Jak snížit náklady a zvýšit efektivitu? Automatické zpracování přijatých faktur Elektronické schvalování – workflow

1. AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ
DODAVATELSKÝCH FAKTUR
Pavel Bláhovec, Sales Director, IFS Czech
Petr Jenček, Managing Director, QINVE
26. BŘEZEN 2014
© 2014 IFS
3

2. ÚVOD DO AUTOMATICKÉHO ZPRACOVÁNÍ

3. TRADIČNÍ ZPRACOVÁNÍ
© 2014 IFS
7

4. Firma přijímající 500 faktur měsíčně
Účetní zadává 7 faktur za hodinu *
Hodinový náklad na účetní 200 Kč **
Měsíční náklady na zadání přijaté faktury 14 000 Kč
+ náklady na zajištění schvalovacího kolečka
+ náklady za zpožděné platby ztracených faktur
+ náklady na dohledávání faktur pro náhled
* Zdroj: Key Accounts Payable Benchmarks, The Accounts Payable
Network 2009
** Zdroj: ČSÚ, 3Q2013
© 2014 IFS
8
NÁKLADY NA ZPRACOVÁNÍ

5. Mnoho faktur má velmi různé podoby
Člověk se v nich snadno ztratí
Dlouhé hledání údajů na různých místech
VZNIK CHYB
© 2014 IFS
9
NEEFEKTIVITA A CHYBOVOST
11% manuálně zadávaných
údajů je chybných *
* Zdroj: Aberdeen report Invoicing and workflow
May 2011

6. A CO S TÍM?
© 2014 IFS
10

7. Automatické zpracování přijatých faktur
Snížení nákladů na lidské zdroje
Snížení chybovosti
umělá inteligence
ověřování proti veřejným registrům
Snížení manuální práce o 75% - 90%
Snížení nákladů na přijaté faktury až o 80%
© 2014 IFS
11
JAK SNÍŽIT NÁKLADY A ZVÝŠIT EFEKTIVITU?

8. Elektronické schvalování – workflow
Faktura se neztratí
předejde se platbě penále
Avízo a eskalace
rychlejší schválení, sleva za rychlou platbu
Zprůhlednění a řízení procesu schvalování
Eliminace duplicit
Pořádek ve fakturách
Kdykoliv možno okamžitě dohledat 24x7
Přesnější plánování cash flow
© 2014 IFS
12
JAK SNÍŽIT NÁKLADY A ZVÝŠIT EFEKTIVITU?

9. EFEKTIVNÍ ZPRACOVÁNÍ
© 2014 IFS
13

10. PŘEDSTAVENÍ START-UPU QINVE

11. QINVE je řešení pro automatické zpracování přijatých
faktur
QINVE ušetří čas
QINVE sníží chybovost
QINVE zrychlí práci
QINVE je chytré – učí se
QINVE
15

12. Papírovou fakturu systém rozpozná
Vyhledá všechny potřebné údaje
Převede ji do elektronické podoby
Vloží do informačního systému (účetnictví)
VŠE AUTOMATICKY A BEZ RUČNÍHO ZÁSAHU
© 2014 IFS
16
PRINCIP FUNGOVÁNÍ

13. Nepřepisujte už přijaté faktury do počítače
použijte QINVE, udělá to za Vás
Nehledejte faktury v šanonech
mějte je vždy po ruce v PDF
UŠETŘETE ČAS!
© 2014 IFS
17
VYUŽIJTE ČAS EFEKTIVNĚ

14. PŘEDSTAVENÍ IFS A IFS APLIKACE

15. Přední světový poskytovatel kompletního ERP
SCM, CRM, PLM, CPM, EAM, MRO, Projekty
2800 zaměstnanců
Zastoupení v 60 zemích
IFS Aplikace u 2000 zákazníků, 830000 uživatelů
V ČR a SR 66 zákazníků
23 jazyků, 53 legislativ
IFS V KOSTCE
Žilina
Praha
19

16. © 2014 IFS
20
IFS APLIKACE 8

17. ŽIVÁ UKÁZKA

18. Přímo v informačním
systému (účetnictví) je
volba Qinve

19. Vloží se skeny
faktury
Nebo lze fakturu vyfotit
mobilním telefonem

20. XML*
Skener
Soubor
Složka
E-mail
Mobilní telefon
EDI*
* na vyžádání
PNG
JPEG
TIFF
PDF
WORD *
EXCEL *
HTML*
ISDOC*
PODPOROVANÉ VSTUPY
24

21. Qinve faktury zpracuje a
rozpozná jednotlivé údaje

22. Otevře se detail
faktury

23. Provede se případná
korekce údajů
Potvrzením se přenese vytěžená faktura
do informačního systému (účetnictví)

24. Faktury se automaticky přenesly do
informačního systému (účetnictví)
K dispozici je i náhled originálu
faktury v PDF

25. V detailovém okně je
možné doplnit rozúčtování
A také si zobrazit PDF
náhled originální faktury

26. Oprávněná osoba má
seznam faktur ke schválení
na webovém portálu

27. V detailu jsou uvedeny
všechny hodnoty včetně
náhledu na originál v PDF
Nebo lze fakturu schválit
mobilním telefonem

28. Ve Windows 8
můžete mít přehled
faktur ke schválení
stále na očích

29. SHRNUTÍ A ZÁVĚR

30. 0 Kč počáteční investice *
0 Kč náklady na implementaci
Žádné skryté provozní náklady (online služba)
Napojení na ARES a Registr plátců DPH
Bez nutnosti učení
Platba dle skutečného používání
Okamžitá návratnost investice
* Pro uživatele IFS Aplikace je nutný modul SINWOF (Supplier Invoice
Workflow). Kontaktujte svého obchodníka pro ověření obsahu Vaší
licence, případně cenovou nabídku.
VÝHODY ŘEŠENÍ QINVE + IFS APLIKACE
34

31. VIP nabídka
BETA program zdarma (do 31.5.2014)
EARLY ADOPTER 50% sleva (do 31.7.2014)
zdarma pro limitované použití (3 faktury denně,
pak pouze číslo faktury)
Cena
2,50 Kč za správnou fakturu (0,10 EUR/fakturu)
© 2014 IFS
35
CENA ZPRACOVÁNÍ FAKTUR
CENA ZA SLUŽBU QINVE

32. © 2014 IFS
36
PODPOROVANÉ INFORMAČNÍ SYSTÉMY
PODPORA QINVE

33. IFS Aplikace 7.5 (všechny CPS)
typicky IFS Aplikace 7.5 CPS5
i bez IEE (Windows klient)
IFS Aplikace 8 (všechny CPS)
typicky IFS Aplikace 8 CPS1
BEZ CUSTOMIZACE = STANDARDNÍ FUNKCIONALITA
OKAMŽITÉ NASAZENÍ
MINIMÁLNÍ ZAŠKOLENÍ
© 2014 IFS
37
PODPOROVANÉ VERZE IFS APLIKACE
PODPORA MODULU SINWOF A INTEGRACE

34. DOTAZY NA ZÁVĚR

35. 0 Kč počáteční investice
0 Kč náklady na implementaci
Žádné skryté provozní náklady (online služba)
Bez nutnosti customizace, okamžité nasazení
Nepřepisujte už přijaté faktury do počítače
Nehledejte faktury v šanonech
QINVE ušetří čas, sníží chybovost a zrychlí práci
QINVE je chytré – učí se
REKAPITULACE
QINVE A IFS APLIKACE
39

36. THIS DOCUMENT MAY CONTAIN STATEMENTS OF POSSIBLE FUTURE FUNCTIONALITY FOR IFS’S SOFTWARE PRODUCTS AND
TECHNOLOGY. SUCH STATEMENTS OF FUTURE FUNCTIONALITY ARE FOR INFORMATION PURPOSES ONLY AND SHOULD NOT BE
INTERPRETED AS ANY COMMITMENT OR REPRESENTATION. IFS AND ALL IFS PRODUCT NAMES ARE TRADEMARKS OF IFS. THE
NAMES OF ACTUAL COMPANIES AND PRODUCTS MENTIONED HEREIN MAY BE THE TRADEMARKS OF THEIR RESPECTIVE OWNERS.
www.IFSWORLD.com
© 2014 IFS