Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

الإتصالات الإدارية

4.780 visualizaciones

Publicado el

  • Sé el primero en comentar

الإتصالات الإدارية

  1. 1. ‫اإلتصاالت اإلدارية‬ ‫العمليات اإلدارية تقوم على تبادل البيانات والمعلومات، ومن ناحية أخرى فإن‬ ‫المدير كقائد في عمله يحتاج لكي يحقق أھداف المنظمة إلى التوجيه، وكذلك‬ ‫يحتاج إلى أن يفھم العاملين مع ويوجه سلوكھم بشكل يضمن عدم تعارض ھذا‬ ‫السلوك مع األھداف التنظيمية على األقل.‬ ‫وكل ھذا يحتاج إلى اإلتصال بھم باستمرار لتوجيھھم وتنظيم أعمالھم ومتابعتھا.‬ ‫إذن فالمعلومات والبيانات ھي القلب النابض للعملية اإلدارية وھي جوھر عمل القائد اإلداري في المنظمة. وبقدر ما‬ ‫تكون ھذه المعلومات والبيانات دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فعالة.‬ ‫ونظرًا ألھمية االتصاالت في تصريف شؤون اإلدارة، فھناك ضرورة قصوى لتنظيمھا، وتحقيق فاعليتھا، بحيث‬ ‫تنساب المعلومات والبيانات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المختلفة لما فيه خير المنظمة وتحقيق أھدافھا.‬ ‫مفھوم االتصاالت اإلدارية:‬ ‫ومفھوم االتصاالت اإلدارية يتضمن في الواقع أفكارًا أساسية يجب اإلشارة غليھا،‬ ‫وھي:‬ ‫1- أن ھناك عدة أطراف لعملية االتصال أو طرفين على األقل يريد أحدھما )المرسل( أن يشارك اآلخر )المستقبل(‬ ‫في فكرة معينة.‬ ‫2- أن ذلك يتم عن طريق أسلوب معين أو فعل معين سواء آان الفعل لفظي أو غير لفظي، وسواء كان شفاھة أو‬ ‫كتابة.‬‫3- أن لھذا الفعل )االتصال( ھدف ال يتم االتصال بدون تحقيقه وھو إيجاد حالة مشتركة من المعرفة، وبقدر ما ينجح‬ ‫المرسل في الوصول إلى ھذه الحالة بقدر ما تكون عملية االتصال قد حققت أھدافھا.‬ ‫عناصر االتصال:‬‫1- المرسل: )‪ (sender‬أو )مصدر المعلومات( وھو ذلك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة اآلخرين لمشاعره‬ ‫أو أفكاره.‬ ‫2- الرسالة: )‪ (message‬وتعني األسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر من المرسل إلى ھؤالء الذين يود أن‬ ‫يشاركوه أفكاره أو مشاعره.‬ ‫3- قناة االتصال: )‪ (channel‬وھي الطريقة التي تنتقل بھا الرسالة بين المرسل والمستقبل أو المستقبلين.‬ ‫4- المستقبل: )‪ (receiver‬وھو ذلك الشخص أو المجموعة المستھدفة من عملية االتصال والذي يريد المرسل أن‬ ‫يشاركوه في أفكاره ومشاعره.‬
  2. 2. ‫5- اإلستجابة: )‪ (response‬وھي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية االتصال،‬‫وھل حققت التأثير أو الھدف المطلوب أم ال؟ وھو ما يعتبره البعض المتمم لدائرة االتصاالت بين المستقبل والمرسل.‬ ‫أنواع االتصاالت:‬ ‫أوالً: االتصاالت الرسمية:‬ ‫تتم االتصاالت الرسمية من خالل خطوات السلطة الرسمية وأبعادھا، وتأخذ االتصاالت الرسمية ثالثة اتجاھات‬ ‫أساسية ھي:‬‫1- اإلتصاالت الھابطة : )‪ ( Downwards Communication‬حيث تنساب التوجيھات والسياسات والقرارات‬ ‫والمعلومات آافة من الرؤساء إلى المرؤوسين.‬ ‫2- اإلتصاالت الصاعدة : )‪ (Upwards communication‬وأغلب ھذه االتصاالت من تقارير العمل التي‬ ‫يرفعھا الرؤساء المباشرين إلى اإلدارة العيا. وكلما زادت االتصاالت الصاعدة أي الواردة لإلدارة، عن االتصاالت‬ ‫الھابطة والصادرة عنھا كلما أدى ذلك إلى كفاية المنظمة وزيادة انتاجيتھا.‬ ‫3- اإلتصاالت األفقية : ) ‪ (Horizontal communications‬يأخذ ھذا النوع مجراه بين أعضاء اإلدارات‬ ‫واألقسام داخل المنظمة بھدف توفير عمليات التنسيق الضرورية للعمل.‬ ‫ثانيًا: االتصاالت غير الرسمية:‬ ‫وھي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة لالتصال، وتعتمد أساسًا على مدى قوة العالقة الشخصية التي تربط أجزاء‬ ‫التنظيم اإلداري وبين أعضائه. ويلجأ إليھا العاملون لتسھيل األمور التنظيمية وتوفيرًا للوقت في جمع المعلومات.‬ ‫وسائل االتصاالت:‬ ‫ھناك وسيلتان أساسيتان لالتصال اإلداري، وھما:‬ ‫1- االتصال الشخصي أو المباشر بين المدير وبين المشرفين والعاملين.‬ ‫2- االتصال الكتابي، والذي بموجبه تتاح الفرصة الختيار آلمات الرسالة بحيث تكون أكثر تعبيرًا.‬ ‫أوال: االتصال الشخصي )‪(Personal communication‬‬ ‫ويعتبر االتصال الشخصي أكثر مناسبة للموضوعات المعقدة والمثيرة للجدل والتي يقل مناقشتھا أوال ثم ثيبت. وھذا‬ ‫النوع من االتصال ھو إحدى أنواعه وأقربھا إلى النفس وأكثرھا فائدة لصالح العمل.‬ ‫ثانيا: االتصال الكتابي )‪(Written communication‬‬ ‫وھو االتصال المعمول به في المنظمات الحكومية كافة والمنظمات الخاصة، الصغيرة منھا والكبيرة، ويأخذ‬ ‫االتصال الكتابي شكل المذآرات واالقتراحات والخطابات المتبادلة، واألوامر والتعليمات والتقارير الدورية‬ ‫والشكاوى.‬‫ويتوقف نجاح االتصال إلى حد كبير على كل من المرسل والمستقبل وعلى كفاءة وسيلة االتصال، فال بد للمرسل من‬ ‫أن يكون شخصًا ماھرًا في التعبير لما يريد أن يوصله إلى المستقبل، آما أن المستقبل ھو اآلخر يحتاج إلى مھارة‬ ‫وقدرة على االتصال والفھم لما يريد أن يقوله المرسل.‬
  3. 3. ‫مقومات االتصال الفعال والناجح:‬ ‫وللحصول على اتصاالت فعالة وناجحة، يلزم مراعاة العوامل واالعتبارات التالية:‬ ‫- أن يكون موضوع االتصال أو مضمون الرسالة واضحًا وعند مستوى فھم المرسل إليه وإدراكه، وأن يكون في‬ ‫نطاق اختصاصه وفي حدود السلطات المخولة له.‬‫- أن تكون آمية المعلومات بالقدر الذي يمكن استقباله واستيعابه وأن تكون ھذه المعلومات مھمة بالنسبة للمرسل إليه‬ ‫وجديدة وإال فقدت أھميتھا.‬ ‫- أن تتم عملية اإلسترجاع )‪ (Feed back‬وأن يتأكد المرسل من أن المرسل إليه قد أدرك الرسالة وانفعل معھا،‬ ‫وذلك عن طريق مالحظة رد فعله سواء بالتعبير الشفوي أو التصرف العملي.‬ ‫- يجب أن تركز الرسالة شفوية آانت أم آتابية على الحقائق والمعلومات المھمة، مع شرح المعلومات الفنية‬ ‫وتبسيطھا،والتعريف بالمصطلحات أو الحقائق غير المعروفة ومقارنتھا بما ھو معروف.‬ ‫- وھكذا يجب أن يكون ھناك تنظيم سليم لالتصاالت يكون مسؤوالً عن اقتراح وتنفيذ سياسة االتصال في المنظمة،‬ ‫وأن يكون لدى اإلدارة العليا قناعة بأھمية إدارة االتصال، ودورھا في تحقيق فعالية االتصاالت في المنظمة.‬ ‫معوقات االتصال:‬ ‫ومن أھم المعوقات التي تقف في سبيل نجاح االتصال ما يلي:‬ ‫أوال: معوقات شخصية:‬ ‫ونقصد بھا مجموعة المؤثرات التي ترجع إلى المرسل والمستقبل في عملية االتصاالت وتحدث فيھا أثرًا عكسيًا،‬ ‫وتعزي ھذه المعوقات بصفة عامة إلى الفروق الفردية التي تجعل األفراد يختلفون في حكمھم وفي عواطفھم وفي‬ ‫مدى فھمھم لالتصال واالستجابة له، وآذلك مدى الثقة بين األفراد فضعف الثقة بينھم يؤدي على عدم تعاونھم‬ ‫وبالتالي حجب المعلومات عن بعضھم البعض، مما يعقد عملية االتصاالت ويحد‬ ‫من فاعليتھا.‬ ‫ثانيًا: معوقات تنظيمية:‬‫- ويرجع أساسًا إلى عدم وجود ھيكل تنظيمي يحدد بوضوح مراآز االتصال وخطوط السلطة الرسمية في المنظمة،‬ ‫مما يجعل القيادات اإلدارية تعتمد على االتصال غير الرسمي والذي ال يتفق في آثير من األحيان في أھدافه مع‬ ‫األھداف التنظيمية.‬ ‫- وقد يكون التخصص وھو أحد األسس التي يقوم عليھا التنظيم من معوقات االتصال، وذلك في الحاالت التي‬ ‫يشكل فيھا الفنيون والمتخصصون جماعات متباينة لكل وأھدافھا الخاصة فيصعب عليھا االتصال بغير الفنيين‬ ‫]‪ [gargon‬منھا لغتھا الخاصة المتخصصين.‬ ‫- عدم وجود سياسة واضحة لدى العاملين في المنظمة تعبر عن نوايا اإلدارة العليا تجاه االتصال أو قصور ھذه‬ ‫السياسة.‬ ‫- عدم وجود وحدة تنظيمية لجمع ونشر البيانات والمعلومات، وعدم االستقرار التنظيمي يؤديان أيضًا إلى عدم‬ ‫استقرار نظام االتصاالت بالمنظمة.‬
  4. 4. ‫ثالثا: معوقات بيئية:‬ ‫ونقصد بھا المشكالت التي تحد من فاعلية االتصال والتي ترجع إلى مجموعة العوامل التي توجد في المجتمع الذي‬ ‫يعيش فيه الفرد سواء داخل المنظمة أو خارجھا. ومن بين ھذه العوامل اللغة التي يستخدمھا، واستخراجه لمعاني‬ ‫الكلمات في ضوء قيمه وعاداته وتقاليده باإلضافة إلى عدم كفاية وكفاءة أدوات االتصال، وعدم وجود نشاط‬ ‫اجتماعي على نطاق آبير في آثير من المنظمات.‬ ‫ومن الجدير بالذكر، أن طريقة االتصال تتأثر بمدى التفاھم والتعاون القائم بين العاملين، فدرجة التفاھم واالنسجام‬ ‫التي تتوافر بينھم تحدد أسلوب االتصال ومدى فاعليته.‬ ‫االتصال الفعال:‬‫إن من واجبات اإلدارة العليا أن تعمل على خلق المناخ السليم لالتصال الفعال، وذلك بوضع سياسة واضحة لالتصال‬ ‫تعمل على تحقيق األھداف التنظيمية وإشباع الحاجات البشرية، حتى يكون األفراد على علم تام بنشاط المنظمة‬ ‫وأھدافھما وخططھا وبرامجھا والعوامل السياسية واالقتصادية واالجتماعية التي تحكمھا، وحتى يكون لديھم القدرة‬ ‫على تحقيق أھداف سياسة االتصال بفاعلية ونجاح.‬ ‫إن أھمية االتصال في المنظمة وضرورة تنفيذ سياسة له على نطاق واسع بھا، وما يتطلبه ذلك من مھارات‬ ‫وخصائص فنية عند وضع أنظمة وتحديد وسائله وتحرير رسائله وإخراجھا بالشكل المقنع بتطلب وجود فئة من‬ ‫األخصائيين األآفاء في ھذا المجال لمعاونة اإلدارات التنفيذية في تطبيق سياسة ونظام االتصال، والعمل في إدارة‬ ‫تنشأ لھذا الغرض ضمن الھيكل التنظيمي يُطلق عليھا إدارة االتصاالت، يكون من واجباتھا تحقيق التنسيق بين‬ ‫اإلدارات واألقسام المختلفة في المنظمة، وربط المنظمة بالمجتمع الذي تعيش فيه، آما تقوم أيضًا بتقصي مشكالت‬ ‫االتصال ومعوقاته في مواقع التنفيذ، والوقوف على نقاط الضعف في وسائل خطوط االتصال، والتقدم باالقتراحات‬ ‫للتغلب عليھا وتقويم النتائج.‬

×