Was macht eigentlich ein gutes Meeting aus? Und warum verschwenden wir soviel Zeit mit Terminen, die nicht effektiv sind?

1. Wer moderiert das hier?
Meetings zwischen
Fluch und Segen
Lunch & Learn Meetup des DSGV
02.06.2023

3. Sollten
wir
Meetings
neu
denken?

4. Alles nur
Zeitverschwendung?
#Medienberichte
#Computerwoche

5. “Was in Meetings
besprochen wird
kann man oft
auch schriftlich
regeln.”
Meetings - zwischen Fluch und Segen
“Wir haben
Meeting Regeln in
unserem
Unternehmen.”
“Es wird einfach
weniger gelacht in
Online Meetings.”
“Montag ist bei
uns immer
meetingreier
Tag.”

6. Warum laufen Meetings noch
immer so ab wie in diesem
alten Sparkasse Spot?
#wirmachendasmitdenfähnchen
#hippo

8. Brauchen wir
alle Meetings?
Studien zeigen:
Arbeitnehmer verbringen
inzwischen rund die Hälfte
Ihrer Arbeitszeit in Meetings
und Teamsitzungen.
Führungskräfte
sogar noch mehr.

9. Zu viele Meetings?
65
% der Führungskräfte, die finden, Besprechungen halten sie
vom Erledigen ihrer eigentlichen Arbeit ab.
71
% geben zudem an, dass sie Besprechungen für unproduktiv
und ineffizient halten.
(Studie der Harvard Business School und Boston University)

12. Der Focus
Friday bei
SAP
Europas größter Softwarekonzern verzichtet
Freitags auf Meetings.
● Ein totales Meetingverbot herrscht deswegen
aber nicht, stellt SAP-Personalchef Cawa
Younosi klar.
● Wichtige Meetings zu „betrieblichen Belangen“,
etwa mit Kunden, dürfen und sollen weiterhin
stattfinden.
● Auch werde man nicht kontrollieren, ob an
Freitagen tatsächlich auf Konferenzen
verzichtet werde.
https://www.handelsblatt.com/karriere/verzicht-auf-konferenzen-diese-drei-gruende-spre
chen-fuer-einen-meetingfreien-freitag/28334980.html

13. #Meinung
Nicht Meetings an sich sind das
Problem, sondern deren Umsetzung.
Meetings müssen nicht abgeschafft,
sondern verbessert werden.

14. Wie wir uns
dem Thema
als Team
“Personal- und
Organisations-
entwicklung”
nähern
Wir betrachten
Kommunikation und
Kollaboration erst
einmal “von außen” und
fragen uns:
Was brauchen wir als
Team, um gut
zusammenarbeiten zu
können?

15. Unser
Meetingplan
für das Team
#ArbeitinSprints

16. 1. Wochen Check In
Wann: Montags, 10 Uhr
Länge: 15 Min
Ziel: Kurzer Austausch dazu, wie
es uns geht und was die Woche
ansteht

17. 2. Weekly
Wann: Dienstags, 10 Uhr
Länge: 15 Min
Ziel: Kurze Projekt Synchronisation
mit dem Kanban Board zu den Stati
der Aufgaben für Transparenz + die
Möglichkeit, um Hilfe zu bitten

18. 3. Planning
Wann: 1xMonat
Länge: 1 Stunde
Ziel: Planung des nächsten Sprints
(4 Wochen Zeitraum) und
Abgleichung mit den abgestimmten
Strategie Themen für das Quartal,
Besprechung der Rollen und
Verantwortlichkeiten

19. 4. Review
Wann: 1xMonat
Länge: 1 Stunde
Ziel: Rückblick auf den Sprint
(4 Wochen): Was haben wir
erreicht? Was nicht? Warum
nicht?

20. 5. Teamtag
Wann: 1xMonat
Länge: 2x2 Stunden
Ziel: Retro: Wie ging es uns in der
Zusammenarbeit zuletzt? Was
störte? Was können wir besser
machen?
Bootcamp: Gemeinsam lernen
Sync mit Kolleginnen anderer Teams,
die wir ggf einladen
Teamlunch

21. Zusammenarbeit auf dem Board
1 Was stört euch an schlechten
Meetings bei uns im DSGV?
2 Wie sieht das perfekte Meeting
aus?
3 Was wollen wir für eine bessere
Meetingkultur im DSGV konkret
tun?
>> Conceptboard (Link)

22. Meeting Tipps

23. ● Gehen Sie nur in Meetings, zu denen Sie
etwas beitragen können.
● Beginnen Sie pünktlich und schließen
Sie verspätete Teilnehmer aus.
● Stellen Sie eine Agenda mit nicht mehr
als drei Punkten auf.
● Teilen Sie die Agenda mit der
Kalendereinladung und halten Sie sich
im Termin daran.
● Der Termin sollte moderiert sein.
● Nennen Sie gleich zu Beginn die Ziele
der Besprechung.
● Schalten Sie die Langatmigen aus und
drängen Sie die Ruhigen zum Reden.
● Verbieten Sie Smartphones und
Laptops.

24. ● Lassen Sie während der Sitzung keine Aufgaben zu, die nichts mit der
Sitzung zu tun haben.
● Beenden Sie die Besprechung pünktlich, auch wenn der Plan noch nicht
fertig ist. #Timeboxing
● 10 nach bis 10 vor-Regel: Planen Sie Termine so, dass Luft holen
dazwischen möglich ist.
● Fertigen Sie ein Protokoll an und teilen Sie es anschließend mit den
Teilnehmer:innen.
● Meetingregeln: Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden. Hand
heben bei Meldung.
● Holen Sie sich Feedback ein. Hat das Meeting etwas gebracht?
● Beenden Sie das Meeting, wenn vor der Zeit alles geklärt wurde oder eine
Klärung nicht möglich ist, weil niemand vorbereitet ist oder
Entscheidungen treffen will/kann.

25. Spezielle Tipps für bessere Online-Meetings
● Mikro aus, wenn du nicht sprichst
● Teste deine Tools vorher
● Nutze ein Headset
● Starte mit einem Check-In
● Bestimme einen Moderator oder eine
Moderatorin
● Rufe den Nächsten oder die Nächste auf
● Schalte deine Kamera ein
● Mache Pausen
● Folge dem Moderator oder der Moderatorin
● Bereite unterstützende Tools vor
● Stell Getränke bereit
● Schließe deine Geräte am Strom an
● Reflektiert gemeinsam
● Mache dein Gesicht erkennbar - nur nicht
von unten :)