1. Módulo: Planilla de cálculo - Prof. Gabriela C. Ponce
Planilla de cálculo
Una planilla de cálculo es un programa que permite realizar todo tipo de operaciones
aritméticas con datos alfanuméricos de distinta complejidad, las cuales se pueden aplicar al
comercio, a la ciencia, a la educación, a la economía. Además, se pueden crear gráficos, manejar
bases de datos, realizar estadísticas y presentar la información en un formato que facilita el
acceso a los datos para tomar decisiones.
Uno de los programas más conocidos es Excel del paquete Office de la empresa Microsoft, con
el cual se explicará a lo largo de esta guía (Excel 2007). Pero es importante aclarar que existen
otros programas del mismo tipo como Calc del paquete LibreOffice .
Entorno de trabajo
Se llama libro al archivo nuevo creado usando una planilla de
cálculo, el cual se compone de hojas. Por defecto, vienen con tres
hojas pero se pueden eliminar y/o agregar más. Cuando se guarda,
se crea un archivo con extensión xls o xlsx, que indica que son
planillas de cálculo creadas usando Excel.
Una hoja es una cuadrícula formada por filas y columnas. Las filas
están identificadas por números, y columnas, identificadas por
letras. A la intersección entre una fila y una columna se la denomina
celda. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente
en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias
hojas. Los nombres de las hojas aparecen en
etiquetas en la parte inferior de la ventana
de la hoja de cálculo. Sirven para moverse
de una hoja a otra, haciendo clic en la
etiqueta de la hoja deseada.
En una celda es donde se escriben los
datos y las fórmulas, es decir donde se
ingresa todo lo que necesita Excel para
realizar los cálculos. Cada celda es
referenciada a partir coordenadas, por
ejemplo la celda marcada con una flecha es
la celda A1. Es decir que se encuentra en la
intersección de la columna A y en la fila 1. A
esta referencia se la llama dirección de la
celda.
La celda donde se encuentra el cursor y
donde aparecerá el próximo dato que se
escriba, se la llama celda actual. El cursor
es el rectángulo que rodea a la celda actual o
la barra vertical que se encuentra dentro de
la celda al hacer doble clic en la misma. Su
posición se controla mediante las teclas de
flecha o con el puntero del mouse.En
algunos casos se necesitará hacer referencia
a un conjunto consecutivo de celdas, deno-minado rango, esto se realiza designando las celdas
de sus extremos. Por ejemplo el rango B7:D10.
El Puntero es la
flecha o cruz, que
se mueve por la
pantalla al deslizar
el mouse.
Celda actual
Etiquetas de hoja
Rango A9:C12

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Edición de datos
Para ingresar los datos hay que posicionarse en la celda correspondiente y directamente
escribir lo que se desea. Luego presionar la tecla ENTER.
Primero se ingresan los datos
fijos, es decir, los títulos y los
valores. Para ingresar
números, signos numéricos se
recomienda utilizar el teclado
numérico.
Para borrar mientras estamos
escribiendo, se utiliza la tecla
backspace o retroceso (flecha
hacia la izquierda). Para borrar
todo el contenido de una
celda, hay que posicionarse
sobre la celda y presionar la
tecla suprimir (Supr) o delete
(Del).
Para modificar un dato, hay que hacer doble clic en la celda que contiene el dato, utilizar las
flechas de dirección para ubicarse donde se desee modificar y realizar los cambios deseados
(borrar, agregar texto, etc).
Modificar el ancho/alto de filas y columnas
Posicionarse en la columna a modificar y realizar una de las siguientes opciones:
1. Formato / Columna / Ancho e ingresar el valor que se desee.
2. Llevar el puntero a la parte superior donde se encuentran las
letras que identifican a cada columna, ubicarlo en la línea
divisoria entre las columnas que se desea modificar el tamaño y
cuando el puntero se transforma en una doble flecha, presionar
y mover el mouse.
3. Llevar el puntero a la parte superior donde se encuentran las letras que identifican a cada
columna, ubicarlo en la línea divisoria entre las columnas que se desea modificar el
tamaño y cuando el puntero se transforma en una doble flecha, hacer doble clic y la
columna se adaptará al contenido.
Posicionarse en la fila a modificar y realizar una de las siguientes opciones:
1. Formato / Fila / Alto e ingresar el valor que se desee.
2. Llevar el puntero a la parte superior donde se encuentran los
números que identifican a cada fila, ubicarlo en la línea divisoria
entre las filas que se desea modificar el tamaño y cuando el
puntero se transforma en una doble flecha, presionar y mover
el mouse.
3. Llevar el puntero a la parte superior donde se encuentran los números que identifican a
cada fila, ubicarlo en la línea divisoria entre las filas que se desea modificar el tamaño y

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cuando el puntero se transforma en una doble flecha, hacer doble clic y la fila se
adaptará al contenido.
Formato
Para modificar el formato (colores, bordes, tipos de fuente, alineación, sangría, entre otros) de
celdas y contenido, se encuentra la banda de Opciones Inicio, la cual contiene todas las
herramientas necesarias. Estas mismas opciones aparecen al presionar el botón secundario del
mouse.
Algunas de las herramientas son:
1. El botón Combinar y centrar convierte las celdas seleccionadas en una sola celda y
centra el contenido.
2. El botón Bordes aplica un borde de línea fina a las celdas seleccionadas.
3. El botón Color de relleno aplica un color de relleno a las celdas seleccionadas.
4. El botón Color de fuente aplica un color de fuente a las celdas seleccionadas.
5. Alineación: la ubicación del contenido en relación a la celda. Por ej.: centrado, a la
izquierda, girado cierta cantidad de grados.
6. La opción Ajustar texto ubica el texto en varias líneas de acuerdo al ancho de la celda.
7. Fuente: el tipo de fuente, su color, tamaño, negrita, subrayado, etc.
Formatos de número
En Microsoft Excel, se puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los
números, incluyendo las fechas y las horas, sin cambiar el número real ingresado. El formato de
número aplicado, no afectará al valor real de la celda - mostrado en la barra de fórmulas - que
utiliza Excel para realizar los cálculos. Existen tres tipos:
Formato de número General
El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, lo
que introduce en una celda a la que se ha aplicado el formato General se muestra en la pantalla.
Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato
General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para
números grandes. Puede restablecer un formato de número al formato General.
Formatos de número integrados
Excel contiene numerosos formatos de número predefinidos,
incluyendo contabilidad, fecha, hora, fracción, científica, formato
de texto, entre otros. Se encuentran en la Banda de Opciones
Inicio.
1. El botón Estilo moneda antepone el símbolo $ al número
contenido en la celda.
2. El botón Porcentual introduce el símbolo % y multiplica por
cien (100) el valor de la celda.
12 3 4 5
6
7
1 2 3 4
5

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3. El botón Aumentar decimales aumenta la cantidad de decimales al número contenido en
la celda.
4. El botón Disminuir decimales disminuye la cantidad de decimales al número contenido en
la celda.
Formatos de número personalizados
Si un número de formato integrado no muestra los datos de la forma deseada, se podrán crear
numeros personalizados, haciendo clic en General (5) y luego en Más formatos de números y
en Categoría elegir Personalizada.
Ejemplo para crear un formato de número para kilometros: #.##0 "km"
da el siguiente formato 12.236 km
# (numeral): Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el
formato se deja en blanco.
. (punto): Separador de millares.
Quitar formato
Para quitar el formato aplicado, haga clic en Celdas en el menú Formato y, a continuación, haga
clic en la ficha Número y luego en la categoría General.
Fórmulas
Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo en
una celda. Las fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o
pueden comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas siempre comienzan por
un signo igual (=). Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los
operandos), que están separados por operadores de cálculo. Se calcula la fórmula de izquierda a
derecha, según el orden específico de cada operador
de la fórmula. El orden de los operadores se puede
cambiar mediante paréntesis.
En el siguiente ejemplo, se suma el valor de la celda
B4 y 25 y, a continuación, el resultado se divide entre
la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
Otra fórmula frecuente es la multimplicación:
=B4*C4. En este ejemplo se multiplica el valor de la celda B4 por el valor de la celda C4.
Una fórmula muy usada es el porcentaje: =D2*21%. En este caso calcula el 21% del valor de la
celda D2.

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Funciones
Existen muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones
pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función que se usa con más
frecuencia es la función SUMA, que se utiliza para sumar los números de un rango de celdas.
Generalmente forman parte de fórmulas, como lo muestra el ejemplo de arriba. Al igual que las
fórmulas siempre comienzan por un signo igual (=), y entre paréntesis los valores
correspondientes. El ejemplo muestra la función Promedio, el
cual suma los valores de las celdas A2, A3, A4, A5 y lo divide
por 4.
Funciones básicas
1. Suma: Suma todos los números de:
- un rango
=SUMA(B2:D2)
- diferentes referencia a celdas (separadas por punto y coma)
=SUMA(B6;C6;D5)
2. Promedio: Devuelve el promedio de los argumentos.
Es decir que los suma y los divide por la cantidad de datos.
=PROMEDIO(B2:D2)
3. Min: devuelve el mínimo valor de una lista de valores
=MIN(F2:F8)
4. Max: devuelve el máximo valor de una lista de valores
=MAX(F2:F8)
5. Contara: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos.
=CONTARA(A2:A8)
Extender fórmulas y funciones
Para no escribir la misma fórmula o función en cada celda, se puede extender dicha función o
fórmula, siguiendo los siguientes pasos:
1. Colocar el cursor en la celda que contiene la fórmula o función.
2. Ubicar el puntero sobre el nodo que se encuentra en la esquina inferior derecha de la
celda. Cuando aparezca la cruz fina, presionar y arrastrar el mouse abarcando las celdas
deseadas.
=Promedio(A2:A5)
Los argumentos son los
valores de entrada de una
función. Van entre
paréntesis. Pueden ser
referencia a celdas, rangos o
valores constantes (números
o texto), también pueden ser
otras formulas o funciones.