Kursus ini memberi tumpuan kepada pengambilan minit dan pengurusan mesyuarat yang berkesan, dengan memberikan panduan praktikal mengenai proses pengambilan minit, penulisan minit yang jelas, dan unsur-unsur penting bagi mengadakan mesyuarat yang lancar. Ia juga membincangkan topik seperti peraturan tatakelakuan mesyuarat, tanggungjawab pengerusi dan pengambil minit, serta amalan terbaik untuk mengel

1. The Quick Take Playbook is designed to be both:
q A learning aid to be used in class
q A resource to be used after class
1
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

2. Adakah organisasi anda memerlukan minit yang ringkas yang mencerminkan keputusan yang diambil dan
tindakan yang dipersetujui pada mesyuarat? Adakah anda ingin yakin bahawa nota yang diambil dan minit
yang dihasilkan akan menghasilkan rekod berharga mesyuarat?
Kursus ini memberi tumpuan terutamanya pada pengambilan minit - tetapi juga termasuk seksyen pada
mesyuarat pengetua.
Siapa yang patut hadir?
q Sesiapa yang mengambil masa beberapa minit tetapi tidak pernah menerima latihan rasmi
q Sesiapa yang mahukan pemahaman yang lebih baik mengenai peranan dan hubungan kerusi dan
pengambil minit
q Sesiapa sahaja yang ingin menggilap kemahiran pengambilan minit dan / atau pengetua mereka
q Sesiapa sahaja yang perlu mengambil minit / mesyuarat kerusi pada masa depan dan mahu untuk dapat
memahami dan menggunakan amalan terbaik
Bahagian 1: Mengambil minit
Para peserta dapat menemui trik perdagangan pada kursus gaya bengkel yang sangat praktikal ini. Mereka
juga belajar tentang amalan terbaik, bagaimana untuk mendengar dengan lebih berkesan dan cara untuk
menulis mata penting dengan cepat dan jelas. Pada siang hari, para peserta mengalami setiap peringkat
proses pertemuan dan minit, dengan menggunakan peranan berpandu.
Bahagian 2: Menguruskan mesyuarat yang berkesan (2 jam)
Sesi ini meliputi A hingga Z mempengerusikan mesyuarat daripada membuat agenda, bekerja dengan
pengawas minit, keperluan Akta Kebebasan Maklumat dan menandatangani pada minit.
2
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

3. Bagaimana membinanya ke dalam program
q Memahami Prosedur Mesyuarat
q Persediaan
q Minit
ü Video
q Bila dan bagaimana untuk mengganggu
q Pengerusi sukar dan peserta pertemuan yang mengganggu
q Konvensyen
q Tanggungjawab undang-undang
q Frasa dan perkataan berguna
q Petua dan Teknik
q Sedikit amalan untuk anda!
3
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

4. Saya tidak pernah mengambil minit sebelum ini
Menjadi peserta dan mengambil nota - tidak berfungsi
Minit vs wafel
Berapakah perinciannya?
Mengganggu agenda
Kelakuan peserta
Saya menulis buku
Memahami jargon / akronim
Orang yang bercakap terlalu cepat, mempunyai aksen atau bercakap dengan senyap
Templat dan gaya yang betul
Cergas dan tampak berminat !!!
4
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

5. 1. Mesyuarat Jawatankuasa
2. Mesyuarat Agung Tahunan
3. Mesyuarat Agung Khas
4. Mesyuarat Agung Tergempar
5
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

6. Mesyuarat Khas
q Ad-hoc
q Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
q Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran
q Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci
q Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi
6
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

7. Sasaran pembicaraan ialah Pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya
Pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya
mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada
kami ….“
Penyingkiran Pengerusi
Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada Pengerusi. Usul
itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan
ramai, Pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada
ditangguhkan atau dilantik Pengerusi baharu.
Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya
Pengerusi akan meletakkan jawatan.
Jika Pengerusi Bertanding
Jika Pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai Pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib Pengerusi atau seorang Pengerusi
sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan
mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.
7
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

8. Pendapat karut
Pendapat yang mengatakan agenda boleh dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut.
Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN
Kawasan Utara, 22 November 2000.)
8
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

9. SENARAI Semak
Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.
Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan
pengalaman personal.
Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.
Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.
9
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

10. Gambaran Keseluruhan Mesyuarat Berkesan
10
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

11. q Tujuan yang jelas, pra-perancangan
q Dilaksanakan dengan baik
q Kesimpulan dan tindak lanjut
q Elemen untuk dielakkan
11
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

12. 12
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

13. Fasilitasi
13
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

14. q Latihan formal (Pengurusan Mesyuarat & Pemudah cara)
q Peraturan asas
q Lebih / bawah penyumbang
q Terus berlari, tempat parkir, fasiliti masa (satu / dua komen lagi)
14
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

15. Kesimpulan dan Selanjutnya
q Lindungi pelaburan
q Putuskan siapa yang akan bertindak, pada waktu mana
q Rekod / ingatan keputusan
q Sampaikan keputusan
q Keberkesanan menggalakkan komitmen mendatang
15
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

16. Elemen boleh ubah
16
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

17. q Rancangan
q Proses
q Budaya
q Maklumat awal
q Peringatan
q Susulan (minit, tindakan, dll)
17
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

18. Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan
keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan
semula perbincangan akan datang.
18
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

19. Perbincangan tidak relevan? Jangan rekod semua perbincangan! Ini hanya perlu semasa perbicaraan.
Kamus Oxford menerangkan "minit" sebagai "ringkasan ringkas prosiding pada mesyuarat". Catat
"keperluan untuk mengetahui".
Sebagai peraturan, jangan merekodkan nama orang - ia mungkin mendedahkan organisasi kepada risiko
undang-undang kerana minit-minit itu "dapat ditemui" iaitu mereka mungkin diminta di bawah Akta Syarikat.
Perhatikan bahawa nota tulisan tangan juga dapat ditemui.
Kurang adalah yang terbaik!
q Menghina, menjerit, bersumpah
q Perbincangan yang hangat dapat dirakam sebagai sebagai "perdebatan yang kuat" atau
"perbincangan yang meriah"
Minit anda perlu jelas, ringkas dan padat.
19
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

20. 10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang
pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan
20
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

21. Ciri-ciri minit yang baik
21
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

22. …sambung…
22
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

23. Contoh struktur minit
23
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

24. Tindakan susulan
24
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

25. "Dalam jawatankuasa" atau minit “tertutup"
q Boleh berlaku di mana-mana peringkat
q Memerlukan syor untuk bergerak ke sesi tertutup
q Membenarkan minit untuk kekal sulit
ü sensitif perniagaan
ü maklumat peribadi
untuk membincangkan secara peribadi
q Pastikan waktu
q Rekod berasingan - atau tidak sama sekali
25
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

26. q Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.
q Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.
q Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.
q Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.
26
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

27. Ringkasan
27
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

28. 1. Mesyuarat penting. Perlu dan kos efektif dilakukan dengan baik.
2. Pra-perancangan adalah pelaburan.
3. Mengadakan mesyuarat termasuk cenderung kepada budaya, perbincangan, agenda, masa dan hasil.
Pengalaman membantu.
4. Kesimpulan / susulan adalah pengawasan yang baik. Minit, ringkasan, item tindakan dengan
akauntabiliti masa / orang dan penjadualan langkah seterusnya memastikan kecekapan.
5. Tahu apa yang boleh membuat mesyuarat tidak berkesan dan elakkan.
6. Latihan fasilitasi berharga.
28
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

29. APAKAH LAPORAN TERTULIS?
Dokumen yang sistematik dan teratur yang mentakrifkan dan menganalisis subjek atau masalah.
Kemahiran penting untuk profesional dalam hampir setiap bidang.
ü Cara untuk menyampaikan maklumat tentang kerja mereka.
Pelajar:
ü Laporan makmal
ü Laporan teknikal
ü Latihan industri / Laporan magang
ü Laporan tentang perjalanan lapangan.
Laporan: penulisan berstruktur
Laporan yang baik mestilah tepat, ringkas, jelas dan mudah dibaca.
Mesti kelihatan profesional dalam pembentangannya
Fungsi Laporan
Apa yang kita lakukan SEKARANG?
Apa yang kami lakukan BULAN BULAN?
Apakah kajian pelanggan kami DAPATI?
Apakah yang DIBINCANG pada mesyuarat itu?
Apakah KEMAJUAN projek kami?
29
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

30. q Apakah maklumat ini BERFUNGSI untuk kita?
q Apakah tindakan yang patut dipertimbangkan?
q Apa yang kami MEREKOMENDASIKAN?
q BAGAIMANA BAIK adalah produk ini?
Mengapa kita menulis laporan?
q Kerana kita perlu.
q Membolehkan kami menyimpan rekod.
q Untuk terus mengetahui apa yang sedang kami lakukan.
q Untuk memberitahu tentang kejayaan dan kegagalan.
q Untuk melihat kemajuan sesuatu.
q Untuk memberitahu orang tentang perkembangan sesuatu.
q Untuk digunakan untuk penilaian.
q BORANG KOMUNIKASI UTAMA di tempat kerja.
30
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

31. q Dibentangkan dalam format yang sesuai.
q Ditulis dengan jelas, ringkas dan mudah difahami (ABC's Revising).
q BEBAS dari ralat tatabahasa.
q Penggunaan tajuk yang berkesan.
q Penggunaan grafik dan visual yang sesuai.
q Semua grafik diberi label (betul).
31
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

32. 32
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

33. Laporan penilaian dengan jelas, ringkas dan tidak langsung menyampaikan semua aspek penilaian
33
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

34. TUJUAN: untuk melihat keberkesanan barang / produk / perkhidmatan atau program
34
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

35. Laporan penilaian anda hendaklah termasuk:
q Ringkasan eksekutif
q Pengenalan
q Kaedah penilaian
q Keputusan
q Perbincangan hasilnya
q Kesimpulan dan cadangan
q Rujukan
q Lampiran
35
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

36. Apa reaksi anda mendengar perkataan ‘CADANGAN'?
Laporan Cadangan
q “Nyawa" di tempat kerja teknikal.
q Digunakan untuk menerangkan mengenai projek-projek baru, memberikan idea inovatif, menawarkan
strategi baru, dan menggalakkan perkhidmatan.
TUJUAN: membentangkan idea dan rancangan anda untuk pertimbangan pembaca anda.
Contoh:
q Cadangan untuk menggunakan robot untuk mengautomasikan barisan pemasangan di kilang.
q Cadangan untuk meminta pembiayaan untuk kajian mengenai kesan sonar pada migrasi ikan paus biru.
36
QuickTakesKURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

37. Cadangan boleh digunakan "secara dalaman" atau "luaran" di tempat kerja.
37
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

38. 38
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

39. 39
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

40. 40
QuickTakes
21-Nov-18
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN

41. QuickTakes
41
What is the best idea you gained today that you will take action on in the next 30 days?
Your action plan
What you will:
1. Start doing?
2. Stop doing?
3. Continue doing?
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

42. A professionally qualified accountant he was awarded with:
1988 Degree from the Institute of Chartered Secretaries and Administrators
(United Kingdom)
1991 Post Graduate Diploma in Hospital Administration from MPC International Houston,
Texas
2000 Awarded Associate member of Institute of Financial Accountants (United Kingdom)
2001 Certified Financial Planner (Financial Planning Association of Malaysia)
Next steps & implementation
Our programmes are completely customized and affordable. We coordinate your desired outcomes and
always exceed the client’s expectation by providing succinct, sustainabletake home value.
Programmes & offerings include:
One on One’s
Corporate Retreats
Strategic Talent Triage
Organisational Development
Selection of new employees
360° Leadership Surveys
Employee Engagement or Climate Surveys
QuickTakes
42
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18

43. QuickTakes
43
Other topics of interest
Course Date Name
KURSUS PENGURUSAN MESYUARAT,
PENULISAN MINIT & LAPORAN
21-Nov-18