Heeft u binnen uw organisatie met projecten te maken dan is deze bijeenkomst voor u en uw organisatie zeker de moeite/tijd waard om aan deel te nemen. Auditor Antonie Reichling van Lloyds Register neemt u – op geheel eigen wijze – mee in de evaluatiewereld van projectmanagement. Antonie gaat in op verschillende vragen over evaluatie van projectmanagement: Iedereen evalueert projecten, maar waarom zouden we ons projectmanagement evalueren? Waarom hebben we zoveel moeite om tijd te vinden om te evalueren? Waarom vinden we het nog moeilijker om het proces te evalueren en niet alleen het product? Wat zijn kritische succesfactoren voor effectieve evaluaties? Daarbij focust u samen op het evalueren van de effectiviteit van uw projectmanagementaanpak op vier niveaus: Het beleid inzake projectmanagement van de organisatie (strategisch niveau) Het selectieproces voor de verschillende projecten (tactisch niveau) De planning en uitvoering van het project (operationeel niveau) De effectiviteit van samenwerking buiten en binnen het projectteam (transformationeel niveau)

1. Kennis in kwaliteit
Succesvol evalueren van projecten

2. De potentiële winst uit evaluatie
– Een beter resultaat en outcome en hogere impact
– Een beter proces?
– Causale factoren
– Grond- of systemische oorzaken
– Groei:
– Persoonlijk leren
– Team leren
– Organisatie leren?
2

3. Waarom evalueren we dan niet altijd?
– Het excuus: we hebben geen tijd om te evalueren
– Maar als we dieper kijken:
– Eng/enkel perspectief
– Dubbele doelen: verantwoording en leren
– Moeite met toegeven van fouten
– Gebrek aan ondersteunende feiten/geen tussentijdse evaluaties
– Gebrek aan ondersteuning in de organisatie
3

4. Een behulpzame definitie
– Regelmatig evalueren van het project met alle belanghebbenden
vertegenwoordigd, daarbij antwoord gevend op twee vragen:
– Wat hebben we wel of niet gedaan dat tot het huidige (tussen) resultaat
geleid heeft
– Welke acties moeten we ondernemen om minstens zo effectief te blijven in
de rest van dit project, en de projecten die volgen?
4

5. Effectiviteit van project management
– Evaluatie op vier ‘niveaus’:
– Strategisch niveau beleid
– Tactisch niveau keuze
– Operationeel niveau planning & uitvoering
– Transformationeel niveau samenwerking
5

6. Aan de slag met de ProjectCheck
– een instrument dat efficiënte en effectieve evaluatie van projecten ondersteunt:
– 24 kaarten die 24 kritieke succesfactoren weergeven
– Zonder projectmanagement jargon
– op de vier ‘niveaus’
– En bezien vanuit de perspectieven van zeven categorieën van
belanghebbenden
6

7. Belanghebbenden
– Klant/eindgebruiker
– Sponsor/product owner
– (Extern) Teamlid
– (Scrum master)
– Project manager
– Management
– Consultant/Agile coach
– De omgeving van het project
7

8. Wisdom of the crowd
– In tweetallen: gebruik jullie kaartdeck dat voor een van de perspectieven staat
– Neem samen de succesfactoren door voor het afgesproken ‘niveau’
– Welke succesfactor is het sterkst aanwezig in jouw organisatie?
– Geen consensus nodig, kies individueel de meest toepasbare kaart
8

9. Wisdom of the crowd
– Transformationeel #20-#24
– Operationeel #12-#19
– Tactisch #7-#11
– Strategisch #1-#6
– Welke succesfactor is het sterkst aanwezig in jouw organisatie?
– Geen consensus nodig, kies individueel de meest toepasbare kaart
9

10. Borging van de succesfactoren
– Wat zijn de belangrijkste succesfactoren?
– Wat maakte dat deze factoren zo sterk werden?
– Hoe houden jullie deze succesfactoren vast?
– Hoe bouwen jullie op deze succesfactoren voort of waar kunnen jullie ze nog
meer inzetten?
10

11. Doorpakken op de ‘oorzaken’
– Kun je zelf meteen de zaken aanpakken, of denk je dat iemand anders er
eerst mee aan de slag moet?
– In het laatste geval; stel vast wat je zelf kunt doen om te zorgen dat die ander
het punt oppakt
– Stel vast of je ‘quick-wins’ kunt realiseren
– Voor welke punten gaan jullie samen aan de slag?
– Wat is ieders ‘next action’?
11

12. Samenvatting handreikingen evaluatie
– Baseer de planning van jullie evaluaties op de product breakdown structure
– Zorg ervoor dat gokit in de evaluatie op feiten gebaseerd is
– Betrek alle belanghebbenden, vooral de echte eindgebruikers
– Blijf in de evaluatie weg van verantwoording
– Maak duidelijke en persoonlijke afspraken
12

13. Organisatie-leren
– Systeem denken, gericht op de lange termijn
– Persoonlijk meesterschap: onderlinge afhankelijkheid gebaseerd op
onafhankelijkheid
– Een cultuur van reflectie
– Een gedeelde visie
– Teamleren: opsporen van aannames, herkennen van patronen die leren in de
weg staan
– (@ Senge 1990)
– Geven en krijgen: balans, toegang tot informatie
13

14. Dank!
Laat alsjeblieft jullie
kaartdecks liggen,
ik haal ze op!

15. Lloyd’s Register and variants of it are trading names of Lloyd’s Register Group Limited, its subsidiaries and affiliates.
Copyright © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited 2013. A member of the Lloyd’s Register group.
Kennis in kwaliteit
Certiked
Lloyd’s Register Nederland B.V.
K.P. van der Mandelelaan 41a 3062 MB Rotterdam
Postbus 701 3000 AS Rotterdam