1. Presentación de la norma UNE-ISO/TS 23081
Metadatos para la gestión de documentos:
aplicación a un caso práctico
Ponente: Maria Rosa Lloveras
EBLA Gestión Documental
UNE-ISO 23081
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS:
ESTUDIO DE UN CASO
• CONTEXTO:
– Despacho profesional jurídico, laboral y tributario
– Documentos digitalizados, guardados en un árbol de carpetas del
servidor local del despacho.
– Recuperación de documentos: navegación en el árbol
• PROBLEMA: accesibilidad y localización de los documentos
• NECESIDADES:
– Repositorio común para la documentación de los asuntos de
negocio del despacho
– Mecanismos de descripción de documentos, para su recuperación
posterior
• SOLUCIÓN:
– diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos
electrónicos: UNE-ISO 15489
– Esquema de metadatos para la descripción de documentos: UNE-
ISO 23081
UNE-ISO 23081
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2. DISEÑO E IMPLANTACIÓN
1. Principios de un plan de gestión de documentos
(UNE-ISO 15489)
2. Empleo de los metadatos en los procesos y
controles de la gestión de documentos:
– Incorporación
– Registro
– Trazabilidad
UNE-ISO 23081
1. Diseño e implantación: principios
(UNE-ISO 15489)
• Documentos creados en cada proceso
• Forma y estructura en que los documentos se
deberían crear e incorporar en el sistema
• Metadatos que deberían crearse
• Requisitos para recuperar, usar y transmitir
documentos durante los procesos de negocio y
plazos de conservación necesarios
• Como organizar los documentos de manera que se
cumplan los requisitos necesarios para su uso
UNE-ISO 23081
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3. 2. Diseño e implantación: Metadatos
• CONCEPTO: datos que describen el contexto, el
contenido y la estructura de los documentos y su
gestión a través del tiempo
• Son información estructurada o semiestructurada
• Posibilita la creación, registro, clasificación, acceso,
conservación y disposición de los documentos a lo
largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o
entre dominios diferentes. Cada dominio representa
un área del discurso intelectual y de la actividad
social i de la organización
UNE-ISO 23081
Ejemplo de metadatos sobre un expediente
CÓDIGO DEL CLIENTE
Código del expediente
Etiqueta Cod_cliente
Etiqueta Cod_expediente
Dominio Códigos de los clientes registrados en el
programa de gesti ón de expedientes
Dominio Códigos de expediente registrados en en el
Tipo de datos Texto (“00000 ”) programa de gesti ón de expedientes
Indizaci ón Sí Área Tipo de datos Texto (“00000 ”)
Tratamiento No procede
Etiqueta Área
Indizaci ón Sí
documental
Dominio Áreas de negocio del despacho
Obligatoriedad Sí Tratamiento No procede
documental
Observaciones Validaci ónde datos control de adecuación con
Tipo de datos: Texto
el valor introducido en el campo ‘Cliente’.
Obligatoriedad Sí
Indizaci ón Sí
Tratamiento Observaciones
Lista de valores admitidos: ‘Fiscal-contable’, ---
documental ‘Laboral’ , ‘Jurídica’.
Obligatoriedad Sí
Observaciones Lista desplegable
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4. 2. Diseño e implantación: Metadatos
• USO: en los procesos y controles de la gestión de documentos:
– Incorporación
– Registros
– Trazabilidad
• OBJETIVO (UNE -ISO 23081, s. 4.1)
– Identificación
– Autenticación
– Descripción
– Localización
– Gestión de los recursos de forma sistemática y consistente
• FINES (UNE-ISO 23081, s. 4.1):
– Cumplir los requisitos de la organización y de la sociedad
– Hacer frente a las responsabilidades que cada organización tiene
UNE-ISO 23081
DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE
METADATOS
1. Ver si existen esquemas dentro del sector o en alguna autoridad del
país
2. Adaptar dicho esquema a los procesos de negocio de la organización /
o diseñar un esquema teniendo en cuenta la UNE-ISO 23081-1:2006
3. Crear e incorporar los metadatos para la gestión de documentos
dentro de un contexto más general asegurando que se establecen los
vínculos y relaciones adecuadas, y que los metadatos no se dupliquen
ni se produzcan innecesariamente
4. Definir las responsabilidades
5. Documentar el esquema de metadatos (los metadatos acerca de cada
documento)
6. Definir los procesos de mantenimiento de los metadatos dentro de la
organización, tanto si son de creación propia como si se han utilizado
tablas de equivalencias con los metadatos definidos por otras
organizaciones
UNE-ISO 23081
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5. DISEÑO DE UN ESQUEMA DE METADATOS
• Selección de elementos para formar un esquema
• Estructura de elementos y establecimiento de
relaciones
• Esquemas de codificación
• Reglas sintácticas, niveles de obligatoriedad, valores
por defecto y repetibilidad
• Reutilización de esquemas de metadatos
preexistentes para la gestión de documentos
UNE-ISO 23081
PRESENTACIÓN DE UN ESQUEMA DE
METADATOS
• Documentar un esquema de metadatos para la gestión de
documentos
– Metadatos sobre el expediente del que forma parte el
documento: se extraen de la información contenida en el programa
de gestión de expedientes del despacho (código y nombre del
cliente, código del expediente, etc.)
– Metadatos sobre el documento, específicos de cada documento:
introduce el usuario que archiva el documento
– Metadatos de control: para la administración del sistema de
gestión de documentos electrónicos (son generados de forma
autom ática por el programa de archivo electrónico). Permiten la
trazabilidad.
• Presentaciones legibles por máquina
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6. MODELO GENÉRICO DE METADATOS
• Los metadatos se organizan
en 6 grupos:
– Identificación
– Descripción
– Uso
– Plan de eventos
– Historial de eventos
– Relación entre distintas
entidades -documentos
• Cada grupo se divide a su vez
en muchos elementos de
metadatos
UNE-ISO 23081
BENEFICIOS
• Mejorar la recuperación de información
• Mejorar la compartición de información
• Asegurar la interoperabilidad a través del sistema
• Permitir que los documentos puedan ser utilizados por una
aplicación o sistema de información, haciéndolos legibles,
utilizables y comprensibles
• Asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la
integridad de los objetos de información a lo largo del tiempo
• Asegurar la preservación de la información a lo largo del tiempo
• Mejorar las descripciones de los documentos
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