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2013 07-19 capacitación-gestión_documental

Material de Apoyo en Gestión Documental. Ing. Harold Rodríguez Técnico de Archivo MINISTERIO DE SALUD PUBLICA - A.R.C.S.A.

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CAPACITACIÓN EN GESTIÓN
DOCUMENTAL
MATERIAL DE APOYO
ELABORADO POR: ING. HAROLD RODRIGUEZ
JULIO 2013
Objetivo General:
 Formar y entrenar al personal encargado de
llevar archivos secretariales, departamentales
y sectoriales; con la finalidadde tecnificar los
archivos de la institución mediante la correcta
administraciónde documentos.
Objetivos Específicos:
 Administrar eficientemente el proceso de la
correspondencia en todas sus fases, previo el
proceso técnico-archivísticode selección,
evaluación y descarte de documentos.
 Promover y aplicar modernas técnicas de
archivo mediante la utilización de un sistema
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archivísticos.
 Inducir a los participantes en el campo de la
archivología.
 Temario:
1. Administraciónde correspondencia
2. Reglas de clasificaciónpara el archivo
3. Posiciones básicas para un sistema de
archivo
4. Clasificaciónde los archivos
5. Principios básicos de la archivología
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 Temario:
7. Proceso técnico archivístico de selección,
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2013 07-19 capacitación-gestión_documental

  • 1. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL MATERIAL DE APOYO ELABORADO POR: ING. HAROLD RODRIGUEZ JULIO 2013
  • 2. Objetivo General:  Formar y entrenar al personal encargado de llevar archivos secretariales, departamentales y sectoriales; con la finalidadde tecnificar los archivos de la institución mediante la correcta administraciónde documentos.
  • 3. Objetivos Específicos:  Administrar eficientemente el proceso de la correspondencia en todas sus fases, previo el proceso técnico-archivísticode selección, evaluación y descarte de documentos.  Promover y aplicar modernas técnicas de archivo mediante la utilización de un sistema unificadoy óptimo, de acuerdo a una situación específica de trabajo.
  • 4.  Identificar y utilizar los conceptos técnicos archivísticos.  Inducir a los participantes en el campo de la archivología.
  • 5.  Temario: 1. Administraciónde correspondencia 2. Reglas de clasificaciónpara el archivo 3. Posiciones básicas para un sistema de archivo 4. Clasificaciónde los archivos 5. Principios básicos de la archivología 6. Conceptos técnicos archivísticos
  • 6.  Temario: 7. Proceso técnico archivístico de selección, evaluación y descarte de documentos. 8. Sistemas de archivo
  • 7. INTRODUCCIÓN  Empresa como una Organización: La empresa es una actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien sean mercancías o servicios, para obtener una ganancia o utilidad recíproca.
  • 8.  El Archivo como un Proceso: PRODUCTOSINSUMOS • Materiales • Información • Energía • Capital • Equipos • Especificaciones • Procedimientos • Personal • Controles • Bienes • Servicios P R O V E E D O R C L I E N T E PROCESO ENTRADAS SALIDASPROCESO
  • 9.  El Triángulo de Servicio: Estrategia de Servicio Cliente Sistema Gente
  • 10. TEMA No. 1 Administración de correspondencia Concepto.- Acción y efecto de corresponder (CO + Responder). La correspondencia es el trato recíproco entre dos (2) personas mediante el intercambio de Cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc.
  • 11. Clasificación.- La correspondencia tiene muy variadas formas, con característicasespeciales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envío o despacho; de acuerdo a su clasificaciónse mencionan las siguientes:
  • 12. 1. Por su destino 2. Por su contenido 3. Por su tramitación 4. Por su puntuación 5. Por su extensión 6. Por su forma
  • 13. Beneficios de la organización de documentos en archivos.- 1. Proporcionar una memoria corporativa 2. Formular políticas 3. Tomar decisiones apropiadas 4. Alcanzar más eficiencia, productividad y coherencia 5. Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones vigentes.
  • 14. 6. Proteger los intereses de la organización y aquellos de su personal y clientes. 7. Reducir los riesgos relacionadoscon la falta de pruebas de decisiones y acciones. 8. Documentar acciones y logros.
  • 15. El criterio de oportunidad.- La administración de correspondencia ha de lograr sus objetivos cuando aplique lo que se conoce como Gestión de documentos, que es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contiene esté disponible para la organización y el exterior.
  • 16. Características esenciales de los documentos.-  Son estáticos en su forma  Tienen autoridad  Son singulares en su contexto  Son auténticos De ello se desprende que los documentos deben ser administradoscon sistemas de gestión que Los controlan durante su ciclo de vida.
  • 17. Ciclo de vida de un documento.- 1. Creación o recibo 2. Archivo y protección 3. Utilización 4. Transferencia 5. Eliminación
  • 18. 1. Creación o recibo: La mayor parte de estos documentos se conservan con base en sistemas de archivo, de tal manera que puedan ser consultadasen el momento que se necesite. 2. Archivo y protección:  Escoger bien el sistema que se va a usar  Usar sistemas cruzados
  • 19.  Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación. 3. Utilización:  Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta.  Se necesita conocer el giro de la empresa, las leyes sobre su conservación y poseer un buen sentido común.
  • 20. 4. Transferencia: Los documentos de poco empleo se extraen periódicamente y se colocan en gavetas para documentos inactivos o se transfieren al archivo muerto. 5. Eliminación: Todos los documentos que dejan de ser útiles se deben destruirse, de acuerdo con la administración de cada empresa y regidos por la ley.
  • 21. Importancia del proceso de archivar.-  Guardar documentospara evitar que se pierdan es una parte vital del procedimiento de archivar.  Los documentos conservados deben ser protegidos contra riesgos de extravío, para evitar pérdidas y económicasa la empresa.
  • 22. TEMA No. 2 Reglas de clasificación para el archivo Manejo de la documentación y conformación de expedientes.- La documentacióny/o correspondencia, de acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la clasificación de la correspondenciadepende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo (inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar) de todos los documentosque se reciben o generan en una oficina.
  • 23. Tipología de documentación-correspondencia.-  Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.  Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas.  Correspondencia interna es la que se incluye entre departamentos de la misma empresa.
  • 24. Clasificación de documentos.-  Es el proceso de asignar un documento a su lugar físico en un esquema de clasificación.  Es ordenar los objetos y documentos designando a cada uno un lugar respectivo.  Consiste en distribuir la correspondencia y la documentación de interés para la empresa, dando a cada especie distinta situación mediante la aplicación de un orden correlativo.
  • 25.  El proceso al archivar conlleva los siguientes pasos: 1. Clasificar.- Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. 2. Ordenar.- Separar los documentos en aquellos grupos en que la clasificación ha señalado. 3. Archivar.- Colocar los documentos en un lugar determinado.
  • 26. TEMA No. 3 Posiciones básicas para un sistema de archivo Se refiere a la ubicación, nivel o clase para la colocación de los documentos para el archivo Para el proceso de Gestión Documental se utiliza las siglas de identificacióny numeración del documento. Las siglas estarán en función del orgánico funcional.
  • 27. 1. Sección Mayor.- Se define las instancias, dentro del orgánico funcional, en que una institución se está estructurando. En esta sección comprenderán los niveles superiores de gestión de la organización. 2. División.- Cada nivel superior a su vez se halla compuesto por dependencias. 3. Subdivisión.- La dependencia a su vez está integrada por unidades administrativas. 4. Primera Sub-división 5. Segunda Sub-división
  • 28. TEMA No. 4 Clasificación de los archivos Archivo Activo.- Comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de acciones particulares y urgentes.
  • 29. Archivo Semiactivo.- Está vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las operaciones que éstas exigen. Por ende recoge todos los papeles que han perdido casi todo su valor operativo para pasar a tener uno puramente documental.
  • 30. Archivo Inactivo o Pasivo.- El cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destrucción.
  • 31. Transferencia y eliminación de documentos.- Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo analizan y clasifican, de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera: 1. Documentos vitales 2. Documentos importantes 3. Documentos útiles 4. Documentos no esenciales
  • 32. TEMA No. 5 Principios básicos de la archivología La archivología es la disciplinaque estudia los archivos en todos sus aspectos. Por ello hemos de considerar que hay principios o sustentos en que debemos apoyar la Gestión de la Documentación, para que sus objetivos sean alcanzables.
  • 33. 1. Orden.- Implica la regularidad en su funcionamiento, clasificación, estructuración,sistema y disposición de los documentos que el usuario lo requiera. Se caracteriza por: a. Organización tanto en la clasificación como en la localización. b. Principio de orden original c. Principio de procedencia
  • 34. 2. Arreglo.- Expresa que los documentos, en cuanto se refiere a su acomodo se lo haga en base al sistema de administración de la documentación y que esté en relación con la estructura orgánica institucional y el sistema de posiciones del archivo. 3. Referencia.- Que los documentos sean la fuente de narración de hechos anteriores y/o de acontecimiento reciente y que éstos se constituyan a su vez en pilar o fuente de reseña, crónica, dependencia y testimonio que certifica la “memoria institucional.”
  • 35. TEMA No. 6 Conceptos técnicos archivísticos Archivo.- Sitio donde se custodian o guardan documentos. Archivalía.- Todo material escrito, gráfico proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades, desde el momento en que cumplió su objetivo inmediato que originó su creación y se conserva con fines administrativos, jurídicos, científicos o culturales.
  • 36. Archivología.- Es una ciencia de carácter social que forma parte de las Ciencias de la Documentación- Información,que mantiene un vínculo con la Bibliotecologíay con otras disciplinas y ciencias en las cuales se apoya.
  • 37. TEMA No. 7 Proceso técnico archivístico de selección, evaluación y descarte de documentos 1. Valores de los documentos.- Es la actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los documentos que permite establecer criterios de disposicióny acciones de transferencia.
  • 38. a. Valor primario.- Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativoy contable. b. Valor secundario.- Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.
  • 39. c. Valor documental.- Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables de conformidadcon las disposicionesjurídicas vigentes y aplicables.
  • 40. 2. Tablas de valoración (TPCD).-  Para la elaboración de éstas tablas se observará la parte legal, el valor que tienen los documentos administrativos, financieros, técnicos y legales; documentos históricos y demás documentos beneficiosos para futuras investigaciones.  Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos.
  • 41.  Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, las instituciones solicitarán la autorización al Consejo Nacional de Archivos. Los documentos que esta institución considere con valor permanente o histórico, podrán transferirse al archivo intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe escrito.
  • 42. TEMA No. 8 Sistemas de archivo 1. Alfabético por asunto.-  En este sistema con frecuencia se establece la referencia cruzada porque hay correspondencia que trata dos o más asuntos en un mismo documento. Además el sistema por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas.
  • 43.  La ordenación puede hacerse de la siguiente manera: - Alfabético por asuntoscombinados - Alfabético por asuntoscon lineamientos enciclopédico y de diccionario
  • 44. 2. Numérico por asunto.-  Tiene la ventaja del archivo numérico. La codificación es mucha más sencilla porque sólo se anota un número y no un encabezamiento largo por tema en el expediente del documento.  Son más fáciles de ampliar porque se pueden colocar nuevos temas al final de éstos, debido a que todos los temas tienen un número de código.
  • 45. 3. Alfanumérico por asunto.-  Estos códigos colocan los documentos en su lugar apropiado y proporcionan una serie concisa y singular; así como sus identificaciones.  Los sistemas de clasificación también pueden indicar relaciones lógicas entre series y entre documentos dentro de una serie.  La codificación se mantendrá lo más simple posible; los códigos no consistirán en más de cuatro elementos.
  • 46. 4. Orgánico alfabético.- Se refiere a la aplicacióndel organigrama a pero a partir del orden alfabético 5. Orgánico funcional.- Es una variación del anterior pero el punto de partida son las funciones del puesto (nombre del puesto)
  • 47. 6. Alfabético simple.-  La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado.  El uso adecuado de este sistema es fundamental para la localización rápida de los documentos.  Se basa en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados (el alfabeto).  Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.
  • 48. 7. Alfabético subdividido.- Es una variante del esquema anterior 8. Cronológico simple.-  En este sistema, la base de ordenación es la fecha del documento.  Se organiza con guías principales (meses) y guías secundarias (días).  Se establece un archivo principal cronológico y un catálogo auxiliar alfabético.
  • 49. 9. Toponómico o Geográfico.-  La base de ordenación de este sistema es la división geográfica (país, provincia, ciudad, localidad,barrio, sector).  Como es indirecto, requiere de un catálogo auxiliar y en casos especiales, se tendrá que manejar la referencia cruzada.
  • 50.  Los archivos en este sistema pueden organizarse de la siguiente manera: - Sistema geográfico simple - Sistema geográfico alfabético  Los factores que determinan la forma en que se va a establecer el archivo son: tipo de negocio, la forma en que se van a utilizar los documentos y las áreas geográficas en las cuales tiene negocios la compañía.
  • 51.  Todo archivo geográfico constade dos elementos importantes: - Un archivo principal - Un catálogo auxiliar o índice de tarjetas  El proceso de archivo en este sistemaes el siguiente: - Inspección - Clasificación - Codificación - Distribución - Archivo