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Funcional – Costes - Compromiso


                                                    Pedro Álvarez
                                                (Jaume Albaigès)
                                  Madrid, 8 de noviembre de 2012
Origen de #sinergiaCRM




       •Jaume Albaigès y Pedro Álvarez (ambos TIC y 3r Sector)
 •Orientación en las ENL de nuevo a la ciudadanía, a las empresas, a
                  los fondos privados, … ¡a los datos!
          •Necesidades similares en cuanto al “ámbito CRM”
    •Ineficiencias en campañas, altas y bajas, cobros, reporting, …
  •Presupuestos absolutamente limitados que no alcanzan para los
                    requerimientos de cada entidad
•Ninguna aplicación (salvo excel ) con cuota relevante en la cobertura
                  de requerimientos CRM en el sector
      •El 3r Sector debería ser ejemplo de proyecto colaborativo
Objetivo de la iniciativa #sinergiaCRM




  Incorporar (o potenciar) en las entidades del Tercer Sector
    soluciones (herramientas + metodología + procesos +
 formación) de gestión de la relación (bidireccional) con las
personas y organizaciones que las rodean (lo podemos llamar
                      “entorno CRM”).

          El objetivo del proyecto es desarrollar una
 solución CRM estandard PARA el Tercer Sector... y DESDE el
                         Tercer Sector
La solución #sinergiaCRM



•Común y específica del sector
•Económica y potente
•Para toda tipología de entidad no lucrativa
•Abierta, sin dependencias, en la nube
•Beneficios al sector (Asociación SinergiaCRM)
El proyecto será común… o no será

 Profesionales del sector han revisado el funcional de la aplicación:
 Carlos Capote (Amnistía Internacional), Xavi Casanovas (Cristianisme i Justícia),
Víctor Pinto (ex-Dianova), Ramon Bartomeus (iWith.org), Ferran Busquets (Arrels)




          Entidades han apoyado el proyecto desde los inicios
(Amics de la Gent Gran, Adsis, Arrels, Fundació per la Pau, Iwith.org, ECAS, CAB…)
 y ayudado en la difusión (Hazloposible, FLV, AEFr, Taula 3r Sector, EAPN, …)
Tareas desarrolladas


•Planteamiento a entidades cercanas y con alguna
necesidad en el ámbito CRM.

•Máxima difusión del proyecto (boletines, web,
visitas, RRSS, presentaciones BCN y Madrid,
participación en eventos, ...) y la que podáis aportar
cada un@ de vosotr@s.

•Generación del documento Funcional y revisión.

•Solicitud de ofertas a proveedores tecnológicos.

•Y primera versión del BP, y contactos con posibles
mecenas, y …
FUNCIONAL
                                      ¿Qué hará #SinergiaCRM?

(toda la info la tenéis en la web, adjunta al formulario de compromiso)
Esquema funcional aplicación
  (pendiente revisión propuestas de proveedores)
Arquitectura



         •En la nube – SaaS (Software as a Service)
   •Unifica datos, procesos y canales de la entidad
                 •“Open Source”, código disponible
           •Multiidioma (inicial castellano y català)
     •Multinavegador (Chrome, Firefox, Explorer...)
•Modular (comprensión, actualización, ampliación)
       •Control de accesos, seguridad y “tracking”
•Cumplimiento LOPD / seguridad de la información
          •Flexibilidad para la integración de datos
Básicos de la aplicación



     •Trazabilidad de todo proceso con los contactos
   •Accesibilidad a toda la información (según perfil)
                          •Incorporación de adjuntos
                •Automatización (básica) de procesos
           •Capacidad de filtro por múltiples campos
•Calendario y agenda (eventos, campañas, acciones)
  •Integridad de la información / sin extraer ficheros
        •Manual de usuario contextual y documento
      •Parametrización de categorías y de estructura
Tratamiento de la información

•Base de datos única de contactos (con diferentes roles)
               •Parametrización de la ficha de contacto
                  •Relaciones complejas entre registros
           •Gestión de “marcas” o registros destacados




       Pendiente de propuestas y estructura de costes:

              •Normalización de nombres y direcciones
                  •Validación de CP, teléfono, email, …
    •Enriquecimiento con tipologías comportamentales
Cobros



                                •Formularios para el alta
     •Alta de cuotas (generación de pagos futuros y N19)
•Métodos de cobro: tarjeta, domiciliación, paypal, ¿SMS?
•Gestión de donativos puntuales (y fichero cargos en cta)
                •Gestión de devoluciones, impagos, bajas
       •Generación modelo 182 y canales de distribución
•Trazabilidad de todo donativo/cuota (origen, destino, ...)
  •Modularidad (uso en venta de entradas, productos, ...)
Subvenciones




Módulo complementario, sin complejidad prevista en
                                esta primera fase

                         •Alta de convocatorias
        •Gestión del proceso (acciones, alertas)
                       •Incorporar documentos
                   •Cierre (estado, conclusión)
Campañas




                    •Creación de campañas / briefing
                            •Adjuntar documentación
     •Generación y gestión de targets de la campaña
                             •Planificación y ejecución
                              •Gestión de la respuesta
•Tracking en el histórico de los registros de campaña
   •Uso de histórico de target para nuevas campañas
 •Uso de histórico de briefing para nuevas campañas
                                 •Cierre y conclusiones
Eventos



                               •Creación del evento
                         •Adjuntar documentación
  •Generación y gestión de targets de la campaña
        •Planificación y ejecución de convocatoria
           •Venta de entradas (módulo de cobros)
                             •Gestión de asistentes
 •Tracking en el histórico de invitados y asistentes
  •Uso de histórico de target para nuevos eventos
•Uso de histórico de briefing para nuevos eventos
                            •Cierre y conclusiones.
Acciones




            Llamadas, visitas, correos, notas, …

                   •Creación y planificación
                             •Alertas / avisos
              •Automatización de procesos
              •Asignación contacto o grupo
     •Seguimiento y evolución de la acción
           •Tracking en la ficha de contacto
•Gestión de “invitaciones” para no usuarios
Canales de comunicación


Cada uno de ellos con un nivel de integración diferente

                                •Correo electrónico
                             •Boletines / Newsletter
                           •Formularios / encuestas
                                     •Redes Sociales
                                     •Mailing / Carta
                              •SMS / Whatsapp (¿?)
                          •Teléfono / Telemarketing

     •Generación de target y asignación de canal
    •Histórico / trazabilidad de contactos (in/out)
Proyectos




Módulo complementario, sin complejidad prevista en esta
                                          primera fase

                                      •Creación/alta
         •Incorporación al calendario de actividades
    •Asignación de proyecto (a donativo, a socio, ...)
   •Gestión (notas, evol. participantes, ingresos, ...)
                                              •Cierre
Informes y Consultas




  •Acceso al 100% de la información existente
          •Disponibilidad de informes básicos
        •Disponibilidad de informes por canal
       •Creación de informes propios abiertos
     •Parametrización (tiempo, geográfica, ...)
  •Información agregada en ficha de contacto
•Exportación de informes a formatos estándar
Alojamiento y soporte



             •Soporte técnico y funcional
        •Acceso desde cualquier entidad
•Atención telefónica o correo electrónico
   •Horario de oficina, de lunes a viernes
                 •Wiki o foro de usuarios
                     •Copias de seguridad
                      •“Disaster recovery”
          •SLA (Service Level Agreement)
             •Alojamiento dimensionado
 •Manual de usuario – contextual y doc -
#sinergiaCRM cubre un porcentaje muy importante de las
necesidades de las entidades potenciales usuarias...

... evolucionará a voluntad de las entidades…
… y permitirá incorporar módulos “ad hoc” para cubrir
necesidades específicas de cualquier entidad.
ESCENARIO ECONÓMICO
¿Cuánto cuesta? ¿Cómo se paga? ¿Qué costará a las entidades?
                    Beneficios de incorporarse ya al proyecto
Costes aproximados



       El coste de desarrollo de #sinergiaCRM puede establecerse en
                              aproximadamente 60.000€
                           (con este importe, la herramienta sería una realidad)


  El rango de costes de alojamiento, soporte y estructura #sinergiaCRM
              puede establecerse entre 35.000€                        y 120.000€.
(dependerá del número y tipología de entidades participantes, de los canales de atención a implementar, del
                    soporte externalizado o desde la propia Asociación Sinergia, …)
Tarifas #sinergiaCRM para entidades

  Utilizamos el volumen anual de recursos económicos gestionados como base para la
                     tarificación de la solución para las entidades

Presupuesto entre...               y...               Cuota mensual                Cuota anual
                               250.000 €                    100 €                     1.200 €
     250.000 €                 500.000 €                    150 €                     1.800 €
     500.000 €                1.000.000 €                   250 €                     3.000 €
    1.000.000 €               2.500.000 €                   400 €                     4.800 €
    2.500.000 €               5.000.000 €                   500 €                     6.000 €
    5.000.000 €              10.000.000 €                   750 €                     9.000 €
   10.000.000 €              25.000.000 €                  1.000 €                   12.000 €
   25.000.000 €                                            2.000 €                   24.000 €

      (aproximadamente… pueden cambiar a la baja si se consiguen muchos apoyos o si mecenas)
Tarifas #sinergiaCRM para entidades



                            Las tarifas presentadas incluyen
                                 (para cada año, renovable):

                •Funcionalidad completa de la herramienta
                                               •50 usuarios
                     •Sin costes adicionales de ningún tipo
                        •Alojamiento y copias de seguridad
                          •Administración desde la entidad
                                        •Soporte a usuarios



       NO incluye la integración de los datos (¡flexibilidad!)
Condiciones del escenario económico




                           •Pago anticipado de la anualidad
                  •Desembolso en 4T de 2012 o 1T de 2013
                      •Cuota de alta: dos cuotas mensuales
                            •Posibilidad aportación superior
                        (cubriría cuotas o servicios futuros)
        •Gestión contractual con la Asociación SinergiaCRM
COMPROMISO Y ARRANQUE
¿Qué significa comprometerse en el proyecto? ¿Cómo hacerlo?
              ¿Qué pasos debe dar el proyecto a continuación?
Necesitamos el compromiso de un número suficiente de
               entidades para arrancar.

          Según los costes y tarifas previstos
¡#sinergiaCRM ES ABSOLUTAMENTE VIABLE!
Beneficios del compromiso inicial



                  •Pertenecer a la Asociación #SinergiaCRM

 •Acceso prioritario a nuevas versiones, módulos, mejoras...

                 •Formación genérica gratuita el primer año

 •Programa de afiliación: 10% de descuento del importe que
  abonen las entidades aportadas; para siempre (mientras la
otra entidad permanezca) y con el límite inferior de no pagar
                                                        cuota
Formulario de compromiso
                                                                  información de
                                                                      persona
                           (disponible en www.sinergiacrm.org)




                                                                 representante de
                                                                     la entidad




                                                                 información de la
                                                                      entidad
Documento de
                                                                  funcionalidad prevista
Formulario de compromiso


                                                                  Coste previsto según
                           (disponible en www.sinergiacrm.org)




                                                                  volumen de recursos
                                                                   (2011) y momento
                                                                    previsto de pago
                                                                  (si arranca #sinergiaCRM)




                                                                 Resto de condiciones
                                                                   del compromiso


                                                                   Permiso para dar
                                                                     visibilidad al
                                                                 compromiso (y apoyo)
Siguientes pasos...


Concretar los apoyos y compromiso desde las entidades del sector para la puesta
                                en marcha.


     EL LÍMITE PARA LA DECISIÓN ES EL
                30/11/2012
              NO hay compromisos suficientes  cerrar proyecto

       SÍ los hay  constituir Asociación SinergiaCRM, decidir proveedor,
                 recoger más compromisos, arrancar el proyecto
Seguirnos, contactar y participar




                         #sinergiaCRM
                  info@sinergiacrm.org
                        @sinergiaCRM
                  www.sinergiacrm.org

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#SinergiaCRM

  • 1. Funcional – Costes - Compromiso Pedro Álvarez (Jaume Albaigès) Madrid, 8 de noviembre de 2012
  • 2. Origen de #sinergiaCRM •Jaume Albaigès y Pedro Álvarez (ambos TIC y 3r Sector) •Orientación en las ENL de nuevo a la ciudadanía, a las empresas, a los fondos privados, … ¡a los datos! •Necesidades similares en cuanto al “ámbito CRM” •Ineficiencias en campañas, altas y bajas, cobros, reporting, … •Presupuestos absolutamente limitados que no alcanzan para los requerimientos de cada entidad •Ninguna aplicación (salvo excel ) con cuota relevante en la cobertura de requerimientos CRM en el sector •El 3r Sector debería ser ejemplo de proyecto colaborativo
  • 3. Objetivo de la iniciativa #sinergiaCRM Incorporar (o potenciar) en las entidades del Tercer Sector soluciones (herramientas + metodología + procesos + formación) de gestión de la relación (bidireccional) con las personas y organizaciones que las rodean (lo podemos llamar “entorno CRM”). El objetivo del proyecto es desarrollar una solución CRM estandard PARA el Tercer Sector... y DESDE el Tercer Sector
  • 4. La solución #sinergiaCRM •Común y específica del sector •Económica y potente •Para toda tipología de entidad no lucrativa •Abierta, sin dependencias, en la nube •Beneficios al sector (Asociación SinergiaCRM)
  • 5. El proyecto será común… o no será Profesionales del sector han revisado el funcional de la aplicación: Carlos Capote (Amnistía Internacional), Xavi Casanovas (Cristianisme i Justícia), Víctor Pinto (ex-Dianova), Ramon Bartomeus (iWith.org), Ferran Busquets (Arrels) Entidades han apoyado el proyecto desde los inicios (Amics de la Gent Gran, Adsis, Arrels, Fundació per la Pau, Iwith.org, ECAS, CAB…) y ayudado en la difusión (Hazloposible, FLV, AEFr, Taula 3r Sector, EAPN, …)
  • 6. Tareas desarrolladas •Planteamiento a entidades cercanas y con alguna necesidad en el ámbito CRM. •Máxima difusión del proyecto (boletines, web, visitas, RRSS, presentaciones BCN y Madrid, participación en eventos, ...) y la que podáis aportar cada un@ de vosotr@s. •Generación del documento Funcional y revisión. •Solicitud de ofertas a proveedores tecnológicos. •Y primera versión del BP, y contactos con posibles mecenas, y …
  • 7. FUNCIONAL ¿Qué hará #SinergiaCRM? (toda la info la tenéis en la web, adjunta al formulario de compromiso)
  • 8. Esquema funcional aplicación (pendiente revisión propuestas de proveedores)
  • 9. Arquitectura •En la nube – SaaS (Software as a Service) •Unifica datos, procesos y canales de la entidad •“Open Source”, código disponible •Multiidioma (inicial castellano y català) •Multinavegador (Chrome, Firefox, Explorer...) •Modular (comprensión, actualización, ampliación) •Control de accesos, seguridad y “tracking” •Cumplimiento LOPD / seguridad de la información •Flexibilidad para la integración de datos
  • 10. Básicos de la aplicación •Trazabilidad de todo proceso con los contactos •Accesibilidad a toda la información (según perfil) •Incorporación de adjuntos •Automatización (básica) de procesos •Capacidad de filtro por múltiples campos •Calendario y agenda (eventos, campañas, acciones) •Integridad de la información / sin extraer ficheros •Manual de usuario contextual y documento •Parametrización de categorías y de estructura
  • 11. Tratamiento de la información •Base de datos única de contactos (con diferentes roles) •Parametrización de la ficha de contacto •Relaciones complejas entre registros •Gestión de “marcas” o registros destacados Pendiente de propuestas y estructura de costes: •Normalización de nombres y direcciones •Validación de CP, teléfono, email, … •Enriquecimiento con tipologías comportamentales
  • 12. Cobros •Formularios para el alta •Alta de cuotas (generación de pagos futuros y N19) •Métodos de cobro: tarjeta, domiciliación, paypal, ¿SMS? •Gestión de donativos puntuales (y fichero cargos en cta) •Gestión de devoluciones, impagos, bajas •Generación modelo 182 y canales de distribución •Trazabilidad de todo donativo/cuota (origen, destino, ...) •Modularidad (uso en venta de entradas, productos, ...)
  • 13. Subvenciones Módulo complementario, sin complejidad prevista en esta primera fase •Alta de convocatorias •Gestión del proceso (acciones, alertas) •Incorporar documentos •Cierre (estado, conclusión)
  • 14. Campañas •Creación de campañas / briefing •Adjuntar documentación •Generación y gestión de targets de la campaña •Planificación y ejecución •Gestión de la respuesta •Tracking en el histórico de los registros de campaña •Uso de histórico de target para nuevas campañas •Uso de histórico de briefing para nuevas campañas •Cierre y conclusiones
  • 15. Eventos •Creación del evento •Adjuntar documentación •Generación y gestión de targets de la campaña •Planificación y ejecución de convocatoria •Venta de entradas (módulo de cobros) •Gestión de asistentes •Tracking en el histórico de invitados y asistentes •Uso de histórico de target para nuevos eventos •Uso de histórico de briefing para nuevos eventos •Cierre y conclusiones.
  • 16. Acciones Llamadas, visitas, correos, notas, … •Creación y planificación •Alertas / avisos •Automatización de procesos •Asignación contacto o grupo •Seguimiento y evolución de la acción •Tracking en la ficha de contacto •Gestión de “invitaciones” para no usuarios
  • 17. Canales de comunicación Cada uno de ellos con un nivel de integración diferente •Correo electrónico •Boletines / Newsletter •Formularios / encuestas •Redes Sociales •Mailing / Carta •SMS / Whatsapp (¿?) •Teléfono / Telemarketing •Generación de target y asignación de canal •Histórico / trazabilidad de contactos (in/out)
  • 18. Proyectos Módulo complementario, sin complejidad prevista en esta primera fase •Creación/alta •Incorporación al calendario de actividades •Asignación de proyecto (a donativo, a socio, ...) •Gestión (notas, evol. participantes, ingresos, ...) •Cierre
  • 19. Informes y Consultas •Acceso al 100% de la información existente •Disponibilidad de informes básicos •Disponibilidad de informes por canal •Creación de informes propios abiertos •Parametrización (tiempo, geográfica, ...) •Información agregada en ficha de contacto •Exportación de informes a formatos estándar
  • 20. Alojamiento y soporte •Soporte técnico y funcional •Acceso desde cualquier entidad •Atención telefónica o correo electrónico •Horario de oficina, de lunes a viernes •Wiki o foro de usuarios •Copias de seguridad •“Disaster recovery” •SLA (Service Level Agreement) •Alojamiento dimensionado •Manual de usuario – contextual y doc -
  • 21. #sinergiaCRM cubre un porcentaje muy importante de las necesidades de las entidades potenciales usuarias... ... evolucionará a voluntad de las entidades… … y permitirá incorporar módulos “ad hoc” para cubrir necesidades específicas de cualquier entidad.
  • 22. ESCENARIO ECONÓMICO ¿Cuánto cuesta? ¿Cómo se paga? ¿Qué costará a las entidades? Beneficios de incorporarse ya al proyecto
  • 23. Costes aproximados El coste de desarrollo de #sinergiaCRM puede establecerse en aproximadamente 60.000€ (con este importe, la herramienta sería una realidad) El rango de costes de alojamiento, soporte y estructura #sinergiaCRM puede establecerse entre 35.000€ y 120.000€. (dependerá del número y tipología de entidades participantes, de los canales de atención a implementar, del soporte externalizado o desde la propia Asociación Sinergia, …)
  • 24. Tarifas #sinergiaCRM para entidades Utilizamos el volumen anual de recursos económicos gestionados como base para la tarificación de la solución para las entidades Presupuesto entre... y... Cuota mensual Cuota anual 250.000 € 100 € 1.200 € 250.000 € 500.000 € 150 € 1.800 € 500.000 € 1.000.000 € 250 € 3.000 € 1.000.000 € 2.500.000 € 400 € 4.800 € 2.500.000 € 5.000.000 € 500 € 6.000 € 5.000.000 € 10.000.000 € 750 € 9.000 € 10.000.000 € 25.000.000 € 1.000 € 12.000 € 25.000.000 € 2.000 € 24.000 € (aproximadamente… pueden cambiar a la baja si se consiguen muchos apoyos o si mecenas)
  • 25. Tarifas #sinergiaCRM para entidades Las tarifas presentadas incluyen (para cada año, renovable): •Funcionalidad completa de la herramienta •50 usuarios •Sin costes adicionales de ningún tipo •Alojamiento y copias de seguridad •Administración desde la entidad •Soporte a usuarios NO incluye la integración de los datos (¡flexibilidad!)
  • 26. Condiciones del escenario económico •Pago anticipado de la anualidad •Desembolso en 4T de 2012 o 1T de 2013 •Cuota de alta: dos cuotas mensuales •Posibilidad aportación superior (cubriría cuotas o servicios futuros) •Gestión contractual con la Asociación SinergiaCRM
  • 27. COMPROMISO Y ARRANQUE ¿Qué significa comprometerse en el proyecto? ¿Cómo hacerlo? ¿Qué pasos debe dar el proyecto a continuación?
  • 28. Necesitamos el compromiso de un número suficiente de entidades para arrancar. Según los costes y tarifas previstos ¡#sinergiaCRM ES ABSOLUTAMENTE VIABLE!
  • 29. Beneficios del compromiso inicial •Pertenecer a la Asociación #SinergiaCRM •Acceso prioritario a nuevas versiones, módulos, mejoras... •Formación genérica gratuita el primer año •Programa de afiliación: 10% de descuento del importe que abonen las entidades aportadas; para siempre (mientras la otra entidad permanezca) y con el límite inferior de no pagar cuota
  • 30. Formulario de compromiso información de persona (disponible en www.sinergiacrm.org) representante de la entidad información de la entidad
  • 31. Documento de funcionalidad prevista Formulario de compromiso Coste previsto según (disponible en www.sinergiacrm.org) volumen de recursos (2011) y momento previsto de pago (si arranca #sinergiaCRM) Resto de condiciones del compromiso Permiso para dar visibilidad al compromiso (y apoyo)
  • 32. Siguientes pasos... Concretar los apoyos y compromiso desde las entidades del sector para la puesta en marcha. EL LÍMITE PARA LA DECISIÓN ES EL 30/11/2012 NO hay compromisos suficientes  cerrar proyecto SÍ los hay  constituir Asociación SinergiaCRM, decidir proveedor, recoger más compromisos, arrancar el proyecto
  • 33. Seguirnos, contactar y participar #sinergiaCRM info@sinergiacrm.org @sinergiaCRM www.sinergiacrm.org