Maklumat umum mengenai minit mesyuarat.

1. MINIT MESYUARAT
AJES BIN TUAH
Ketua Penolong Pengarah
Bahagian Perancangan Strategik dan Penyelidikan
Jabatan Penerangan Malaysia Sarawak

2. Minit mesyuarat ialah
 Laporan mengenai perkara yang dibincangkan
atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat/
urus setia mesyuarat. Terdapat dua
peringkat dalam penyediaan minit
mesyuarat, iaitu :

3. 1.Peringkat pertama, setiausaha
mencatat :
 Semua isi penting –mula hingga akhir.
 Semua keputusan yang dicapai
 Cadangan dan sokongan serta undian yang
dibuat
 Nama pencadang dan penyokong
 Jumlah undi menyokong dan menentang

4. 2. Kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat.
Draf minit disediakan 3 hari selepas
mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi
Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas
Mesyuarat.
Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk
melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam
mesyuarat

5. PENULISAN MINIT MESYUARAT
 Minit mesyuarat penting kerana minit
merupakan sumber rujukan masa hadapan.
 Format minit lazimnya, disusun mengikut
agenda mesyuarat dan perlu kelihatan
kemas dan teratur.

6. Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil
kira hal-hal yang berikut :
Butiran tentang mesyuarat
 Nama mesyuarat
 Bilangan kali mesyuarat
 Tarikh
 Masa
 Tempat

7.  Dokumen
 Bahan bertulis untuk dibincangkan atau
dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
 Senarai Kehadiran
 Senarai lengkap anggota yang hadir
penting bagi pengesahan minit dan
pandangan mereka sama ada sah atau
tidak.

8. Kehadiran ditulis mengikut susunan yang
berikut :
 Hadir - nama anggota mesyuarat yang
hadir serta jawatan
 Turut hadir - senarai nama (bukan AJK)
yang hadir sebagai pemerhati atau
undangan khas
 Tidak hadir - senarai nama anggota yang
tidak hadir (sama ada dengan alasan
atau tidak)

9. Isi Minit Mesyuarat
 Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
 Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perkara yang ditetapkan dalam agenda
 Hal-hal lain
 Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
 Tandatangan pencatat (setiausaha)
 Tandatangan penyemak/pengerusi
mesyuarat

10.  Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk
pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3)
hari selepas mesyuarat.
 Selepas itu :
 Fotostat minit yang telah disemak hantar
setiap anggota seminggu selepas mesyuarat
 Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat

11. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
 Pengerusimengarah setiausaha membaca
minit mesyuarat
 Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang
hadir
 Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta
(jika terdapat kesalahan)
 Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh
pengerusi pada tempat yang salah

12.  Perkara berbangkit – laporan sebarang
tindakan dan keputusan yang terakhir
secara ringkas.
 Minit juga menyentuh tindakan susulan yang
perlu diambil oleh jabatan atau institusi
atau pegawai yang berkenaan

13.  Mencatat hal-hal lain dan perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat
• Setelah disahkan dan mendapat cadangan
dan sokongan, pengerusi menandatangani
minit pada tempat yang disediakan

14.  CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK
 Penulisan minit mesyuarat hendaklah
ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya
bersifat formal- menggunakan kata dan
ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :

15.  BETUL : memandangkan bahawa
.............maka.......
 SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab
 BETUL : berbangkit daripada ...........
 SALAH : oleh itu
 BETUL : beliau berpendapat ..........
 SALAH : beliau berfikir ..........
 BETUL : beliau atau mereka
 SALAH : saya, kita, anda atau saudara....

16.  Semasa menulis minit mesyuarat, ayat
yang digunakan perlu menggambarkan
keputusan yang dibuat berdasarkan
persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:
 Mesyuarat bersetuju
menerima ...................
 Mesyuarat telah dimaklumkan
bahawa ..................

17.  Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-
kata tertentu yang dijadikan ungkapan
khusus seperti :
 Ungkapan mengesahkan atau disahkan
diikuti tanpa sebarang pindaan.
Contohnya :
a. Jawatankuasa kecil
penganugerahan...................... telah
mengesahkan minit mesyuarat yang telah
diadakan pada........................tanpa
sebarang pindaan

18.  Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………….telah disahkan tanpa sebarang
pindaan

19.  Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti
dengan pindaan. Contohnya :
a). Lembaga pentadbir telah
mengesahkan minit mesyuarat yang
diadakan pada ………………dengan pindaan
yang berikut :
 i) ……………………..
 ii) ………………………..
 iii) ……………………….

20. b). Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………………… telah disahkan dengan
pindaan yang berikut :
i) ………………………..
ii) …………………………
iii) …………………………

21.  Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan
penggantian. Contohnya :
 a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi
 b). Gantikan dengan …

22.  Ungkapan yang sering digunakan untuk
melaporkan perbincangan semasa mesyuarat
ialah :
 Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan
 Mencadangkan, Membincangkan,
dibincangkan
 Mengesyorkan, disyorkan

23.  Contohnya :
 a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
meneliti semula tawaran yang dikemukakan
semula.
 b). Mesyuarat mencadangkan pihak
berkenaan mengkaji hal tersebut dengan
teliti
 c). Mesyuarat mengesyorkan pihak
berwajib melonggarkan syarat kemasukan
yang ada sekarang.

24.  Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :
 Bersetuju atau menolak
 Meluluskan atau tidak meluluskan
 Memperakukan atau tidak memperakukan

25.  Contohnya :
a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang
dikemukakan
b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan
permohonan penduduk kampung itu
c). Mesyuarat bersetuju tidak
memperakukannya kepada pihak pentadbir
cadangan berkenaan

26.  Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat
berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat
utama dan ayat tambahan yang dihubungkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :
 Bahawa, supaya dan yang

27.  Contohnya :
 a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua
peserta yang menghadiri bengkel
penulisan cerpen ini diberikan sijil
penyertaan.
 b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru
besar pada minggu lalu.......

28.  Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,
nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan
(lihat contoh minit mesyuarat).

29.  Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
dicatatkan dalam minit mesyuarat -
bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang,
melainkan mesyuarat itu kali yang
terakhir. Contohnya :
Contoh : Mesyuarat ditangguhkan pada
pukul 4.30.petang.

30.  Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat,
dicatat nama dan jawatan orang yang
mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi
dengan persetujuan anggota mesyuarat.
 Contohnya :
 Disediakan oleh
Disahkan oleh
 t.t t.t
 ………………….. …………………
 (Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)