Que vous soyez responsable de magasin, de restaurant ou d’agence, la fonction Équipes Hootsuite, intégrée dans le forfait Hootsuite Pro, vous permet d’assister vos collègues, de collaborer et de partager avec eux des contenus via les médias sociaux en toute simplicité. La solution Équipes Hootsuite est conçue pour s’adapter à la structure hiérarchique spécifique de votre entreprise et évoluer en même temps que votre équipe

1. Collaborer sur les médias sociaux
GUIDE
Équipes Hootsuite

2. 2ÉQUIPES HOOTSUITE : COLLABORER SUR LES MÉDIAS SOCIAUX
Vous utilisez les médias sociaux dans un cadre
professionnel... mais votre équipe dispose-t-elle des outils
appropriés pour assurer sa réussite ?
Que vous soyez responsable d’un magasin, d’un
restaurant ou d’une agence, la fonction Équipes
Hootsuite, intégrée dans le forfait Hootsuite Pro, vous
permet d’aider, de collaborer et de partager avec vos
collègues du contenu digital en toute simplicité. La
solution Équipes Hootsuite est conçue pour s’adapter à
la structure spécifique de votre entreprise et évoluer en
même temps que votre équipe.
Les bonnes pratiques pour
les Équipes
1. Partagez les informations
Pour qu’une équipe collabore efficacement, le partage
d’informations entre ses membres est primordial.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe
disposent bien des informations dont ils ont besoin.
Les flux de recherche Twitter de Hootsuite sont une
excellente solution pour maintenir tous les membres de
votre équipe informés.
Par exemple, avec Hootsuite, votre équipe du service
client peut collaborer pour configurer et partager des
flux de recherche Twitter portant sur les publications
contenant le nom de la marque avec des fautes de
frappe, les hashtags de campagnes ou les messages
exprimant une opinion négative. L’entreprise DAVIDsTEA
pourrait par exemple configurer un flux pour « david’s
tea » ou pour son hashtag populaire « #teaoftheday ».
L’équipe peut ainsi suivre les demandes et y répondre
via Twitter, et cela réduit les risques de passer à côté de
certaines mentions.
« Notre plus gros problème était de
pouvoir capter la totalité des tweets qui
mentionnaient notre marque. Hootsuite
nous a permis de configurer des listes
et des flux pour garantir une réponse
rapide sur Twitter »
Youri Hollier, Responsable des médias sociaux, DAVIDsTEA
2. Préparez-vous
Planifier les choses est important pour gérer une
entreprise, et préparer des messages à l’avance pour
répondre aux questions fréquemment posées ou faire
face aux situations d’urgence vous permet de gagner
du temps et de garantir la cohérence de vos réponses.
Créez des modèles de messages que votre équipe
pourra utiliser pour fournir une réponse rapide dans
tous les cas de figure.
Équipes Hootsuite
Collaborer sur les médias sociaux

3. 3ÉQUIPES HOOTSUITE : COLLABORER SUR LES MÉDIAS SOCIAUX
3. Attribuez des messages
Vous pouvez, par exemple, recevoir une demande
concernant les opportunités d’embauche dans votre
société que vous aimeriez partager avec votre DRH.
Hootsuite vous propose pour ce faire un outil vous
permettant d’attribuer le message à un membre donné
de l’équipe. Vous pouvez attribuer des messages
en utilisant Hootsuite ou bien utiliser l’extension
Assignments de Google Chrome pour attribuer
rapidement des messages provenant des médias
sociaux aux membres de votre équipe, directement
depuis Twitter.com ou Facebook.com.
Par exemple, lorsqu’un client potentiel tweete une
question sur la disponibilité d’un produit dans votre
magasin en centre-ville, vous pouvez attribuer la
question à l’équipe du centre-ville afin qu’elle y réponde.
4. Assurez la sécurité
Pour garantir la sécurité de vos comptes sur les médias
sociaux, vous devez maintenir la confidentialité de vos
mots de passe. Avec la fonction Équipes de Hootsuite,
chaque personne que vous invitez sur votre compte
dispose de son propre compte et de ses identifiants,
garantissant ainsi la sécurité de vos mots de passe.
Par exemple, si vous souhaitez collaborer avec
plusieurs équipes au sein de votre entreprise, vous
pouvez les inviter à rejoindre votre compte Hootsuite
Pro. En tant qu’administrateur d’équipe, vous pouvez
gérer l’ensemble des membres de l’équipe, des
réseaux sociaux et des modèles de message pour
chaque équipe. Vous vous assurez ainsi que tous les
collaborateurs concernés peuvent consulter le contenu
et agir en conséquence, tout en gardant le contrôle.
« Le fait d’avoir des équipes clairement définies
nous permet d’attribuer très rapidement
les messages avec la garantie qu’ils seront
adressés aux personnes les mieux placées
pour y répondre. Nous avons l’assurance de
transmettre les bonnes informations aux
bonnes personnes. »
Nicole Winstone, Responsable du service client chez Hootsuite

4. 4ÉQUIPES HOOTSUITE : COLLABORER SUR LES MÉDIAS SOCIAUX
Organisations Hootsuite
Dans la terminologie Hootsuite, votre compte
professionnel est appelé une « organisation ». Libre
à vous de configurer votre organisation comme vous
l’entendez. Vous pouvez par exemple choisir de la
configurer en fonction de vos besoins et de la structure
de votre équipe.
Vous avez ensuite la possibilité de créer une ou
plusieurs équipes au sein de votre organisation. Vous
pouvez choisir de configurer votre organisation en
fonction ce qui correspond le mieux à votre entreprise,
avec une organisation par région ou par service par
exemple.
Admettons que vous possédiez une chaîne de magasins
de vélos situés à trois endroits différents, chacun ayant
son propre compte Twitter (par ex. @VélosLondres,
@VélosSuède) et sa propre page Facebook, vous
pouvez créer trois équipes dans votre tableau de bord
Hootsuite pour chaque localisation géographique. Il
est ensuite possible de configurer chaque équipe de
manière à ce qu’elle dispose de ses comptes de médias
sociaux régionaux et des membres d’équipe appropriés.
Comment créer une Organisation
1. Dans le menu de lancement sur la gauche, cliquez
sur l’icône de votre profil utilisateur.
2. Dans la section « Organisations dont je fais partie »,
cliquez sur « Commencer à collaborer avec d’autres
». Si vous appartenez déjà à d’autres organisations
et que vous souhaitez en créer une nouvelle, cliquez
sur le bouton « Créer une organisation », qui est
situé sous la section « Mes réseaux sociaux ».
3. Donnez un nom à votre organisation.
4. Téléchargez une photo ou un logo pour votre
Organisation et cliquez sur « Télécharger ».
5. Sous Mes réseaux sociaux, cliquez sur « Ajouter un
réseau social », puis sélectionnez le ou les réseaux
sociaux que vous souhaitez ajouter.
6. Cliquez sur « Créer une organisation ».
Remarque : pour ajouter des personnes aux Équipes que vous
créez, vous devez ajouter les Membres de l’équipe à votre
Organisation.

5. 5ÉQUIPES HOOTSUITE : COLLABORER SUR LES MÉDIAS SOCIAUX
Équipes Hootsuite
Maintenant que vous avez créé votre organisation
Hootsuite selon vos propres critères, vous devez décider
de la configuration de vos équipes. Vous devez ensuite
choisir à quel service, responsable ou région attribuer
chaque profil de réseau social.
Comment créer des Équipes
1. Cliquez sur « Gérer » à côté du nom de votre
organisation.
2. Cliquez sur « Ajouter une équipe ».
3. Saisissez le nom de votre équipe. Cliquez pour
sélectionner le ou les membres, ainsi que le ou
les profils de réseaux sociaux. Notez que seuls les
membres et les réseaux sociaux qui ont été ajoutés
à votre organisation apparaissent dans cette liste.
Cliquez sur « Créer une équipe ».
4. Vous pouvez alors sélectionner les niveaux d’accès
et d’autorisation de chaque membre de l’équipe au
sein de chaque équipe.
Resources
Pour trouver d’autres astuces et obtenir des
réponses à vos questions sur Hootsuite Pro,
adressez-vous à nos coachs en médias sociaux
sur Twitter @HootsuitePro
Pour toutes les questions d’assistance
technique, contactez-nous sur Twitter
@Hootsuite_help
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