1. Thema adminisTraTie
Bedrijfsadministratie verdient veel aandacht
‘Kennis van cijfers
is verstand van zaken’
Niemand gaat de horeca in omdat
het zo leuk is om de administratie
te doen. Maar serieus aandacht
geven aan de administratie, maakt
wel het verschil tussen restaurant-
je spelen en ondernemen.”Kennis
van de plussen en minnen maakt
een bedrijf flexibel.”
Tekst: Joost Scholten –
Foto’s: Ron Offermans
horeca entree 17
D
e weg naar Paviljoen Klein
Scheveningen in Lopikerka-
pel leidt over de slingerende
Lekdijk. Grote schepen glijden majestu-
18
eus langs het rivierstrandje en over de
golven die in de glinsterende herfstzon
kabbelen. Het is duidelijk: dit is een
18 november 2008
seizoensbedrijf, dus de eigenaar van
dit bedrijf moet weten hoe in korte tijd
het beste rendement te behalen. Aan
tafel schuiven eigenaar Tom Hauer en
begeleidend ondernemer Joop Vendrik
van de de Horeca Ondernemers Acade-
mie & Adviseurs aan. Hans Leenhouts,
initiatiefnemer van de Horeca Entree
toets nodigde juist deze praktijkmensen
uit, omdat ze aan den lijve ondervonden
wat het belang van administratie is in de
bedrijfstak horeca. “Geen ondernemer
kan zonder gevoel en gezond verstand.
Maar alleen daarmee red je het niet.” Tom Hauer: "Een accountant is een
intelligente administrateur. Hij onderneemt niet voor je."
Onbekend terrein
Gezond verstand en het knagende twee elkaar kenden van vroeger. Ven- jaarlijks tienduizend euro. Dat betekent
gevoel dat er iets niet klopte, leidde Tom drik: “Toen ik hier binnenkwam zag ik dat je met zo’n rekening een ton extra
Hauer naar de Horeca Ondernemers een harde werker met een mooi bedrijf om moet zetten. Alleen voor de accoun-
Academie. “Ik werd aan het denken ge- en liefde voor het vak. Het eerste dat tant! Dan is de balans zoek. Mijn eerste
zet omdat mijn accountant zo duur was. we deden was de cijfertjes erbij pakken. advies was dan ook dat hij het zelf moest
Die kostte me tienduizend euro per jaar Daaruit bleek direct al dat hij veel te veel gaan doen.” Inmiddels heeft Hauer de
en dat vond ik toch wel een hoop geld. betaalde voor zijn financiële mensen. administratie zelf in beheer. Dat scheelt
Ik vroeg me af of dat wel nodig was. Dat Een accountant mag een half tot twee hem direct veel geld. “Een accountant
is de reden dat ik contact opnam met procent van je omzet kosten. Deze is niet je vriend en het verhaal dat een
de Horeca Ondernemers Academie. Zij kosten lopen echter niet geheel mee goede accountant geld voor je verdient
stuurden een begeleidend ondernemer met een stijgende omzet, maar zijn meer is een mythe. Een accountant is geen
die Hauer op pad hielp: Joop Vendrik. afhankelijk van de uitbesteedde werk- horecaondernemer, hij is een onderne-
Een gelukkige match, ook al omdat de zaamheden. Zijn boekhouder kostte hem mer die geld moet verdienen met zijn

2. Thema adminisTraTie
Op de kleintjes letten
Vendrik: “Winst zit in de horeca in
de marges. Dat betekent: altijd op
de kleintjes letten. Een minimale
aanpassing geeft direct resultaat, een
paar procentjes maken het verschil
tussen ploeteren en met gemak de
rekeningen kunnen betalen.” Vendrik
zwemt in de praktijkvoorbeelden om
‘Een accountant zijn woorden kracht bij te zetten. “Ik
mag een half tot liet een ondernemer eens een week
lang een klikobak neerzetten waar de
twee procent overgebleven friet van de gasten in
verdween. Aan het einde van de week
van je omzet Joop Vendrik, begeleidend ondernemer van de de
bleek daar zestig kilo in te liggen!
kosten’ Horeca Ondernemers Academie & Adviseurs.
Door de porties aan te passen kon
hij dus iedere week een hoop geld
besparen. En daar hoeven de gasten
geen last van te hebben. Een goede
medewerker verkoopt het zelfs als
horeca entree 17
vak. Net als ik.” Vendrik: “Administratie der daar iets over te vertellen. Terwijl de service dat er niet een grote bak afge-
is onbekend terrein voor de meeste ho- cijfers van alles vertellen. Feitelijk is het koelde frieten op tafel staat, maar dat
recaondernemers en daar maken som- een gecodeerde analyse van de sterke de gasten gratis verse hete friet uit de
mige accountants handig gebruik van. en zwakke punten van je bedrijf over keuken kunnen bijbestellen.”
Maar het is net als met de leverancier het hele jaar. Waar lekt geld weg? Waar
en de mensen die je vetput leeg komen komt het juist binnen? Hoe optimaliseer 19
halen: je mag wat vragen voor je geld. je de mogelijkheden en minimaliseer je
Onderhandel over duidelijke afspraken. overbodige kosten? Het staat er allemaal De Koffiepolitie
18 november 2008
De boekhouding wordt ten onrechte niet in, maar niet alle ondernemers kunnen Hauer: “Ik heb heel duidelijk in de
gezien als een onderhandelbaar product. het lezen. Dat moet vertaald worden. huisregels staan dat mijn personeel
Onzin! Over alles valt te onderhande- Een goede accountant moet kunnen mag eten en drinken wat ze willen,
len.” communiceren. Betrokken zijn.” Hauer maar dat ze dat wel moeten registre-
is het roerend met hem eens. Mijn vo- ren. Sla een kop koffie op eigen ver-
Uitleg en afspraken rige boekhouder is in drie jaar nog nooit bruik aan en sla ook die cola voor de
Wat mag je eigenlijk verwachten van een bij me langs geweest. Hij kent het bedrijf chauffeurs van de leveranciers even
boekhouder? En hoe vind je een goede? en het vak niet en dat wreekt zich. Ik aan in de kassa als representatiekos-
Vendrik: “Om te beginnen moet iedere moest hem bijvoorbeeld uit gaan leggen ten. Als ze dat niet doen, kost me dat
ondernemer erop staan dat de jaarcij- dat frituurvet geen inkoop is - ik kan het dubbel geld: ten eerste moet ik het
fers uiterlijk in mei bekend zijn. Dat is immers niet verkopen -, maar dat het betalen en kan ik het niet als directe
nog steeds laat, maar veel boekhouders kosten zijn die ik af moet kunnen trek- kosten van mijn inkomsten afzetten,
stellen het nog veel langer uit.” Hauer ken. Toen wist ik dat ik bij de verkeerde waardoor ik een foute brutomarge
beaamt dat verhaal. “Mijn vorige boek- partij aan tafel zat.” krijg. Daarnaast denkt de fiscus dat
houder leverde soms pas in september ik die cola verkocht heb en willen ze
of oktober de cijfers van het jaar ervoor. Licht opsteken graag belasting over die omzet van-
Stel je voor dat het in juni niet goed is Inmiddels heeft Hauer een andere gen. Het is de truc om het personeel
gegaan met de zaken! Dan kom ik daar accountant, onder meer dankzij de advie- duidelijk te maken, dat het geen
dus anderhalf jaar later pas achter. Dat zen van Vendrik. “Zestig procent van controlemaatregel is. Zij zijn bang dat
is onacceptabel omdat het veel te laat is de bedrijven waar ik namens de Horeca ze problemen krijgen als ik zie dat ze
om nog bij te sturen of ervan te leren. Ondernemers Adviseurs langskom de dag zijn beginnen met een paar
Sterker nog: diezelfde fouten heb ik verandert van boekhouder”, vertelt koppen koffie. Maar daar gaat het
misschien de junimaand erop alweer ge- Vendrik. “De boekhouder van Tom was me helemaal niet om en dat moet ik
maakt omdat ik niet op de hoogte was.” veel te duur en veel te traag. Dat had hij ze duidelijk maken. Administratie en
Vendrik heeft nog wel een eis die onder- goed aangevoeld.” De nieuwe accoun- communicatie gaan hand in hand.”
nemers absoluut moeten stellen aan hun tant vond Hauer dankzij zijn netwerk. “Ik
boekhouder: uitleg. “Het is ongelooflijk, ken de bedrijven in de regio waarvan ik
maar de meeste boekhouders sturen ge- vind dat ze goed werken en een rea-
woon de aangifte in een pakketje op zon- listische bedrijfsvoering hebben. Daar

3. Thema adminisTraTie
Prijsbarrières
Het is eenvoudig om in de hoogtijda-
gen extra omzet te genereren. Zeker
‘Mijn vorige in een seizoensbedrijf. Center Parcs,
de Efteling en vergelijkbare bedrijven
boekhouder werken allemaal met seizoensprijzen
leverde soms pas en iedereen vindt het heel gewoon
om in het hoogseizoen meer te beta-
in september len voor vliegticket. Waarom zou een
of oktober de seizoensbedrijf daar geen gebruik van
mogen maken? Daarnaast bestaan
cijfers van het er prijsbarrières. Als een glas bier
jaar ervoor. Dat is eenmaal de psychologische grens
van 2 euro grens passeert, maat het
onacceptabel’ mensen niet meer uit of ze 2,10 euro
moeten betalen.
horeca entree 17
Spaar energie
vraag ik dan om advies. Het mooie is, boekhouding zelf online te verzorgen” Vendrik: “Veel koks zetten direct
dat ik dan altijd merk dat ze daar over vertelt Hauer. “Die training heeft me alle apparaten aan als ze de keuken
nagedacht hebben en een goed verhaal weinig tijd gekost. Met een dagdeel kan binnen komen. Zonde! Maak een
hebben bij de keuze voor hun boek- iedereen daar zijn weg in vinden. Een energieplan voor het bedrijf en maak
houder. Mijn advies is daarom: steek je boekhoudprogramma kost misschien
20
18 de medewerkers medeverantwoor-
licht op bij collega’s die hun zaken goed een paar honderd euro, maar dat heb je
delijk. Als zij na een jaar het plan
voor elkaar hebben en wissel kennis uit. er na een jaar al lang weer uit.” Inmid-
18 november 2008
goed uitvoeren, krijgen zij het verschil
Daarvoor zijn de netwerkavonden van dels kost de administratie hem niet meer
Koninklijk Horeca Nederland bijvoor- dan een paar uur per week. “De eerste uitgekeerd. Bijvoorbeeld in de vorm
beeld goed geschikt.” Maar ook een keer ben je er twee dagen zoet mee, van een feest of een eindejaarsbo-
goede accountant is er alleen voor om maar nu kost het me nog een uurtje of nus. Na een jaar zijn ze gewend om
de cijfers te controleren en de aangifte twee in de week. En ik heb helemaal zuiniger te werken. Bovendien is dan
in te dienen. De ondernemer draagt niets met cijfertjes of computers! Het bewezen wat haalbaar is. Daar kun
zelf zorg voor een correcte aanvoer van mooie is, dat ik niet hoef te kunnen je energieverbruik in de toekomst op
de cijfers: registratie en administratie boekhouden om een boekhoudprogram- afstemmen. Een heel simpele manier
is een teamprestatie van eigenaar en ma in te kunnen vullen.” Vendrik: “Het van besparen met de cijfers in de
personeel. De accountant komt pas later vraagt wel om een beetje zelfdiscipline. hand, waar het personeel nog blij van
om de hoek kijken. Leenhouts: “Bij Las een vast moment in de week in voor
wordt ook!”
ondernemen hoort boekhouden. Hoe je de administratie. Als er een achterstand
het ook wendt of keert. De accountant ontstaat, loop je dat nooit meer in.” Leuk
is slechts een vangnet. Administratie is en aardig, maar Paviljoen Klein Scheve-
werk voor de ondernemer zelf. Boek- ningen, met haar strand en terras aan
houders, adviseurs en trainers, het zijn de Lek, is duidelijk een seizoensbedrijf.
gereedschappen waarmee een bedrijf de Juist in de drukke periodes zal Hauer
cijfers op een rijtje kan krijgen.” Hauer weinig tijd vinden om het papierwerk
valt hem bij. “Een accountant is een te doen. “Klopt”, geeft Hauer toe. “Toch
intelligente administrateur. Niet meer en houd ik dan de noodzakelijke dingen
niet minder. Het is niet iemand die voor bij, zoals de rekeningen. En we wonen
jou onderneemt. Dat moet je zelf doen. wel in Nederland, dus het gaat ook wel
Een goede accountant controleert alleen weer een weekje regenen. Dan maak ik
jouw boekhouding en dient alles op cor- een langere dag aan de administratie.
recte wijze in.” “Toen ik hem deze zomer tijdens een
regenachtige periode belde, wist hij
Zelf doen, een zorg minder precies hoeveel geld hij minder omzette
“Het eerste wat mijn nieuwe accountant in vergelijking met de mooiere weken!”, Hans Leenhouts
me aanbood was een cursus om mijn vertelt Vendrik. “Dat had hij een paar

4. Thema adminisTraTie
Wat is een Begeleidend
Ondernemer?
Hans Leenhouts: “Begeleidende on-
dernemers zijn horecavakmensen met
jarenlange ervaring en de bijbehorende
expertise. Zij zijn het beste toegerust
Horeca Entree Toets om een goede sparringpartner te zijn
Dit artikel over de administratie is de derde in een reeks van voor ondernemers die ergens in hun
vijf. Naast financiering, personeel en administratie komen nog bedrijf tegen aan lopen. De Horeca
marketing & sales en hospitalitymanagement aan de orde. Bij Ondernemers Adviseurs krijgen zowel
deze serie hoort een website: www.horecaentreetoets.nl. Op verzoeken van bedrijven die failliet
deze site kunnen (startende) ondernemers hun kennis testen, de dreigen te gaan, maar ook van succes-
zogenaamde Horeca Entree Toets, een initiatief van de Horeca volle ondernemers die acht ton omzet
Ondernemers Academie. Degene die de vragen het best beant- draaien en het een kick vinden om naar
woordt kan meedingen naar de hoofdprijs: gratis begeleiding een miljoen toe te groeien en daar onze
van bedrijfsadviseurs bij de (door)start van het bedrijf. De hulp bij nodig hebben.
winnaar zal tijdens de Horecava gehuldigd worden. Voor meer We nemen de tijd om een ondernemer
informatie en de vragen: www.horecaentreetoets.nl aan een begeleidend ondernemer te
koppelen. Dat laten we afhangen van
de regio, het soort bedrijf, de aard van
de vragen waar de ondernemer mee zit
horeca entree 17
en de persoonlijkheid van de onderne-
jaar geleden nooit geweten. Dat bete- Dat is me tot twee keer toe gelukt, maar mer die ons belt voor advies. Sommige
kent ook dat hij met de weerberichten als ik een beetje op mijn gevoel te werk mensen zijn te hard voor zichzelf. Die
en de cijfers in de hand, zijn roosters was gegaan had ik het waarschijnlijk hebben behoefte aan iemand die ze
en inkoop preciezer op elkaar af kan niet gered, zoals veel van mijn collega’s met een beetje afstand naar hun zaak
21
stemmen.” Maar een ondernemer met overkwam. Die praktijk neem ik mee, laten kijken. Andere mensen denken
een beetje gezond verstand begrijpt toch daarom nemen ondernemers me al heel
18 november 2008
juist te lichtvaardig over, bijvoorbeeld,
ook wel dat hij met slecht weer geen snel serieus als ik ze op het belang van de administratie en moeten met hun
tien mensen voor zijn terras in hoeft te de cijfers wijs. Kennis van de plussen en neus op de feiten worden gedrukt.
roosteren? Wat voor meerwaarde heeft de minnen maakt een bedrijf flexibel.
Omdat we de tijd nemen om de koppe-
een lijstje met cijfers dan precies? Hauer: Wie geen verstand heeft van zijn cijfers,
ling tussen ondernemer en begeleidend
“Dat klopt wel, maar ik weet het ook pre- heeft geen inzicht in zijn zaken.” Pavil-
ondernemer te maken hebben we een
cies wanneer ik iemand teveel inrooster joen Klein Scheveningen is dankzij de
op een drukke dag. Dat kan ik zien als ik professionalisering van de administratie succesratio van 99%.
de personeelskosten tegen de omzet af- volwassen geworden. “Ik werk minder Ondernemers zijn bijzonder te spreken
zet. Dat gaat om procentjes en is niet zo hard en houd meer over”, beaamt Hauer. over de begeleiding en de resultaten
eenvoudig aan te voelen, terwijl dat juist “Het is vooral heel prettig om niet meer zijn er naar. De ondernemers verdienen
het verschil maakt waarmee ik de rus- het gevoel te hebben dat ik veel geld meer, of ze werken minder. Ook dat is
tigere wintermaanden kan doorkomen betaal voor een dienst en veel te weinig rendement, want een ondernemer heeft
een buffer op kan bouwen en moeilijke terug krijg. En ik begrijp veel beter wat recht op rust en een privéleven en per-
tijden kan overleven.” er in mijn bedrijf gebeurt als ik zelf de soneel heeft recht op een uitgeslapen
vinger aan de pols houd en af en toe de ondernemer.”
Vogelgriep tijd neem om mijn bedrijfsresultaten
Kijk voor meer informatie over rende-
Vendrik is ervan overtuigd dat hij als door te nemen. Het lijkt op het eerste
mentstips voor de ondernemer op de
ervaren ondernemer bij uitstek geschikt gezicht een extra klus om meer admini-
site van de Horeca Ondernemers Aca-
is om collega’s van advies te dienen. “Ik stratie zelf te doen, maar het zorgt juist
weet wat er speelt, welke valkuilen er voor overzicht en rust.” Vendrik luistert demie. (Aspirant-) leden van Koninklijk
zijn, op welke zaken een ondernemer tevreden naar de woorden van Hauer. Horeca Nederland kunnen rendements-
in moet spelen. Ik weet hoe een ac- “Ik vind dat je heel goed bezig bent. Als programma’s downloaden die snel en
cijnsverhoging doorwerkt in de prijzen ‘student’ van de Horeca Ondernemers eenvoudig inzicht geven in prijsstellin-
en welke discussies dat veroorzaakt Academie ben je wat mij betreft met vlag gen en marges. Kijk op http://horeca-
met de gasten. Maar ik heb ook met de en wimpel geslaagd. Jij bent hét voor- ondernemersacademie.nl/ en klik op de
vogelgriep te maken gehad terwijl ik een beeld van de overgang van restaurantje button “Checklists & Downloads”
kipspecialiteitenrestaurant had. Ik heb spelen naar ondernemen. En daarin
toen een plan gemaakt met mijn cijfers maken de cijfers het verschil. Chapeau.”
in de hand om dat uit te kunnen zingen. >HorecaEntree<