Presentace z workshopu zaměřeného na připravované změny právních předpisů upravujících výkon spisové služby, která přináší ucelený přehled o chystaných změnách vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, i o dalších aspektech připravovaných změn.

1. ZMĚNY V LEGISLATIVĚ
SPISOVÉ SLUŽBY
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRG
Praha, 25.11.2014

2. Legislativa Spisové služby
• Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokumentů
• Zákon 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
• Vyhláška 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování
informačního systému datových schránek, k zákonu 300/2004 Sb.
• Vyhláška 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované
konverze dokumentů, k zákonu 300/2004 Sb.
• Vyhláška 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického
podpisu
2

3. Základní legislativa Spisové služby
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí
předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a
496/2004 Sb.)
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela
publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)
3

4. Základní legislativa Spisové služby-platnost
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Platnost novely
č.167/2012 od 1.7.2012.
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí
předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a
496/2004 Sb.). Platná od 1.8.2012
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela
publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012).
Platnost od 11.7.2012
4

5. Proč?
• Reakce na novelizace jiných právních předpisů
• Poznatky vyplývající z praxe
• Rozvoj HW a SW řešení v oblasti spisové služby
• Úprava legislativně technických chyb
5

6. Stav
• Aktuální podoba novely v legislativním procesu
• Popis není definitivní, ale je blízké finální podobě
• Předpokládaná účinnost od 1. ledna 2015
6

7. Co je cílem
7
Původce
SIP
XML
Digitální archiv
• Příjem
• Evidence
• Oběh
• Vyřizování
• Vyhotovování
• Podepisování
• Odesílání
• Ukládání
• Vyřazování
• Plánovat, realizovat, kontrolovat a zlepšovat procesy
• Zvyšovat odbornost

8. Příjem
• Zveřejnění informací o provozu podatelny
• Veřejnoprávní původce = příjem datových zpráv
• Přijímané formáty a jejich zveřejnění
• Doručení dokumentu (dostupnost podatelně)
• Jednoznačná identifikace dokumentů
• U datové zprávy podatelna zjišťuje a zaznamená
• Převedení doručeného dokumentu
8

9. Vše začíná podáním
9
Příjem Vyřizování
e
e
e
Čitelnost
Škodlivý kód
Formát
Nosič
Příjem
Zjištění
Ověření
Zaznamenání
Opatření
Převedení ? e

10. Konverze, převedení, změna
• Autorizovaná konverze
– Uchování vstupu min 3 roky
– Výstup nemusí být ve V.D.F
• Převedení dokumentu
– Uchovává se společně
• Změna datového formátu
10

11. Konverze, převedení, změna
• Autorizovaná konverze
– omezení formátu vstupu, výstupu
– ověření shody vstupu/výstupu
11
Konverze z m.ú.
a
Podpis
e
a
Podpis
e
e

12. Konverze, převedení, změna
• Převedení
– vlastní omezení formátu vstupu/výstupu
– nutné ověření schody
– nižší míra autenticity
– nutný el.podpis a čas.razítko
12
Převedení
a
Podpis
e
a
Podpis
e
e

13. Konverze, převedení, změna
• Změna datového formátu
– jediná legislativní možnost
– nutné ověření schody
– vlastní omezení vstupních formátů
– nutné licence migračních nástrojů
– nutný el.podpis a čas.razítko
13
Z.D.F
e e e

14. PAUZA
14

15. Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání
• Posílení role spisu
• Typový spis
• Evidence, forma dokumentu
• Samostatné evidence
• Zvláštní technologické prostředky
• Ověření podpisu a časového razítka
15

16. Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání
• Způsoby vyřízení
• Prvopis, stejnopis, druhopis (terminologie)
• Kontrola škodlivého kódu při odeslání
• Samostatné evidence, agendové informační systémy
• Vazba na jiné IS
16

17. a
17
e
Vytvoření Schválení
a
Podpis
e
e
e
e e
Odeslání
e
a
Podpis
Oběh, vyřizování, podepisování, odesílání

18. Ukládání
• Uzavření spisu
• Spouštěcí událost
• Kontrola před uložením
• Ukládání podle spisového a skartačního plánu
• Spisová rozluka
• Externí uložení (KDS)
18

19. Vyřazování
• Skartační řízení dokumentů
• Seznam dokumentů určených k posouzení ve
skartačním řízení
• Elektronické skartační řízení
• Výstupní datový formát metadat, SIP balíček
19

20. Vyřazování
20
h
Původce
e
a
Podpis
e
SIP
XML
Digitální archiv

21. Vyřazování
• Ukládání digitálních archiválií
• Identifikátor NDA
• (Národní ) digitální archiv
• Národní portál
21

22. Digitální archiv
22
h
Původce
e
e
SIP
a
Podpis
XML
A
V
S
A
S
SIP
SIP
XML
Digitální archiv

23. DISKUSE
23

24. Děkuji Vám za pozornost
Fiala Stanislav
Seminář IRMS CRG
Praha, 25.11.2014