SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
GREGORIO ANDRÉS ARANGO MORENO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
SANTIAGO DE CALI
2015

Los avances que ha tecnológicos que ha tenido el
mundo hace que la gestión documental también
tenga que avanzar, por lo anterior nosotros como
profesionales CIDBA debemos de conocer todos los
aspectos de un sistema de gestión documental.

Es el software o programa destinado a gestionar los
documentos electrónicos que desean preservarse a
mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo
especializado, en varios módulos integrados o en la
combinación de varios tipos de programas
informáticos.

Sistema de
gestión
documental
Conformidad
Interoperabilidad
Seguridad
Metadescripción
Adición de
contenidos
Diseño y
funcionamiento.
Gestión
Distribuida
Disponibilidad y
acceso
Neutralidad
tecnológica.

a. Organizar los
documentos físicos y
electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de
cuadros de clasificación
documental.
b. Establecer plazos de
conservación y eliminación
para la información y los
documentos electrónicos de
archivo en tablas de
retención documental (TRD)
y tablas de valoración
documental (TVD).
c. Ejecutar procesos de
eliminación parcial o
completa de acuerdo con
los tiempos establecidos en
las TRD o TVD.
d. Garantizar la
autenticidad de los
documentos de archivo y la
información conexa
(metadatos) a lo largo del
ciclo de vida del
documento.
e. Mantener la integridad
de los documentos,
mediante agrupaciones
documentales, en series y
subseries.
f. Permitir y facilitar el
acceso y disponibilidad de
los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía
y de la propia entidad,
cuando sean requeridos.
g. Preservar los documentos
y sus agrupaciones
documentales, en series y
subseries, a largo plazo,
independientemente de los
procedimientos
tecnológicos utilizados para
su creación.

CARACTERÍSTICA DEFINICION EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD Los sistemas de información, incluyendo los
sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la
gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
El sistema debe de ir acorde de los
procesos de la compañía.
INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben
permitir la interoperabilidad con los otros
sistemas de información, a lo largo del
tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o instancias
competentes.
Que se enlace el sistema de gestión
documental con otros programas
como ERP o otros.
El gestor documental que se pueda
enlazar a programas o software de
gestión para de esta forma poder
recuperar o almacenar los
documentos en el gestor documental
desde el propio programa o ERP de
gestión. Dichas conexiones varían en
función del sistema ERP y de la base
tecnológica del gestor documental.

CARACTERÍSTICA DEFINICION EXPLICACIÓN
SEGURIDAD Los sistemas de gestión documental
deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
Permanencia de los archivos
garantizada la información
administrativa en un entorno
seguro.
Los servidores mantienen copias
de los archivos en todo momento
garantizando la estabilidad de los
datos almacenados.
Seguridad en las comunicaciones
mediante el cifrado en el envío de
datos.
METADESCRIPCIÓN. Se debe procurar la generación de
metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los
mismos sistemas y aplicativos.
Es la información con la que se
identifican los documentos.

CARACTERÍSTICA DEFINICION EXPLICACIÓN
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de
los organismos internacionales competentes e
idóneos en la materia, que permitan fomentar
la eficiente prestación de servicios, contenidos
y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar
la libre y leal competencia, y que su adopción
sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.
A la hora de trabajar con documentos,
especialmente con documentación
“viva”, es primordial asegurarse de que
estamos trabajando con la
documentación correcta. Los
documentos van cambiando durante
transcurso de su ciclo de vida, a medida
que se van realizando cambios y
modificaciones.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y comprensión de
los documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser
procesados y reutilizados en cualquier
momento.
Gestión y control de usuarios tanto en el
acceso a la aplicación como para
compartir carpetas.
Se pueden otorgar y denegar permisos
de acceso a las carpetas en cualquier
momento.

La entidad que visite fue el INGENIO PROVIDENCIA S.A, que
cuenta con un sistema de gestión llamado Eurodoc de la
empresa My Partners de Medellín, El sistema EuroDoc es un
programa de tecnología avanzada que integra la gestión de
documentos directamente a la plataforma de SAP. Cuenta con
dispositivos de control que permiten asegurar la integridad de
los datos en todo momento en que las diversas fuentes procecen
el documento.

Su inicio fue en febrero 01 de 2012, donde se tomo cuatro meses para su
modelación del sistema a la empresa dando inicio de la implementación el 26 de
junio de 2012, se utilizo el manejo del proyecto con la metodología de blue print
con un grupo de trabajo de 7 personas, tres consultores externos de la empresa
my partners, 2 funcionarios de tecnología de informática, 2 líderes de gestión
documental y con el apoyo de los directivos.
Lo que llevo a la empresa a utilizar esta herramienta fue la necesidad que tenia la
empresa en aspectos de gestión documental como: Saturación de espacios de
almacenamiento, situación actual de los archivos, opciones de digitalización,
tiempo de entrega de documentos por ubicación geográfica y para la solución
buscaban un sistema que se integrara al ERP de la empresa que es SAP, que
generara ahorro o reducción de coste, que contara con trazabilidad, seguridad,
imagen corporativa y el sistema Eurodoc cumplía con estas características.
Para dar inicio al sistema se generaron jornadas de capacitación y sensibilización
en gestión documental para el cambio de cultura que se esperaba en la entidad,
acompañado de comunicaciones y políticas para el desarrollo de este sistema.

Los criterios que se tuvo en cuenta para la
implementación del sistema fueron:
•Un sistema que se integrara en el programas
ERP que utiliza la empresa (SAP)
•Que tuviera trazabilidad.
•Manejara roles y perfiles para accesos a la
información
•Fácil consulta y que contara con una buena
seguridad.

De qué manera logran garantizar la
integridad de la información en el sistema?
• Cuenta con la misma seguridad de SAP,
manejando roles y perfiles de seguridad.
• El sistema guarda la trazabilidad del
proceso.
• Se maneja realizan backup de seguridad
en los servidores periodicamente.

Para el diseño e implementación de un sistema de Gestión Documental es
de gran importancia el apoyo de la alta direccion y de los usuarios de la
compañía, teniendo en cuenta que es necesario conocer muy bien la
organización, su estructura, funciones, procedimientos, necesidades de los
sumarios externos, internos así como su capacidad para poder atender y
desarrollar el sistema.