Curso Básico R/3
ATTITUD
INT – 00 Navegación SAP
Introducción al sistema R/3 de SAP
Febrero de 2006

Agenda
 Reglas
 Metodología
 Objetivos del Curso
 Que es un ERP ?
 Que es significa SAP ?
 Estructura
 Módulos
 Ingreso al sistema
 Navegación
 Conceptos Ampliados
 Evaluación
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Reglas
 Apagar el celular
 Evitar salir durante el curso
 Respetar el horario del curso
 Respetar los intervalos
 No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación
 Tener actitud participativa
 Preguntar toda duda por más obvia que sea
 Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso
 Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas
 Prestar atención en el curso
 Tener en cuenta el objetivo del mismo
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Metodología
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1
Introducción
2
Presentación
Conceptual
4
Preguntas
y Respuestas
3
Demostración
En SAP
5
Práctica y
Ejercicios
6
Preguntas
y Respuestas
7
Evaluaciones
4
Cierre

Objetivos del Curso
Al final del curso el participante será capaz de:
 Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP
R/3
 Identificar los elementos de una ventana típica
 Navegar por el sistema
 Personalizar las parametrizaciones del sistema
 Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3
 Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3
 Describir el propósito y definición de los elementos
organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP
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Que es un ERP ?
El termino ERP significa: Planeación Empresarial de
Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y
que controla los recursos necesarios para la gestión
integral de la misma. Hoy en día llamado ECC.
(ERP Central Component).
Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un
sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que
soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción,
ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución,
contabilidad y recursos humanos, entre otros.
Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones
informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través
de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de
todos los diversos departamentos, incrementando la productividad
empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de
decisiones por estar compartiendo información a través de la organización
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Que significa SAP ???
Compañía alemana, las iniciales SAP significan:
Sistemas, Aplicaciones y Productos
especializados en procesar datos (Systems,
Applications and Products in Data Processing.)
Es un sistema integrado que logra incorporar las
mejores prácticas de negocio a los diferentes
procesos de industria, optimizando el manejo de la
información mediante una solución modular, donde
cada modulo maneja una función diferente (gestión
financiera, gestión de materiales, entre otros).
A pesar que cada uno maneja funciones
específicas, esta totalmente integrado.
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Producto R/3
R/3. Sistema que proporciona funcionalidades
integradas para apoyar los procesos
organizacionales.
Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en
tiempo real en tres niveles:
Presentación (GUI  Graphics User Interface)
Aplicación
Base de datos
Versión del software o Release para Gobernación de
Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6)
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Beneficios cliente/servidor
Clientes/Servidor
Vista orientada al software Vista orientada al hardware
Presentación
Aplicación
Base de datos
SAPGUI
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ã SAP AG 1999
.. .. .. Accesibilidad .. .. ..
Despachador
Proceso
de trabajo
Proceso
de trabajo
BBDD

Sistema Parametrizable
??
??
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R/3 base de procesos de negocio
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MMooddeelloo ddee PPrroocceessooss
MMooddeelloo ddee DDaattooss
FFII
CCOO
AAMM HHRR
WWFF
PPSS
IISS QQMM
PPMM
MMMM
PPPP
SSDD
VViissttaa FFuunncciioonnaall

Estructura
SD
Sales &
Distribution
MM
Materials
Human
PPrroodduuccttiioonn
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RR//33
FFII
Finance
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr
AABBAAPP -- WWEEBB
CO
Controlling
AAMM
Fixed
Assetts
PS
Projects
OOCC
IISS
HHRR
Resources
PPPP
QQMM
Quality
PPMM
Maintenance
Offimatics
Vertical
Solutions
Libro Mayor
Impuestos
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Tesorería – Caja
Tesorería – Deuda e
inversiones

Estructura
SD
Sales &
Distribution
MM
Materials
Human
PPrroodduuccttiioonn
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RR//33
FFII
Finance
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr
AABBAAPP -- WWEEBB
CO
Controlling
AAMM
Fixed
Assetts
PS
Projects
OOCC
IISS
HHRR
Resources
PPPP
QQMM
Quality
PPMM
Maintenance
Offimatics
Vertical
Solutions
PS-CD Rentas
y
IPS Presupuesto

Estructura
Procesos de
Negocios
SD
Sales &
Distribution
MM
Materials
Human
PPrroodduuccttiioonn
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Tiempo Real
Arquitectura
Cliente / servidor
Sistemas
Abiertos
Extensa
Funcionalidad
Diseñado para
soluciones de
Industria
Multinacional
Multimoneda
Multilenguaje
Multicompañia
Internet
RR//33
FFII
Finance
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr
AABBAAPP -- WWEEBB
CO
Controlling
AAMM
Fixed
Assetts
PS
Projects
OOCC
IISS
HHRR
Resources
PPPP
QQMM
Quality
PPMM
Maintenance
Offimatics
Vertical
Solutions

Alcance Gobernación de Antioquia
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RR//33
FI
Contabilidad
CO
Costos
CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr
AABBAAPP -- WWEEBB
AM
Activos
Fijos
IS
Soluciones
Industriales
MM
Materiales
PS-CD Rentas
y
IPS Presupuesto
Libro Mayor
Impuestos
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Tesorería – Caja
Tesorería – Deuda e
inversiones

Estructura
FI
Contabilidad Financiera (FI)
El modulo de aplicación FI esta diseñado para la
administración automatizada y reporteo externo de la
contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un
catálogo de cuentas definible por el usuario.
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Estructura
Libro Mayor - GL (General Ledger )
Donde se define el Catalogo de cuentas contables.
Proporcionar un cuadro general de la contabilidad
Administración por partidas abiertas para ciertos procesos
(cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.)
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GL
General
Ledger
Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las
correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los
diferentes módulos de integración.
Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes
(Controlling)
Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de
contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes
versiones de balances y análisis adicionales.

Estructura
Administra el maestro de proveedores-acreedores
El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los
datos contables de todos los proveedores.
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Cuentas por Pagar - AP
AP
Cuentas
por Pagar
Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales
– Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con
facturas son registradas para cada proveedor.
El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL
automáticamente en respuesta a estos movimentos.
Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas
abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control
que pueden ser ejecutados.

Estructura
Administra el maestro de clientes - deudores
El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los
datos contable de los clientes (deudores).
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Cuentas por Cobrar - AR
AR
Cuentas
por
Cobrar
Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que
le efectua registros automáticos en el momento de la facturación .
Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para
el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de
cuentas, cuadros de vencimentos.

Estructura
Administra los datos maestros de bancos Propios.
Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la
liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al
vencimiento de las obligaciones.
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Tesorería
Gestión de Caja TR-CM
Deuda e Inversiones TR-LO
TR
Tesorería
Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de
Tesorería)
Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de
inversiones y deuda pública
Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros
de cajas
Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y
manuales

Estructura
El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza
para gestionar y supervisar activos fijos.
En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de
libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando
información detallada sobre los movimientos relacionados
con activos fijos.
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Activos Fijos - AM
AM
Activos
Fijos
Calcula depreciación y amortización
Administra y maneja obras en proceso y diferidos
Maneja diferentes tipos de valoración
Calcula ajuste por inflación

Estructura
El Controlling le proporciona la información para facilitar
las decisiones de gestión.
Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son
componentes que funcionan de forma autónoma dentro del
sistema SAP
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Costos - CO
CO
Costos
Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente
desde la Gestión financiera hacia el Controlling.
El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a
cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes.
En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la
Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.

Estructura
Contiene funciones del sistema de consolidación que se
pueden usar para presentación de cuentas externa
(establecida por la ley) así como para gestión de informes
interna.
Considera que existan un plan único de cuentas para las
entidades a consolidar
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Consolidación - EC
EC
Consolida
ción
Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente:
Creación de las unidades organizativas de consolidación,
según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema
operativo.
Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen
métodos de transferencia de datos (Uploads)
Permite la definición de distintos métodos para trasladar los
datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o
automáticos

Estructura
Gestión de Compras
Administración de Materiales – MM
Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o
servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro
el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro,
mantenimiento y planificación de necesidades
Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas
las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y
Control de materiales, compras, recepcion de mercancias,
Administracion de Stock y verificacion de facturas.
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Orden de Recepción Factura
Compra
Requisición de
Compras
MM
Admon
Materiales

Estructura
La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar
todos los ingresos y gastos a través de una dirección
presupuestal (Datos maestros).
Permite controlar los futuros movimientos de recursos de
acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos
en el presupuesto, tanto en el presupuesto de
comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC)
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Control Presupuestario - IPS
IPS
Control
Presupue
stario
Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las
condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y
traslados
En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de
Entidad de Control Presupuestario
Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del
cierre Financiero-contable
Esta integrado con todos los módulos del sistema

Estructura
Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano
(Contribuyente) o interlocutor comercial.
Controla y gestiona las operaciones de facturación y
recaudos de los contribuyentes a través de cuentas
contrato, las cuales permiten actualizar la información
contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc.
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Ingresos - Rentas - PS-CD
PS
CD
Rentas
Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación

Pl a n d e
Estructura
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Cu e nt a s
Pr e s u t p o
u e s
C u e n t a s
x Pagar
A c t i v o s
Fi jos
Rentas
Comp r a s
Cu e n t a s
ratac i
Cont ón
X Cob ra r
T e s o r e r í a
Co s t o s
Contabilidad

Navegación: Ingreso al Sistema
Hacer doble click en el
icono de SAP logon
• Aparecerá la pantalla
de ingreso a SAP
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Navegación: Ingreso al Sistema
El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante
permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos
empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema.
En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que
haya seleccionado en el momento de entrar al sistema.
En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una
unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su
propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables
propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y
parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento
de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente
independiente de datos.
Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3
Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en
cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.
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Ambiente de SAP
DES QAS PRD
 DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las
parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP
(Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones)
 QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a
los reales
 PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.
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Navegación: Ingreso al Sistema
Ingrese el mandante
Ingrese el usuario
Ingresar password. Por
seguridad, se mostraran
asteriscos
Seleccione el idioma de
trabajo. Si lo deja en
blanco, tomara el
idioma por defecto (en
este caso Español)
Si es la primera vez que
ingresa el sistema le
pedirá que cambie la
clave.
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Reglas para crear la contraseña:
1. Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8
2. Pueden utilizarse letras y/o números; también son
válidos los signos de puntuación
3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de
interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres
idénticos.
4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del
usuario
<ENTER>

Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el
sistema le muestra este mensaje en donde usted
recibe la información de cuando se ingresó y debe
seleccionar la acción a seguir.
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Navegación: Salir del Sistema
 Por barra de menú desde
cualquier pantalla:
Sistema>Salir del sistema
 Aparecerá una leyenda para
confirmar que se perderán los
datos no grabados. Si está
seguro presione SI
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Navegación
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Barra de
Títulos
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Encabezad
o de la
Pantalla
Cuerpo
de la
Pantalla
Barra de
Menú
Barra de
Herramientas
Imagen
Barra de
Estado
Menú
Navegación

Navegación: Barra de Estado
Sistema de Mensajes
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Navegación: Barra de Estado
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Sistema de Información

Navegación: Iconos Básicos
En R/3 las transacciones y acciones que se
requieran al ejecutar una transacción pueden
accederse a través de menú o a dando click
sobre Iconos.
A continuación se da una breve descripción de
algunos íconos básicos que le ayudarán en su
interacción con el sistema.
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[ENTER]
[Ctrl+S]
[F3]
[Shift F3]
[F12]
[Ctrl+P]
[Ctrl+F]
[Ctrl+G]
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Hoja Anterior
Hoja Siguiente
Ultima Hoja
Crear Modo
Ayuda
Navegación: Iconos Básicos

Navegación
Selección de menú
Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas
para el usuario.
Menú SAP: Estándar del sistema.
Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de
Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda
utilizar el Menú SAP.
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Transacciones empresariales
Transacciones empresariales
ã SAP AG 1999
11 El usuario ha accedido
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online con el sistema
a la transacción
Pantalla de
resultado de la
transacción
44 22 Duda SQL
Transferir y
editar una
33
cantidad resultante
Relacional
Base de datos
Aplicación
Componente
ABAP Dictionary

Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones
Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan
procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea
posible, los datos maestros son copiados y los elementos
organizacionales aplicables deben ser ingresados.
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Navegación
Como seleccionar tareas
Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de
transacción. Usted puede acceder a ellas:
Vía Campo Comando:
Digitar el código de la
transacción.
Vía Menú:
Navegar hasta llegar a la
transacción requerida.
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Navegación
Modos o Sesiones
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Navegación: Múltiples Modos
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Máximo 6: Tenga en cuenta
que el rendimiento del
sistema disminuye a mayor
número de modos abiertos.
Para crear un modo:
1. Desde el menú:
Sistema> Crear Modo
2. Por medio del botón

Navegación
/n Cierra la transacción en la que se está trabajando.
/o Crea un nuevo modo.
/i Cierra el modo en el que se está trabajando.
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Navegación
Favoritos
Insertar carpeta para organizar submenus.
Insertar transacción: si conoce el código.
Si no la conoce ubicarse en la transacción en el
Menú SAP y dar click sobre el ícono
Para borrar
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Navegación
Configuración Personalizada
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Navegación: Ayuda
Campo Ayuda: F1, F4
Cliente de visualización: Imagen inicial
CClliieennttee ddee vviissuuaalliizzaacciióónn:: IImmaaggeenn iinniicciiaall
Cliente de visualización: Imagen inicial
F1 F4
Intervalo Restringido de Valores
Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial Restricciones
ã SAP AG 1999
Cliente
Sociedad
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1000
1000 IDES
Becker Berlín
Número de cuenta del cliente
Una única clave que se utiliza para identificar con
facilidad al cliente dentro del sistema SAP.
Procedimiento
Al crear un registro maestro de cliente, el usuario
introduce el número de cuenta del cliente o hace que el
sistema determine el número cuando se ha grabado el
registro en función del tipo de asignación de números
que se utilice.
Ayuda p. aplicación Datos técnicos
Cliente
Sociedad
Nombre de la empresa
Ciudad
Moneda
Entradas
posibles
Número restringido a Sin restricción
LLiissttaa ddee aacciieerrttooss
Mensaje FD03 iwdf4042 INS

Navegación: Ayuda
Tecla de Función F1
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre
su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación
que tenga sobre éste.
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Navegación: MatchCode
Búsqueda de datos o posibles entradas:
Tecla de Función F4
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una
entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su
selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que
se relacionen con el campo.
Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda.
Puede llamar la función
dando un click sobre el
Matchcode
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Funciones del Sistema: Servicios
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Funciones del Sistema: Perfil del Usuario
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Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos
Organizativos
Los elementos
organizacionales son los
mecanismos para definir una
estructura corporativa de una
compañía dentro del sistema
SAP para propósitos legales
y/o relacionados con el
negocio.
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Cada elemento organizacional,
como el centro, es primero
definido en la parametrizacion y
entonces asignado (enlazado) a
otros elementos
organizacionales (p.e. Planta a
Sociedad), de esa manera se
representa toda la estructura
corporativa.

Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos
Organizativos
Es el organismo o entidad cuyo objeto
esencial es producir bienes y/o prestar
servicios que satisfagan necesidades de
una comunidad.
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Sociedad FI
Activos
xxxxxxx
xxxxxxx
______
Sociedad FI
Pasivos
vvvvvvv
vvvvvvv
______
Patrimo
zzzzzzz
______

Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos
Organizativos
Agrupaciones dentro de las Compañías
Representa un Área separada de Operaciones o
Responsabilidades dentro de una Organización
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División
Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para
una Compañía en particular
El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de
Resultados se puede desarrollar

Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos
Organizativos
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División
SOCIEDAD FI
División
GANT
División
DSSA
División
FLA

Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos
Organizativos
Están compuestas de elementos que
representan la parte legal y las vistas
organizacionales de una empresa, en
función de los procesos empresariales, las
áreas de responsabilidad y los
requerimientos de informes. Cada módulo
tiene las propias.
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Estructuras Organizativas

Estructuras Organizativas
Sociedad CP
Sociedad CO
Sociedad FI
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La entidad CP es una unidad organizativa que
clasifica la empresa desde el punto de vista del
control de fondos y del control presupuestario.
La sociedad CO es una unidad organizativa
que estructura la empresa desde el punto de
vista de la contabilidad de costos o Controlling.
Unidad Organizacional para la cual se define un
Plan de Cuentas, con el propósito de reportar
tanto interna como externamente los resultados
de la Empresa y que clasifica la empresa
conforme a los requerimientos de la legislación.
Sociedad
GL

Plan de Cuentas
Sociedad
1000
Sociedad
2000
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Sociedad
3000
Sociedad
4000
Plan de cuentas
Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó
varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada
sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se
usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad

Elementos Organizativos
Mandante
Sociedad FI
Organización de
Compras
Centro
Almacén 0001
Imprenta
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0002
SSSA
0003
SSSA-Plaguicidas
0004
DAPARD
0005
Educación
Mandante
Productivo
GANT
Gob. de
Antioquia
0001
Gob. de
Antioquia
0001
Gob. de
Antioquia

Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros
Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que
permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos.
Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para
de esta forma evitar redundancias y para que todas las
aplicaciones utilicen la misma información.
Datos maestros
Ej.: Proveedores
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Datos
generales
Datos
contabilidad
Datos
compras
Vistas

Conceptos Ampliados Del Sistema: Salida
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Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes
Los tipos de reportes disponibles en SAP son:
 Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos
(características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte.
Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde
FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos)
Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas
para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y
BW (Business Warehouse)
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Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes (2)
Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas
de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como
Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la
transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de
Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden
también ser ingresados para propósitos estadísticos.
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Evaluación
Diligenciar la evaluación del curso/instructor
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Muchas gracias por su atención!!!
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