Control Interno Contable

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  • PASTO, 29 de Enero de 2004
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  • PASTO, 29 de Enero de 2004 La contabilidad así concebida, plantea la necesidad de un sistemas integrado de información financiera, con los elementos básicos de entradas, salidas y retroalimentación. (planeación y presupuesto, contabilidad, tesorería) FINES : Para qué? 1. DE CULTURA CIUDADANA: contribuyendo al conocimiento de la actividad del ente público, fortaleciendo la legitimidad y aceptación sociale. 2. DE GESTIÓN: Para la toma de decisiones de índole financiero, administrativo, de planificación y de presupuestación. 3. DE CONTROL: Que ejerza y facilite el control interno y externo de la administración pública. 4. DE ANÁLISIS Y DIVULGACIÓN: Que posibilite el desarrollo de propósitos de investigación y asesoría de conformidad con los requerimientos de los usuarios de la información contable pública. No es secreto del Estado. USUARIOS M.H.C.P: Seguimiento macroeconómico y presupuestal. CGR : certificar la situación fiscal de las entidades territoriales. DNP: evaluar la gestión y resultados de los Planes de desarrollo. Establecer $ TR. SECTOR FINANCIERO: Eval. la capac. de pago y solvencia de las entid. Terri.
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  • Control Interno Contable

    1. 1. CONTROL INTERNO CONTABLE “ HERRAMIENTA PARA LA TRANSPARENCIA Y LA EFICACIA EN LA GESTIÓN PÚBLICA” CONTADOR GENERAL DE LA NACIÒN
    2. 2. <ul><li>OBJETIVOS: </li></ul><ul><li>En el marco del redimensionamiento de Control Interno estatal, determinar su importancia en la sostenibilidad del proceso del SANEMIENTO CONTABLE del sector público. </li></ul><ul><li>Entender la importancia del Control Interno en los sistemas de información Contable Pública. </li></ul><ul><li>Compartir los resultados de las evaluaciones sobre control interno contable y establecer la necesidad de su mejoramiento continuo (Resoluciones 196/01 y 420/02 y Circulares Externas 042 y 048 de 2001). </li></ul><ul><li>Ilustrar sobre la nueva Resolución de Control Interno Contable </li></ul>
    3. 3. <ul><li>Contabilidad Pública </li></ul><ul><li>Resultados de las Evaluación al Control Interno Contable por parte de las Oficinas de Control Interno </li></ul><ul><li>Saneamiento Contable Público </li></ul><ul><li>Objeto y características de la ley 716 de 2001 </li></ul><ul><li>Campo de aplicación </li></ul><ul><li>Gestión Administrativa </li></ul><ul><li>Aplicación Operativa </li></ul><ul><li>Apoyo técnico </li></ul><ul><li>Depuración de saldos contables </li></ul><ul><li>Competencia y responsabilidad </li></ul><ul><li>Comités técnicos de saneamiento contable </li></ul><ul><li>4. Función y responsabilidades de los Jefes de Control Interno en el proceso del saneamiento contable. </li></ul><ul><li>5. Control Interno Contable (Resolución 048 de febrero 10 de 2004) </li></ul>CONTENIDO TEMATICO
    4. 4. LA CONTABILIDAD PÚBLICA HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA GESTIÓN
    5. 5. ¿Que es la contabilidad? La contabilidad es simplemente el medio por el cual identificamos, medimos, registramos y describimos la situación y el resultado de una actividad financiera, económica o social.
    6. 6. ¿Cual es su propósito? Su propósito fundamental es suministrar información valiosa para la toma de decisiones a las personas encargadas de tomarlas. El gobierno central, los departamentos, los distritos y los municipios deben usar la información contable como la base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones en beneficio de la sociedad. Su importancia radica en la habilidad del gerente público para usarla con efectividad para el bien común.
    7. 7. LA CONTABILIDAD PÚBLICA Por Contabilidad Pública se entiende como: “ la rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición, registro, revelación y control de la actividad financiera económica y social de la administración pública ”.
    8. 8. OBJETIVOS C ONTABILIDAD P ÚBLICA <ul><li>Fortalecer la credibilidad del Estado </li></ul><ul><li>Garantizar la Respondabilidad: </li></ul><ul><li>“ Obligación que tiene el servidor electo o designado, así como todo ser humano que actúa por delegación de terceros, de rendir cuentas económicas y morales y responsabilizarse por los resultados de su gestión”. </li></ul><ul><li>Proporcionar información de calidad: - Oportuna - Razonable - Útil </li></ul><ul><li>Apoyar la adecuada toma de decisiones </li></ul>
    9. 9. OBJETIVO GENERAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA ESTA ORIENTADA A SATISFACER NECESIDADES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LOS DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS DE ACUERDO A LA UTILIDAD SOCIAL QUE PARA ELLOS REPRESENTE
    10. 10. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA <ul><li>DE GESTIÓN </li></ul><ul><li>DE CONTROL </li></ul><ul><li>DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN </li></ul><ul><li>DE CULTURA CIUDADANA </li></ul>
    11. 11. REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA <ul><li>OPORTUNA </li></ul><ul><li>OBJETIVA </li></ul><ul><li>CONSISTENTE </li></ul><ul><li>RELEVANTE </li></ul><ul><li>VERIFICABLE </li></ul><ul><li>COMPRENSIBLE </li></ul>
    12. 12. SISTEMA DE CONTABILIDAD El Proceso contable Información contable Toma de decisiones Actividades Financieras, Económicas y Sociales La Contabilidad vincula a quien toma las decisiones con las actividades económicas y con los resultados de sus decisiones Fines Grupos de Interés
    13. 13. RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES AL CONTROL INTERNO CONTABLE POR PARTE DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO
    14. 14. CONTROL INTERNO Y SOSTENIBILIDAD DEL SANEAMIENTO CONTABLE PUBLICO
    15. 15. (Art. 1o.Ley 716/01) OBJETIVO LEY 716 DE 2001 PRORROGA ART 65 Y 66 LEY 863 DE 2003 SANEAMIENTO CONTABLE Obliga a los entes públicos a realizar acciones de orden administrativo necesarias para depurar la información contable
    16. 16. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE PROCESO ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN DE PARTIDAS SUCEPTIBLES A DEPURAR CREACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO <ul><li>Acto administrativo de creación </li></ul><ul><li>Expedición del reglamento interno </li></ul><ul><li>Establecimiento de políticas y </li></ul><ul><li>procedimientos </li></ul>COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE <ul><li>Evaluar los informes de C.I. </li></ul><ul><li>Las observaciones y recomenda- </li></ul><ul><li>ciones de la Contraloría (CF) </li></ul><ul><li>Los informes del Revisor fiscal (CE) </li></ul><ul><li>Las recomendaciones del contador </li></ul><ul><li>y demás áreas de la entidad </li></ul><ul><li>Planes de mejoramiento y </li></ul><ul><li>seguimiento suscritos con los </li></ul><ul><li>órganos de control </li></ul>
    17. 17. PROCESO ACTIVIDAD ACOPIO DE DOCUMENTACIÓN Y SOPORTES Que establezcan la existencia real de bienes, derechos y obligaciones <ul><li>Efectuar inventarios físicos </li></ul><ul><li>Exploración exhaustiva de archivos </li></ul><ul><li>y documentos internos y externos </li></ul><ul><li>que soporten los registros </li></ul><ul><li>Aplicar los procedimientos de auditoria y </li></ul><ul><li>Soportados en papeles de trabajo tendientes </li></ul><ul><li>a su localización, reconstrucción </li></ul><ul><li>sustitución o reposición, utilizando </li></ul><ul><li>mecanismos tales como: </li></ul><ul><li>- Comprobaciones </li></ul><ul><li>- Circularizaciones </li></ul><ul><li>- Requerimientos a terceros </li></ul><ul><li>Efectuar investigaciones donde se aporten </li></ul><ul><li>en lo posible declaraciones escritas </li></ul>PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE
    18. 18. PROCESO ACTIVIDAD ANALISIS DE LOS SALDOS SUJETOS A DEPURACIÓN En el sentido de determinar la relación costo/beneficio <ul><li>Evaluar el monto de los ajustes frente </li></ul><ul><li>al costo del saneamiento considerando: </li></ul><ul><li>- Requerimientos de personal </li></ul><ul><li>- Procedimientos operativos </li></ul><ul><li>- Tiempo requerido </li></ul>PROPUESTA AL COMITÉ PARA SU ESTUDIO Y EVALUACIÓN <ul><li>La propuesta para aprobación del </li></ul><ul><li>comité debe ir acompañada de toda </li></ul><ul><li>la documentación y soportes, que </li></ul><ul><li>formarán parte de las actas que expida </li></ul><ul><li>el comité </li></ul>PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE
    19. 19. PROCESO ACTIVIDAD EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR PARTE DEL COMITÉ DE SC <ul><li>las propuestas deben ser </li></ul><ul><li>aprobadas en comité </li></ul><ul><li>El secretario del comité elaborará </li></ul><ul><li>la respectiva acta, en la cual se </li></ul><ul><li>relacionaran las partidas aprobadas </li></ul><ul><li>Dejando constancia de su </li></ul><ul><li>aprobación. </li></ul><ul><li>Se pondrá a consideración del </li></ul><ul><li>representante legal o máximo </li></ul><ul><li>órgano colegiado de dirección la </li></ul><ul><li>respectiva acta, para la aprobación </li></ul><ul><li>de los ajustes propuestos por el </li></ul><ul><li>comité. </li></ul>PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE
    20. 20. PROCESO ACTIVIDAD APROBACIÓN E INFORMACIÓN POR PARTE DEL REPRESENTANTE LEGAL O MÁXIMO ORGANO COLEGIADO <ul><li>Expedición del acto administrativo </li></ul><ul><li>mediante el cual se reconocen los </li></ul><ul><li>derechos y obligaciones depurados </li></ul><ul><li>y se ordenan los registros </li></ul><ul><li>contables respectivos. </li></ul><ul><li>Verificar la organización de los </li></ul><ul><li>archivos y soportes que respaldan </li></ul><ul><li>el proceso de SC, para que estén a </li></ul><ul><li>disposición de los organismos de </li></ul><ul><li>control para la revisión y evaluación </li></ul><ul><li>que corresponda. </li></ul><ul><li>Información al congreso, asamblea </li></ul><ul><li>o concejo según corresponda, </li></ul><ul><li>respecto al proceso de SC. </li></ul><ul><li>El representante legal debe iniciar </li></ul><ul><li>las acciones si a ello hubiere lugar </li></ul><ul><li>como consecuencia del S.C. </li></ul>PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE Resolución No. Aprueba el Saneamiento Contable
    21. 21. PROCESO ACTIVIDAD ELABORACIÓN Y REGISTRO DE LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD <ul><li>Elaborar los respectivos </li></ul><ul><li>comprobantes de contabilidad </li></ul><ul><li>que correspondan al SC, tomando </li></ul><ul><li>como soporte el acto administrativo </li></ul><ul><li>expedido por el representante legal. </li></ul><ul><li>Revelar en las notas a los estados </li></ul><ul><li>contables, el detalle de las partidas </li></ul><ul><li>que dan lugar al proceso SC, </li></ul><ul><li>incluyendo en las de carácter </li></ul><ul><li>específico un acápite donde se </li></ul><ul><li>revele: </li></ul><ul><li>- Naturaleza </li></ul><ul><li>- Cuantía </li></ul><ul><li>- Impacto patrimonial </li></ul><ul><li>- Criterios para mantener partidas </li></ul><ul><li>en cuentas de orden </li></ul>S.C contador PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL SANEAMIENTO CONTABLE
    22. 22. Mejoramiento de la calidad de la información Contable y estadística pública reportada por los entes para suministrar una información razonable y socialmente útil. RESULTADOS ESPERADOS DEL SANEMIENTO CONTABLE (Objetivo estratégico CGN 2002-2006)
    23. 23. EL SANEMIENTO CONTABLE (Línea de política Plan estratégico CGN 2002-2006) El Mejoramiento continuo de la calidad de la información contable y estadística del sector público. CONTRIBUYE A LLEVAR A CABO:
    24. 24. Las oficinas y Jefes de Control Interno , Auditores o quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en los art í culos 2°, 3° y 12, de la Ley 87 de 1993, deber á n evaluar en forma separada, independiente y objetiva el cumplimiento de la presente ley, informando a la m á xima autoridad competente del organismo o entidad sobre las deficiencias o irregularidades encontradas.   Los Ó rganos de control fiscal, en el á mbito de su jurisdicci ó n, revisar á n y evaluar á n la gesti ó n, los estudios, documentos y resultados que amparan las acciones y decisiones de las entidades P ú blicas en aplicaci ó n de la presente ley. VIGILANCIA Y CONTROL
    25. 25. El representante legal y el m á ximo organismo colegiado de direcci ó n, seg ú n sea la entidad p ú blica que se trate, ser á n responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca informaci ó n razonable y oportuna .   (Art. 7 Dec. 1914 de 2003). VIGILANCIA Y CONTROL
    26. 26. Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, tendr á n la responsabilidad de evaluar cuatrimestralmente, seg ú n lo dispuesto por el Contador General, la implementaci ó n del control interno contable necesario para mantener la calidad de la informaci ó n financiera, econ ó mica y social del ente p ú blico, que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado. (Art. 7 Dec. 1914 de 2003). VIGILANCIA Y CONTROL
    27. 27. CONTROL INTERNO CONTABLE -C.I.C.- (Resolución 048 de febrero 10 de 2004)
    28. 28. CONTROL INTERNO “ Conciencia vigilante del proceso gerencial” R Kaplan ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO: PARADIGMA LEGAL MODELO DE LA AUDITORIA PERSPECTIVA ORGANIZACIONAL Control Interno administrativo Control Interno contable
    29. 29. <ul><li>Percepción Riesgos de Corrupción 1993-2003 </li></ul><ul><li>Evaluación independiente del Sistema de C.I.C. </li></ul><ul><li>Estándares Internacionales </li></ul><ul><li>Unicidad de Metodología con organismos de control </li></ul><ul><li>Modelo estándar de C.I.C </li></ul><ul><li>Resultados Calidad de la Información Contable Pública </li></ul>ANTECEDENTES
    30. 30. OBJETIVO GENERAL Definir un marco de Control Interno Contable que permita evaluar de manera uniforme e independiente el Sistema de Control Interno Contable en las entidades sujetas al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública. Estructurar un modelo estándar de Control Interno Contable en las entidades públicas
    31. 31. CONTROL INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, con el fin de lograr los objetivos de la Contabilidad Pública CONCEPTOS BASICOS RIESGO DE ÍNDOLE CONTABLE: Probabilidad de que los hechos económicos, financieros y sociales no se incluyan en el proceso contable o que no cumplan con l normatividad contable pública
    32. 32. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE: Es la medición y evaluación al sistema de control interno en el proceso contable de una entidad u organismo con el propósito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir y neutralizar los riesgos inherentes a la gestión contable AUDITORÍA INTERNA: Actividad independiente y objetiva concebida para agregar valor , mejorar la gestión y las operaciones institucionales derivas del proceso contable público. Ayuda a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, de riesgos, control y dirección, financiera y contable. CONCEPTOS BASICOS
    33. 33. ADMINSITRACIÓN DE RIESGOS: Proceso para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la información contable. CONCEPTOS BASICOS
    34. 34. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Autocontrol Autogestión Autoregulación
    35. 35. - Estratégicos - Operativos - De Cumplimiento Objetivos del Sistema de C.I.C. OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
    36. 36. OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos, en forma eficiente, eficaz y económica, en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por: 1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Estructura del C.I.C.
    37. 37. OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad, teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por: 2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN 2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA Estructura del C.I.C.
    38. 38. OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Permite la evaluación continua de los planes, programas, procesos, actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por : 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN 3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Estructura del C.I.C.
    39. 39. Responsables del C.I.C. Representantes Legales Establecimiento y puesta en marcha del C.I.C. Director o Jefe Financiero y Contador General Implementación del C.I.C. asociado a sus procesos Servidores públicos área contable Acividades propias del proceso contable, autocontrol y autoevaluación Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Diseño de Estrategias y políticas para el fortalecimiento del sistema de C.I.C. Oficina de Control Interno Evaluar en forma independiente y objetiva el C.I.C.
    40. 40. UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO - Evaluación independiente y objetiva del control interno contable. - Funciones de la unidad u oficina de control interno o quien haga sus veces en relación con el control interno contable. - Herramientas de evaluación - Elaboración y presentación de los informes
    41. 41. LAS POLITICAS OFICIALES ESPECIFICAN LO QUE LA GERENCIA PUBLICA QUIERE QUE SUCEDA . LA CULTURA CORPORATIVA DETERMINA LO QUE EFECTIVAMENTE SUCEDE, Y CUALES REGLAS SE OBEDECEN, SE FLEXIBILIZAN O SE IGNORAN. CONTROL INTERNO CONTABLE: SOSTENIBILIDAD DE LAS POLITICAS CONTABLES SE REQUIERE DE UN TRABAJO EN EQUIPO DE FORMA CONTINUA , ENTRE COORDINADORES DE LAS TAREAS Y SUS EJECUTORES, PARA MANTENER LA CONCIENCIA DE QUE TODOS LOS FACTORES MATERIALES QUE AFECTAN LA PROBABILIDAD DE CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION, ESTÁN SIENDO OBJETO DE LOS AJUSTES APROPIADOS. (P. Makosz “Sawyer´s Internal Auditing” 2002).
    42. 42. <ul><li>Las principales actuaciones de los ó rganos de control INTERNO Y EXTERNO que deben ser adelantados como una l í nea del proceso de auditoria son, entre otros: </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Comprobar si en efecto la entidad constituy ó el comit é de saneamiento contable. </li></ul><ul><li>Establecer los documentos soporte. </li></ul><ul><li>Verificar comprobantes y libros de contabilidad. </li></ul><ul><li>Establecer requisitos legales en la suscripci ó n de acuerdos de pago. </li></ul><ul><li>Comprobar las competencias de quienes han tomado las decisiones de depuraci ó n. </li></ul>
    43. 43. <ul><li>Evaluar todo el proceso y los criterios tenidos en cuenta para recuperar los fondos, bienes y derechos o para cancelar y pagar las obligaciones, antes de tomar la decisión de eliminar los saldos. </li></ul><ul><li>Iniciar procesos de responsabilidad fiscal que se deriven del procedimiento de auditoria en esta línea. </li></ul><ul><li>Evaluar el control interno al respecto, lo cual incluye la verificación de la existencia de los procedimientos elaborados para el efecto. </li></ul><ul><li>Verificar la contratación de prestación de servicios con terceros para adelantar el proceso de saneamiento contable. </li></ul><ul><li>Comprobar si las actuaciones que lleva a cabo la entidad se encuentran contempladas dentro del Plan de Mejoramiento suscrito para fines de ajuste. </li></ul>
    44. 44. CUENTAS CLARAS, ESTADO TRANSPARENTE www.contaduria.gov.co

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