1.
El Rincón del Sueko
Capítulo 7.5
Información
documentada de
la Norma ISO
14001 v.2015
09/10/2018

2.
7.5 Información documentada.
Rincón del Sueko 2
La norma recoge los requisitos aplicables a la documentación del Sistema en el capítulo 7.5 Información
documentada, que se desarrolla en los puntos 7.5.1 Generalidades, 7.5.2 Creación y actualización, y 7.5.3
Control de la información documentada.
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3.
7.5.1 Generalidades.
Todo el SGA ha de estar adecuadamente documentado.
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4.
Rincón del Sueko 4
El Sistema de Gestión Ambiental de la organización debe incluir:
 La información documentada requerida por la norma ISO 14001.
 La información documentada determinada por la organización como necesaria para la eficacia del
Sistema de Gestión Ambiental.
El alcance de la información documentada para un Sistema de GestiónAmbiental puede diferir de una
organización a otra debido a:
 El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
 La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
 La complejidad de los procesos y sus interacciones.
 La competencia de las personas que hacen trabajos bajo el control de la organización.
Requisitos Exigidos por la Norma.
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5.
Rincón del Sueko 5
Funciones de la
Documentación
Describir los elementos
fundamentales del
Sistema
Describir la forma en que
interaccionan los
elementos del Sistema
Proporcionar referencias
de cómo obtener
información más
detallada del Sistema
La información puede estar recogida en cualquier formato (papel, electrónico, fotográfico, carteles) y puede
estar integrada con la documentación de otros Sistemas de Gestión existentes en la Organización.
Todo el SGA ha de estar adecuadamente documentado.
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6.
Documentos Exigidos por la Norma ISO 14001
Rincón del Sueko 6
A continuación se indica la información documentada mínima (documentos) requerida por el modelo del
SGA que la organización debe mantener según se cita en distintos capítulos de la norma:
 Alcance del SGA.
 Política ambiental.
 Los riesgos y oportunidades que es necesario abordar.
 Los procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 (Generalidades) hasta el apartado 6.1.4
(Planificación de acciones). Ejemplo: proceso para la identificación y evaluación de aspectos.
 Los aspectos ambientales e impactos ambientales asociados, sus aspectos ambientales significativos y los
criterios usados para determinarlos.
 Sus requisitos legales y otros requisitos.
 La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del SGA.
Ejemplo: manual.
 La información necesaria para tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo
planificado en el control operacional (apartado 8.1). Ejemplo: control de residuos en una instalación.
 La información necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera
panificada en la preparación y respuesta ante emergencias (apartado 8.2). Ejemplo: simulacro de derrame
de mercancía peligrosa.
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7.
Registros Exigidos por la Norma ISO 14001
Rincón del Sueko 7
A continuación se indica la información documentada mínima (registros) requerida por el modelo del SGA
que la organización debe conservar según se cita en distintos capítulos de la norma:
 Información sobre los objetivos ambientales (apartado 6.2.1).
 Información apropiada como evidencia de la competencia (apartado 7.2).
 Información como evidencia de sus comunicaciones según corresponda (apartado 7.4.1).
 Información apropiada como evidencia de los resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación
(apartado 9.1.1).
 Información como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento (apartado 9.1.2).
 Información como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de esta
(apartado 9.2.2).
 Información como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección (apartado 9.2.2).
 Información como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, de cualquier acción tomada
posteriormente y de los resultados de cualquier acción correctiva (apartado 10.2).
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8.
7.5.2.- Creación y Actualización.
La documentación del SGA se puede reunir en seis grupos, no siendo obligatoria
dicha estructura.
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9.
Rincón del Sueko 9
Al crear y actualizar la información documentada, la
organización debe asegurarse según sea apropiado de:
 La identificación y descripción (por ejemplo, un
título, fecha, autor o el número de referencia).
 El formato (por ejemplo, el idioma, la versión de
software, gráficos) y medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico)
 la revisión y aprobación de su idoneidad y
adecuación.
Requisitos Exigidos por la Norma.
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10.
Rincón del Sueko 10
SGA
Manual
Procedimientos
Instrucciones técnicas
Formatos
Registros
Documentación auxiliar
La documentación del SGA se puede reunir en seis grupos, no siendo obligatoria dicha estructura. Se
presenta a modo de orientación y sugerencia:
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11.
Rincón del Sueko 11
Manual de Gestión Ambiental.
El manual del SGA es el documento que describe el
Sistema, constituyendo una visión general del
mismo y proporcionando orientación acerca de la
documentación relacionada.
Su elaboración no es un requisito de la norma, pero
es muy recomendable y práctico, ya que
proporciona una visión global del Sistema.
Contenido del Manual.
 Descripción de la Organización y de su actividad.
 Normas y documentación de referencia.
 Términos y definiciones de interés.
 Alcance del Sistema.
 Política ambiental.
 Descripción del SGA, cubriendo cada punto de la norma.
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12.
Rincón del Sueko 12
Procesos, Procedimientos e Instrucciones deTécnicas.
Los procesos y procedimientos son los documentos en los que se establecen las directrices a seguir para
la gestión eficaz del Sistema. Establecen el objeto y el alcance del proceso y explican de modo detallado
la forma de llevarlo a cabo.
Las instrucciones técnicas o de trabajo son documentos que se pueden desarrollar a partir de
procedimientos, para clarificar o detallar en mayor grado la forma de realizar una actividad.
Tanto los procedimientos como las instrucciones, se pueden elaborar siguiendo un mismo esquema.
Procesos Exigidos por la Norma.
La Organización debe disponer, como mínimo, de los procesos que requiere la norma, se ha eliminado la
referencia explícita a procedimientos y procedimientos documentados mencionados en la versión 2004.
Lo más adecuado es que todos ellos estén documentados para asegurar su implantación, control y
mejora.
Por otra parte, la Organización puede documentar los procesos, procedimientos e instrucciones que
considere oportunos para el eficaz desarrollo del SGA.
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13.
Rincón del Sueko 13
Registros.
Los registros son documentos que presentan los resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.También aportan una idea del grado en el que el SGA se encuentra
implantado. Se generan como resultado de la cumplimentación de formatos, por la aplicación de los
procedimientos e instrucciones, etc.
Son registros, por ejemplo, el Plan Ambiental asociado a Objetivos ambientales y el Plan de formación,
pero también, licencias y permisos, informes de analíticas de vertidos, documentos que acreditan la
competencia de los trabajadores, etc.
Documentación Auxiliar.
Se trata de documentación adicional, que se puede referenciar en el manual, procedimientos o
instrucciones, como:
• Normativa y textos legales.
• Manuales de buenas prácticas.
• Planos.
• Organigramas y diagramas de flujo.
• Revisión medioambiental inicial.
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14.
7.5.3. Control de la Información
Documentada.
La información documentada requerida por el Sistema de Gestión Ambiental y
por la norma ISO 14001 se debe controlar.
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15.
Rincón del Sueko 15
La información documentada requerida por el Sistema de Gestión Ambiental y por la norma ISO 14001 se
debe controlar para asegurar:
• Que está disponible y es adecuada para su uso, donde y cuando sea necesario.
• Que esté protegida de forma adecuada (por ejemplo, de pérdida de confidencialidad, uso indebido o
pérdida de integridad).
Para el control de la información documentada, la organización debe llevar a cabo las siguientes actividades,
según corresponda:
• Distribución, acceso, recuperación y uso.
• Almacenamiento y conservación, incluyendo la preservación de legibilidad.
• El control de cambios (por ejemplo, control de versiones).
• Conservación y disposición.
La información documentada de origen externo que la organización determina que es necesaria para la
planificación y operación del Sistema de Gestión Ambiental debe identificarse, en su caso, y controlarse.
Requisitos exigidos por la Norma.
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16.
Rincón del Sueko 16
Regla General: El
documento correcto debe estar
disponible en el momento correcto en el
lugar apropiado.
Revisar y Aprobar antes
Edición
Suministrar a puntos de
uso
Definir Documento
Necesitado
Asegurar que el documento es
y sigue siendo legible y de fácil
identificación.
Actualizar Documento
Identificar Si Retenido
¿Cambios?
Controlar
también los
documentos de
origen externo
(ej. permisos,
licencias)
Elaborar Documento
¿Obsoleto?
Prevenir uso no intencionado
A continuación se muestra con un flujograma un ejemplo de control de la información documentada:
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17.
Rincón del Sueko 17
Los documentos se pueden controlar eficazmente:
• Elaborando un modelo adecuado para cada tipo de
documento que incluya:
- Nombre del documento, título.
- Código identificativo.
- Personal encargado de su elaboración, revisión y
aprobación.
- Fechas de elaboración, revisión y aprobación.
- Estado de revisión.
• Histórico de modificaciones.
• Estableciendo un método para su conservación y
definiendo periodos de archivo convenientes.
• Manteniendo un sistema de distribución eficaz.
• Examinando regularmente la documentación para
valorar su adecuación.
Métodos de Control de la Documentación
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18.
Rincón del Sueko 18
¿Dudas?...
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19.
Rincón del Sueko 19
El Rincón del Sueko
Fin de la presentación.
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