Competências da Secretária

1. Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/ SP Faculdade de Filosofia, Comunicação, Letras e Artes Curso de Secretariado Executivo Trilíngue Competência Tecnologia da Informação Adrielli Regina Munaro Bruna de Souza Vieira Lima Cristiane Prazeres da Costa Fernanda Morelli Pinto Jessica Luiz Plazza Lana Hengstmann de Moura Prof. Sérgio Bicudo Junho – SP/2010

2. Introdução "Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos. As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparada para estes novos desafios."

4. Competências para um profissional Saber

5. O Profissional de secretariado e a expansão de suas competências Peça-chave

6. A profissão evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação. Rever e Renovar A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho.

8. Nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais. Mudança de Pensamento A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização. A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões, sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo. Multiplicidade e diversidade de tarefas

9. As competências do profissional de secretariado A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas. As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança e que saiba delegar atividades. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos. O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente. É importante que o profissional de secretariado entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como:

10. criatividade flexibilidade Liderança Discrição dinamismo iniciativa eficiência cooperativismo paciência Ética Comprometimento confiabilidade agilidade transparência Motivação Espírito de equipe Cuidado com a imagem equilíbrio Bom senso Fácilassimilação ... autogerenciamento autonomia organização

11. O perfil empreendedor, gerencial e facilitador Do profissional de secretariado Desde os anos 90 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como:

13. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.

14. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial

15. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial Assuntos jurídicos: é necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores Usuais: organização de processos, telefonia, controle de agenda de executivos, compra de materiais, recepção de clientes, tirar fotocópias, emitir passagens aéreas, agendar hotéis e etc. Gestão Financeira : elaborar e controlar orçamentos, analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências bancárias emissão de ordens de pagamento e reembolso

16. NOVAS Responsabilidades

17. O Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização. É importante ficar atento a essa característica. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar. Um líder motiva, inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.

18. A secretária e a importância da comunicação no desenvolvimento organizacional Há comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas. Como: cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão. Cada vez mais, surge o papel de gestora de pessoas na profissão de secretária executiva. As empresas estão reestruturando sua maneira de trabalhar, considerando fundamentais o trabalho em equipe e o bom relacionamento. As relações interpessoais são uma ferramenta indispensável para a secretária executiva, pois ela se torna um elo de comunicação entre os líderes e os demais funcionários, clientes e fornecedores.

20. Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais

21. É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoasHabilidades da Comunicação

22. A ética e a postura Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão. Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como: Honestidade no Trabalho Lealdade com a organização Formação de uma consciência profissional

23. Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão Tratamento cortês e respeitoso Observação das normas administrativas da organização Prestação de constas ao superior imediato Discrição no exercício da profissão Segredo profissional Respeito à dignidade da pessoa humana Execução do trabalho nos mais alto nível de rendimento

24. O Profissional de Secretariado Executivo ocupa posição de assessoria dentro da empresa e conseqüentemente está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial. Princípios Éticos O Profissional de Secretariado Executivo, não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites.

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