PROYECTO FINAL Universidad Autónoma Gabriel René Moreno ORGANIZACION DEL ARCHIVO DE YPFB REFINACION S.A. Alumna: Maria José Rojas Ayala

1. TRABAJO FINAL DE INVESTIGACION
NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DEL ARCHIVO
DE YPFB REFINACION S.A.
1. RESUMEN DEL PROYECTO
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El principal problema encontrado es la falta de organización y de una base
de datos digital para la administración de la información del área de archivo,
ya que existe mucha demora en la recuperación de los documentos, YPFB
REFINACION S.A. siendo una gran empresa precisa de información rápida
y oportuna.
1.2 AMBITO O COMPETENCIA
Adquisición de paquete informático para clasificación y recuperación de
información, así como para la elaboración de una base de datos idónea.
1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO
Este proyecto tiene como propósito organizar la documentación a través de
una base de datos digital, para su rápida recuperación y brindar al usuario
un mejor servicio.
1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO
Área de archivo de la empresa YPFB REFINACION S.A.
1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO
YPFB REFINACION S.A.
1.6 UNIDAD DE COORDINACION INSTITUCIONAL
Gerencia de Administración y Servicios (ADS).
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2. 1.7 RESPONSABLE DEL PROYECTO
Nombre Cargo Firma
Maria José Rojas Ayala Responsable de Archivo
1.9 JUSTIFICACION DEL PROYECTO
La implementación del presente proyecto permitirá organizar la
documentación de forma digital, para una búsqueda fácil y recuperación de
los documentos para poder tomar decisiones rápidas y oportunas.
1.10 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO
Optimizar la organización del archivo a través de la implementación de una
base de datos digita y procesos técnicos, para una búsqueda y
recuperación rápida, fácil y oportuna de la información, así como brindar al
usuario mejor acceso a la información documental de manera digital.
2 DESARROLLO DEL PROYECTO
2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO
i. Objetivo del proyecto
Proponer un sistema de organización digital con la finalidad de optimizar la
clasificación, el acceso y la recuperación de la información de forma eficaz y
eficiente.
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3. ii. Procesos técnicos
a. Inventario
b. Selección
c. Clasificación
d. Organización
e. Catalogación
f. Indización
g. Digitalización
h. Migración base de datos
2.4. SITUACION DE LA COMPAÑIA SIN / CON PROYECTO
SITUACION SIN PROYECTO SITUACION CON PROYECTO
 Demora en la entrega de la  Documentación organizada
información  Fácil y rápido acceso a la
 Envío de información errónea o información
incompleta
 Información correcta y oportuna
 Extravío o pérdida de información
3. RESUMEN PLAN DE DESARROLLO DE INSTITUCIONAL
3.1. MISION
Brindar un servicio de excelencia en la administración de la documentación
para que el usuario tenga la información en tiempo y calidad.
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4. 3.2 ANALISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDADES
1. Herramientas informáticas 1. Expansión de la empresa
2. Infraestructura adecuada 2. Sistemas informáticos avanzados
3. Recursos económicos
4.Personal capacitado
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Falta de organización 1. Pérdida de información
2. Falta de un sistema de
clasificación 2. Exigencias del medio con relación
3. Falta de apoyo de las diferentes a la fluidez de la información
áreas
4. Falta de personal
3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Y EL PROYECTO
OBJETIVOS DEL PLAN
OBJETIVOS DEL PROYECTO
INSTITUCIONAL
Optimizar el sistema de gestión a Proponer un sistema de organización
través de la permanente planificación, digital para optimizar, la clasificación,
evaluación y optimización de nuestros el acceso y la recuperación de la
procesos, la capacitación, valorización información de forma eficaz y
y reconocimiento del personal. eficiente, a fin de satisfacer las
necesidades de una empresa en
crecimiento.
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