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GTD: Estrategias y herramientas para
mejorar la productividad personal

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¿Qué vamos a ver?
• Introducción a la Gestión del Tiempo
• Comportamientos a evitar
• GTD y la productividad personal

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Antes de empezar...

¿Qué expectativas tenemos
cuando hablamos de
mejorar el tiempo?

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Antes de empezar...
‘Aprender a combinar trabajo de despacho e incidencias
(interrupciones)’
‘Evitar que los planes y previsiones no se cumplan’
‘Gestionar múltiples tareas y funciones’
‘Organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’
‘Saber por donde empezar’
‘Desahogar la acumulación de tareas pendientes’
‘Utilizar herramientas y pautas’
‘Ofrecer mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’
‘Diferenciar mi tiempo laboral y el personal - Conciliar’
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Introducción a la gestión del tiempo
Personas tan significadas como Obama tienen el mismo tiempo que
nosotros.
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
Y 168 horas en una semana

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto
tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
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Introducción a la gestión del tiempo

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Introducción a la gestión del tiempo

¿Qué es exactamente la gestión
del tiempo?

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Introducción a la gestión del tiempo

Es la gestión de nuestras propias actividades para
asegurarnos que se desarrollarán en el tiempo
disponible o determinado, ya que el tiempo es
un recurso escaso y continuo.

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Comportamientos a evitar
Barreras iniciales
(1) Falta de objetivos
(2) Actividades sin programar

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Principales factores de fracaso
(1) Falta de objetivos
¿HEMOS ESTABLECIDO Y CONOCEMOS LOS OBJETIVOS?
CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.
Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros
objetivos podemos mejorar.

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Principales factores de fracaso
(2) Actividades sin programar
¿HEMOS PROGRAMADO CORRECTAMENTE LAS ACCIONES A LLEVAR A
CABO?
DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE
FLEXIBLE.
El calendario debe de trabajar para ti, no al contrario. Debe reflejar
aquello exclusivamente importante para ti.
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Comportamientos a evitar
Factores de fracaso
(1) Miedo a cambiar los propios hábitos.
(2) Incertidumbre sobre cómo y cuándo empezar.
(3) Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro
debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos
como es…).
(4) Falta de voluntad.
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Comportamientos a evitar
Perfiles improductivos
Chapucero: La prisa y la
presión llevan a finalizar
una tarea de forma
prematura. Trabajo
mediocre.
Perfeccionista: Quiere
hacer las cosas a la
perfección y se dedica
más tiempo del requerido.

Lo peor y lo mejor son
enemigos de lo bueno.
Hay que mantener el
nivel de eficacia, es decir,
alcanzar la suficiente
calidad pero sin obsesión.

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[13]

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Comportamientos a evitar
Perfiles improductivos
Complaciente: Acepta
trabajos no interesantes
con el fin de satisfacer a
los demás.

Se debe aprender a decir
NO. Cuando la última
opción sea realizar la
tarea, se debe apuntar el
tanto.

Adicto al riesgo: Apura
hasta el final. Exponerse
a no conseguir algo
añade excitación a su
vida laboral.

Si alguien de tu entorno
necesita riesgo ofrécelo
con más tareas. Si eres
tú, establece plazos
cortos.
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[14]

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Comportamientos a evitar
Perfiles improductivos
Laboradicto: Vive por y
para su trabajo. Abarca
demasiado y no delega.
Orgullo y frustración al
mismo tiempo.

La sobrecarga de
tareas puede hacer
perder la calidad de los
resultados. La acción
solo es inteligente
cuando precede una
mínima reflexión.

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[15]

[15]
GTD y la productividad personal
Método GTD (Getting Things Done) - Consigue que las
cosas se hagan...
GTD se basa en el principio de que una
persona necesita borrar de su mente todas las
tareas que tiene pendientes guardándolas en
un lugar específico. De este modo, se libera a
la mente del trabajo de recordar todo lo que
hay que hacer, y se puede concentrar en la
efectiva realización de aquellas tareas.
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[16]

[16]
GTD y la productividad personal

www.wunderlistusers.com

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[17]

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GTD y la productividad personal
Las fases:
RECOPILAR
PROCESAR
ORGANIZAR
HACER
REVISAR

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[18]

[18]
GTD y la productividad personal
1. RECOPILAR...
(a) Depositar en "cubos" externos, todo aquello que
necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
(b) Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían
vaciarse al menos una vez por semana.
(c) Objetivo: vaciar mi mente.
(d) Un cubo es el soporte: gestor de email, gestor de tareas,
listas de notas, libretas…

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[19]

[19]
GTD y la productividad personal
2. PROCESAR...
(a) Regla de los 2 minutos: "Si una tarea requiere menos de
dos minutos, hazla inmediatamente".
(b) Los 2 minutos son orientativos.

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GTD y la productividad personal
(1) Empezar siempre por el principio.
(2) No procesar más de un elemento a la vez.
(3) No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
(4) Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
 Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
 Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
 Posponer. (programa)
(1) Si un elemento no requiere una acción:
 Archívalo como referencia.
 Deséchalo si no es procedente.
 Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
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[21]
GTD y la productividad personal
3. ORGANIZAR...
(a) Se proponen dos instrumentos:
 Agenda: sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien
determinadas.
 Lista de tareas… TODO list.
(a) ¿Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos
homogéneos:
 Acciones próximas
 Proyectos
 En espera
 Algún día/Quizás

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[22]

[22]
GTD y la productividad personal
¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
(1) Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu
atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para
redactar un informe, necesito una reunión previa con X
(hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…
(2) Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no
están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones
Próximas.
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[23]

[23]
GTD y la productividad personal
¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
(1) En espera: Para acciones que has delegado y estás en
espera del retorno.
(2) Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las
que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…

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[24]

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GTD y la productividad personal
4. HACER...
(a) Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar,
y poco a hacer.
(b) La organización y planificación debe ser sencilla, debe
promover la acción y desincentivar la dejadez y
saturación.

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GTD y la productividad personal
5. REVISAR...
(a) Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y
amigable.
(b) Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD. (A
continuación veremos ejemplos de herramientas)
(c) Se propone un orden alfabético… como sistema más
simple de acceso al seguimiento.

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[26]

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GTD y la productividad personal
Las fases:
RECOPILAR
PROCESAR
ORGANIZAR
HACER
REVISAR

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GTD y la productividad personal
Apps

Remember
Evernote

the milk

Trello

Wunderlist

Facilethings

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GRACIAS!!
Javier Cantos
<javier.cantos@lafabricadeltiempo.es>
@javycc
@fabricadtiempo

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Webinar sobre gestión del tiempo basado en el modelo GTD

  • 1. GTD: Estrategias y herramientas para mejorar la productividad personal Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [1] [1]
  • 2. ¿Qué vamos a ver? • Introducción a la Gestión del Tiempo • Comportamientos a evitar • GTD y la productividad personal Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [2] [2]
  • 3. Antes de empezar... ¿Qué expectativas tenemos cuando hablamos de mejorar el tiempo? Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [3] [3]
  • 4. Antes de empezar... ‘Aprender a combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones)’ ‘Evitar que los planes y previsiones no se cumplan’ ‘Gestionar múltiples tareas y funciones’ ‘Organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’ ‘Saber por donde empezar’ ‘Desahogar la acumulación de tareas pendientes’ ‘Utilizar herramientas y pautas’ ‘Ofrecer mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’ ‘Diferenciar mi tiempo laboral y el personal - Conciliar’ Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [4] [4]
  • 5. Introducción a la gestión del tiempo Personas tan significadas como Obama tienen el mismo tiempo que nosotros. 60 segundos en un minuto 60 minutos en una hora 24 horas en un día Y 168 horas en una semana El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [5] [5]
  • 6. Introducción a la gestión del tiempo Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [6] [6]
  • 7. Introducción a la gestión del tiempo ¿Qué es exactamente la gestión del tiempo? Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [7] [7]
  • 8. Introducción a la gestión del tiempo Es la gestión de nuestras propias actividades para asegurarnos que se desarrollarán en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [8] [8]
  • 9. Comportamientos a evitar Barreras iniciales (1) Falta de objetivos (2) Actividades sin programar Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [9] [9]
  • 10. Principales factores de fracaso (1) Falta de objetivos ¿HEMOS ESTABLECIDO Y CONOCEMOS LOS OBJETIVOS? CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS. Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [10] [10]
  • 11. Principales factores de fracaso (2) Actividades sin programar ¿HEMOS PROGRAMADO CORRECTAMENTE LAS ACCIONES A LLEVAR A CABO? DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE. El calendario debe de trabajar para ti, no al contrario. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [11] [11]
  • 12. Comportamientos a evitar Factores de fracaso (1) Miedo a cambiar los propios hábitos. (2) Incertidumbre sobre cómo y cuándo empezar. (3) Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…). (4) Falta de voluntad. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [12] [12]
  • 13. Comportamientos a evitar Perfiles improductivos Chapucero: La prisa y la presión llevan a finalizar una tarea de forma prematura. Trabajo mediocre. Perfeccionista: Quiere hacer las cosas a la perfección y se dedica más tiempo del requerido. Lo peor y lo mejor son enemigos de lo bueno. Hay que mantener el nivel de eficacia, es decir, alcanzar la suficiente calidad pero sin obsesión. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [13] [13]
  • 14. Comportamientos a evitar Perfiles improductivos Complaciente: Acepta trabajos no interesantes con el fin de satisfacer a los demás. Se debe aprender a decir NO. Cuando la última opción sea realizar la tarea, se debe apuntar el tanto. Adicto al riesgo: Apura hasta el final. Exponerse a no conseguir algo añade excitación a su vida laboral. Si alguien de tu entorno necesita riesgo ofrécelo con más tareas. Si eres tú, establece plazos cortos. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [14] [14]
  • 15. Comportamientos a evitar Perfiles improductivos Laboradicto: Vive por y para su trabajo. Abarca demasiado y no delega. Orgullo y frustración al mismo tiempo. La sobrecarga de tareas puede hacer perder la calidad de los resultados. La acción solo es inteligente cuando precede una mínima reflexión. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [15] [15]
  • 16. GTD y la productividad personal Método GTD (Getting Things Done) - Consigue que las cosas se hagan... GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [16] [16]
  • 17. GTD y la productividad personal www.wunderlistusers.com Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [17] [17]
  • 18. GTD y la productividad personal Las fases: RECOPILAR PROCESAR ORGANIZAR HACER REVISAR Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [18] [18]
  • 19. GTD y la productividad personal 1. RECOPILAR... (a) Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. (b) Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana. (c) Objetivo: vaciar mi mente. (d) Un cubo es el soporte: gestor de email, gestor de tareas, listas de notas, libretas… Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [19] [19]
  • 20. GTD y la productividad personal 2. PROCESAR... (a) Regla de los 2 minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". (b) Los 2 minutos son orientativos. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [20] [20]
  • 21. GTD y la productividad personal (1) Empezar siempre por el principio. (2) No procesar más de un elemento a la vez. (3) No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento. (4) Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:  Si lleva menos de dos minutos, hazlo.  Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.  Posponer. (programa) (1) Si un elemento no requiere una acción:  Archívalo como referencia.  Deséchalo si no es procedente.  Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [21] [21]
  • 22. GTD y la productividad personal 3. ORGANIZAR... (a) Se proponen dos instrumentos:  Agenda: sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien determinadas.  Lista de tareas… TODO list. (a) ¿Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos homogéneos:  Acciones próximas  Proyectos  En espera  Algún día/Quizás Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [22] [22]
  • 23. GTD y la productividad personal ¿Qué suponen estos grupos homogéneos? (1) Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar… (2) Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [23] [23]
  • 24. GTD y la productividad personal ¿Qué suponen estos grupos homogéneos? (1) En espera: Para acciones que has delegado y estás en espera del retorno. (2) Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés… Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [24] [24]
  • 25. GTD y la productividad personal 4. HACER... (a) Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer. (b) La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [25] [25]
  • 26. GTD y la productividad personal 5. REVISAR... (a) Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable. (b) Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD. (A continuación veremos ejemplos de herramientas) (c) Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento. Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [26] [26]
  • 27. GTD y la productividad personal Las fases: RECOPILAR PROCESAR ORGANIZAR HACER REVISAR Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [27] [27]
  • 28. GTD y la productividad personal Apps Remember Evernote the milk Trello Wunderlist Facilethings Twittea este evento con la hashtag #eventosiebs [28] [28]