Palestra sobre gerenciamento de projetos focada nas necessidades das pequenas e médias empresas, proferida por Rodrigo Giraldelli, PMP para alunos e convidados do Cesumar em outubro de 2009, através do PMI-PR

1. Gerenciamento de Projetos na Pequena e Média Empresa Rodrigo Giraldelli, PMP rodrigo@giraldelli.com.br

2. O que é um Projeto? “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” PMBOK 4ª. Ed. Temporário: início e final bem definidos. O projeto é temporário e não o seu resultado. Exclusivo: inédito e identificável. Edifício, treinamento, metodologia de controle, sistema de informática Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 2

3. O que é Pequena e Média Empresa? Micro empresa: faturamento até 240 mil/ano Pequena Empresa: faturamento até 2.4 milhões Média Empresa Faturamento até 60 milhões Fontes divergentes: Receita Federa, BB, BNDES, Sebrae... Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 3

4. Projeto: Show/Evento Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 4

5. Projeto: Agricultura Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 5

6. Projeto: Implementação Software Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 6

7. Projeto: Mudança de Layout Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 7

8. Projeto de Consultoria Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 8

9. Projeto vs. Processo Festa de Casamento Viagem de férias Construção de um prédio Palestra no Cesumar Gravação de um comercial Linha de produção de alimentos Elaboração de relatórios para direção Tratamento da água utilizada na fábrica Processos contínuos e rotineiros Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 9

10. O que é Gerenciamento de Projetos? “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto” PMBOK 4ª. Ed. Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 10

11. Por que GP é importante? Aumento na Competição Mudanças constantes nas empresas Adequações legais Aumento dos padrões de qualidade Adaptação tecnológica Redução nos lucros Pressão Econômica Necessidade de sobrevivência Fonte: Ricardo Vargas Expansão exponencial do conhecimento humano Demanda por serviços complexos, sofisticados e sob medida Evolução dos mercados globais competitivos para produção de bens e serviços Fonte: Meredith 2003 Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 11

12. Existe trabalho pra fazer? Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 12

13. Que resultados são esses? 3M – redução de 4 para 3 anos no desenvolvimento de novos produtos Chrysler – Redução do tempo de desenvolvimento de novos veículos de 60 para 33 meses em 10 anos AT&T – Defeitos na fabricação de equipamentos foram reduzidos a 87% em 2 anos Fonte: Ricardo Vargas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 13

14. Grupos de Processos do GP (PMI) Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Finalização Os processos são compostos de: entradas, ferramentas/técnicas e saídas. Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 14

15. Ciclo de Vida do Projeto Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 15

16. Áreas de Conhecimento GP (PMI) Integração – manter tudo em ordem Escopo – fazer a coisa certa Tempo – entregar na data prevista Custo – gastar somente o combinado Qualidade – fazer certo as coisas Recursos Humanos – manter o time unido Comunicação – ser entendido Riscos – esperar o inesperado Aquisições – obter ajuda Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 16

17. 42 Processos PMBOK Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 17

18. Por que tudo isso parece estranho? O brasileiro não tem cultura de planejamento Hiperinflação Aplicação Overnight Juros de 56%, 73% e 84% em jan, fev e mar/1990 País muito jovem Banco do Brasil tem 200 anos Siderurgia, indústrias surgiram a aprox. 150 anos Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 18

19. Vídeo Construindo aviões no ar http://www.youtube.com/watch?v=8c_h0PjKybg As pessoas nas empresas preferem começar a executar o trabalho antes de PLANEJAR Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 19

20. O que falta nas PME’s? PLANEJAMENTO Pensar na atividade e nos resultado ANTES de fazer aumenta, naturalmente, a taxa de sucesso Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 20

21. Gerenciamento de Projetos serve para Pequenas e Médias Empresas? GP é totalmente aderente as PME’s Gerenciamento de Projetos é conceitual É uma forma de Trabalho Qual a diferença entre a grandes e pequenas empresas? Recursos Reduzidos Escopo Reduzido Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 21

22. Diferenças entreGrandes e Pequenas Empresas Recurso Reduzidos Escopo Reduzido Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 22

23. Gerenciamento de Projeto Light É totalmente possível utilizar somente os processos necessários para seu projeto Não existe receita de bolo O gerente do projeto DECIDE quais são os processos necessários para cada projeto Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 23

24. Projeto bom é Projeto de Sucesso Entregar o produto do projeto De acordo com a especificação (escopo) No tempo planejado No custo planejado Fácil, Prático e Direto O custo do gerenciamento tem que justificar o objeto gerenciado Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 24

25. Stakeholders Stakeholders são as partes interessadas São todas pessoas afetadas pelo projeto Patrocinador (sponsor), cliente, equipe interna, equipe externa, comunidade, grupos de pressão... Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 25

26. Stakeholders – Partes Interessadas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 26

27. Fatores de Sucesso Gerenciar expectativas dos Stakeholders Clareza nos objetivos organização e projeto Apoio da Alta Gerência Coleta de requisitos Planejamento Escopo Planejamento Tempo e Custo Envolvimento Clientes Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 27

28. Fatores de Fracasso “Deixar Rolar” Não dedicar tempo e esforços na fase de planejamento Não observar as necessidades dos stakeholders Respeitar a lei de Murphy Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 28

29. Restrição Tripla Mudanças em um item do triangulo afeta outro(s) item(s) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 29

30. Problema 1 Não pode aumentar custo ou tempo Redução de escopo verificada para conclusão do projeto Fonte: Ricardo Vargas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 30

31. Problema 2 Não pode reduzir o escopo ou aumentar tempo Aumento do custo verificado para a conclusão do projeto Fonte: Ricardo Vargas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 31

32. Problema 3 Não pode reduzir escopo ou aumentar custos Aumento do tempo verificado para a conclusão do projeto Fonte: Ricardo Vargas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 32

33. A importância da DOCUMENTAÇÃO Nas PME’s não se valoriza a documentação e formalização das ídeias Escrever um documento facilita a organização de tudo que foi conversado Elimina dúvidas quando existe insatisfação das partes interessadas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 33

34. 1. Termo de Abertura Documento que formaliza o Projeto Oficialização do início do Projeto Autoriza e define os poderes do Gerente de Projetos Autorização vem do Patrocinador. Pode vir também do escritório de projetos... Quem autoriza deve estar em um nível hierárquico compatível com o orçamento do projeto. Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 34

35. 1. Termo de Abertura Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 35

36. 1. Termo de Abertura Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 36

37. 2. Identificar Stakeholders Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto Exemplos de Stakeholders Patrocinador, Clientes, Usuários Gerentes funcionais, Diretoria, Bancos Gerentes de projeto, população Equipe do projeto Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 37

38. 2. Identificar os Stakeholders Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 38

39. 3. KickOff Meeting Reunião de Abertura Comunicação Oficial com os principais Stakeholders Objetivo Justificativa Produtos do Projeto Gerente e Patrocinador do Projeto EAP Alto Nível Cronograma Preliminar Riscos Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 39

40. 4. Colete os Requisitos Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto Muito importante pois é a base para muitos outros processos Entradas: Termo de Abertura Registro dos Stakeholders Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 40

41. 4. Coletar Requisitos Algumas Ferramentas e Técnicas Entrevistas Dinâmicas de Grupos Brainstorming Técnicas Delphi Mapas Mentais Questionários Protótipos Observações Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 41

42. 4. Coletar Requisitos Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 42

43. 4. Coletar Requisitos Clientes não sabem o que querem Identifique suas necessidades Requisitos Funcionais Ponto de Vista do Cliente Ex: Estação de Tratamento para 50 mil litros Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 43

44. 4. Coletar Requisitos Requisitos Técnicos Ponto de vista da equipe do Projeto Ex: Tipo de material utilizado para tratamento Ex: Profundidade dos tanques Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 44

45. 5. Defina o Escopo Descrição detalhada do Projeto Descrição detalhada do Produto do Projeto Escopo do PRODUTO: Características do produto ou serviço que a equipe estão construindo Escopo do PROJETO: Todo o trabalho que precisa ser feito para produzir o produto “Sexo com Ursos” Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 45

46. 5. Definir Escopo Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Análise do Produto Identificação das alternativas Envolver equipe Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 46

47. 5. Definir Escopo Declaração de Escopo do Projeto Escopo do Projeto Escopo do Produto Critérios de Aceitação Entregas mensuráveis Exclusões do projeto Restrições do Projeto Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 47

48. Erros comuns sobre Escopo Scope Creep (Aumento de Escopo) Gold Plate(banhado a ouro) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 48

49. Falta de Gerenciamento de Escopo Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 49

50. 6. Criar EAP Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown Structure (wbs) É a subdivisão das entregas do Trabalho “Geralmente” de forma Gráfica e Visual Decomposição até o nível mais baixo Pacote de Trabalho Regra 8/40 (horas) Regra 8/80 (horas) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 50

51. 6. Criar EAP Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 51

52. 6. Criar EAP Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 52

53. 7. Fazer Cronograma Definir as atividades Atividades para completar cada pacote de trabalho Seqüenciar as atividades Estimar duração das atividades Utilizar software de projetos Ms Project Openproj Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 53

54. Cuidado com o Caminho Crítico Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 54

55. Cuidado com o Caminho Crítico Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 55

56. Cuidado com Estimativas Estimativas erradas podem levar seu projeto para o fracasso TOTAL Estimar não é “chutar” um valor e sim PENSAR em um valor com base em critérios Faça uma boa análise da EAP para ajudar no processo de estimativas (tempo e custo) Tenha certeza que as pessoas envolvidas e íntimas com o projeto façam as estimativas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 56

57. Diagrama de Marcos Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 57

58. Gráfico de Barras (Gantt) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 58

59. 8. Fazer Orçamento União dos dados financeiros do projeto Parte Crítica em Projetos Intimamente ligada com EAP A precisão dos custos do projeto é proporcional aos dados disponíveis na declaração de escopo, EAP e Atividades do projeto Não prever pacotes de trabalho no escopo gera automaticamente atrasos e aumento de custo Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 59

60. EAC/CBS Estrutura Analítica de Custo Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 60 Fonte: Ricardo Vargas

61. 9. Matriz de Responsabilidades (RACI) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 61

62. Desenvolver Equipe do Projeto Habilidades interpessoais Treinamento Negociação de conflitos Reconhecimento e recompensas Sinergia ( 1 + 1 = + que 2) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 62

63. Recursos Humanos Em mercados altamente competitivos, o fator humano é o único capaz de criar diferenciação O que é um projeto sem pessoas? É possível garantir o sucesso do projeto sem uma boa equipe de trabalho? Quem acerta ou erra nas empresas são pessoas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 63

64. 10. Planeje sua comunicação Calendário de Reuniões Regras, atas, pautas de reuniões Email Telefonemas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 64

65. Eficácia da Comunicação 55% Linguagem Corporal Gestos, roupa, movimentos, aparência 38% Tom da Voz Como você diz 7% Palavras O que você fala Caso Metro de Nova Iorque Caso do Homem Invisível (professor/gari USP) Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 65

66. Comunicar-se bem Se comunicar bem não é falar bem ou falar muito Não é usar vocabulário difícil ou erudito Comunicação não é matemático 2 + 2 = 4 Comunicação tem carga cultural e histórica do receptor Temos todos filtros que impedem a compreensão adequada Comunicar-se bem é ser BEM ENTENDIDO Das palavras as mais simples, das mais simples as menores. Winston Churchil Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 66

67. Linhas de Comunicação 3 pessoas 3 linhas Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 67

68. Linhas de Comunicação 8 pessoas 28 linhas Número de relações = (n * (n-1)) / 2 onde n = número de pessoas onde * = sinal da multiplicação A formula para o exemplo acima então é: número de relações = (8 * (8-1)) / 2 número de relações = (8 * (7)) / 2 número de relações = 56 / 2 número de relações = 28 Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 68

69. Gerenciar Expectativas dos Stakeholders Contatar as partes interessadas e solucionar suas dúvidas a medida que ocorrem Gerenciar ativamente as expectativas e influenciar para que não mudem Abordar preocupações ocultas Forte ligação com habilidades interpessoais e experiência do GP Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 69

70. Revisão Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 70

71. Softwares de Apoio ao GP Free NetOffice Openproj Free Mind Grupos na Internet (Google, Yahoo...) Pay MS Project WBS Chart Pro MS Visio Mind Manager Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 71

72. Perguntas? Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 72

73. Pensamento... Ame o que você faz e não trabalhará um dia sequer na sua vida. Muito Obrigado! Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 73

74. Contatos web: www.branchnp.com.br web: www.pmipr.org.br Email: rodrigo@pmipr.org.br Telefone: 44 9152 2380 Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 74

75. Cursos abertos em Gerenciamento de Projetos em Londrina www.branchnp.com.br Fundamentos em Gerenciamento de Projetos 75