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Cambio Organizacional Nuevas Tendencias Para su Administración Gilmar Cabrera Díaz Universidad Iberoamericana de Ciencias y Tecnología, UNICIT Santiago de Chile

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Cambio Organizacional <ul><li>Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. </li></ul><ul><li>Surge de la interacción de Fuerzas: </li></ul><ul><ul><li>Internas </li></ul></ul><ul><ul><li>Externas </li></ul></ul>Resumiendo:  El Aprendizaje involucra cambios, y en los contextos organizacionales, éstos son muy importantes.  Hay aprendizaje cuando se observa cambios de conductas. En el trabajo estamos hablando de desempeño.  Los cambios deben ser permanentes. Si no ocurre, éste pudo haber sido originado por un instinto.

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Consideraciones iniciales al enfrentar un proceso de cambio organizacional <ul><li>Comencemos por analizar algunos Mitos </li></ul><ul><ul><li>La gente siempre se adapta a los cambios. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Qué piensa y siente la gente, cómo está actualmente y cómo estará en el futuro de acuerdo a la implementación a desarrollar. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Si logramos comunicarnos con los respectivos jefes, ellos se encargarán de bajar la información. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contar con otros medios o acciones que permitan asegurar que la información llegue a los grupos de interés centrales. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Los cambios se producen solos; no es necesario gestionarlos. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Crear un marco estructurado y sólido que complemente un plan y un proceso, y tener un personal capacitado para diseñar, aplicar y prever las implicancias de éstos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Una estrategia comunicacional “potente” asegura una buena adopción del cambio. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contar con estrategias de aprendizaje o de compensaciones que complementen las acciones comunicacionales. </li></ul></ul></ul>

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¿ Qué sucede en latinoamérica? Revisemos los mitos <ul><ul><li>La gente siempre se adapta a los cambios. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Si logramos comunicarnos con los respectivos jefes, ellos se encargarán de bajar la información. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Los cambios se producen solos; no es necesario gestionarlos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Una estrategia comunicacional “potente” asegura una buena adopción del cambio. </li></ul></ul>

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Modelo Base de Cambio Organizacional J. Kotter, Harvard University, 1996

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Cajas del Modelo <ul><li>1. Liderar el cambio </li></ul>Tener un campeón que respalde y esté activamente comprometido con el cambio en forma permanente: Asume un compromiso ineludible y visible mediante la comunicación cara a cara, modela el cambio y fija expectativas agresivas para sí mismo y los demás. 2. Generar Sentido de urgencia compartida La palabra clave es compartida, no por un líder sino por todos los interesados. La razón para cambiar hoy (no el próximo año), ya sea impulsados por la amenaza o la oportunidad, se inserta en la Organización y es ampliamente compartido mediante datos, demostraciones, demandas o diagnósticos. La urgente necesidad de cambio debe superar su resistencia. 3. Crear una visión El resultado deseado del cambio, es claro, legítimo, ampliamente comprendido y compartido. Una visión debe ser lo suficientemente exigente y vívida para impulsar a la acción. Mucho más allá de posters y placas , una visión define estado futuro con suficiente claridad, como para que las personas lo puedan comprender y decidir si quieren “embarcarse”.

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Cajas del Modelo 4. Coaliciones & Compromisos Hay un sólido compromiso por parte de los constituyentes claves de invertir en el cambio, hacerlo funcionar, y exigir y recibir atención Gerencial. Considera también el tipo de enlaces a construir y qué resistencia es inevitable. 5. Mapa de la Transición El plan de la iniciativa debe ser tan real como el plan para implementarla. ¿Se han establecido y cumplido ciertos hitos? ¿Los planes establecen obligaciones y responsabilidades? ¿Cuáles son las mediciones y mecanismos de retroalimentación para monitorear el avance y alertar oportunamente cuando el plan se desvía de su objetivo? 6. Alinear Sistemas & Estructuras Hay siete sistemas o procesos que permiten el éxito de las personas y los esfuerzos de cambio; personal, capacitación, medición, recompensa, diseño de la Organización, comunicación e informática. Los siete deben ser evaluados para determinar cuales necesitan ser modificados y alineados con el estado futuro deseado. Estas son poderosas “palancas” que ayudan a iniciar y sostener el cambio

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Cajas del Modelo 7. Mantener el Momentum La zona de transición del cambio requiere una constante atención a la recarga de baterías para seguir avanzando. Recargar significa planificar para asegurar ganancias tempranas, publicitar las victorias, celebrar los primeros adoptantes, monitorear requerimientos de recursos y vigorosamente comunicar lo que se sabe y lo que no se sabe.

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Implementación de un Modelo de Cambio Organizacional

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Fase 1: Equipo del Cambio <ul><li>Dentro del equipo formado, es recomendable crear una estructura que abarque los siguientes roles: </li></ul><ul><li>Sponsor: es el “patrocinador” del proyecto, aquel que lo respalda ante los niveles más altos de la Organización. Es preciso considerar que si bien su presencia brinda respaldo y apertura de caminos, no garantiza el cumplimiento de los objetivos planteados. </li></ul><ul><li>Champion: es la cabeza del proyecto, el encargado de dar el “pitazo inicial”. Es la persona que debe tener una visión global del proceso. </li></ul><ul><li>Agente: debe planificar y gestionar el proceso, acompañando al Líder en el día a día. Cumple un rol central en la divulgación de la visión del cambio. Es altamente recomendable contar con agentes de cambio en las diferentes divisiones, de manera de hacer el proceso más propio y más cercano a cada una de las personas que componen la Organización. Estos agentes de cambio forman “equipos del cambio”. </li></ul>

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El equipo ideal <ul><li>Equipo integrado por individuos con la preparación adecuada, que tengan experiencia en el conducir procesos de transformación </li></ul><ul><li>Contar con personas que posean altos grados de liderazgo, capaces de guiar a los impactados hacia el camino deseado </li></ul><ul><li>Que sus miembros conozcan los elementos centrales de la cultura local como del resto de las Unidades de Trabajo </li></ul><ul><li>Canales y vías claras de comunicación entre sus miembros, las cuales permitan fomentar la confianza y el compromiso entre las personas que lo componen </li></ul><ul><li>Contar con los contactos necesarios y la credibilidad organizacional para llevar a cabo un proceso de cambio </li></ul>

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Fase 2 Determinar stakeholders <ul><li>Un stakeholder (integrante de un grupo de interés) es aquel individuo que: </li></ul><ul><li>Seguramente será afectado, positiva o negativamente, por los resultados que el Champion quiere conseguir </li></ul><ul><li>Está en la posición de asistir o de bloquear el logro de los objetivos planteados </li></ul><ul><li>Tiene la experiencia o recursos especiales que podrían substancialmente afectar la calidad de su producto/servicio final </li></ul><ul><li>Ubicación e impacto dentro de la organización </li></ul>

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Fase 3: identificar las resistencias al cambio <ul><li>Pérdida de control : el cambio es estimulante cuando es hecho por nosotros, y amenazante cuando es hecho para nosotros. Se debe manejar el trabajo “adicional” del cambio mismo. </li></ul><ul><li>Excesiva incertidumbre o sorpresa: si no sabemos a dónde conduce el próximo paso, tendemos a quedamos quietos, especialmente si no hemos tenido tiempo para prepararnos. </li></ul><ul><li>Efecto diferencia: tenemos un fuerte deseo del entorno familiar. Los cambios nos amen azan toda vez que nos vemos forzados a cambiar nuestros hábitos y rutinas. </li></ul><ul><li>Pérdida de imagen: tener que admitir que la forma en que se hacían las cosas en el pasado eran “erróneas”, fuera de época, o al menos que no se hacían de la “mejor” forma. </li></ul><ul><li>¿Podré hacerlo yo?: nos preocupamos por nuestra competencia. ¿Podré hacerlo bajo las nuevas circunstancias? </li></ul><ul><li>Efecto Ola: con frecuencia los cambios perturban los esquemas personales . </li></ul><ul><li>Resentimientos pasados: aparecen cosas no resueltas en el pasado que enredan y estorban el esfuerzo de cambio . </li></ul><ul><li>A veces el peligro es real: a veces el cambio crea “ganadores” y “perdedores”; los que tienes y los que no tienen. </li></ul>

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No quiere No puede No sabe Formar y entrenar en nuevas habilidades. Comunicar: qué, por qué, cuándo, quién, cómo, etc. Establecer objetivos, medir, proporcionar coaching y feedback, establecer sistemas de recompensa.

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Fase 4: Diseñar Métodos para enfrentar las resistencias <ul><li>Estrategia comunicacional </li></ul><ul><li>Estrategia de Aprendizaje </li></ul><ul><li>Estrategia de Incentivos </li></ul>

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Fase 5: Diseñar un Plan Maestro de acción Fase 6: Evaluar en base a Indicadores de Gestión