La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Líneas de trabajo
> Utilizar el análisis y descripción de los procesos de negocio para identificar la
información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad o el
sistema integrado de gestión.
> Establecer pautas comunes de creación y actualización y de control de la información
documentada empleando como base el Anexo A de la norma ISO 30301.
> Tener en cuenta los requisitos sobre revisión, aprobación, distribución y control de
cambios, sobre todo para la información documentada que hace referencia al sistema
de gestión de la calidad, los procesos relacionados y la forma de llevar a cabo las
operaciones.
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resultados de las actividades de evaluación del desempeño y de mejora del sistema de
gestión de la calidad.
> Aprovechar la implantación o adecuación del sistema de gestión de la calidad para
impulsar o consolidar el sistema de gestión documental en toda las áreas o procesos
de la organización.
10La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015
Muchas gracias por su atención
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Estrategias para abordar el cumplimiento de los requisitos de la documentación de la norma ISO 9001:2015 con el apoyo de la norma 30301:2011

  • 1. 1La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 La nueva ISO 9001:2015 Estrategias para abordar el cumplimiento de los requisitos de la información documentada con el apoyo de la norma ISO 30301 José Alberto Alonso www.eblagestiodocumental.cat www.iso30300.es www.informaciondocumentada.es
  • 2. 2La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Requisitos de la documentación de los sistemas de gestión Las normas de sistemas de gestión ISO requieren documentar el sistema para: > dar soporte a la realización de los procesos y tener la seguridad de que los procesos se han llevado a cabo como estaban planificados; > comunicar al personal la forma en que se llevarán a cabo las actividades del sistema; > proporcionar evidencias de los resultados de las actividades y del cumplimiento de los requisitos especificados; > suministrar información para la mejora continua del sistema; > proporcionar una base para auditar el sistema.
  • 3. 3La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Información documentada | Definición Información que requiere ser controlada y mantenida por una organización y el medio de soporte que la contiene. Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato o medio de soporte y provenir de cualquier fuente. Nota 2: La información documentada puede hacer referencia a: – el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados; – la información creada para que la organización lleve a cabo sus operaciones (documentación); – la evidencia de los resultados obtenidos (registros).
  • 4. 4La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Creación y actualización Cuando se crea o actualiza la información documentada la organización debe garantizar adecuadamente: a) la identificación y descripción (p. ej., un título, fecha, autor o número de referencia); b) el formato (p. ej., idioma, versión del software, gráficos) y medio de soporte (p. ej., papel, electrónico); c) la revisión y aprobación para su idoneidad y adecuación.
  • 5. 5La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Control de la información documentada (i) La información documentada requerida por el sistema de gestión y por esta Norma internacional debe estar controlada para garantizar que: a) está disponible y es apropiada para su uso, dónde y cuándo se necesite; b) está protegida adecuadamente (p. ej., pérdida de confidencialidad, uso inapropiado o pérdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe plantearse las siguientes actividades, según corresponda: 1) distribución, acceso, recuperación y uso; 2) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; 3) control de cambios (p. ej., control de versiones); 4) retención y disposición.
  • 6. 6La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Control de la información documentada (ii) La información documentada de origen externo que la organización determine que es necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión debe ser identificada según proceda y controlada. NOTA El acceso implica una decisión con respecto al permiso para solamente ver la información documentada, al permiso y la autorización para ver y cambiar la información documentada, etc.
  • 7. 7La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (i) A.1 Creación A.1.1 Determinar qué documentos, cuándo y cómo deben ser creados y capturados en cada proceso de negocio A.1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos) que debe incluirse en los documentos A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben crear y capturar los documentos A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos
  • 8. 8La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (ii) A.2 Control A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los procesos de gestión de documentos y cómo se vinculará con los documentos y gestionará al largo del tiempo A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo del tiempo A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo A.2.4 Establecer la disposición/eliminación autorizada de los documentos A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos
  • 9. 9La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Líneas de trabajo > Utilizar el análisis y descripción de los procesos de negocio para identificar la información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad o el sistema integrado de gestión. > Establecer pautas comunes de creación y actualización y de control de la información documentada empleando como base el Anexo A de la norma ISO 30301. > Tener en cuenta los requisitos sobre revisión, aprobación, distribución y control de cambios, sobre todo para la información documentada que hace referencia al sistema de gestión de la calidad, los procesos relacionados y la forma de llevar a cabo las operaciones. > Aumentar la eficacia de los controles de gestión documental incorporando los resultados de las actividades de evaluación del desempeño y de mejora del sistema de gestión de la calidad. > Aprovechar la implantación o adecuación del sistema de gestión de la calidad para impulsar o consolidar el sistema de gestión documental en toda las áreas o procesos de la organización.
  • 10. 10La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015 Muchas gracias por su atención 10 años 2005-2015