Stefan van der Fange, Hogeschool Utrecht - HOlink2018 - donderdag 7 juni - sessieronde 2 - Boston 15

1. Soepel op weg naar de
minor van je keuze
Stefan van der Fange – Hogeschool Utrecht

2. Introductie
 Wie ben ik, wat is mijn rol?
 Algemene organisatie opbouw HU (Instituten / Lectoraten / Diensten)
 Hoe heeft de HU de minors georganiseerd?
 Publiek? Wie is betrokken bij organisatie minors?

3. Output van het proces
 Proces: Kiezen van en Inschrijven op een minor
 Doel: Een student, die zich goed geïnformeerd
kan inschrijven op de minor van zijn of haar
eerste keuze.

4. Wat vindt de student van de huidige
situatie?
 Meer en eerder informatie over de minors inhoudelijk
 Meer voorlichting vanuit opleidingen
 Inschrijfproces is onduidelijk voor studenten
 Eenvoudiger maken minor buiten de HU te kiezen
 Transparante ingangseisen
 Minormarkt feedback gevraagd aan alle bezoekers
 Inschrijfproces feedback gevraagd aan 25% van studenten met minor inschrijving.

5. We hebben een studielink voor minors
nodig!
 Studenten willen meer inzicht in het Nederlandse aanbod en eenvoudiger
erop inschrijven!
 Toenemende flexibilisering versterkt de behoefte dit beter te organiseren.
 Twee van de stellingen die voorgelegd zijn:
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Inschrijfperiode gelijk HU
en KOM
Eén plek voor
minorinschrijving NL
Helemaal mee oneens
oneens
neutraal
eens
helemaal eens

6. Waarom voldoet Kies op Maat niet?
 Ingebouwde verspilling en onzekerheid
 Inschrijven op meerdere minors. KOM traject starten, HU minor voor de zekerheid.
 Onzekerheid voor minoraanbieders: hoeveel studenten komen er nu?
 Veel handmatig werk voor student en organisatie
 Leerovereenkomsten
 Zodra duidelijk is welke minor een student gaat doen, vind verschuiving plaats.
Minoraanbieders willen graag hun minor “vol” hebben, werven een andere student.
Kettingreactie.
 Studentonvriendelijk.
 Meerdere systemen, meerdere termijnen, meerdere regels, diverse belangen.
Herkenning?

7. Hand in eigen boezem.
 Voldoende verbetermogelijkheden binnen de HU!
 Grootste uitdaging in procesontwerp:
 Hoe ga je om met een minimum en een maximum?
 Hoe ga je om met ingangseisen?
 Hoe faciliteren we de informatie behoefte van studenten?

8. Huidige situatie
Achteraf pas kunnen
voldoen aan ingangseisen
Loting Go / No go
Publicatie
aanbod
Begin KOM
inschrijving
Ronde 1
(voorinschrijving)
Ronde 2
Ronde 3
Vaststelling
minor
assortiment
Deadline
planning
onderwijs

9. Minor inschrijving aantallen
Betreft alleen HU
Studenten (Niet KOM of IO)
2017 2018
Totaal inschreven 4019 3555 (nog actief)
Eerste voorkeur bij loting 2606 2553
“Pijn bij loting” 170 (4%) 78 (2%)
“Pijn bij No-Go” 117 (3%) 80 (2%)
Ingeschreven na loting 1413 1002

10. Voorstel: Meer en eerder info
 Meer informatie per minor
 Maar welke dan (MoSCow)?
 Ontwerpen op deze behoefte: abonneren op minor-informatie; forum
 Eerder informatie
 Beoogde oplossing: Met de tool Gathercontent.
 Goedkeuringsworkflows
 Publiceren op elk gewenst moment. Niet meer knippen en plakken.
 Meer informatie rondom inschrijfproces?
 Proces eenvoudiger maken?
 Snel duidelijkheid over status inschrijving.
 Geen tegenstrijdige informatie!
 Waar publiceren?

11. Ingangseisen…verbeteren?
 Moet de propedeuse nu wel of niet gehaald zijn?
 Wat als je hoofdfase instroom bent?
 Twee minors zeggen dat je altijd je P gehaald moet hebben voor een minor
 Vaak staat er andere info dan een eis!
 Doelgroep info
 Aanbevelingen.
 Wanneer moet een eis gehaald kunnen worden?
 Vlak voor aanvang minor is te laat! Dan is de kans klein dat je nog kunt wisselen
naar een andere minor die je wilt doen.
interesse in multidisciplinair werken
interesse in oncologie
interesse in goede zorg door goede opleiding
vaardig in het lezen van Engelstalige
(wetenschappelijke) literatuur
interesse in het participeren in praktijkgericht
onderzoek en / of zorginnovaties

12. Ingangseisen (bij 138 minors voor 2018 in
Osiris)
Soorten eisen Aantal minors
Gehaalde propedeuse 21
Kennis hebben van x y of z 16
Vreemde taal beheersen 16
Je moet opleiding x y of z doen 15
Gehaalde stage / werkervaring 8
Gehaalde punten in hoofdfase 7
Beschikbaarheid van stageplek of iets
dergelijks 5
Bereidheid in te ondernemen activiteiten 5
Motivatie / intake 3
Contra indicatie 2
Beschikbaarheid van materialen (camera
bv) 1
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
0 1 2 3 4 5
PERCENTAGE
AANTALMINORS
Aantal soorten eisen per minor
82 minors zonder eis
56 met (waarvan 42 met
eisen die niet door Osiris
te controleren zijn).

13. Voorstel: Nieuwe basis voor ingangseisen
1. Echte eisen specifiek opstellen en erop controleren
1. Scheiden van doelgroep informatie
2. Examencommissies bepalen of minor gedaan mag worden per
opleiding
3. Afschaffen P behaald, optioneel vervangen door >5EC gehaald in B
base
4. Eisen haalbaar tijdens inschrijfperiode
5. OnStage inzetten voor eisen die niet door Osiris gecontroleerd kunnen
worden.

14. Uitgangspunten nieuw inschrijfproces
 Vraaggericht, niet aanbodgericht
 Inschrijfproces ontwerpen met student als uitgangspunt, niet de organisatie
 Transparantie verhogen, voor alle stakeholders.
 Minder elkaar bezig houden binnen de HU.
 Twee mogelijke inschrijfprocessen
 Geen maximum (tot half april)
 Vooraf maximum, loten. No Go in dit geval voor loting.

15. Maximum, wat is het waard?
 Het hebben van een maximum is de grootste belemmering
in het vereenvoudigen van het proces, voor iedereen!
 Het maximum is bij 107 minors verhoogt na de loting van
2017
 170 studenten hebben niet de minor van 1e voorkeur
gekregen bij loting
 Als het “eind” maximum was ingevoerd bij loting, dan
hadden slechts 70 studenten dit te horen gekregen.
aantal
No Go 20
Max
verhoogt
107
Max gelijk 45
0
20
40
60
80
100
120
Minorcapaciteit
aanpassing
2017/2018

16. Optie 1 – Meest studentvriendelijk.
Achteraf voldoen aan
ingangseisen
Loting Go / No go
Publicatie
aanbod
Vaststelling
minor
assortiment
Deadline
planning
onderwijs
17 weken de tijd
Begin KOM
inschrijving
Start
inschrijving
Ronde 1: Inschrijven
(geen max)
De ongelukkigen
proactief benaderen
Einde
inschrijving
Minder ingangseisen,
transparant beoordeeld.
Na 2 weken inzicht
in populariteit
minor. Bruikbare
info voor KOM
(plekken).
Maximum
vastleggen
Minor organiseren
voor minstens het
aantal ingeschreven
studenten. Max mag
hoger.

17. Extra toelichting op voorstel 1
 Student heeft voldoende tijd zich te oriënteren
 Kan zich op elk moment inschrijven, met grote zekerheid.
 Omdat er geen loting is, hoef je dit moment ook niet goed in te passen. Vanaf
inschrijving tot loting moet niet te lang duren. Dat zorgt voor onnodig veel
onzekerheid.
 Alleen als een minor niet doorgaat, moeten de studenten die deze wel gekozen
hadden een andere kiezen.
 Hoe lager het minimum, hoe minder studenten worden teleurgesteld.
 Onzekerheid verlagen door publicatie van het minimum en het aantal ingeschreven
studenten (real time).
 Na invoering van maxima worden de mogelijkheden verminderd voor studenten,
maar studenten hebben wel begrip voor een maximum.
 Inschrijven en wisselen van minor blijft mogelijk tot 2 weken voor aanvang onderwijs.

18. Wat kan er nog binnen optie 1?
 Het GO / No GO moment staat nu op dinsdag week 15.
 Het bepalen dat een minor niet doorgaat zou ook op meer momenten kunnen.
 Bijvoorbeeld elke dinsdag vanaf week 12 (4 weken na start HU en 2 weken na start
KOM), tot en met dinsdag week 15.
 De individuele begeleiding die studenten dan krijgen voor het vinden van een
andere minor heeft daardoor minder piekbelasting. (Afgelopen jaren kregen tussen
de 70 en 100 studenten een NO GO bericht).

19. Optie 1 – Meest studentvriendelijk.
Vaststelling
minor
assortiment
Deadline
planning
onderwijs
17 weken de tijd
Publicatie
aanbod
Start
inschrijving
Ronde 1: Inschrijven
(geen max)
De ongelukkigen
proactief benaderen
Einde
inschrijving
Begin KOM
inschrijving
Na 2 weken inzicht
in populariteit
minor. Bruikbare
info voor KOM
(plekken).
Go / No go
Maximum
vastleggen
Minor organiseren
voor minstens het
aantal ingeschreven
studenten. Max mag
hoger.

20. Optie 2 – Wel maximum: Voorinschrijving
Vaststelling
minor
assortiment
Deadline
planning
onderwijs
17 weken de tijd
Publicatie
aanbod
Start
voorinschrijving
Ronde 1:
Voorinschrijving.
Drie voorkeuren
opgeven.
De ongelukkigen
proactief benaderen
Einde
inschrijving
ronde 2
Begin KOM
inschrijving
Hoe lang na start
voorinschrijving ga
je loten? Huidige
situatie is 1 week.
Logisch, want de
onzekerheid moet
relatief snel
opgeheven worden.
Deadline
maximum
vastleggen
Einde voorinschrijving
Go / No go
& Loting
Nog een tweede
inschrijfronde (tot 2
weken voor
aanvang)?
Begin
inschrijving
ronde 2

21. Toelichting optie 2
 Voordeel tov de huidige situatie, vanuit studentperspectief: NO GO is voor de
loting. Maar één beslissend moment.
 Door voorinschrijving heb je meer inzicht in 2e of 3e voorkeur van studenten.
 NB: het is nu niet mogelijk in Osiris om minstens 2 of 3 voorkeuren af te dwingen.
 Op welke wijze hou je rekening met KOM studenten?
 Plekken reserveren?
 Hoe zorg je voor het “echte” maximum vooraf?
 Heeft de opleiding na 1 week genoeg info om NO GO te beslissen? Tot op
heden schreef een derde van de studenten zich pas na de loting in.

22. Samenvatting - Discussie
 Wat vinden jullie?
 Is minor-link een goed idee?
 Dit idee meer leven inblazen? Hoe?

23. Kijkje in de toekomst
 Stemwijzer voor minors
 Naast minor ook “Short Stay Solution” bieden aan studenten
 Twee krachten die bepalen of een student een minor mag doen:
 Examencommissies besluiten welke minors niet mogen bij hun opleidingen –
Krachten bundelen!
 Minoraanbieders bepalen de ingangseisen
 Blockchaintechnologie inzetten, smart contracts op Ethereum
 (Alle resultaatpublicatie op blockchain?)