Kỹ năng trả lời điện thoại cho nhân viên của MobiPro

1. Đối với nhiều doanh nghiệp, kỹ năng trả lời điện thoại của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng. Điện thoại hiện vẫn
là đầu mối liên hệ chính của hầu hết các doanh nghiệp với khách hàng. Và cách bạn trả lời điện thoại sẽ tạo nên ấn
tượng đầu tiên về doanh nghiệp của bạn với khách hàng. Các bí quyết trả lời điện thoại sau đây sẽ giúp bạn đảm
bảo rằng người gọi cảm nhận được họ đang làm việc với một doanh nghiệp thành công.
1) Trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại đến trước hồi chuông thứ ba.
2) Khi trả lời điện thoại, hãy tỏ thái độ thân thiện, cởi mở và nhiệt tình. Đôi khi giọng bạn ở đầu dây điện thoại là ấn
tượng duy nhất về công ty của người gọi điện.
3) Khi trả lời điện thoại, hãy đón chào người gọi một cách lịch sự và tự giới thiệu bản thân và cơ quan của bạn.
Chẳng hạn như: “Xin chào bạn. Đây là trung tâm đào tạo lập trình cho di động Mobi-Pro. [Tên NV] đang nghe máy.
Tôi có thể giúp gì cho ông/bà ạ?” Như thế không ai phải hỏi xem họ đã gọi điện đến đúng chỗ cần gặp chưa.
4) Phát âm rõ ràng, giữ giọng nói to ở mức trung bình. Hãy nói chậm rãi và rõ ràng khi trả lời điện thoại để người gọi
có thể hiểu được bạn một cách dễ dàng.
5) Kiểm soát ngôn ngữ sử dụng khi trả lời điện thoại. Tránh dùng từ lóng hoặc biệt ngữ, thuật ngữ khó hiểu. Chẳng
hạn như thay vì nói “OK” hay “Không vấn đề gì,” bạn hãy nói “Rất tốt,” “Chắc chắn rồi” hay “Đồng ý.” Nếu bạn là
người hay dùng các từ lấp chỗ trống như “ừm”, các ngữ “ông/bà biết đấy”, “rằng thì là mà”, hãy tự huấn luyện để
tránh sử dụng các từ đó khi nói chuyện điện thoại.
6) Hãy tập sao cho giọng và từ ngữ bạn sử dụng nghe thật lạc quan ngay cả trong những ngày mệt mỏi. Chẳng hạn
như thay vì nói: “Tôi không biết”, hãy nói: “Để tôi tìm hiểu về vấn đề đó.”
7) Ghi các tin nhắn điện thoại cẩn thận và chính xác. Nếu có từ nào bạn không hiểu hoặc không đánh vần được,
chẳng hạn như họ của người nào đó, hãy yêu cầu người gọi điện nhắc lại hoặc đánh vần từ đó cho bạn. Sau đó hãy
đảm bảo để tin nhắn đến tận tay người được nhắn.
8) Hãy trả lời tất cả các cuộc gọi trong vòng một ngày làm việc. Không thể nói hết tầm quan trọng của bí quyết này.
Người trả lời sớm có thể có được hợp đồng, thực hiện được vụ bán hàng, giải quyết được các vấn đề rắc rối gặp
phải… và củng cố ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn.
9) Luôn hỏi người gọi điện xem liệu họ có thể cầm điện thoại chờ được không, và đừng bỏ mặc họ chờ điện thoại mà
không có thông tin gì. Hãy liên tục thông báo về việc họ phải chờ tiếp hay thôi mỗi khi 30-45 giây trôi qua. Hãy luôn
mời họ các khả năng lựa chọn khác nhau nếu có thể, ví dụ như “Đường dây đó vẫn bận. Ông/bà có muốn tiếp tục
chờ hay tôi sẽ thông báo để anh A gọi lại cho ông/bà sau?”